Software de planificare a turelor în hotel pentru orice departament

Un hotel este mai multe afaceri care împart aceeași clădire, iar graficul de ture este locul unde se ciocnesc. Serviciul de cameriste este împins de plecări, recepția de sosiri, mentenanța de tot ce s-a stricat peste noapte, iar echipa de noapte de faptul simplu că cineva trebuie să fie treaz. Un software de planificare a turelor în hotel trebuie să țină toate aceste tipare în același timp și totuși să lase un manager de serviciu să repare sâmbăta în cinci minute.

Munca este și cea mai mare linie de cost pe care un hotel o poate mișca efectiv de la o săptămână la alta. Când graficul trăiește într-un fișier de calcul, depășirea se vede abia după salarizare, iar în acel moment deciziile care au produs-o au trei săptămâni.

Ce trebuie să nimerească un software de planificare a turelor în hotel

Patru lucruri duc cea mai mare parte a valorii. Să construiască repede o săptămână completă pe mai multe departamente. Să țină orele fiecărei persoane în limitele contractului și ale legii chiar în timpul repartizării, nu să descopere abaterea mai târziu. Să ajungă la echipă pe telefon în clipa în care se schimbă ceva. Și să raporteze orele pe treptele în care vor fi plătite, ca acoperirea de noapte și de sărbătoare să fie un cost cunoscut.

Shifton este construit exact în jurul acestor patru puncte: vizualizări pe zi, săptămână și lună, șabloane de tură, distribuție automată bazată pe cerere, ture deschise, schimburi, disponibilitate și cereri de zile libere, pontaj mobil și raportare de tarif orar. Este un software de management al forței de muncă pentru hotel, dedicat laturii umane a operațiunii, și nu atinge camerele, tarifele sau rezervările.

Aceeași nevoie se scrie în feluri diferite. Proprietarii cer un sistem de management al personalului hotelier, managerii de serviciu vor un program de grafice de ture, iar financiarul vrea ca fondul de salarii să nu mai sară fără avertisment. Un software de planificare a angajaților din hotel trebuie să răspundă tuturor celor trei dintr-o singură grilă, altfel devine încă un tab pe care nu îl deschide nimeni.

Serviciul de cameriste este cel mai greu grafic din clădire

Cameristele sunt planificate pentru un volum de muncă ce se schimbă zilnic și se confirmă abia în seara precedentă. Sectoarele trebuie echilibrate, la fiecare tură trebuie să existe un șef de tură, iar tot planul poate fi greșit la ora nouă dimineața dacă un etaj se eliberează neașteptat.

Greutatea este dusă de două mecanisme. Șabloanele păstrează modelele voastre reale, așa că o săptămână pornește de la o formă cunoscută și nu de la o grilă goală, iar exact asta caută oamenii când tastează model de grafic pentru cameriste sau șablon de grafic housekeeping hotel. Turele deschise transformă camerele în plus în muncă pe care echipa o preia din aplicație, în locul unui șef de tură care dă telefoane. Un software de planificare pentru serviciul de cameriste care rezolvă corect aceste două lucruri elimină cea mai mare parte a agitației de dimineață, iar totalurile de ore care cresc lângă fiecare nume împiedică aceiași trei oameni să absoarbă fiecare sector în plus.

Testul practic al unui software de planificare pentru housekeeping în hotel este ce se întâmplă la 08.30, când lista este deja greșită. Mutarea unui sector durează câteva secunde, camerista vizată primește o notificare, iar aplicația de grafic din telefonul ei arată modificarea fără să printeze nimeni nimic. Un program care produce doar un document a rezolvat jumătatea ușoară a problemei.

Recepție, audit de noapte și rotații non-stop

Recepția nu se închide niciodată, așa că graficul ei este o rotație și nu o săptămână. Turele de dimineață, de după-amiază și de noapte se suprapun pe aceeași zi, blocul de noapte trece peste miezul nopții, iar fiecare tură are nevoie de un anumit nivel de autoritate prezent. În Shifton, turele de orice lungime pot trece peste miezul nopții și se contorizează în ziua corectă și pe treapta de plată corectă, iar funcția fiecărei persoane stă lângă numele său în grilă, astfel încât o tură fără șef de tură se vede înainte de publicare. Un șablon de grafic pentru recepție aplicat înainte păstrează rotația constantă, șablonul poate fi salvat pentru fiecare unitate, iar schimburile între angajați trec în continuare prin confirmarea managerului. Un software de planificare a turelor în hotel care nu poate exprima corect blocul de noapte va raporta greșit orele în fiecare săptămână.

