Software de planificare pentru meșteri și întreținerea clădirilor

O firmă de reparații se măsoară în vizite, nu în ture. Patru sau cinci lucrări scurte la patru sau cinci adrese, mici reparații casnice și treburi mărunte amestecate cu lucrări pe contract, fiecare fixată la o oră pe care clientul a acceptat-o și fiecare capabilă să se lungească cu o oră și să împingă înapoi tot ce vine după ea. Un software de planificare pentru meșteri există pentru că acest tipar sparge orice instrument gândit pentru oameni care lucrează toată ziua într-o singură clădire.

Presiunea este foarte concretă. Marja stă în numărul de lucrări finalizate, nu în orele disponibile. Echipa este suficient de mică încât un singur om bolnav devine o problemă serioasă. Iar cel care face planificarea ține de obicei o bormașină o oră mai târziu, ceea ce înseamnă că planificarea trebuie să se întâmple pe telefon, rapid, între două lucrări.

Ce trebuie să ducă un software de planificare pentru meșteri

Patru lucruri decid dacă un instrument trece de prima lună. Lucrarea trebuie legată de o adresă, pentru că o lucrare fără locație nu este o instrucțiune. Ziua trebuie să se citească dintr-o privire pe telefon. Modificările trebuie să ajungă imediat la echipă, pentru că oamenii așteaptă la ore stabilite. Iar orele care se întorc trebuie să fie destul de exacte cât să plătiți după ele și să construiți următoarea ofertă pe baza lor.

Un software de planificare a serviciilor de reparații care acoperă aceste patru puncte este mai util decât o platformă cu o listă lungă de funcții gândită pentru o organizație mai mare. Orice adaugă pași planului zilnic pur și simplu încetează să mai fie deschis.

Multe lucrări scurte, multe adrese, o singură zi

Dificultatea care definește această meserie este densitatea. O zi nu este un singur angajament, ci mai multe, iar ce le leagă este timpul de deplasare pe care nu l-a notat nimeni. Când planul trăiește într-un grup de chat, echipa îl reconstruiește în fiecare dimineață dintr-un șir de mesaje, iar versiunea din birou nu este niciodată chiar aceeași cu versiunea din mașină.

Mai multe ture într-o singură zi, fiecare cu propria locație și propriul interval orar, transformă acel șir într-o succesiune lizibilă. Vizualizarea pe trei zile ține zilele apropiate în fața tuturor, fără zgomotul unei luni întregi. Pentru că echipa poate accesa planul de oriunde, telefonul de dimineață despre unde trebuie mers încetează să mai apară. Un software de planificare pentru lucrările de reparații își merită locul abia atunci când elimină astfel de telefoane, nu când le adaugă.

De la meșter pe cont propriu la o echipă mică

Punctul în care planificarea informală se prăbușește este a doua și a treia persoană. Un singur meseriaș ține o săptămână în cap. Trei nu pot împărți un singur cap, iar costul coordonării apare imediat: cine e pe ce, cine a terminat mai devreme, cine este cel mai aproape de urgența tocmai apărută.

Aducerea tuturor într-un singur cont face lucrurile vizibile în loc de spuse. Turele deschise permit ca o lucrare urgentă să fie publicată o dată și preluată de cine are loc, în loc să fie împărțită prin patru telefoane separate. Posturile și nivelurile de acces permit unui șef de echipă să își ajusteze propria zi, în timp ce planul principal rămâne sub controlul biroului. Un software de planificare pentru o firmă de reparații contează cel mai mult exact la această dimensiune, pentru că este etapa în care creșterea începe să coste mai mult în administrație decât aduce în încasări. Schimburile de tură rezolvate în aplicație, nu prin mesaj, fac parte din aceeași economie, pentru că un schimb aprobat corectează planul pentru toți deodată, nu doar pentru cine a apucat să citească. Lucrările lungi care țin o echipă săptămâni în aceeași casă sunt altă problemă, acoperită de planificarea echipelor de renovare.

Contracte de întreținere a clădirilor și vizite recurente

Lucrările pe contract se comportă altfel decât intervențiile urgente. Sunt previzibile, sunt venitul pe care puteți conta și sunt primul lucru strivit atunci când o săptămână aglomerată se umple de urgențe.

Răspunsul sunt șabloanele. Un tipar de vizite construit o singură dată poate fi aplicat înainte, lună după lună, astfel încât planificarea întreținerii clădirilor ocupă calendarul înainte ca lucrările neprevăzute să se așeze în jurul ei. Proiectele țin lucrările pe contract separate de comenzile ocazionale în aceeași vizualizare, ceea ce arată dintr-o privire dacă vizitele promise chiar sunt livrate. Un software de planificare a întreținerii clădirilor care nu poate reutiliza un tipar vă dă înapoi aceeași muncă manuală în fiecare lună. Un software de planificare a personalului pentru firme de reparații se amortizează cel mai mult pe lucrările contractate exact din acest motiv, pentru că vizitele sunt cunoscute dinainte și se schimbă doar oamenii.

