Vaktplanlegging for vaktmestere og driftsteam

Et bygg under drift er ikke bedre enn folkene som står i det. Noen låser opp, noen bemanner resepsjonen, noen går gjennom teknisk rom, noen er å få tak i når en stigeledning lekker ved midnatt. Fordel det over en portefølje, og det vanskelige slutter å være selve arbeidet og blir i stedet å vite hvem som har vakt hvor. Et vaktplanprogram for eiendomsforvaltning gjør en samling løse avtaler om til én plan.

De fleste team starter med et regneark per bygg. Det holder til første sykedag, første feriekollisjon og første helg som krevde to teknikere i stedet for én. Etter det bruker den som holder porteføljen mer tid på å bygge om vaktplaner enn på å være ute på byggene.

Hva et vaktplanprogram for eiendomsforvaltning må klare

Fire oppgaver veier tyngre enn resten. Å bygge en uke på tvers av flere bygg raskt og endre den uten å tegne noe på nytt. Å la beredskap og arbeid utenom ordinær tid rotere rettferdig gjennom teamet. Å legge den gjeldende planen på hver telefon, fordi driftspersonell står i korridorer og tekniske rom og ikke ved en pult. Og å registrere det som faktisk ble jobbet, siden betalte timer, pauser og forsentkomming er tallene det blir strid om.

En planleggingsapp for eiendomsforvaltning som klarer disse fire punktene er mer verdt enn en lengre funksjonsliste. Det er også forskjellen på en vaktmester som sjekker telefonen og en som ringer kontoret hver søndag kveld.

En uke i en portefølje settes sammen av noen få gjentakende deler:

• Fast dagdekning for resepsjon, renhold og teknisk drift i bygget
• Nattvakter og helgevakter for vakthold som går over midnatt
• Planlagte runder og faste kontroller som gjentas uke etter uke
• Beredskap som roterer mellom teknikerne som kan rykke ut på kort varsel

Så snart disse fire delene ligger i samme rutenett i stedet for i fire adskilte filer, slutter planen å henge på noens hukommelse.

Vaktmestere, renhold og vakthold i én plan

En portefølje bemannes av flere fag som knapt møtes. Renholdet starter før bygget åpner, vaktholdet jobber om natten, teknikerne går runder på dagtid, og resepsjonen dekker timene imellom. Hver gruppe har sitt eget mønster, sine egne kostnader og sin egen idé om en normal dag.

Å holde dem alle i samme rutenett, med byggene skilt som prosjekter, gjør at en forvalter kan planlegge ett sted for seg og likevel se om porteføljen er dekket. Filtrene står for innsnevringen. Et system for bemanningsplanlegging i eiendomsdrift som ikke kan skille stedene, tvinger i løpet av en måned alt tilbake til ett uleselig ark.

Fra mal for vedlikeholdsplan til publisert vaktplan

Fast vedlikehold er den forutsigbare halvparten av jobben, og derfor starter så mange team fra en mal for byggets vedlikeholdsplan. En mal er et godt utgangspunkt og et dårlig driftssystem: den sier hva som bør skje i en normal uke, og ingenting om hvem som har fri, hvem som dekker, eller hva som endret seg på tirsdag.

Lagrede planmaler tetter det hullet. En uke som fungerer for et bygg gjenbrukes i stedet for å bygges om, og justeres deretter for helligdager og fravær før den publiseres. Planen forblir gjentakbar, og unntakene forblir synlige i stedet for å bo i hodet på én forvalter.

Beredskap og dekning utenom ordinær tid i en portefølje

Det er ved arbeid utenom ordinær tid at rettferdighet og dekning kolliderer. Det må rotere jevnt, folk må vite uker i forveien hvilke netter som er deres, og bytter må noteres et annet sted enn i en gruppechat.

