Beosztásszoftver professzionális szolgáltatóknak és ügyfélmunkához

Egy professzionális szolgáltatásokat nyújtó cégnél az egyetlen valódi készlet az idő. A tanácsadók, könyvelők, mérnökök és építészek órákat adnak el, és minden óra, amely rögzítetlen, kiosztatlan vagy kiszámlázatlan marad, végleg elveszik. Ezért számít itt a professzionális szolgáltatóknak szánt beosztásszoftver többet, mint a legtöbb ágazatban: a beosztás nem adminisztratív kényelem, hanem a cég teljes heti kapacitásának terve.

A terhelés ráadásul egyenetlen. A munka hullámokban érkezik a beadási határidők, a projektmérföldkövek és az évzárások körül, majd elapad. Az egyik héten egy tizenkét fős csapatból négy ember hiányzik; hat héttel később a felük lefoglalt munka nélkül ül. Mindkét állapot pénzbe kerül, és mindkettő láthatatlan marad addig, amíg valaki egyetlen képernyőn nem látja az egész hetet.

Mit kell tudnia a professzionális szolgáltatók beosztásszoftverének

Az érték nagyobb részét négy képesség hordozza. Gyorsan hozzárendelni embereket az ügyfélmegbízásokhoz, és úgy változtatni ezen a hozzárendelésen, hogy ne kelljen újrarajzolni a hetet. Megmutatni az egyéni óraösszegeket, amíg a beosztás még szerkeszthető, hogy egy sűrű időszak ne forduljon csendben kiégésbe és túlórába. Egyszerre közzétenni mindenkinek, mert a csapat fele ügyfélnél van. És rögzíteni a ténylegesen ledolgozott órákat személyenként és projektenként olyan formában, amelyet a pénzügy is fel tud használni.

Minden más ízlés kérdése. Az a beosztásrendszer, amely ezt a négyet jól kezeli, többet ad egy cégnek, mint egy hosszabb funkciólista, amely olyan gondokra céloz, amelyek nála nem is léteznek.

Ügyfelenkénti órák: rögzítve, nem emlékezetből

A legtöbb cég péntek délután, emlékezetből és a naptárból rakja össze a hetet. Az eredmény egy olyan munkaidő-kimutatás, amely nagyjából stimmel, rendszeresen alulmarad a valóságtól, és megvédhetetlen, ha az ügyfél rákérdez.

A projektre való tervezés megváltoztatja a kiindulópontot. A munka megbízáshoz kerül, a kollégák a mobilalkalmazásból vagy a böngészőből jelentkeznek be és ki, az órajelentés pedig személyre és projektre bontva jön ki, a ledolgozott órákat és a túlórákat külön mutatva. Amit kap, az annak rögzítése, hová ment az idő, nem pedig utólagos rekonstrukció. Azok a cégek, amelyek professzionális szolgáltatásokhoz keresnek munkaidő-nyilvántartó szoftvert, általában pontosan ezt a rést akarják bezárni a történtek és a leírtak között.

Három dolognak kell egybeesnie ahhoz, hogy a rögzítés hiteles legyen:

• A beosztás és az időrögzítés ugyanabban a rendszerben van, így a tervezett és a tényleges órák összevethetők
• Minden blokk visz magával egy projektet, így az órák a rögzítés pillanatában kapnak gazdát
• A jelentések olyan formában exportálódnak, amelyet a pénzügy felismer, és senkinek nem kell újragépelnie őket

Ha ezek közül egy kimarad, visszatér a rekonstrukció. Gyakorlatban ez a különbség egy könyvelőirodai munkaidő-nyilvántartó szoftver és egy megosztott táblázat között, amelynek a szélén a kollégák monogramja áll.

Csúcsszezon és a vele járó túlóra

Minden cégnél van olyan időszak, amikor a terv megszűnik alkuképesnek lenni. Évzárás, beadási határidő, élesedő projekt. Nőnek az órák, elfogynak a hétvégék, a kockázat pedig az üresjáratról azokra a kollégákra tolódik, akik csendben felőrlik magukat.

Erre az a védelem, ha a hét még szerkeszthető állapotában látható. Mindenki plafonja ott áll a már kiosztott órák mellett, így a túlterhelt hét nem a bérszámfejtés után, hanem a közzététel előtt derül ki. A hosszabbított lefedés, az esti blokkok és a hétvégi munka ugyanarra a rácsra kerül, mint a hétköznapok, a szerepkörök pedig látszanak, hogy junior kolléga soha ne maradjon egyedül egy határidős műszakon. A könyvelőirodai beosztásszoftver azon áll vagy bukik, mennyire jól kezeli az év azon nyolc hetét.

