Aptiekas darba grafiku programma: maiņas un aizvietošana

Aptieka nevar atvērties ar iztrūkumu. Tirdzniecības zāle spēj izturēt klusu rītu un smagu pēcpusdienu, bet nespēj izturēt trūkstošu farmaceitu, un viss grafikā izriet no šī viena ierobežojuma. Aptiekas darba grafiku programma pastāv tāpēc, lai segumu varētu pierādīt iepriekš, nevis apstiprināt pa tālruni tajā rītā, kad tas ir svarīgi.

Darbs ir mānīgi sīkumains. Nepilna laika līgumi, fiksēti nedēļas modeļi, sestdienu rotācijas, svētku dienas, mācību atvaļinājumi, rezervēti aizvietotāji un tīkls, kas dala cilvēkus starp filiālēm. Veidots ar roku, tas gulst uz viena vadītāja pleciem un apēd pa pēcpusdienai nedēļā. Uzbūvēts vienreiz kā veidne un izmantots atkārtoti, tas prasa minūtes.

Kas aptiekas grafiku programmai jāizdara pareizi

Četras lietas paveic lielāko daļu darba. Garantēt, ka katrai darba stundai ir segums, ko prasa likums. Ātri izveidot nedēļu vai mēnesi un labot to, nepārzīmējot režģi. Nogādāt aktuālo versiju katrā tālrunī, jo aptiekas darbinieki ir zālē, nevis pie galda. Un fiksēt to, kas patiešām nostrādāts, jo apmaksātās stundas, pārtraukumi un kavējumi ir tie skaitļi, par kuriem rodas strīdi.

Viss pārējais ir otršķirīgs. Aptiekas grafiku rīks, kas nosedz šos četrus punktus, pārspēj garāku funkciju sarakstu, un tieši tā atšķiras grafiks, kuram komanda uzticas, no izdrukas, kas trešdienā jau vairs nav patiesa.

Aptiekas nedēļa tiek salikta no dažām atkārtojošām daļām:

• Pamata darba laiks, kurā telpās visu laiku atrodas atbildīgais farmaceits
• Farmaceita asistentu un tirdzniecības zāles darbinieku maiņas, kas pielāgojas noslogotākajai dienas daļai
• Sestdienu un svētku dienu rotācija, godīgi sadalīta visā komandā
• Pastiprinājums un aizvietošana, kas plānota ap atvaļinājumiem, mācībām un prombūtni

Tiklīdz šīs daļas atrodas vienā režģī, nevis četrās vietās, grafiks pārstāj būt atmiņas vingrinājums. Lielākā daļa no tā, ko dara aptiekas maiņu plānošanas lietotne, ir šī režģa uzturēšana godīgā stāvoklī.

Farmaceita segums un noteikumi, kas nedrīkst slīdēt

Segums nav cilvēku skaita jautājums. Maiņa ar trim cilvēkiem, kurā neviens nav kvalificēts būt par atbildīgo farmaceitu, nav segta maiņa, lai cik pilna izskatītos kolonna. Amati un piekļuves līmeņi glabājas komandas sarakstā, un lomas ir redzamas blakus vārdiem grafikā, tāpēc segums tiek pārbaudīts pēc kvalifikācijas, nevis pēc aizpildīto rindu skaita.

Plānošana uz veselu mēnesi padara risku redzamu agri. Dienas, kurām neviens nav norīkots, parādās kā atvērtas maiņas ar vēl vajadzīgajām stundām, svētki ir atzīmēti režģī, un robs nākamā mēneša trešajā nedēļā tiek aizpildīts, kamēr aizpildīšana vēl ir lēta. Tas ir praktiskais arguments par labu tiešsaistes aptiekas grafiku programmai salīdzinājumā ar lapu, kas piesprausta aizmugures telpā.

Asistenti, tirdzniecības zāles darbinieki un lomas maiņā

Aptieka nav viena komanda. Farmaceiti, farmaceita asistenti, tirdzniecības zāles darbinieki un piegādes darbinieki strādā pēc dažādiem modeļiem, ar dažādām līgumā noteiktām stundām un dažādām stundas izmaksām. Personāla grafiku programmatūrai aptiekām tie ir jānošķir un tomēr jāparāda visa filiāle vienā ekrānā.

Amats tiek glabāts pie katra cilvēka kopā ar kontaktiem, laika joslu un piekļuves līmeni, tāpēc vadītājs redz, kuru kur var likt, pirms maiņa ir izveidota. Jaunie darbinieki tiek pievienoti vai importēti sarakstā un uzaicināti pa e-pastu, un uzaicinājuma statuss ir redzams, līdz tas tiek pieņemts. Neviens neparādās nākamās nedēļas grafikā kā vārds, ko puse komandas neatpazīst.

Nedēļas nogales, svētku dienas un aizvietošana

Nedēļas nogaļu un svētku dežūras darbinieki pamana visspilgtāk, tāpēc taisnīgums nozīmē tikpat daudz, cik segums. Rotācija mēneša skatā rāda visas komandas modeli uzreiz, kas padara nevienmērīgu virkni acīmredzamu, pirms kādam par to jārunā.

