Managementul echipei la distanță: program și ore

Ce acoperă de fapt managementul muncii la distanță

Sub acest nume se vând două produse foarte diferite, iar confundarea lor costă. O familie se uită la oameni: capturi de ecran, numărul apăsărilor de taste, scoruri de activitate, contoare de inactivitate. Cealaltă familie coordonează oameni: cine lucrează când, la ce lucrează și câte ore a avut săptămâna în realitate.

Prima familie vinde managerilor care au pierdut încrederea. A doua celor care au nevoie de un program și de o cifră pentru salarii. Shifton este al doilea tip, iar distincția merită făcută de la început, fiindcă în comparații ambele ajung pe același raft.

Fusurile orare sunt prima problemă reală

O echipă dintr-o singură clădire împarte ziua de lucru fără să se gândească la asta. O echipă distribuită nu o împarte, iar diferența iese în situații mărunte și corozive. O ședință comodă pentru patru oameni și brutală pentru al cincilea. O predare care mizează pe o suprapunere ce nu există. Un termen stabilit într-un fus pe care nu l-a numit nimeni.

Turele ținute pe o singură axă de timp și afișate în orele locale ale fiecărei persoane scot din joc o clasă întreagă de neînțelegeri. Managerul planifică o dată. Toți citesc aceeași săptămână corect. Nimeni nu recalculează fusuri înaintea unei discuții.

Disponibilitatea înainte de plan, nu după

Când oamenii marchează orele în care pot lucra înainte ca săptămâna să fie construită, se economisește runda de corecții care altfel urmează publicării. Ies la suprafață și constrângerile tăcute: luatul copiilor de la școală, al doilea loc de muncă, cele patru ore de suprapunere pe care cineva le are cu adevărat cu restul echipei.

Ore fără supraveghere

Supravegherea este răspunsul implicit la orele lucrate la distanță și de obicei răspunsul greșit. Măsoară activitate în loc de rezultat, roade încrederea în săptămâni, nu în luni, iar în mai multe jurisdicții creează un risc juridic pe care nu l-a bugetat nimeni. Cerința reală este însă îngustă: o evidență de apărat despre momentul în care cineva a început, a terminat și ce a luat drept pauză.

Această evidență funcționează din browser sau de pe telefon, nu are nevoie de echipamente la birou și îi dă salarizării tot ce îi trebuie. Acolo unde o firmă are nevoie cu adevărat de pontaj legat de un loc, de pildă pentru oamenii care merg la clienți, controlul locului de muncă există ca modul cu plată separat și rămâne oprit până când cineva îl alege.

Nimeni nu mai calculează în minte înaintea unei ședințe.

Coordonarea înlocuiește holul

Cea mai mare parte din ce știe o echipă dintr-o singură încăpere nu a fost scrisă niciodată. Cine preia problema clientului. Dacă raportul a plecat. Care dintre cei doi oameni care se uită la aceeași chestiune o rezolvă de fapt. Distanța ia acest canal, iar înlocuitorii obișnuiți, ședințe mai lungi și mai multe mesaje, îl înlocuiesc prost.

Prinderea sarcinilor de ture pune informația acolo unde programul se află deja. Ziua este mai mult decât un bloc de ore: poartă și scopul acelor ore, cu un status pe care îl citește oricine și cu note acolo unde înainte se vorbea. Este o intervenție mai mică decât implementarea unui instrument de proiecte și repară exact lucrul pe care distanța l-a stricat.

Hibridul este astăzi situația normală

Foarte puține echipe sunt integral la distanță. Cele mai multe sunt mixte: cineva la birou, cineva acasă, cineva în altă țară, iar proporțiile se schimbă de la lună la lună. Un singur program care ține toate cele trei grupuri, cu locuri prinse acolo unde contează, se conduce mai ușor decât sisteme separate pentru grupuri separate.

Încrederea este mai ieftină decât supravegherea și rezistă mai mult.

Epuizarea este un semnal din program

Suprasolicitarea la distanță nu se anunță singură. Nimeni nu vede colegul care la opt seara stă încă la birou, așa că tiparul merge luni întregi și ajunge sub formă de demisie. Datele cu care poate fi prins mai devreme sunt deja în evidența timpului.

Ore pe persoană, planificat față de realizat, citite săptămânal. Omul ale cărui ore reale depășesc constant orele planificate nu este mai devotat, ci este programat greșit, iar asta se repară cât timp este o problemă de program și nu una de retenție.

Raportul care răspunde la o întrebare a conducerii

Echipele distribuite stârnesc un anumit fel de scepticism la oamenii care nu lucrează în ele. Muncește cineva acolo. Răspunsul simplu este de obicei da, iar răspunsul util este un raport în loc de o ceartă: ore pe persoană și pe proiect, planificat față de realizat, pentru ultima lună.

Acel raport face ceva mai valoros decât o liniștire. Arată ce proiecte au consumat timpul, iar la această întrebare nu știa nimeni să răspundă nici atunci când echipa stătea într-o singură cameră. Biroul comun ascundea problema în spatele prezenței vizibile, distanța doar a dat deghizarea la o parte.

Angajați și colaboratori într-o singură imagine

Cele mai multe echipe distribuite sunt mixte. Angajați pe statul de plată, colaboratori pe facturi și de obicei câțiva oameni într-un al treilea aranjament despre care financiarul are păreri. Ținerea lor ca departamente separate în același program păstrează imaginea operațională întreagă, iar exportul pentru salarii rămâne limitat la oamenii pe care firma îi plătește efectiv.

Ce verificați când comparați instrumente

Categoria se împarte după o singură întrebare: produsul măsoară activitate sau înregistrează timp. Produsele care fac capturi de ecran, numără taste sau punctează minutele de inactivitate răspund unei probleme de încredere. Produsele care înregistrează început, final și pauze răspund unei probleme de salarizare și planificare. Cumpărarea primului când aveați nevoie de al doilea costă moralul echipei peste prețul licenței.

Mai departe verificările sunt practice. Se afișează programul în orele locale ale fiecărei persoane sau într-un singur fus fix al biroului. Poate cineva să ponteze din browser fără să instaleze nimic. Sunt orele planificate și cele realizate păstrate ca două cifre. Stă concediul în același calendar cu turele sau într-un sistem separat care aprobă fără să vadă înlocuirea.

Începutul fără implementare

Shifton este gratuit până la 10 persoane fără limită de timp, ceea ce acoperă integral majoritatea echipelor mici distribuite. Programul, pontajul de bază, aplicația mobilă și raportarea sunt incluse. Modulele cu plată se adaugă individual de la 0,50 dolari pe angajat pe lună, fiecare cu o perioadă de probă de până la 60 de zile, așa că echipa poate testa salarizarea sau gestiunea concediilor înainte de a se angaja.