Profesinių paslaugų darbo grafikų programa klientų darbams

Profesinių paslaugų įmonėje vienintelės tikros atsargos yra laikas. Konsultantai, buhalteriai, inžinieriai ir architektai parduoda valandas, o kiekviena neužfiksuota, niekam nepriskirta ar į sąskaitą nepatekusi valanda dingsta visam laikui. Todėl profesinių paslaugų darbo grafikų programa čia svarbesnė nei daugelyje kitų sričių: grafikas yra ne administracinis patogumas, o visos savaitės įmonės pajėgumo planas.

Krūvis taip pat netolygus. Darbai ateina bangomis apie ataskaitų terminus, projektų etapus ir metų pabaigą, o paskui nuslūgsta. Vieną savaitę dvylikos žmonių komandai trūksta keturių, o po šešių savaičių pusė jų sėdi be užsakymų. Abi būsenos kainuoja pinigus, ir abi lieka nematomos, kol kas nors nepamato visos savaitės viename ekrane.

Ką turi daryti profesinių paslaugų grafikų programa

Didžiąją vertės dalį neša keturios galimybės. Greitai priskirti žmones kliento užsakymams ir pakeisti tą priskyrimą neperbraižant visos savaitės. Rodyti kiekvieno darbuotojo valandų sumas, kol grafiką dar galima redaguoti, kad įtemptas laikotarpis tyliai nevirstų perdegimu ir viršvalandžiais. Paskelbti visiems iš karto, nes pusė komandos yra pas klientą. Ir fiksuoti faktiškai dirbtas valandas kiekvienam žmogui ir kiekvienam projektui tokiu pavidalu, kokį gali panaudoti finansų skyrius.

Visa kita yra skonio reikalas. Profesinių paslaugų grafikų sistema, kuri gerai atlieka šiuos keturis dalykus, įmonei duoda daugiau nei ilgas funkcijų sąrašas, skirtas problemoms, kurių ji neturi.

Valandos klientui: užfiksuotos, o ne prisimintos

Dauguma įmonių vis dar atkuria savaitę penktadienio popietę iš atminties ir kalendoriaus. Rezultatas yra profesinių paslaugų laiko apskaitos žiniaraštis, kuris yra maždaug teisingas, sistemingai sumažintas ir neapginamas, jei klientas jo paklausia.

Planavimas pagal projektus keičia pradinį tašką. Darbas rezervuojamas užsakymui, žmonės pažymi darbo pradžią ir pabaigą mobiliojoje programėlėje arba naršyklėje, o valandų ataskaita ateina suskaidyta pagal darbuotoją ir projektą, atskiriant dirbtas valandas nuo viršvalandžių. Gaunate įrašą apie tai, kur nuėjo laikas, o ne rekonstrukciją. Įmonės, ieškančios profesinių paslaugų laiko apskaitos programos, paprastai bando uždaryti būtent šį atotrūkį tarp to, kas įvyko, ir to, kas buvo užrašyta.

Kad įrašu būtų galima pasitikėti, turi sutapti trys dalykai:

• Grafikas ir laiko žymėjimas yra toje pačioje sistemoje, todėl planuotas ir faktines valandas galima palyginti
• Kiekvienas blokas turi projektą, todėl valandos priskiriamos tą pačią akimirką, kai užfiksuojamos
• Ataskaitos eksportuojamos tokiu pavidalu, kurį finansų skyrius atpažįsta, ir nieko nereikia perrašinėti

Praleiskite bent vieną iš jų ir vėl grįšite prie rekonstrukcijos. Būtent tuo praktiškai skiriasi buhalterinės įmonės laiko apskaitos programa nuo bendros skaičiuoklės su žmonių inicialais šone.

Piko sezonas ir jo atnešami viršvalandžiai

Kiekviena įmonė turi laikotarpį, kai planas nustoja būti derinamas. Metų uždarymas, ataskaitos terminas, paleidžiamas projektas. Valandos auga, savaitgaliai išnaudojami, o rizika pasislenka nuo prastovų prie žmonių, kurie tyliai save išsekina.

Priemonė nuo to yra matomumas, kol savaitę dar galima redaguoti. Kiekvieno žmogaus riba stovi šalia jau priskirtų valandų, todėl perkrauta savaitė matoma dar prieš paskelbimą, o ne po atlyginimų skaičiavimo. Ilgesnės pamainos, vakaro blokai ir savaitgalio darbas dedami į tą patį tinklelį kaip įprastos dienos, o šalia rodomos pareigos, kad jaunesnysis specialistas niekada neliktų vienas su terminine pamaina. Buhalterinės įmonės grafikų programa laimi arba pralaimi pagal tai, kaip ji susitvarko su tomis aštuoniomis metų savaitėmis.

