Vaktplan for restauranten: servering, kjøkken og bar
Én vaktplan for servitører, kjøkken og bar, publisert til hver telefon, med timene lønn trenger registrert mens de skjer.
Bygg uken rundt servicen, ikke rundt arbeidsdagen
En restaurantuke er ikke trettiåtte timer fordelt jevnt. Den er en stille tirsdagslunsj, en fredag som krever alle, og en søndagsbrunsj som går på halve laget. Planen må vise dekning mot de toppene i stedet for et pent rutenett av navn.
Dekk et frafall før dørene åpner
Noen ringer klokka fire til en vakt klokka seks. Å ringe rundt i gruppechatten virker helt til det ikke gjør det. Å publisere vakten til alle som kan ta den, gjør et kappløp om til et varsel, og den første som takker ja, fyller hullet.
Registrer timene mens de skjer
Stempling i døra slår et papirskjema fylt ut etter hukommelsen søndag kveld. Den virkelige starten, den virkelige slutten og pausene står ved siden av den planlagte vakten, så de tjue minuttene noen ble igjen for å stenge, ligger i registreringen og ikke i en krangel.
Følg lønnskostnaden mot formen på uken
Lønn er kostnaden en restaurant fortsatt kan flytte på en onsdag. Ukesrapportene grupperer registrerte timer etter rolle og etter dag, og det gjør en vag følelse av at kjøkkenet er overbemannet på mandager, om til et tall du kan gjøre noe med.
Start med gratisplanen
Ingen tidsbegrensning. Få full tilgang til kjernefunksjonene og oppgrader når du er klar.
Hva et vaktplanprogram for restauranter må klare
Restaurantplaner ryker offentlig. En underbemannet fredag er ikke en feil i et regneark, den er førti minutters venting på bord og en omtale om det mandag morgen. Det er det første som skiller kategorien fra vanlig bemanningsplanlegging: prisen for å bomme lander samme kveld, foran gjestene.
Det andre er gjennomtrekk. Serveringsbransjen bytter folk raskere enn nesten noen annen bransje, og det betyr at planen hele tiden bygges for et lag som ikke helt er det samme som forrige måned. Et program som forutsetter et stabilt lag og en leder med tid til å lære det, overlever ikke møtet med et virkelig spisested.
Det tredje er marginen. Varekosten er stort sett bestemt av leverandørene. Husleien er bestemt av kontrakten. Lønn er tallet en leder fortsatt kan påvirke en onsdag ettermiddag, og det er også tallet som oftest måles en måned for sent.
Planlegg mot servicen, ikke mot timene
En brukbar restaurantplan leses loddrett, service for service, ikke vannrett person for person. Spørsmålet er aldri hvor mange timer én servitør har denne uken. Det er om fredagskvelden har nok servitører, om kjøkkenet takler en fullbooket lørdag, og hvem som står på stengevakten ingen vil ha.
Roller gjør det lesbart. Når servitører, kjøkken og bar planlegges som atskilte grupper i den samme uken, kan lederen sjekke dekningen én seksjon om gangen og likevel publisere én samlet plan. De ansatte åpner appen og ser sine egne vakter, ikke hele tavla.
Vakten ingen har tatt
Tomme ruter er tvetydige. En ledig vakt er ikke det: denne servicen mangler noen, ingen står på den, her er hvem som kunne. Å la avtalt, men ubemannet arbeid stå synlig til det er dekket, er en liten endring som fjerner de fleste overraskelsene fredag formiddag.
Les uken loddrett. Dekning, ikke hodetall.
Frafall klokka fire på ettermiddagen
Hvert spisested har sin versjon av den samme historien. En servitør melder frafall to timer før service, lederen begynner å jobbe seg gjennom gruppechatten, og halvparten av svarene kommer etter at vakten har startet. Problemet er ikke folkene, det er måten beskjeden sendes på.
Å publisere hullet som en ledig vakt til alle kvalifiserte endrer formen på problemet. Tilbudet går ut én gang, det er først til mølla, og loggen viser hvem som ble spurt og hvem som svarte. Det som tok tjue minutter med telefoner, blir et varsel og et trykk.
Bytter virker på samme måte andre veien. De ansatte avtaler dekning seg imellom, lederen godkjenner eller avslår, og den publiserte planen endres først når noen med myndighet har sagt ja.
Timer som stemmer med det som skjedde
Et papirskjema fylt ut etter hukommelsen søndag kveld er en lønnskonflikt som venter på en dato. Inn- og utstempling registrert samme dag, holdt ved siden av den planlagte vakten, fjerner rekonstruksjonen helt. Raden viser hva som var planlagt og hva som ble jobbet, og de tjue minuttene noen ble igjen for å gjøre ferdig, ligger i registreringen i stedet for i en samtale.
Pauser fortjener sin egen linje. Å trekke en halvtime fra en sum er der betalt og ubetalt tid stille smelter sammen, og det er også der spørsmålene om regelverk begynner. Å føre dem hver for seg holder begge sider rene.
En halvtime trukket fra en sum er ikke en pause. Det er en avrunding.