Dimensionare după ocupare, nu după obișnuință

Cele mai multe grafice se copiază din săptămâna trecută, adică sunt dimensionate pentru ocuparea din săptămâna trecută. Aceasta este cea mai mare sursă individuală de cost de personal care putea fi evitat într-un hotel: prea mulți oameni într-o marți liniștită, prea puțini într-o vineri plină și ore cu spor care umplu diferența. Hotelurile cu spații de conferințe și banchete resimt mai puternic această oscilație, iar pentru astfel de locații tratăm separat planificarea personalului în centre expoziționale.

Shifton vă lasă să înregistrați cererea estimată pentru fiecare dată și fiecare oră, să definiți șabloanele pe care le folosiți și să generați graficul după acea curbă. Orele suplimentare devin o regulă și nu un accident: blocați-le, permiteți-le sau cereți confirmare înainte ca cineva să treacă peste limită. Aici un software de planificare a forței de muncă în hotel își câștigă licența, pentru că un calendar partajat nu are nicio noțiune despre cât de multă muncă încape într-o oră.

Vârfuri sezoniere și o echipă care se schimbă

Angajarea sezonieră în hotel înseamnă integrare rapidă și un grafic care poate fi citit fără instruire. Oamenii noi sunt invitați prin e-mail, apar în lista echipei cu funcția și nivelul de acces și văd în aplicație doar turele proprii. Disponibilitatea se strânge de la fiecare persoană ca un calendar și nu ca o discuție, așa că un student cu ore fixe de curs sau un sezonier care se întoarce sunt planificați în jurul a ceea ce au declarat de fapt.

Șabloanele contează și aici. O săptămână de vârf este în mare parte săptămâna de vârf de anul trecut cu alte nume, iar un șablon de grafic de hotel salvat transformă o reconstrucție de două zile într-o după-amiază. Păstrarea șablonului de grafic din sezonul trecut valorează mai mult decât oricâtă planificare pornită de la o grilă goală.

Sporurile de noapte, de weekend și de sărbătoare în fondul de salarii

Aceeași tură costă bani diferiți în funcție de când cade, așa că un grafic care pare echilibrat la ore poate fi grav dezechilibrat la cost. Rapoartele de tarif orar împart o perioadă în tarif de bază, noapte, noapte și weekend și sărbătoare, pe persoană și pe departament, și stau în același panou cu rapoartele de ore lucrate, de sold de concediu, de buget și de întârzieri. Pagina noastră de rapoarte arată ce returnează fiecare. Adăugați datele de intrare și de ieșire și un software de pontaj pentru hotel încetează să fie o reconstituire lunară din hârtii. Bonusurile și penalizările se înregistrează pe tura în care au apărut, așa că o ajustare făcută trei săptămâni mai târziu are în continuare o urmă în spate.

O unitate sau un grup

Un hotel singur are nevoie de viteză și de nimic mai mult. Un grup are nevoie de unități ținute separat, de directori care își văd doar unitatea și de totaluri care urcă la proprietar. Shifton acoperă ambele situații fără să schimbe produsul: proiectele și graficele separă unitățile și departamentele, permisiunile decid cine editează ce, iar personalul împărțit între locații vede un singur calendar. Cerințele unui hotel boutique și cele de la nivel de grup stau pe aceeași bază de ture, șabloane, disponibilitate și ore, motiv pentru care un sistem de planificare care merge pentru o unitate crește de obicei fără migrare. Un sistem de management al forței de muncă în hotel este același produs cu mai multe proiecte în el, iar un program care impune un al doilea cont pentru fiecare locație creează muncă în loc să o ia. Operatorii care au și locații în afara cazării pot compara pagina mai largă de programare a personalului din restaurante.

Ce trebuie testat înainte de decizie

Treceți orice aplicație de grafic pentru hotel printr-o săptămână reală înainte să vă decideți. Construiți de la zero serviciul de cameriste, recepția și nopțile și cronometrați. Introduceți o tură de noapte și verificați dacă este contorizată în ziua corectă, la tariful corect. Împingeți intenționat pe cineva peste plafonul de ore și vedeți dacă primiți un avertisment. Apoi scoateți rapoartele și confirmați că orele cu spor sunt separate și nu adunate laolaltă, pentru că aceea este cifra despre care va fi întrebat un director de hotel.

Shifton este gratuit pentru până la zece membri de echipă, fără limită de timp, ceea ce acoperă integral o unitate mică, iar planurile plătite se facturează pe angajat pe lună odată ce echipa crește; pagina de prețuri arată unde se află fiecare modul. Importați echipa, construiți săptămâna unui singur departament, publicați-o și vedeți cât din administrarea graficelor dispare.