Laisvi žmonės: kas bus laisvas kitą savaitę

Priešinga problema kainuoja lygiai tiek pat. Vyresnysis konsultantas su tuščia savaite yra kaštas, kurį įmonė padengia visą, ir niekas to nepastebi, kol mėnuo neužsidaro. Kai visa komanda matoma viename tinklelyje, pasiekiamumas tampa aiškus: kas užimtas, kas užimtas puse etato ir kurios dienos laisvos.

Pasiekiamumo žymėjimai ir atostogų prašymai ateina iš pačios komandos, todėl kitą mėnesį planuojantis žmogus remiasi tuo, ką jam iš tikrųjų pasakė, o ne mintimi galvoje. Niekam nepriskirtas darbas lieka atviroje eilutėje, o ne pradingsta, todėl klausimai apie pajėgumą užduodami dar tada, kai į juos galima atsakyti. Konsultacijų įmonės laiko apskaitos programa dažniausiai perkama dėl sąskaitų klausimų, bet pirmas dalykas, kurį ji pakeičia, paprastesnis: sąžiningas vaizdas, kas turi vietos kitą savaitę. Architektūros ir inžinerijos biurai gyvena tuo pačiu ritmu, o mūsų architektų grafikų programos puslapis aprašo studijos variantą.

Atostogos įmonėje, kuri gyvena terminais

Atostogos profesinėse paslaugose niekada nėra paprastos. Prašymai susigrūda ties ramesniais laikotarpiais, atšaukiami, kai klientas perkelia datą, ir juos reikia sutikrinti su tuo, kas iš tos pačios komandos jau išvykęs. Tvarkomi paštu, jie virsta privačiu partnerio sąrašu.

Laikomas toje pačioje sistemoje kaip grafikas, prašymas pateikiamas programėlėje, vadovas jį patvirtina arba atmeta, ir jis iš karto atsispindi grafike. Atostogų likučio ir atostogų ataskaitos rodo, kiek panaudota ir kiek liko kiekvienam žmogui, o tai panaikina didžiąją dalį kasmetinių ginčų dėl perkeltų dienų.

Laiko apskaita, kurią finansų skyrius tikrai panaudos

Mėnesio pabaigos perdavimas yra ta vieta, kur planavimas arba atsiperka, arba ne. Darbo valandų ataskaitos suskaido laikotarpį į dirbtas valandas, viršvalandžius, pertraukas, vėlavimus ir neatvykimus kiekvienam žmogui ir projektui. Įkainių ataskaitos atskiria bazines valandas nuo padidinto tarifo. Abi eksportuojamos, todėl finansų komanda gauna failą, o ne pusiau prisimintus atsakymus.

QuickBooks integracija perduoda buhalterinius duomenis, o Zapier sujungia Shifton su kitomis sistemomis, kurias įmonė jau naudoja. Jei ataskaitos jums svarbiausios, ataskaitų funkcijos puslapyje aprašyta, ką apima kiekviena jų.

Kur baigiasi įmonių valdymo paketai ir prasideda grafikai

Šią ribą verta įvardyti tiesiai. Profesinių paslaugų valdymo programos, buhalterinių įmonių valdymo sistemos ir konsultacijų paketai sukurti aplink komercinį ciklą: pardavimų srautą, sąskaitas, užsakymų finansus. Tai nėra grafikų įrankiai, ir dauguma jų laiko įvedimą laiko formalumu.

Shifton sąmoningai yra kita pusė. Jis planuoja, kas kada dirba, perkelia tą planą į telefonus, fiksuoja atvykimą ir perduoda tvarkingas valandas pagal darbuotoją ir projektą. Jis neišrašo sąskaitos ir nieko neprognozuoja. Įmonės, norinčios apmokamų valandų skaičiaus, už kurio gali stovėti, dažniausiai pastebi, kad trūko būtent fiksavimo sluoksnio, o ne dar vienos suvestinės.

Kaip pasirinkti sistemą, kurią komanda tikrai naudos

Išbandykite ją taip, kaip naudos įmonė. Suplanuokite savaitę kliento darbų ir pasimatuokite laiką. Pakeiskite priskyrimą ir pažiūrėkite, kaip greitai apie tai sužino susiję žmonės. Paprašykite žmogaus pas klientą pažymėti darbo pradžią telefonu. Susigeneruokite valandų ataskaitą vienam projektui ir patikrinkite, ar ji atitinka tai, ko tikėjotės.

Iki 10 žmonių Shifton nemokamas planas atlieka visą darbą be laiko apribojimo, o tai visiškai tinka mažai praktikai. Įmonei augant, mokami planai apmokestinami už darbuotoją per mėnesį ir prideda gilesnes ataskaitas bei valdymo priemones, o geolokacija ir darbo vieta pasiekiamos kaip mokamas modulis. Tikslas išlieka tas pats bet kokio dydžio įmonėje: savaitė, atspindinti tikrąjį pajėgumą, piko sezonas, per kurį niekas neperdega, ir valandų skaičius, kuris atlaiko kliento klausimą.