Software de planificare pentru servicii profesionale și clienți

Într-o firmă de servicii profesionale singurul stoc real este timpul. Consultanții, contabilii, inginerii și arhitecții vând ore, iar fiecare oră care rămâne neînregistrată, neatribuită sau nefacturată se pierde definitiv. De aceea un software de planificare pentru servicii profesionale contează aici mai mult decât în majoritatea domeniilor: planificarea nu este o comoditate administrativă, ci planul întregii capacități a firmei pentru o săptămână.

Presiunea este și inegală. Munca vine în valuri în jurul termenelor de depunere, al etapelor de proiect și al încheierilor de an, apoi se retrage. Într-o săptămână unei echipe de doisprezece oameni îi lipsesc patru persoane, iar șase săptămâni mai târziu jumătate dintre ei stau fără nicio lucrare rezervată. Ambele stări costă bani și ambele rămân invizibile până când cineva vede toată săptămâna pe un singur ecran.

Ce trebuie să facă un software de planificare pentru servicii profesionale

Patru capacități duc cea mai mare parte a valorii. Să atribuie oameni angajamentelor cu clienții rapid și să schimbe acea atribuire fără să redeseneze săptămâna. Să arate totalurile de ore pe persoană cât planificarea se mai poate edita, ca o perioadă încărcată să nu se transforme în tăcere în epuizare și ore suplimentare. Să publice tuturor deodată, pentru că jumătate din echipă este la sediul clientului. Și să înregistreze orele lucrate efectiv, pe persoană și pe proiect, într-o formă pe care departamentul financiar o poate folosi.

Orice depășește asta ține de preferință. Un sistem de planificare pentru servicii profesionale care rezolvă bine aceste patru lucruri face pentru o firmă mai mult decât o listă lungă de funcții îndreptată către probleme pe care firma nu le are.

Ore pe client, înregistrate și nu reamintite

Majoritatea firmelor încă reconstruiesc săptămâna vineri după-amiază din memorie și din calendar. Rezultatul este un pontaj de servicii profesionale aproximativ corect, subraportat sistematic și imposibil de apărat dacă un client îl contestă.

Planificarea pe proiecte schimbă punctul de plecare. Munca se înregistrează pe un angajament, oamenii pontează la intrare și la ieșire din aplicația mobilă sau din web, iar raportul de ore iese defalcat pe persoană și pe proiect, cu orele lucrate separate de orele suplimentare. Astfel se despart clar și orele facturabile de orele nefacturabile. Ce obțineți este o înregistrare a locului în care s-a dus timpul, nu o reconstituire. Firmele care caută un software de pontaj pentru servicii profesionale încearcă de obicei să închidă exact acest decalaj dintre ce s-a întâmplat și ce s-a scris.

Ca înregistrarea să fie de încredere, trei lucruri trebuie să se alinieze:

• Planificarea și pontajul stau în același sistem, astfel încât orele planificate și cele reale să poată fi comparate
• Fiecare bloc poartă un proiect, astfel încât orele se atribuie chiar în momentul înregistrării
• Rapoartele se exportă într-o formă pe care departamentul financiar o recunoaște, fără ca cineva să le retasteze

Dacă lipsește unul dintre ele, vă întoarceți la reconstituire. Aceasta este și diferența practică dintre un software de pontaj pentru o firmă de contabilitate și un tabel comun cu inițialele oamenilor pe margine.

Sezonul aglomerat și orele suplimentare pe care le aduce

Fiecare firmă are o perioadă în care planul încetează să mai fie negociabil. Închideri de an, un termen de depunere, un proiect care intră în funcțiune. Orele urcă, weekendurile se consumă, iar riscul se mută de la timpul nefolosit la oameni care se macină în tăcere.

Instrumentul de control este vizibilitatea cât săptămâna se mai poate edita. Plafonul fiecărei persoane stă lângă orele deja atribuite, astfel încât o săptămână supraîncărcată este evidentă înainte de publicare, nu după statul de plată. Acoperirea prelungită, blocurile de seară și munca de weekend intră în aceeași grilă cu zilele obișnuite, cu rolurile afișate, ca un junior să nu rămână niciodată singur pe o tură cu termen. Un software de planificare pentru o firmă de contabilitate se măsoară după cât de bine duce acele opt săptămâni ale anului.

