Hjem/Funksjoner/Enklere Fraværshåndtering

Enklere Fraværshåndtering

Gjør planlegging av pauser og fraværsforespørsler enklere med Shiftons programvare for sporing av fravær.

Automatiserte forespørsler om permisjon og godkjenningsarbeidsflyter

Håndtering av forespørsler om fri via e-post, chatmeldinger eller papirskjemaer skaper en ustrukturert prosess der forespørsler blir borte, godkjenninger forsinkes, og ledere mangler oversikt over hvordan permisjon påvirker kommende planer. En formalisert digital arbeidsflyt sikrer at hver forespørsel spores, vurderes og behandles raskt.

Permisjonsforespørsler med ett trykk - ansatte sender inn ferie-, sykefraværs- eller personlige permisjonsforespørsler fra mobilen sin med valg av dato og årsak

Godkjenningskø for leder - alle ventende forespørsler vises i en prioritert kø med analyse av påvirkning på planen for informerte beslutninger

Regler for automatisk godkjenning - definer vilkår der forespørsler godkjennes automatisk - for eksempel tilstrekkelig saldo og ingen konflikter med bemanning

Dokumentasjon for sykefravær - ansatte kan legge ved legeattester direkte til forespørsler om sykefravær for strømlinjeformet journalføring

Sporing av opptjening og administrasjon av permisjonssaldo

Ansatte må vite hvor mange permisjonsdager de har tilgjengelig, hvor mange som venter på behandling, og når neste opptjening skjer. HR-team trenger nøyaktige registre over saldo, bruk og overførte beløp. Manuell sporing i regneark fungerer dårlig i stor skala og gir motstridende tall som svekker tilliten.

Saldo vises i sanntid - ansatte ser alltid sin nåværende tilgjengelige, brukte og ventende permisjonssaldo direkte i appen

Tilpassede opptjeningsregler - konfigurer opptjeningssatser etter ansiennitet, ansettelsestype eller rolle med støtte for årlig, månedlig eller per lønnsperiode-opptjening

Regler for overføring og utløp - bruk automatisk grenser for overføring ved årsslutt og la ubrukte dager utløpe i henhold til selskapets policy

Håndheving av minimumsbemanning - systemet blokkerer godkjenning av permisjon hvis det ville redusere en avdeling under minimumskravet til bemanning

Permisjonsgodkjenninger med hensyn til vaktplanen

Å godkjenne en permisjonsforespørsel uten å sjekke påvirkningen på vaktplanen er slik bemanningskriser oppstår. En ferie godkjent for en nøkkelansatt på ukens travleste dag kan føre til overtidskostnader, underbemanning og svikt i kundeservice.

Forhåndsvisning av bemanningspåvirkning - før de godkjenner en forespørsel, ser ledere nøyaktig hvordan fraværet påvirker vaktbemanningen for de berørte datoene

Konfigurasjon av sperredatoer - definer datoer eller perioder der permisjonsforespørsler er begrenset eller krever godkjenning på høyere nivå

Overlegg for teamkalender - se all godkjent og ventende permisjon i samme kalender som vaktplanen for å unngå overlappende fravær

Integrasjon for vikarplanlegging - når permisjon godkjennes, foreslår systemet umiddelbart tilgjengelige erstattere for berørte vakter

Analyse av permisjon og rapportering av fraværstrender

Å forstå fraværsmønstre - hvilke måneder som har flest permisjonsforespørsler, hvilke avdelinger som har høyest andel uplanlagt fravær, og hvordan permisjonsbruk korrelerer med overtid - gjør det mulig å planlegge bemanningen proaktivt i stedet for å slukke branner når det oppstår bemanningshull.

Dashbord for fraværstrender - visualiser permisjonsmønstre etter måned, avdeling og type for å forutsi fremtidige bemanningsbehov i perioder med høyt fravær

Forhold mellom uplanlagt og planlagt fravær - spor balansen mellom planlagte ferier og sykmeldinger for å identifisere mulige problemer på arbeidsplassen

Rapporter om kostnadseffekt av permisjon - beregn de totale kostnadene ved fravær, inkludert vikararbeid, overtid og produktivitetstap per avdeling

Rapportering av opptjeningsforpliktelse - beregn den økonomiske forpliktelsen knyttet til oppsamlede, ubrukte permisjonssaldoer for nøyaktig budsjettprognose

Gratis for alltid

Start med gratisplanen

Ingen tidsbegrensning. Få full tilgang til kjernefunksjonene og oppgrader når du er klar.

Opptil 10 teammedlemmer

Vaktplanlegging og kalender

Tidsregistrering og fravær

Mobilapp for iOS og Android

Ubegrensede tidsplaner og steder

Rapporter og analyse

Start gratis

Ofte stilte spørsmål

Hvordan ber ansatte om fri?

I appen eller på nett velger de type (ferie, sykedag, helligdag eller en egen type), datoer og om det er betalt, og de kan legge til en kommentar. En forespørsel kan gjelde hele dager eller bare en del av en dag.

Kan en sykemelding legges ved forespørselen?

Ja, en fil kan legges ved når forespørselen opprettes. Er det flere dokumenter, slå dem sammen til én PDF.

Hva skjer med skiftene på dagene noen har fri?

Forespørselen angir hva som skal skje med overlappende skift: slette dem, flytte dem til ledige skift eller la dem stå. Valget brukes når forespørselen godkjennes.

Hvem godkjenner forespørsler, og får den ansatte vite om avgjørelsen?

Ledere og administratorer godkjenner eller avslår forespørsler på siden Forespørsler. Den ansatte får et varsel når statusen endres, og en forespørsel kan godkjennes også for datoer som har passert.

Hvordan følges feriesaldoen?

Modulen Ferieadministrasjon holder en saldo per ansatt: du setter startdager og årlig rett, og dager opptjenes hver måned forholdsmessig. Godkjent ferie trekkes automatisk.

Hva om noen ber om flere dager enn de har?

Det bestemmer du i modulinnstillingene: enten blokkere forespørselen når saldoen er brukt opp, eller slippe den gjennom og vise lederen en advarsel om overforbruk.

Foreldes ubrukte feriedager?

Nei. Opptjent saldo overføres når en ny periode starter, og en leder kan rette en hvilken som helst saldo manuelt med en kommentar.

Hvilke rapporter dekker fravær?

Fraværsrapportene viser fri per type med betalte og ubetalte dager og timer, og rapporten Feriesaldo viser opptjente, brukte og gjenværende dager per måned. Begge kan eksporteres.

Hva koster modulene for fri?

Forespørsler om fri koster $1 per ansatt per måned, og Ferieadministrasjon ytterligere $1 per ansatt per måned. Begge har en gratis prøveperiode på opptil 60 dager.