Darbo laiko apskaitos programa frilanseriams ir rangovams

Frilanserio pajamos matuojamos valandomis, o valandos yra lengviausiai pasimetantis dalykas versle. Darbas, užtrukęs dviem valandomis ilgiau nei planuota, pokalbis, nepatekęs į jokį žiniaraštį, mėnuo, atkurtas iš atminties paskutinį sekmadienį prieš sąskaitas. Darbo laiko apskaitos programa frilanseriams tam ir skirta, kad užpildytų šią spragą, nes kiekviena neužfiksuota valanda yra arba neapmokėti pinigai, arba klaidingas kitos sutarties įkainis.

Ši problema būdinga būtent savarankiškam darbui. Nėra vadovo, stebinčio laikrodį, ir nėra buhalterijos, kuri pagautų klaidas, todėl tikslumas priklauso tik nuo jūsų pačių. Darbas ateina netolygiais blokais iš kelių klientų vienu metu. O tas pats žmogus, kuris dirba, tvarko ir administracinius reikalus, dažniausiai tuo savaitės metu, kai to nori mažiausiai.

Ką frilanseriui skirta darbo laiko apskaita privalo daryti gerai

Reikalavimai siauresni, nei siūlo įmonėms skirti įrankiai. Laiko fiksavimas turi trukti sekundes, kitaip antrą savaitę jis tiesiog nutrūks. Kiekviena valanda turi nešti su savimi klientą ar projektą, nes nepažymėto laiko vėliau beveik neįmanoma paskirstyti. Sumos turi susidėti tokia forma, kurią galima parodyti klientui ar buhalteriui. Ir įrankis turi rodyti, kas jau prisiimta, dar prieš sutinkant su nauju užsakymu.

Visa kita neprivaloma. Frilanserio laiko apskaitos programėlė, kuri gerai atlieka šiuos keturis dalykus, pranoksta sunkiasvorę sistemą, kurios ataskaitų niekada neatidarysite.

Apmokamos valandos ir skirtumas tarp plano bei realybės

Brangiausias skaičius frilanso versle yra skirtumas tarp valandų, kurias įkainojote, ir valandų, kurias išleidote. Kol laikas gyvena galvoje, jis lieka nematomas ir kartojasi kiekviename panašiame darbe, kurio imatės vėliau.

Užfiksuotos pradžios ir pabaigos šį skirtumą padaro akivaizdų. Darbo valandų ataskaitoje planuota trukmė, realiai dirbtos valandos ir viršvalandžiai laikomi atskirose skiltyse, todėl nuolat užsitęsiantis darbas nustoja būti miglota nuojauta ir tampa argumentu kainai pakelti. Frilanserio darbo laiko apskaitos programa, kuri tik sudeda savaitės sumą neatskirdama įprastų valandų nuo viršvalandžių, paslepia būtent tai, ką reikėjo pamatyti. Tinkamas darbo laiko fiksavimas yra ne tik sąskaitų, bet ir kainodaros įrankis.

Keli klientai, keli projektai, viena savaitė

Savarankiškas darbas retai ateina po vieną projektą. Du ar trys vyksta lygiagrečiai, kiekvienas su savo terminu, o tikrasis įgūdis yra žinoti, kiek savaitės jau parduota, prieš sutinkant su nauja užduotimi.

Projektai Shifton sistemoje yra savarankiškas objektas, todėl kiekvienas laiko blokas priskiriamas vienam iš jų, o grafiką galima susiaurinti iki vieno kliento. Vienas filtras iškart atsako į du klausimus: kiek šis klientas gavo šį mėnesį ir kiek savaitės liko visiems kitiems. Frilanserių grafikų sudarymo programa, kuri visas valandas laiko viena nediferencijuota krūva, neatsakys nė į vieną. Nepriklausomų rangovų grafikų programa naudinga tik tada, kai priskyrimas klientui išlieka iki pat ataskaitos.

Tas pats žymėjimas atsiperka, kai klientas po pusmečio grįžta ir klausia, kas iš tikrųjų buvo padaryta. Pasirenkate projektą, nustatote datas, ir atsakymas yra lentelė, o ne kasinėjimasis po senus failus. Frilanserio grafikų programėlė, kuri laiko projektus ir valandas susietus, nuveikia jums daugiau nei kalendorius, kurį ji pakeitė.

Kodėl žiniaraščio programėlė pranoksta skaičiuoklę

Beveik kiekvienas savarankiškai dirbantis pradeda nuo skaičiuoklės, ir vienam klientui ji veikia. Ji subyra nuo apimties. Eilutės užpildomos iš atminties po kelių dienų. Viršvalandžiai skaičiuojami ranka arba iš viso neskaičiuojami. Du įrenginiai pagamina dvi versijas. O failas nieko nepasakys apie kitą savaitę, tik apie praėjusią.