Lekötetlen kapacitás: ki ér rá jövő héten

A fordított gond ugyanannyiba kerül. Egy üres hetet néző tapasztalt tanácsadó olyan költség, amelyet a cég teljes egészében visel, és senki nem veszi észre, amíg a hónap le nem zárul. Ha az egész csapat egy rácson van, az elérhetőség olvashatóvá válik: ki van lekötve, ki félig, és mely napok szabadok.

Az elérhetőség és a szabadságkérelmek magától a csapattól érkeznek, így a következő hónapot tervező kolléga abból dolgozik, amit valóban mondtak neki, nem a fejében őrzött jegyzetből. A senkihez nem rendelt munka nem tűnik el, hanem nyitott sorban marad, vagyis a kapacitáskérdések akkor merülnek fel, amikor még van idő válaszolni rájuk. A tanácsadó cégeknek szánt munkaidő-nyilvántartó szoftvert általában számlázási viták rendezésére veszik, de az első, amin változtat, egyszerűbb ennél: őszinte kép arról, kinek van helye jövő héten. Az építész- és mérnökirodák ugyanezt a ritmust élik, és az építészeknek szóló beosztásszoftver oldalunk ennek a stúdióváltozatát mutatja be.

Szabadság egy határidőkre épülő cégnél

A szabadság a professzionális szolgáltatásokban sosem egyszerű. A kérelmek a csendesebb időszakok köré tömörülnek, lemondásra kerülnek, ha az ügyfél elmozdít egy dátumot, és össze kell vetni őket azzal, ki hiányzik már ugyanabból a csapatból. E-mailben intézve ez egy partner privát listájává válik.

Ha a beosztással azonos rendszerben tartják, a kérelem az alkalmazásból érkezik, a vezető jóváhagyja vagy elutasítja, és azonnal megjelenik a beosztásban. A szabadságegyenleg- és szabadságjelentések személyenként mutatják, mennyit vettek ki és mennyi maradt, ami az áthozott napokról szóló éves vita nagy részét megszünteti.

Munkaidő-kimutatás, amelyet a pénzügy tényleg használni tud

A hónap végi átadásnál dől el, hogy a beosztás megtérült-e. A munkaóra-jelentések ledolgozott órákra, túlórára, szünetekre, késésekre és hiányzásra bontják az időszakot minden személynél és projektnél. A bérszintjelentések elkülönítik az alapórákat a magasabb díjazású óráktól. Mindkettő exportálható, így a pénzügyi csapat fájlt kap, nem pedig félig felidézett válaszokat.

A QuickBooks integráció átadja a könyvelési adatokat, a Zapier pedig összeköti a Shiftont a cég többi már működő rendszerével. Ha a riportolás érdekli a leginkább, a jelentések funkcióoldal végigveszi, mit tartalmaz az egyes jelentések.

Hol érnek véget a cégszintű rendszerek, és hol kezdődik a beosztás

Ezt a határt érdemes kimondani. A professzionális szolgáltatások vezetői szoftverei, a könyvelőirodai ügyviteli rendszerek és a tanácsadói csomagok az üzleti ciklus köré épülnek: értékesítési csatorna, számlázás, megbízásszintű pénzügy. Ezek nem beosztási eszközök, és többségük formaságnak tekinti az időrögzítést.

A Shifton szándékosan a másik felét fedi le. Megtervezi, ki mikor dolgozik, kiviszi ezt a tervet a telefonokra, rögzíti a jelenlétet, és tiszta órákat ad át személyre és projektre bontva. Nem állít ki számlát, és nem készít előrejelzést. Azok a cégek, amelyek olyan számlázható óraszámot akarnak, amely mögé oda tudnak állni, általában rájönnek: a rögzítési réteg hiányzott, nem még egy vezérlőpult.

Olyan rendszer választása, amelyet a csapat használni is fog

Úgy tesztelje, ahogy a cég használni fogja. Foglaljon be egy hétnyi ügyfélmunkát, és mérje az időt. Változtasson meg egy hozzárendelést, és nézze meg, milyen gyorsan értesülnek róla az érintettek. Kérje meg valamelyik ügyfélnél dolgozó kollégát, hogy telefonról jelentkezzen be. Húzzon le egy órajelentést egyetlen projektre, és nézze meg, egyezik-e azzal, amire számított.

10 fő alatt a Shifton ingyenes csomagja időkorlát nélkül elvégzi az egész feladatot, ami egy kis irodának tökéletesen elég. Ahogy a cég nő, a fizetős csomagok munkavállalónként havi díjjal számlázódnak, és mélyebb riportolást és kontrollt adnak, a geolokáció és a munkahely pedig fizetős modulként érhető el. A cél minden méretben ugyanaz marad: olyan hét, amely a valós kapacitást tükrözi, olyan csúcsszezon, amelyben senki nem ég ki, és olyan óraszám, amely megáll, amikor az ügyfél rákérdez.