Pastatų priežiūros grafikų programa objektų komandoms

Prižiūrimas pastatas vertas tiek, kiek verti jame stovintys žmonės. Kažkas atrakina duris, kažkas budi registratūroje, kažkas apeina techninę patalpą, kažkas pasiekiamas, kai vidurnaktį prakiūra stovas. Padauginkite tai iš viso pastatų portfelio, ir sunkiausia tampa nebe pats darbas, o žinojimas, kas ir kuriame objekte šiandien dirba. Pastatų priežiūros grafikų sudarymo programa tai paverčia iš atskirų susitarimų rinkinio vienu grafiku.

Dauguma komandų pradeda nuo atskiros skaičiuoklės kiekvienam pastatui. Ji laikosi iki pirmos ligos dienos, pirmo atostogų sutapimo ir pirmo savaitgalio, kuriam prireikė ne vieno, o dviejų inžinierių. Po to portfelį valdantis žmogus daugiau laiko praleidžia perbraižydamas grafikus nei tikrindamas objektus.

Ką turi mokėti pastatų priežiūros grafikų programa

Keturi darbai svarbesni už visa kita. Greitai sudaryti savaitės grafiką keliems pastatams ir jį keisti nieko nebraižant iš naujo. Teisingai rotuoti budėjimą ir darbą ne darbo valandomis visoje komandoje. Pateikti aktualų grafiką kiekviename telefone, nes objektų darbuotojai būna koridoriuose ir techninėse patalpose, o ne prie stalo. Ir fiksuoti, kas iš tikrųjų buvo dirbta, nes apmokamos valandos, pertraukos ir vėlavimai yra tie skaičiai, dėl kurių kyla ginčų.

Nekilnojamojo turto valdymo grafikų programėlė, kuri atlieka šiuos keturis darbus, verta daugiau nei ilgesnis funkcijų sąrašas. Ji taip pat skiria pastato priežiūros darbuotoją, kuris pasitikrina telefone, nuo to, kuris kas sekmadienio vakarą skambina į biurą.

Portfelio savaitė sudėliojama iš kelių pasikartojančių dalių:

• Nuolatinė dieninė priežiūra registratūrai, valymui ir objekto technikai
• Naktinės ir savaitgalio apsaugos pamainos, einančios per vidurnaktį
• Planiniai apėjimai ir pasikartojantys patikrinimai, kurie kartojasi kas savaitę
• Budėjimas, rotuojamas tarp inžinierių, galinčių atvykti per trumpą laiką

Kai šios keturios dalys atsiduria tame pačiame tinklelyje, o ne keturiuose atskiruose failuose, grafikas nustoja priklausyti nuo kieno nors atminties.

Prižiūrėtojai, valytojai ir apsauga viename grafike

Portfelyje dirba kelios specialybės, kurios retai persidengia. Valymo komandos pradeda prieš atsidarant pastatui, apsauga dirba naktimis, inžinieriai atlieka dieninius apėjimus, o registratūra dengia valandas tarp jų. Kiekviena turi savo ritmą, savo kainą ir savo supratimą apie įprastą dieną.

Laikant visus viename tinklelyje, o pastatus atskyrus kaip projektus, vadovas gali planuoti vieną objektą atskirai ir vis tiek matyti, ar padengtas visas portfelis. Siaurinimą atlieka filtrai. Pastatų personalo grafikų sistema, kuri nemoka atskirti objektų, per mėnesį viską vėl suveda į vieną neįskaitomą lentelę.

Nuo priežiūros grafiko šablono iki paskelbto tvarkaraščio

Pasikartojanti priežiūra yra nuspėjamoji darbo pusė, todėl tiek komandų pradeda nuo pastatų priežiūros grafiko šablono. Šablonas yra gera pradžia ir prasta darbo sistema: jis pasako, kas turėtų vykti įprastą savaitę, ir nieko nepasako apie tai, kas nedirba, kas pavaduoja arba kas pasikeitė antradienį.

Išsaugoti grafikų šablonai šią spragą uždaro. Pasiteisinusi pastato savaitė ne braižoma iš naujo, o panaudojama pakartotinai ir prieš paskelbimą pakoreguojama pagal šventes ir neatvykimus. Planas lieka pakartojamas, o išimtys lieka matomos, o ne vieno vadovo galvoje.

Budėjimas ir darbas ne darbo valandomis visame portfelyje

Darbas ne darbo valandomis yra ta vieta, kur susiduria teisingumas ir padengimas. Jis turi rotuotis tolygiai, žmonėms reikia savaitėmis iš anksto žinoti, kurios naktys jų, o pasikeitimai turi būti užfiksuoti kur nors kitur nei grupės pokalbyje.