Flere spisesteder på én konto
Grupper møter en bestemt versjon av problemet: en ansatt som jobber to steder og står to ganger i systemet, med to sett timer som må legges sammen for hånd. Én oppføring per person og vakter hengt på lokasjoner løser det, og det er også det som i det hele tatt gjør rapporten på gruppenivå mulig.
Lønnskostnaden som et tall du kan handle på
De fleste spisesteder finner ut lønnsprosenten sin etter at måneden er stengt, altså akkurat da ingenting kan gjøres med den. En ukesrapport som grupperer registrerte timer etter rolle og etter dag, flytter samtalen tre uker fram.
Mønstrene den avdekker, er sjelden subtile. Et kjøkken som bærer to ekstra folk hver mandagslunsj. En lørdag som går en time overtid for fire personer hver eneste uke fordi stengingen er lagt for stramt. Begge deler kan rettes i neste plan når noen først ser dem.
Regelverk uten et system ved siden av
Serveringsbransjen bærer regler som varierer med marked og kontrakt: rett til pauser, minste hvile mellom vakter, varslingsfrist for planen i enkelte jurisdiksjoner, egne vilkår for dem under atten. Ingen av dem er vanskelige hver for seg; alle er vanskelige å huske klokka fem mens du dekker et frafall.
Å holde planen og timeregistreringen samlet legger i det minste dokumentasjonen på ett sted. Hva som ble publisert og når, hva som ble jobbet, hvilke pauser som ble tatt. Det er det en henvendelse eller et tilsyn ber om, og å rekonstruere det fra et bilde av en tavle og et papirskjema er der kostnaden faktisk lander.
Under atten og studenter
Spisesteder som ansetter studenter, bærer ekstra begrensninger på timer og sene vakter. Tilgjengelighet merket av den ansatte før planen bygges, er den enkleste måten å holde de begrensningene synlige på, for det gjør en regel lederen må huske om til en opplysning på skjermen.
Å velge mellom verktøyene i kategorien
Vaktplanprogram for restauranter overlapper med tre andre kategorier, og merkelappene flyter sammen. Kassesystemer planlegger som en sidefunksjon. Lønnsplattformer planlegger for å mate sine egne timelister. Serveringspakker samler planlegging med bestilling og lager. Hver av dem er rimelig hvis du vil ha hele pakken, og hver av dem er tyngre enn det en leder som bare vil ha en vaktplan, trenger.
Spørsmålene som er verdt å stille, er smale. Kan de ansatte bytte seg imellom med godkjenning, eller må hver endring gjennom lederen. Viser appen en publisert endring uten at den ansatte må spørre. Er planlagte og faktiske timer to atskilte tall. Kan du drive to spisesteder uten å opprette de samme folkene to ganger.
Der gratisplanen stopper
Shifton er gratis for opptil 10 ansatte uten tidsgrense, noe som dekker et lite selvstendig spisested helt. Vaktplanen, den grunnleggende stemplingen, mobilappen og rapporteringen ligger alle i den planen. Over ti blir det en kostnad per ansatt, med moduler lagt til én om gangen fra 0,50 dollar per ansatt i måneden og opptil 60 dagers prøvetid på hver.
Ofte stilte spørsmål
Kan servering og kjøkken stå i den samme vaktplanen?
Ja. Roller og seksjoner planlegges hver for seg, så lederen kan se servitørene alene eller kjøkkenet alene, og de publiseres samlet slik at hele laget ser én uke. Den enkelte ser bare sine egne vakter i appen.
Hvor fort får jeg fylt en vakt når noen melder seg syk?
Åpne vakten, så går den ut til alle som kan ta den. Den første som takker ja, får den, og lederen ser hvem som svarte. Bytter avtalt mellom ansatte går gjennom det samme godkjenningstrinnet før planen endres.
Kan de ansatte se planen og søke fri fra telefonen?
Ja. Appen for iOS og Android bærer den publiserte planen, bytteforespørsler, tilgjengelighet og fravær. Lesebekreftelsen viser lederen hvem som har åpnet uken og hvem som ikke har det.
Føres pausene atskilt fra de arbeidede timene?
Ja. Pauser føres som sin egen post i stedet for å trekkes fra en sum, slik at betalt og ubetalt tid forblir to størrelser, og lønnsuttrekket viser det som faktisk skjedde.
Kan jeg drive flere spisesteder fra den samme kontoen?
Ja. Hvert spisested settes opp som sin egen lokasjon eller sitt eget prosjekt, og en ansatt som jobber to steder, beholder én oppføring. Rapportene kan leses per sted eller for hele gruppen.
Holder gratisplanen for en liten restaurant med ett lag?
Et lite spisested med ti på lønningslisten går gratis uten tidsgrense: vaktplanen, den grunnleggende stemplingen, appen og ukesrapportene er med. Over ti blir det en pris per ansatt, med moduler lagt til én om gangen fra 0,50 dollar i måneden og opptil 60 dagers prøvetid på hver.
Få vaktplanen bort fra tavla
Gratis for opptil 10 ansatte, med roller, ledige vakter som fylles fra telefonen og stemplingstider lønn kan stole på.