Cât v-a costat de fapt o vizită

Ofertarea rămâne o presupunere până când aveți durate. Majoritatea firmelor mici stabilesc prețul din experiență, iar experiența alunecă; lucrările care depășesc constant timpul sunt cel mai greu de observat, pentru că fiecare depășire în parte pare rezonabilă în momentul respectiv.

Înregistrarea orei reale de început și de final față de tura planificată închide acest cerc. Diferența dintre timpul stabilit și timpul lucrat devine un număr pe fiecare tip de lucrare, în loc de o senzație. Tarifele aplicate turei, inclusiv sporurile de seară și de weekend, transformă acele ore în cost, iar rapoartele de buget și tarife îl adună pe perioadă. Un software de evidență a timpului pentru firmele de reparații care numără doar totalul săptămânal nu vă spune nimic despre ce lucrare pierde bani în tăcere. După două luni tiparul este de obicei clar, iar corecția este o decizie de preț, nu una de planificare. Exact asta ar trebui să vă ofere din start un sistem de planificare pentru echipe de întreținere.

Ore, întârzieri și întrebarea incomodă a clientului

Două întrebări se întorc după fapt mai des decât oricare altele: cât ați stat de fapt aici și de ce nu a venit nimeni la ora stabilită. Amândouă au nevoie de o înregistrare, nu de o amintire.

Pontajul de intrare și ieșire stă pe tură, jurnalul pontajului păstrează istoricul modificărilor din spatele fiecărei înregistrări, iar raportul privind întârzierile la început arată unde orele de sosire alunecă drept tipar, nu drept incident. Acel raport merită rulat lunar. Un software de planificare pentru servicii la domiciliu este adesea cumpărat pentru planificare și păstrat pentru raportare, pentru că raportarea este cea care închide disputele și îndreaptă obiceiurile.

Cum scoateți programul din grupul de chat

Aplicațiile de mesagerie rămân locul în care majoritatea echipelor mici țin planul, iar ele sunt cu adevărat bune la conversație și cu adevărat slabe la păstrarea unei stări. Un mesaj nu se actualizează atunci când lucrarea se mută. Nimeni nu poate spune care dintre trei mesaje asemănătoare este cel valabil. Iar o lucrare acceptată, pomenită la nouă seara, este îngropată a doua zi după-amiază.

Un program publicat are o singură versiune. Modificările trimit o notificare celor vizați și actualizează planul pe care îl văd toți, așa că starea curentă nu depinde niciodată de derularea înapoi. O aplicație de planificare pentru meșteri nu înlocuiește grupul de chat, ci doar preia singura sarcină pentru care grupul nu a fost construit niciodată.

Cum alegeți instrumentul potrivit pentru o firmă de reparații

Testați-l pe o zi reală, nu pe o demonstrație. Construiți o săptămână întreagă pe telefon și cronometrați-vă. Mutați o lucrare în altă zi și vedeți cât de repede află echipa. Verificați ce vede cineva care deschide aplicația prima oară, pentru că adoptarea cade pe un prim ecran confuz. Confirmați că orele se exportă într-o formă pe care contabilitatea o poate folosi direct.

Terminologia diferă în meserie. Unele firme caută un software de repartizare a lucrărilor, altele vor un software de management al personalului, iar altele conduc o echipă de întreținere pentru un portofoliu de clădiri și îi spun cu totul altfel. Nevoia de bază este identică: să aduci un om anume la o adresă anume, la ora convenită, și să știi apoi ce s-a întâmplat. Planificarea traseelor și facturarea aparțin unor instrumente separate și e mai bine să rămână acolo. Firmele care lucrează și în meserii vecine rulează adesea pe același cont și ceea ce acoperă un software de planificare pentru instalații de climatizare, alături de reparațiile generale.

Shifton este gratuit pentru echipe de până la 10 persoane, fără limită de timp, incluzând planificarea, pontajul de bază, aplicația mobilă și rapoartele, ceea ce acoperă un meșter care lucrează singur și majoritatea echipelor mici. Peste acest prag, prețul este per angajat pe lună pentru modulele activate, iar modulul de geolocalizare este disponibil pentru firmele care au nevoie de confirmarea sosirii la clădire. Rezultatul este același în ambele situații: o zi pe care o văd toți, ore care se potrivesc cu munca făcută și oferte construite pe durate reale.