Suplanuotas kaip pamainos tame pačiame kalendoriuje kaip ir dieninis darbas, budėjimas tampa tuo, ką galima patikrinti. Naktys, kurių niekas nepaėmė, lieka atvirų pamainų eilutėje ir pasiekia visą komandą iš karto, užuot keliavusios skambučių sąrašu. Pavadavimas dėl vėlyvos pabaigos ar ankstyvos pradžios pridedamas į tą patį tinklelį, ir visi mato pakeitimą vos jį paskelbus. Būtent to sunkią naktį ir prašoma iš personalo valdymo programos nekilnojamojo turto komandoms.

Atostogos traukia ta pačia kryptimi. Programėle pateiktas atostogų prašymas matomas šalia grafiko, todėl tas, kas planuoja rugpjūtį, mato, kas jau išvykęs, dar prieš įsipareigodamas pastatui dėl nepertraukiamo padengimo.

Pareigos, prieigos lygiai ir sąrašas, kurį mato centrinis biuras

Grafikas patikimas tiek, kiek patikimas už jo esantis sąrašas. Kiekvienas žmogus turi pareigas, prieigos lygį, telefono numerį, el. pašto adresą ir laiko juostą, todėl vadovas dar prieš kurdamas pamainą žino, ką į ją galima įrašyti. Rangovai ir sezoniniai darbuotojai pridedami po vieną arba importuojami iš karto, pakviečiami el. paštu, o jų paskyros būsena matoma tol, kol kvietimas priimamas.

Prieigos lygiai tampa svarbūs, kai portfelis auga. Objekto vadovui reikia sudaryti ir paskelbti savo pastato grafiką. Centriniam biurui reikia matyti visus. Tai nustatoma kiekvienam žmogui atskirai, o ne perduodant failą iš rankų į rankas, ir būtent dėl to pastatų priežiūros grafikų įrankis lieka naudojamas prie dvidešimties pastatų, o ne prie dviejų.

Pertraukos, pasikeitimai ir pamaina, kuri keičiasi tą pačią dieną

Planai juda. Pertrauka daroma vėliau nei numatyta, nes vėlavo lifto inžinierius, naktinė apsaugos pamaina nuo 19:00 iki 02:00 perduodama kitam, rytinė valytoja pradeda anksčiau. Kiekvienas iš šių dalykų redaguojamas dienos rodinyje, o planuota pradžia ir pabaiga fiksuojamos šalia faktinio laiko, todėl įrašas atspindi įvykusią, o ne užrašytą pamainą.

Pasikeitimai tvarkomi toje pačioje vietoje. Prie pamainos galima prisegti ir užduotis, taip apėjimas ar pasikartojantis patikrinimas keliauja kartu su jį atliekančiu žmogumi, o mūsų užduočių valdymo įrankiai šią pusę aprašo išsamiau.

Kur baigiasi turto valdymo platformos ir prasideda personalo grafikas

Paieškos rezultatai maišo du produktus, kurie beveik neturi nieko bendra, todėl verta pasakyti tiesiai. Komercinio nekilnojamojo turto valdymo programinė įranga tvarko nuomos sutartis, nuomos mokesčius ir finansinę portfelio pusę, ją perka kitas įmonės padalinys, ir Shifton nieko iš to nedaro. Shifton yra personalo sluoksnis: kas kuriame pastate įrašytas į grafiką, kas budi, kas atžymėjo atvykimą, kiek valandų išdirbta ir kiek jų buvo viršvalandžiai.

Beveik kiekviena valdymo įmonė naudoja abu, ir riba aiški. Portfelio platformai priklauso pastatai ir pinigai. Nekilnojamojo turto valdytojo grafikų programėlei priklauso žmonės ir valandos. Komandos, kurios tvarko ir mišrius objektus, tą pačią logiką ras mūsų objektų valdymo puslapyje.

Kaip pasirinkti grafikų sistemą, kurią objektų komandos tikrai naudos

Įsisavinimą lemia darbuotojai, o ne pirkėjas. Jei grafikas programėlėje kaskart yra tikrasis grafikas, žmonės nustoja skambinti į biurą dėl savaitgalio. Tam reikia, kad pakeitimai būtų paskelbiami visiems iš karto, kad prieinamumo ir atostogų prašymai būtų tvarkomi ten pat, kur ir grafikas, o užfiksuotos valandos atitiktų tai, kas dirbta.

Padeda, kai programa dera su tuo, kas jau naudojama. Usedesk, Zapier, Intercom ir QuickBooks prijungiami integracijų ekrane, todėl valandos ir būsenų pakeitimai keliauja toliau, o ne lieka vienoje sistemoje.

Iki 10 komandos narių Shifton yra nemokamas ir be laiko apribojimo, o to pakanka mažai valdymo įmonei arba vienam dideliam pastatui. Didesni portfeliai pereina prie mokamų planų, apmokestinamų už darbuotoją per mėnesį, o geolokacija ir darbo vieta prieinamos kaip mokamas modulis. Tikslas nesikeičia augant: kiekvienas pastatas padengtas, kiekviena naktis ne darbo valandomis turi savo šeimininką, o valandų skaičius toks, dėl kurio niekam nereikia ginčytis.