Pēkšņa prombūtne darbojas pretēji. Segums, kas atbrīvots kā atvērta maiņa, ir redzams visiem vienā mirklī, nevis ceļo pa zvanu sarakstu, un pastāvīgs aizvietotājs, kas pievienots sarakstam, tiek plānots kā jebkurš cits komandas loceklis. Aptiekas grafiku sistēma neizslēdz zvanu, bet izslēdz lielāko daļu no tiem.

Grafiki aptieku tīklā

Vairākas vietas ir tā robeža, kur izklājlapa beidzot salūzt. Divas filiāles ar iztrūkumu un viena ar pārpalikumu tajā pašā sestdienā ir problēma, ko neviens neredz, kad katrs grafiks dzīvo savā failā. Projekti un filtri ļauj grupai veidot katru filiāli atsevišķi un tomēr pārskatīt segumu visā tīklā, un veidne, kas darbojas vienā vietā, tiek izmantota nākamajā, nevis būvēta no tukša režģa.

Centrālais birojs iegūst arī to, ko izklājlapu mape nekad nedod: vienu vietu, kur katras filiāles grafiks ir aktuāls. Segumu, kas atbrīvots vienā vietā, var piedāvāt apmācītiem darbiniekiem kaimiņu filiālē, un tas pārvērš atsevišķu grafiku kopumu par vienotu cilvēku rezervi.

Tīkli, kas nodrošina personālu arī slimnīcai vai klīniskai vietai, saskaras ar tādu pašu plānošanas formu kā mūsu medicīnas personāla grafiku klienti, kuriem obligātais segums un kopīgi darbinieki vairākās vietās nosaka visu risinājuma uzbūvi.

Kur beidzas zāļu izsniegšanas sistēmas un sākas grafiks

Meklēšanas rezultātos sajaucas divi ļoti atšķirīgi produkti, tāpēc ir vērts pateikt tieši. Aptieku vadības programmatūra vada zāļu izsniegšanas pusi un klīniskās sistēmas ap to, un Shifton neko no tā nedara. Shifton ir personāla slānis tai blakus: kurš ir grafikā, kurš ir kvalificēts šai maiņai, kurš ir reģistrējis ierašanos, cik stundu ir nostrādāts un cik no tām ir virsstundas.

Gandrīz katra aptieka izmanto abus, un dalījums ir skaidrs. Zāļu izsniegšanas platforma vada profesionālo darba plūsmu. Aptiekas personāla grafiku lietotne vada grafiku un darba laika uzskaites tabeli. Grupas, kurām vajadzīga tikai otrā puse, parasti atklāj, ka tā aizstāj daudz vairāk manuāla darba, nekā gaidīts.

Nostrādātās stundas, pārtraukumi un kavējumi vienā atskaitē

Darbinieki reģistrē ierašanos un aiziešanu mobilajā lietotnē, tāpēc katra maiņa glabā faktisko sākumu, beigas un pārtraukumu blakus tam, kas bija plānots. Darba stundu atskaite pēc tam izklāj periodu katram cilvēkam un katrai filiālei: maiņas sākums un beigas, maiņas ilgums, pārtraukuma ilgums, kavētās stundas, agrā aiziešana, prombūtne, nostrādātās stundas, virsstundas un maiņu skaits.

No tā izriet divas lietas. Algu aprēķins saņem eksportu, nevis sarunu, un apstrīdēta stunda tiek atrisināta minūtē, jo pulksteņa ieraksts ir piesaistīts tieši tai maiņai, kurai tas pieder. Aptiekas darba laika uzskaites programmatūru ir vērts lietot tikai tad, ja rezultāts iztur šo pārbaudi, un tieši ap to ir veidots darba laika pulkstenis. QuickBooks, Zapier, Intercom un Usedesk tiek pieslēgti integrāciju ekrānā, kad skaitļiem jānonāk citur.

Kā izvēlēties aptiekas grafiku sistēmu, ko komanda tiešām lietos

Ieviešanu izlemj darbinieki, nevis pircējs. Ja grafiks lietotnē katru reizi ir īstais grafiks, cilvēki pārstāj zvanīt uz filiāli, lai pārliecinātos, vai sestdiena ir mainījusies. Tas nozīmē izmaiņas, kas publicētas visiem uzreiz, pieejamības un atvaļinājumu pieteikumus, kas apstrādāti tajā pašā vietā, kur grafiks, un fiksētas stundas, kas sakrīt ar nostrādāto.

Pārbaudiet to tā, kā to lietosiet. Izveidojiet veselu mēnesi ar sestdienu rotāciju un nomēriet laiku. Atbrīvojiet vienu atvērtu maiņu un paskatieties, cik ātri pienāk paziņojums. Izvelciet stundu atskaiti par nedēļu, kurā bija kavējums, un pārbaudiet, vai tas iznāk atdalīts no parastā laika.

Līdz 10 komandas dalībniekiem Shifton ir bez maksas bez laika ierobežojuma, kas pilnībā nosedz lielāko daļu neatkarīgo aptieku. Grupas un lielākas filiāles pāriet uz maksas plāniem, ko aprēķina par darbinieku mēnesī, un ģeolokācija un darba vieta ir pieejamas kā maksas modulis. Mērķis abos gadījumos paliek tas pats: katra darba stunda segta ar īsto cilvēku un stundu skaitlis, par kuru nevienam nav jāstrīdas.