Software de planificare a mentenanței clădirilor pentru echipe

O clădire administrată valorează exact cât oamenii care stau în ea. Cineva deschide ușile, cineva ține recepția, cineva verifică camera tehnică, cineva răspunde la telefon când o coloană se sparge la miezul nopții. Extindeți asta la un portofoliu întreg și partea grea încetează să mai fie munca în sine și devine faptul de a ști cine este de serviciu și unde. Un software de planificare a mentenanței clădirilor transformă un set de înțelegeri separate într-un singur grafic.

Cele mai multe echipe pornesc de la un fișier de calcul pentru fiecare clădire. Acesta rezistă până la primul concediu medical, până la prima suprapunere de concedii și până la primul weekend care a cerut doi tehnicieni în loc de unul. După asta, omul care ține portofoliul petrece mai mult timp refăcând grafice decât vizitând clădirile.

Ce trebuie să facă un software de planificare a mentenanței clădirilor

Patru lucruri contează mai mult decât restul. Să construiască rapid o săptămână peste mai multe clădiri și să o modifice fără să redeseneze nimic. Să mențină garda și munca în afara programului într-o rotație corectă în echipă. Să ducă graficul curent pe fiecare telefon, pentru că personalul din teren este pe holuri și în camerele tehnice, nu la birou. Și să înregistreze ce s-a lucrat efectiv, fiindcă orele plătite, pauzele și întârzierile sunt cifrele care ajung contestate.

O aplicație de planificare pentru administrare imobiliară care le acoperă pe aceste patru valorează mai mult decât o listă lungă de funcții. Este și diferența dintre un îngrijitor care își verifică telefonul și unul care sună la birou în fiecare duminică seara.

O săptămână de portofoliu se asamblează din câteva piese care se repetă:

• Acoperire fixă de zi pentru recepție, curățenie și partea tehnică a clădirii
• Ture de pază de noapte și de weekend care trec de miezul nopții
• Ronduri planificate și verificări recurente care se repetă săptămână de săptămână
• Gardă rotită între tehnicienii care pot ajunge în timp scurt

Odată ce cele patru stau pe același tablou în loc de patru fișiere separate, graficul încetează să depindă de memoria cuiva.

Îngrijitori, personal de curățenie și pază pe un singur grafic

Un portofoliu este acoperit de mai multe meserii care rareori se suprapun. Echipele de curățenie încep înainte ca imobilul să se deschidă, paza merge peste noapte, tehnicienii fac ronduri de zi, iar recepția acoperă orele dintre ele. Fiecare are tiparul propriu, costul propriu și propria idee despre o zi normală.

Ținerea tuturor pe același tablou, cu clădirile separate ca proiecte, înseamnă că un manager poate planifica un amplasament izolat și poate vedea în același timp dacă portofoliul este acoperit. Restrângerea o fac filtrele. Un sistem de planificare a personalului din imobile care nu poate separa amplasamentele împinge totul înapoi într-o singură foaie ilizibilă în mai puțin de o lună.

De la un șablon de plan de mentenanță la un grafic publicat

Întreținerea recurentă este jumătatea previzibilă a muncii, motiv pentru care atâtea echipe pornesc de la un șablon de plan de mentenanță a clădirii. Un șablon este un punct de plecare bun și un sistem de operare slab: spune ce ar trebui să se întâmple într-o săptămână normală și nimic despre cine este în concediu, cine acoperă sau ce s-a schimbat marți.

Șabloanele de grafic salvate acoperă acest gol. O săptămână care s-a dovedit bună pentru o clădire este reutilizată în loc să fie reconstruită, apoi ajustată pentru sărbători și absențe înainte de publicare. Planul rămâne repetabil, iar excepțiile rămân vizibile în loc să trăiască în capul unui singur manager.

Gardă și intervenții în afara programului pe tot portofoliul

Munca în afara programului este locul unde corectitudinea și acoperirea se ciocnesc. Trebuie să se rotească uniform, oamenii trebuie să știe cu săptămâni înainte care nopți sunt ale lor, iar schimburile trebuie consemnate altundeva decât într-un grup de mesaje.