Frilanserio žiniaraščio programa tai išsprendžia fiksuodama laiką tada, kai jis vyksta, o ne tada, kai jį prisimenate. Pradžia ir pabaiga įrašomos prie pamainos. Pertraukos nuskaičiuojamos automatiškai. Mėnuo užsidaro pats, o eksportas paruoštas tada, kai esate pasiruošę. Kas vis dar dirba su frilanserio žiniaraščio šablonu, atlieka tą patį darbą per daugiau žingsnių ir mažiau tiksliai.

Planavimas mėnesiui į priekį, o ne savaitei

Didžioji dalis frilanserio streso yra pajėgumo stresas, kylantis iš planavimo septynių dienų langais. Savaitė atrodo puikiai lygiai tol, kol trys terminai sukrenta į tas pačias dvi savaites.

Mėnesio rodinys rodo prisiimtas valandas kiekvienam žmogui diena po dienos su bendra mėnesio suma, todėl pajėgumas virsta aritmetika. Įtemptos savaitės matomos, kol dar galima kai ką perkelti. Ramios savaitės matomos pakankamai anksti, kad jas užpildytumėte. Frilanserio planavimo programa, kuri rodo tik septynias dienas į priekį, palieka jus nuolatinėje reakcijos būsenoje, o būtent tokios būsenos priimami per pigūs darbai.

Kai vienas frilanseris tampa maža komanda

Perėjimas nuo darbo vienam prie mažos komandos yra ta vieta, kur neformali apskaita visiškai griūva. Subrangovai siunčia valandas skirtingais formatais ir skirtingu metu, o kažkas turi jas suderinti, kol dar nieko negalima pateikti sąskaitoje. Kai kliento darbus dalijasi keli žmonės, ta pati aritmetika taikoma ir marketingo komandų grafikų planavimui, kur valandos lieka priskirtos konkrečiam klientui.

Kai visi dirba vienoje paskyroje, derinimo nebelieka. Kiekvienas fiksuoja laiką tiems patiems projektams, valandos ir viršvalandžiai patenka į tą pačią ataskaitą, o kliento sumos susidaro viena lentele, o ne keturiais priedais. Nepriklausomų rangovų planavimo programa čia svarbiausia, nes būtent šiuo momentu koordinavimo sąnaudos pradeda ėsti maržą, kurią turėjo pridėti papildomi žmonės. Tos pačios ataskaitos, kurios dengė jus vieną, dabar dengia visą grupę.

Įrašas, kuris išlieka ir po kelių mėnesių

Savarankiškas darbas kelia klausimų po fakto. Klientas suabejoja eilute sąskaitoje. Buhalteris prašo ketvirčio detalizacijos. Ginčytinam dalykui reikia daugiau nei prisiminimų. Žiniaraščio vertė yra ne tik sąskaitose, bet ir gebėjime pateikti pagrindinius duomenis dar ilgai po to, jų iš naujo nekonstruojant.

Shifton saugo kiekvienos pamainos žiniaraščio įrašus, todėl redaguotas įrašas turi istoriją, o ne tyliai perrašo pats save, o patvirtintų pamainų ataskaitos parodo, kas buvo sutarta ir kas realiai dirbta. Frilanserio žiniaraščio programa, sauganti tik galutinę sumą, palieka jus ginti skaičių, už kurio nieko nėra. Nepriklausomo rangovo laiko apskaitos programa, kuri išlaiko prisegtą projektą, datas, pertraukas ir redagavimo pėdsaką, tokį pokalbį paprastai užbaigia viena žinute.

Į ką atkreipti dėmesį renkantis laiko apskaitos programėlę

Vertinkite bet kurį įrankį pačiomis įtempčiausiomis dienomis, o ne tą dieną, kai jį įdiegėte. Užfiksuokite laiko bloką telefone tarp užduočių ir suskaičiuokite paspaudimus. Ištraukite praėjusio mėnesio vieno kliento valandas ir pažiūrėkite, kiek eksportą reikia taisyti. Patikrinkite, ar viršvalandžiai atskiriami be jūsų skaičiavimų. Įsitikinkite, kad atostogos ir nedarbo dienos yra to paties vaizdo dalis, nes pajėgumas, kurio nematote, yra pajėgumas, kurį parduosite du kartus.

Savarankiškai dirbančiajam skirta laiko apskaitos programėlė verta laikyti tik tada, jei ji atlaiko tikrai įtemptą savaitę. Tai kartu ir ta savaitė, kurią ji sutaupo daugiausiai.

Shifton nemokamas iki 10 žmonių be laiko apribojimo, o to pakanka vienam frilanseriui ir daugumai mažų rangovų komandų; įtrauktas grafikų sudarymas, bazinis laiko fiksavimas, mobilioji programėlė ir ataskaitos. Toliau kainos skaičiuojamos už žmogų per mėnesį, tik už įjungtus modulius. Rezultatas abiem atvejais tas pats: valandos, atspindinčios realų darbą, prie jų prisegti projektai ir ataskaita, paruošta tą akimirką, kai nusprendžiate išrašyti sąskaitą.