Software de planificare a turelor pentru agenți de pază

Ce trebuie să rezolve un software de planificare a turelor în pază

O firmă de pază vinde ore de prezență. Tot restul, uniformele, rapoartele, relația cu clientul, se sprijină pe faptul că postul a fost ocupat la trei dimineața într-o duminică. Acest singur fapt face planificarea în pază diferită de aproape orice alt grafic: nu există perioadă liniștită în care un gol să poată fi tolerat.

Presiunea cade în trei locuri. Acoperirea trebuie să fie continuă pe obiective care au fiecare orele lor. Absența trebuie înlocuită în minute, nu în zile, de obicei la cea mai proastă oră. Iar orele lucrate sunt în același timp rândul din factura clientului și cifra de pe statul de plată, deci o greșeală costă de două ori.

Acoperire continuă, construită o singură dată

Cele mai multe grafice de pază merg pe un tipar. Patru zile de lucru și patru libere, doi-doi-trei, alternarea săptămânilor de zi cu cele de noapte. Tastarea lor săptămână după săptămână este locul prin care intră greșelile, iar o singură predare de tură pierdută dă un post neocupat. Construirea tiparului o dată ca șablon și aplicarea lui înainte elimină tastarea și, odată cu ea, majoritatea erorilor.

Obiectivele formează cealaltă jumătate a structurii. Când fiecare contract este un proiect, coordonatorul se uită la un client și vede exact ce primește acel client în această săptămână, iar aceeași planșă fără filtru arată toată firma, inclusiv postul pe care încă nu a fost repartizat nimeni.

Golul care trebuie să se vadă

O tură liberă bate o căsuță goală. O căsuță pe care nu a completat-o nimeni arată la fel ca o căsuță care nu trebuie completată. Tura liberă spune limpede: acest post este un angajament, pe el nu se află nimeni, iar aceasta este lista oamenilor care ar putea fi acolo.

Ambiguitatea este dușmanul într-un grafic care merge toată noaptea.

Înlocuirea unui agent în ultimul moment

Absența anunțată în ultimul moment este clipa în care programul fie ajută, fie nu. Sunatul pe listă merge până la al treilea apel care intră în mesageria vocală. Publicarea turei libere către toți cei care o pot prelua legal și acceptarea ei de către primul om atestat transformă o problemă de douăzeci de minute într-una de două și lasă urma cine a fost întrebat și cine a răspuns.

Confirmarea de citire cântărește aici mai mult decât în majoritatea domeniilor. Certitudinea că agentul chiar a deschis graficul, în loc de presupunerea că mesajul a ajuns, este diferența dintre un post ocupat și un gol descoperit abia la fața locului.

Contează consemnarea, nu viteza.

Ore care rezistă la o întrebare a clientului

Facturile din pază se verifică. Când clientul întreabă de ce marți apar paisprezece ore pe un post de douăsprezece, răspunsul trebuie să fie în același sistem care a produs cifra. Înregistrarea sosirii și plecării reale lângă tura planificată, cu pauzele ținute separat, lasă explicația la un ecran distanță, nu la o după-amiază de reconstituire.

Aceeași disciplină protejează partea de salarii. O oră suplimentară care apare în ziua în care s-a făcut poate fi contestată sau aprobată cât timp săptămâna este deschisă. O oră suplimentară descoperită în export s-a întâmplat deja.

Licențele lângă grafic

Punerea unui agent fără licență pe un post care o cere este o încălcare de contract cu urmări mult dincolo de grafic. Shifton nu urmărește datele licențelor sau ale atestatelor. Ține rolul și poziția fiecărui agent, astfel încât cel care construiește graficul vede cine este configurat pentru ce post. Verificarea valabilității licenței rămâne în seama coordonatorului.

Tiparele și de ce merită așezate ca lumea

Graficele de pază intră într-un număr mic de forme. Patru zile de lucru și patru libere dau acoperire continuă cu patru echipe. Doi-doi-trei, tiparul Pitman, dă fiecărui agent un weekend lung o săptămână din două și numai pentru asta este popular. Alternarea săptămânilor de zi cu cele de noapte este obișnuită acolo unde contractul nu susține personal separat de noapte. Toate sunt aritmetică și toate se strică atunci când sunt scrise de mână.

Așezarea tiparului o dată ca șablon are un al doilea folos, dincolo de timpul câștigat. Face graficul previzibil pentru oamenii care îl lucrează. Un agent care vede șase săptămâni înainte își face o viață în jurul postului, iar managerul de operațiuni nu mai pierde oameni în favoarea firmelor care publică mai departe.

Posturi fixe și echipaje mobile pe aceeași planșă

Cele mai multe firme le au pe amândouă, iar ele se comportă diferit. Un post fix este un loc fix pentru un număr fix de ore. Un echipaj mobil este un traseu cu mai multe obiective într-o singură tură. Ținerea lor ca departamente separate în același grafic păstrează diferența și arată în continuare o săptămână pentru toată firma, împiedicând ca un agent de patrulare să fie numărat drept acoperire a unui post pe care doar îl trece de două ori pe noapte.

Rapoartele de care are nevoie cu adevărat un contract de pază

Două rapoarte duc cea mai mare parte a greutății. Orele pe obiectiv răspund la întrebarea clientului și hrănesc factura. Orele pe agent răspund la întrebarea de salarizare și arată cine se îndreaptă spre o problemă de oboseală înainte ca ea să devină incident. Amândouă ies din aceleași timpi înregistrați, și tocmai asta este ideea: un set de cifre citit în două feluri, în loc de două sisteme care nu se potrivesc la sfârșit de lună.

Al treilea raport își câștigă locul mai încet. Compararea orelor planificate cu cele lucrate pe un trimestru arată ce contracte au fost prețuite corect și care nu. Un obiectiv care depășește constant cu patruzeci de minute la predarea turei pierde bani în tăcere, iar singurul loc în care asta apare este diferența dintre cele două coloane.

Prețuit corect sau nu. Coloanele o spun.

Oboseala este o decizie de planificare

Turele lungi și munca de noapte fac parte din domeniu, iar graficul este locul în care riscul fie este ținut în frâu, fie este creat. A vedea ora la care agentul a ieșit din tura anterioară lângă ora la care intră în următoarea, în timp ce săptămâna se construiește, este un lucru mic care previne unul mare. Shifton înregistrează și afișează acești timpi, decizia despre ce este acceptabil rămâne la omul care cunoaște contractul și legea care i se aplică.

Cât costă începutul

Shifton este gratuit până la 10 agenți fără limită de timp, ceea ce acoperă o mică operațiune de patrulare mobilă sau un singur contract fix. Graficul, turele deschise, schimburile de ture, aplicația mobilă și raportarea sunt incluse. Modulele cu plată se adaugă pe rând de la 0,50 dolari pe angajat pe lună, iar controlul locației de lucru, modulul care leagă pontajul de un loc, costă 5 dolari pe angajat pe lună, cu 10 zile de probă.