Planificată ca ture în același calendar cu activitatea de zi, permanența devine ceva ce poate fi verificat. Nopțile pe care nu le-a luat nimeni stau pe rândul turelor libere și ajung la toată echipa deodată, în loc să se coboare pe o listă de telefoane. Acoperirea pentru o terminare târzie sau un început devreme se adaugă pe același tablou, iar toți văd modificarea din clipa publicării. Asta este cea mai mare parte din ce i se cere unui software de management al personalului din administrarea imobiliară într-o noapte grea.

Concediile trag în aceeași direcție. Zilele libere cerute din aplicație stau în dreptul graficului, așa că cine planifică luna august vede cine este deja plecat înainte să angajeze o clădire într-o acoperire continuă.

Funcții, niveluri de acces și o listă pe care o vede sediul central

Graficul este la fel de sigur ca lista din spatele lui. Fiecare persoană are o funcție, un nivel de autoritate, un număr de telefon, o adresă de e-mail și un fus orar, așa că managerul știe cine poate fi pus într-o tură înainte de a o crea. Colaboratorii externi și personalul sezonier se adaugă individual sau se importă în bloc, sunt invitați pe e-mail, iar starea contului rămâne vizibilă până când invitația este acceptată.

Nivelurile de acces contează de îndată ce portofoliul crește. Un administrator de amplasament trebuie să construiască și să publice graficul propriei clădiri. Sediul central trebuie să le vadă pe toate. Setarea acestui lucru pentru fiecare persoană, în loc să se plimbe un fișier, este ceea ce ține un instrument de planificare a mentenanței utilizabil la douăzeci de clădiri, nu la două.

Pauze, schimburi și tura care se modifică chiar în ziua respectivă

Planurile se mișcă. O pauză este luată mai târziu decât s-a prevăzut pentru că tehnicianul de lift a ajuns cu întârziere, o tură de pază de noapte de la 19:00 la 02:00 este predată altcuiva, o persoană de la curățenie începe mai devreme dimineața. Fiecare dintre acestea se poate edita în vizualizarea pe zi, cu începutul și finalul planificate înregistrate în dreptul orelor reale, astfel încât înregistrarea reflectă tura care a avut loc, nu tura care fusese scrisă.

Schimburile se rezolvă în același loc. De o tură se pot atașa și sarcini, așa că un rond sau o verificare recurentă călătorește cu persoana care o face, iar instrumentele noastre de management al sarcinilor acoperă mai în detaliu această latură.

Unde se termină platformele de portofoliu și unde începe graficul de personal

Rezultatele căutării amestecă două produse care nu au aproape nimic în comun, așa că merită spus direct. Software-ul de administrare a proprietăților comerciale gestionează contractele de închiriere, chiriile și partea financiară a unui portofoliu, este cumpărat de altă parte a companiei, iar Shifton nu face nimic din toate acestea. Shifton este stratul de forță de muncă: cine este programat în ce clădire, cine este de gardă, cine a pontat, câte ore s-au lucrat și câte au fost suplimentare.

Aproape orice firmă de administrare le folosește pe amândouă, iar împărțirea este clară. Platforma de portofoliu deține clădirile și banii. O aplicație de planificare pentru administratorul de imobil deține oamenii și orele. Echipele care se ocupă și de amplasamente mixte vor găsi aceeași structură pe pagina noastră de management al facilităților.

Cum alegeți un sistem de planificare pe care echipele din teren chiar îl folosesc

Adoptarea este decisă de personal, nu de cumpărător. Dacă graficul din aplicație este de fiecare dată graficul real, oamenii nu mai sună la birou să întrebe de weekend. Asta înseamnă modificări publicate tuturor deodată, disponibilitate și cereri de concediu rezolvate în același loc cu graficul și ore înregistrate care se potrivesc cu ce s-a lucrat.

Ajută dacă software-ul stă lângă ce se folosește deja. Usedesk, Zapier, Intercom și QuickBooks se conectează din ecranul de integrări, astfel încât orele și schimbările de stare merg mai departe în loc să rămână într-un singur sistem.

Sub 10 membri de echipă, Shifton este gratuit fără limită de timp, ceea ce acoperă o firmă mică de administrare sau o singură clădire mare. Portofoliile mai mari trec la planuri cu plată facturate pe angajat pe lună, cu geolocalizarea și locul de muncă disponibile ca modul cu plată. Ținta nu se schimbă odată cu dimensiunea: fiecare clădire acoperită, fiecare noapte din afara programului asumată de cineva și o cifră de ore pe care nimeni nu trebuie să o conteste.