Oamenii fără angajament: să știi cine este liber săptămâna viitoare

Problema opusă costă la fel de mult. Un consultant senior cu o săptămână goală este un cost pe care firma îl duce integral și pe care nimeni nu îl observă până la închiderea lunii. Vederea întregii echipe pe o singură grilă face disponibilitatea lizibilă: cine este ocupat, cine este ocupat pe jumătate și ce zile sunt libere.

Disponibilitatea și cererile de concediu vin de la echipă, așa că persoana care planifică luna următoare lucrează pornind de la ce au spus oamenii cu adevărat, nu de la o notă din minte. Munca neatribuită încă nimănui rămâne pe rândul deschis în loc să dispară, ceea ce înseamnă că întrebările despre capacitate se pun cât mai este timp de răspuns. Un software de pontaj pentru o firmă de consultanță se cumpără de obicei ca să lămurească discuțiile despre facturare, dar primul lucru pe care îl schimbă este mai simplu: o imagine sinceră despre cine are loc săptămâna viitoare. Birourile de arhitectură și de inginerie funcționează după același tipar, iar pagina noastră software de planificare pentru arhitecți acoperă varianta de studio.

Concediul într-o firmă care merge pe termene

Concediul în serviciile profesionale nu este niciodată simplu. Cererile se adună în perioadele liniștite, se anulează când un client mută o dată și trebuie verificate față de cine altcineva din aceeași echipă lipsește deja. Rezolvat pe e-mail, asta devine o listă privată ținută de un partener.

Ținută în același sistem cu planificarea, o cerere se trimite din aplicație, este aprobată sau respinsă de un manager și se reflectă imediat în grafic. Rapoartele de sold de concediu și de absențe arată ce s-a consumat și ce rămâne pentru fiecare persoană, ceea ce elimină cea mai mare parte a discuției anuale despre zilele reportate.

Pontaje pe care departamentul financiar chiar le poate folosi

Predarea de la final de lună este locul unde planificarea se plătește singură sau nu. Rapoartele de ore lucrate împart perioada în ore lucrate, ore suplimentare, pauze, întârzieri și absențe pentru fiecare persoană și proiect. Rapoartele de tarife orare separă orele de bază de cele cu spor. Ambele se exportă, așa că echipa financiară primește un fișier și nu un set de răspunsuri ținute pe jumătate minte.

O integrare QuickBooks trece datele contabile mai departe, iar Zapier leagă Shifton de celelalte sisteme pe care firma le rulează deja. Dacă raportarea este partea care vă interesează cel mai mult, pagina de funcționalitate rapoarte parcurge conținutul fiecărui raport.

Unde se termină suitele pentru toată firma și unde începe planificarea

Granița merită spusă direct. Software-ul de management pentru servicii profesionale, software-ul de management pentru firme de contabilitate și suitele de consultanță sunt construite în jurul ciclului comercial: pipeline, facturare, economia angajamentului. Nu sunt instrumente de planificare, iar cele mai multe tratează introducerea timpului ca pe o formalitate.

Shifton este în mod deliberat cealaltă jumătate. Planifică cine lucrează și când, duce planul pe telefoane, înregistrează prezența și predă ore curate pe persoană și pe proiect. Nu emite o factură și nu prognozează nimic. Firmele care vor o cifră de ore facturabile pe care să o poată susține descoperă de obicei că lipsea tocmai stratul de înregistrare, nu încă un tablou de bord.

Cum alegeți un sistem pe care echipa îl va folosi în continuare

Testați-l așa cum îl va folosi firma. Planificați o săptămână de lucru pentru clienți și cronometrați-vă. Schimbați o atribuire și vedeți cât de repede află cei vizați. Rugați pe cineva aflat la sediul clientului să ponteze de pe telefon. Scoateți un raport de ore pentru un singur proiect și vedeți dacă se potrivește cu ce așteptați.

Sub 10 oameni, planul gratuit Shifton duce toată treaba fără limită de timp, ceea ce se potrivește direct unui birou mic. Pe măsură ce firma crește, planurile cu plată se facturează pe angajat pe lună și adaugă raportare și control mai adânci, iar geolocalizarea și locul de muncă sunt disponibile ca modul cu plată. Scopul rămâne același la orice dimensiune: o săptămână care reflectă capacitatea reală, un sezon aglomerat în care nimeni nu se epuizează și o cifră de ore care rezistă atunci când un client întreabă.