Vaktplanlegging og personalstyring i idrettsklubben
Trenere, resepsjon, vedlikehold og kampdagsmannskap i én vaktplan, med timene ført og øktene dekket før de starter.
Planlegg økter, åpningstider og kampdager sammen
En klubb kjører tre ulike mønstre samtidig. Bygget har åpningstider, treningen følger en øktplan, og kampdagene kommer uregelmessig og krever alle. Én vaktplan må bære alle tre.
Dekk en økt før den begynner
En trener kan ikke møte, og klokken seks kommer tretti personer. Å sende økten ut til alle som er kvalifisert, når fram til den som er ledig raskere enn en runde med meldinger.
Før timer for et lag som stort sett jobber deltid
Klubber går på deltidsansatte, tilkallingshjelp og frivillige med timer som endrer seg hver uke. Å føre start og slutt samme dag er den eneste måten lønnstallet stemmer med det som faktisk skjedde.
Hold kvalifikasjonene ved siden av personen
Trenerlisenser, førstehjelp og politiattester har utløpsdatoer, og det er i vaktplanen de betyr noe. Å holde dem på ansattkortet legger kontrollen der vakten tildeles.
Start med gratisplanen
Ingen tidsbegrensning. Få full tilgang til kjernefunksjonene og oppgrader når du er klar.
Tre planer i samme bygg
En idrettsklubb er uvanlig ved at den kjører flere uavhengige planer samtidig. Anlegget har åpningstider som noen må bemanne. Treningen følger en øktplan som endrer seg fra sesong til sesong. Og kampdager eller arrangementer kommer uregelmessig og krever flere folk enn noen av de to andre.
De fleste klubber planlegger disse tre hver for seg, og derfor er den gjentagende feilen ikke en økt uten trener, men et bygg uten bemanning mens økten pågår.
Et personale som stort sett er deltid
Svært få klubbansatte jobber en vanlig uke. Trenerne har jobb ved siden av. Resepsjonen dekkes av studenter. Vedlikeholdet er én person og en innleid håndverker. Frivillige dukker opp på kampdag og forsvinner igjen.
Den blandingen gjør tilgjengelighet til den mest verdifulle opplysningen i hele systemet. En vaktplan laget uten å vite hvilken trener som kan ta torsdager denne sesongen, utløser en uke med bytteforespørsler i det den publiseres.
Spør først, sett opp etterpå.
Frivillige teller som bemanning, ikke som lønn
I de fleste klubber går kampdagen på frivillige, og lar man dem stå utenfor planen, blir planen feil. Holder man dem i sin egen avdeling, får lederen det virkelige antallet folk på anlegget, mens lønnseksporten fortsatt bare omfatter lønnet personale.
Å dekke en økt på kort varsel
Når en trener ikke kan komme, er tretti personer allerede på vei. Vinduet er kort, utvalget av kvalifiserte vikarer er lite, og den som prøver å ordne det, holder som regel også på å låse opp bygget.
Å publisere økten til alle som har lov til å ta den, gjør en rekke meldinger om til ett varsel. Sporet av hvem som ble spurt betyr dessuten mer her enn andre steder, fordi trenervikariat har en side som handler om barns sikkerhet, og det kan ikke en gruppechat dokumentere.
Kvalifikasjoner som går ut
Trenerlisenser, førstehjelpskurs og politiattester har alle datoer, og klubber blir rutinemessig bedt om å vise at de var gyldige. Å holde disse datoene på ansattkortet, synlige mens vaktplanen lages, flytter kontrollen til det øyeblikket den er til nytte.
Programmet lagrer og viser opplysningen. Hvem som er klarert for hva, forblir klubbens avgjørelse, slik det må være.
Sesong og ferier
Etterspørselen i klubben snur seg i skoleferiene: treningen faller, det kommer leirer til, og bygget fylles på andre tider. Lagrer man hvert mønster som en mal, blir omleggingen en endring av planen framfor et helt nytt oppsett.
Timer for folk med ujevne uker
Det er ved deltidstimer lønnsuenighetene samler seg, fordi ingen husker en tirsdag for seks uker siden, og det avtalte timetallet ofte bare er en overskrift. Å føre stempling inn og ut samme dag, holdt opp mot den planlagte økten, avslutter saken før den blir en samtale.
Hvor man begynner
Shifton er gratis for inntil 10 personer uten tidsgrense, og det dekker en liten klubb i sin helhet. Vaktplanlegging, den enkle stemplingen, mobilappen og rapportering er inkludert, og moduler legges til ett om gangen fra 0,50 dollar per ansatt i måneden, med prøveperiode på inntil 60 dager.
Ofte stilte spørsmål
Håndterer dette medlemskap og påmelding til økter?
Nei. Medlemssystemer og påmeldingsløsninger tar medlemssiden. Shifton setter opp vaktplanen for de ansatte: trenere, resepsjon, vedlikehold og kampdagslag, og fører timene deres.
Kan økter og åpningsvakter ligge i samme vaktplan?
Ja. Økter, åpningstider og arrangementer er egne prosjekter i samme uke, så lederen ser samtidig om bygget er bemannet og om øktene har noen som tar dem.
Hvordan dekker jeg en trener som ikke kan komme?
Du åpner vakten, og den tilbys alle som er kvalifisert for den økten. Den første som takker ja fyller den, og lederen ser hvem som svarte i stedet for å lete gjennom en meldingstråd.
Kan frivillige settes opp sammen med lønnet personale?
Ja, i sin egen avdeling. Lederen får hele bildet av hvem som er på anlegget, mens lønnseksporten fortsatt bare omfatter dem som får betalt.
Holder systemet orden på trenerlisenser og politiattester?
Ansattkortet bærer kvalifikasjoner og utløpsdatoer ved siden av personen, så de er synlige mens vaktplanen lages. Systemet holder datoene, klubben tar avgjørelsen.
Rekker gratisplanen for en klubb med ti på laget?
Ja. Inntil 10 personer er gratis uten tidsgrense, med vaktplan, den enkle stemplingen, mobilappen og rapportene. Betalte moduler legges til fra 0,50 dollar per ansatt i måneden, med prøveperiode på inntil 60 dager.
Samle sesongplanen i én vaktplan
Gratis for inntil 10 personer, med økter og åpningsvakter i samme uke og timer ført fra telefonen.