ניהול צוות מרוחק: שיבוץ ומעקב שעות

מה ניהול צוות מרוחק באמת כולל

הביטוי מכסה שני סוגי מוצר שונים לגמרי, ובלבול ביניהם עולה ביוקר. משפחה אחת מסתכלת על אנשים: צילומי מסך, ספירת הקשות, ציוני פעילות, שעוני חוסר פעילות. המשפחה השנייה מתאמת אנשים: מי עובד מתי, על מה הוא עובד וכמה שעות באמת היו בשבוע.

המשפחה הראשונה נמכרת למנהלים שאיבדו אמון. השנייה נמכרת למנהלים שצריכים לוח ומספר לשכר. Shifton הוא מהסוג השני, וכדאי לומר זאת מוקדם כי בטבלאות השוואה השניים בדרך כלל מונחים על אותו מדף.

אזורי הזמן הם הבעיה האמיתית הראשונה

צוות שיושב במקום אחד חולק יום עבודה בלי לחשוב על כך. צוות מבוזר לא, והפער מופיע בדברים קטנים ששוחקים. פגישה שנוחה לארבעה ואכזרית לחמישי. העברת עבודה שמניחה חפיפה שאינה קיימת. יעד שנקבע באזור זמן שאיש לא נקב בשמו.

שמירת המשמרות על ציר זמן אחד והצגתן בשעות המקומיות של כל אדם מוחקת סוג שלם של אי הבנות. המנהל מתכנן פעם אחת. כולם קוראים את אותו שבוע נכון. איש לא צריך לחשב לפני פגישה.

זמינות לפני התוכנית ולא אחריה

בקשה מאנשים לסמן את השעות שבהן הם יכולים לעבוד לפני בניית השבוע חוסכת את סבב התיקונים שמגיע אחרת אחרי הפרסום. היא גם מעלה את המגבלות השקטות: איסוף ילדים, עבודה שנייה, ארבע שעות החפיפה שיש למישהו בפועל עם שאר הצוות.

שעות בלי מעקב

מעקב הוא התשובה המיידית לשעות מרחוק ולרוב זו התשובה השגויה. הוא מודד פעילות במקום תוצאה, שוחק אמון בתוך שבועות ולא חודשים, ובכמה מדינות יוצר חשיפה משפטית שאיש לא תמחר. בינתיים הדרישה האמיתית צרה: תיעוד שאפשר לעמוד מאחוריו של מתי מישהו התחיל, מתי סיים ומה לקח כהפסקה.

תיעוד כזה עובד מדפדפן או מטלפון, אינו דורש ציוד במשרד ונותן למחלקת השכר את כל מה שהיא צריכה. במקום שבו חברה באמת צריכה לקשור החתמה למיקום, למשל עבור עובדים שמגיעים לאתרי לקוח, בקרת מקום עבודה קיימת כמודול נפרד בתשלום ונשארת כבויה עד שבוחרים בה.

איש לא צריך לחשב לפני פגישה.

תיאום מחליף את המסדרון

רוב מה שצוות שיושב יחד יודע מעולם לא נכתב. מי לוקח את פניית הלקוח. האם הדוח יצא. מי מבין השניים שמסתכלים על אותה בעיה באמת פותר אותה. המרחק לוקח את הערוץ הזה, והתחליפים המקובלים, פגישות ארוכות יותר והודעות רבות יותר, מחליפים אותו רע.

חיבור משימות למשמרת מניח את המידע במקום שבו הלוח כבר נמצא. היום הוא יותר מגוש שעות: הוא נושא גם את מה שהשעות מיועדות לו, עם סטטוס שכל אחד קורא והערות במקום שבו ההקשר נאמר פעם בקול. זו התערבות קטנה מהטמעת מערכת פרויקטים והיא מתקנת בדיוק את מה שהמרחק שבר.