Planlagt som vakter i samme kalender som dagarbeidet blir beredskapen noe man kan ettergå. Netter ingen har tatt blir liggende i raden med ledige vakter og når hele teamet på én gang i stedet for å vandre nedover en ringeliste. Dekning for en sen slutt eller en tidlig start legges i det samme rutenettet, og alle ser endringen i samme øyeblikk den publiseres. Det er det meste av hva en bemanningsløsning for eiendomsdrift blir bedt om på en dårlig natt.

Ferien drar i samme retning. Ferie som søkes gjennom appen ligger ved siden av planen, slik at den som planlegger august ser hvem som allerede er borte før et bygg loves løpende dekning.

Stillinger, tilgangsnivåer og en liste hovedkontoret kan se

Planen er ikke mer pålitelig enn listen bak den. Hver person bærer en stilling, et rettighetsnivå, et telefonnummer, en e-postadresse og en tidssone, slik at en forvalter vet hvem som kan settes på en vakt før den opprettes. Leverandører og sesongfolk legges inn enkeltvis eller importeres samlet, inviteres på e-post, og kontostatusen deres er synlig til invitasjonen er godtatt.

Tilgangsnivåer begynner å telle så snart en portefølje vokser. En byggansvarlig må kunne bygge og publisere planen for sitt eget bygg. Hovedkontoret må kunne se over alle. Å sette det per person, i stedet for å sende en fil rundt, er det som holder et vaktplanverktøy for eiendomsdrift brukbart ved tjue bygg og ikke bare ved to.

Pauser, bytter og vakten som endrer seg på selve dagen

Planer flytter seg. En pause tas senere fordi heisteknikeren kom for sent, en nattvakt for vakthold fra 19:00 til 02:00 går videre til en annen, en renholder om morgenen begynner tidligere. Alt dette kan redigeres i dagsvisningen, med planlagt start og slutt registrert mot de faktiske tidene, slik at oppføringen speiler vakten som skjedde og ikke vakten som ble skrevet ned.

Bytter håndteres på samme sted. Oppgaver kan også henges på en vakt, og det er slik en runde eller en fast kontroll følger personen som utfører den, mens verktøyene våre for oppgavehåndtering dekker den siden mer inngående.

Der porteføljeplattformene slutter og bemanningsplanen begynner

Søkeresultatene blander to produkter som knapt har noe felles, så det er verdt å si det rett ut. Kommersiell programvare for eiendomsforvaltning styrer leiekontrakter, leier og den finansielle siden av en portefølje, den kjøpes av en annen del av virksomheten, og Shifton gjør ingenting av det. Shifton er bemanningslaget: hvem som er satt opp på hvilket bygg, hvem som har beredskap, hvem som har stemplet inn, hvor mange timer som ble jobbet og hvor mange av dem som var overtid.

Nesten alle forvaltningsselskaper kjører begge deler, og delingen er ren. Porteføljeplattformen eier byggene og pengene. En vaktplanapp for eiendomsforvaltere eier folkene og timene. Team som også drifter blandede anlegg finner det samme oppsettet på siden vår om facilitetsledelse.

Velge et vaktplansystem driftsteamene faktisk bruker

Det er personalet som avgjør om systemet tas i bruk, ikke den som kjøper. Hvis planen i appen er den ekte planen hver gang, slutter folk å ringe kontoret for å høre om helgen. Det betyr endringer som publiseres til alle samtidig, tilgjengelighet og ferieforespørsler som håndteres samme sted som planen, og registrerte timer som stemmer med det som ble jobbet.

Det hjelper at programmet står ved siden av det som allerede er i bruk. Usedesk, Zapier, Intercom og QuickBooks kobles fra integrasjonsskjermen, slik at timer og statusendringer beveger seg videre i stedet for å bli liggende i ett system.

Under 10 teammedlemmer er Shifton gratis uten tidsbegrensning, noe som dekker et lite forvaltningsselskap eller ett stort bygg. Større porteføljer går over til betalte planer fakturert per ansatt per måned, med geolokalisering og arbeidssteder som betalt modul. Målet endrer seg ikke med størrelsen: hvert bygg dekket, hver natt utenom ordinær tid eid av noen, og et timetall ingen trenger å krangle om.