המודל המעורב הוא הנורמה היום

מעט מאוד צוותים מרוחקים לגמרי. רובם תערובת: חלק במשרד, חלק בבית, חלק במדינה אחרת, והיחס משתנה מחודש לחודש. לוח אחד שמחזיק את שלושת הסוגים, עם מיקומים מחוברים היכן שזה חשוב, קל יותר לתפעול ממערכות נפרדות לקבוצות נפרדות.

אמון זול ממעקב, והוא מחזיק מעמד זמן רב יותר.

שחיקה היא סימן שנקרא מהלוח

עבודת יתר מרחוק אינה מכריזה על עצמה. אף אחד לא רואה עמית שיושב ליד השולחן בשמונה בערב, ולכן הדפוס נמשך חודשים ומגיע בסוף כהתפטרות. הנתונים לתפוס אותו מוקדם יותר כבר קיימים ברישום השעות.

שעות לאדם, מתוכנן מול בפועל, נקראות מדי שבוע. מי שהשעות בפועל שלו חורגות באופן קבוע מהמתוכנן אינו מסור יותר, הוא משובץ לא נכון, ואפשר לתקן זאת בזמן שזו עדיין בעיית לוח ולא בעיית שימור עובדים.

הדוח שעונה על שאלת ההנהלה

צוותים מבוזרים מעוררים ספקנות מסוימת אצל אנשים שאינם עובדים בהם. האם מישהו שם באמת עובד. התשובה הפשוטה היא בדרך כלל כן, והתשובה השימושית היא דוח ולא ויכוח: שעות לאדם ולפרויקט, מתוכנן מול בפועל, לחודש האחרון.

הדוח הזה עושה משהו יקר יותר מהרגעה. הוא מראה אילו פרויקטים בלעו את הזמן, וזו שאלה שאיש לא ידע לענות עליה גם כשהצוות ישב בחדר אחד. המשרד המשותף הסתיר את הבעיה מאחורי נוכחות גלויה, המרחק פשוט הסיר את התחפושת.

שכירים ופרילנסרים בתצוגה אחת

רוב הצוותים המבוזרים מעורבים. שכירים בתלוש, פרילנסרים בחשבונית, ולרוב עוד כמה אנשים בהסדר שלישי שלמחלקת הכספים יש עליו דעה. שמירה עליהם כמחלקות נפרדות באותו לוח משמרת את התמונה התפעולית, בעוד הייצוא לשכר נשאר מוגבל לאנשים שהחברה באמת משלמת להם.

מה לבדוק כשמשווים כלים

הקטגוריה נחלקת על שאלה אחת: האם המוצר מודד פעילות או מתעד זמן. מוצרים שמצלמים מסך, סופרים הקשות או מנקדים דקות חוסר פעילות עונים על בעיית אמון. מוצרים שמתעדים התחלה, סיום והפסקות עונים על בעיית שכר ותכנון. קניית הראשון כשהיה צורך בשני עולה במורל מעבר לעלות הרישיון.

מעבר לכך הבדיקות מעשיות. האם הלוח מוצג בשעות המקומיות של כל אדם ולא באזור משרדי קבוע אחד. האם אפשר להחתים כרטיס מדפדפן בלי להתקין דבר. האם שעות מתוכננות ובפועל נשמרות כשני מספרים. האם החופשות יושבות באותו לוח שנה עם המשמרות, או במערכת נפרדת שמאשרת בלי לראות מי מכסה.

להתחיל בלי פרויקט הטמעה

Shifton חינמי עד 10 אנשים בלי הגבלת זמן, וזה מכסה במלואם את רוב הצוותים המבוזרים הקטנים. בניית הלוח, שעון הנוכחות הבסיסי, האפליקציה בנייד והדוחות כלולים. מודולים בתשלום נוספים אחד אחד החל מ 0,50 דולר לעובד לחודש, לכל אחד תקופת ניסיון של עד 60 יום, כך שאפשר לבדוק שכר או ניהול חופשות לפני שמתחייבים.