Asiantuntijapalveluiden työvuorosuunnittelu asiakastyöhön

Asiantuntijapalveluyrityksessä ainoa todellinen varasto on aika. Konsultit, tilintarkastajat, insinöörit ja arkkitehdit myyvät tunteja, ja jokainen tunti joka jää kirjaamatta, jakamatta tai laskuttamatta on menetetty lopullisesti. Juuri siksi asiantuntijapalveluiden työvuorosuunnittelu merkitsee täällä enemmän kuin useimmilla toimialoilla: työvuorolista ei ole hallinnollinen mukavuus vaan suunnitelma koko toimiston viikon kapasiteetista.

Kuormitus on myös epätasaista. Työ saapuu aaltoina määräaikojen, projektien virstanpylväiden ja tilikausien päättymisen ympärillä ja katoaa sitten. Yhtenä viikkona kahdentoista hengen tiimistä puuttuu neljä ihmistä, kuusi viikkoa myöhemmin puolet heistä istuu ilman varattua työtä. Molemmat tilat maksavat rahaa, ja molemmat pysyvät näkymättöminä kunnes joku näkee koko viikon yhdellä näytöllä.

Mitä asiantuntijapalveluiden työvuorosuunnittelun on tehtävä

Neljä kykyä kantaa suurimman osan arvosta. Ihmisten kiinnittäminen asiakastoimeksiantoihin nopeasti ja tuon kiinnityksen muuttaminen ilman koko viikon uudelleenpiirtämistä. Henkilökohtaisten tuntisummien näyttäminen silloin kun lista on vielä muokattavissa, jottei puristusjakso muutu hiljaa uupumukseksi ja ylitöiksi. Julkaiseminen kaikille kerralla, koska puolet tiimistä on asiakkaan tiloissa. Ja todella tehtyjen tuntien kirjaaminen henkilöittäin ja projekteittain muodossa jota talous voi käyttää.

Kaikki tämän ylittävä on makuasia. Asiantuntijapalveluiden vuorosuunnittelujärjestelmä joka hoitaa nuo neljä asiaa tekee toimistolle enemmän kuin pidempi ominaisuuslista, joka tähtää ongelmiin joita toimistolla ei ole.

Tunnit asiakasta kohti, kirjattuna eikä muistettuna

Useimmat toimistot kokoavat viikkonsa yhä perjantai-iltapäivänä muistin ja kalenterin varassa. Tuloksena on asiantuntijapalveluiden tuntilista joka on suunnilleen oikea, järjestelmällisesti alikirjattu ja mahdoton puolustaa jos asiakas kyseenalaistaa sen.

Projekteille suunnitteleminen muuttaa lähtökohdan. Työ varataan toimeksiannolle, ihmiset kirjautuvat sisään ja ulos mobiilisovelluksesta tai selaimesta, ja tuntiraportti tulee ulos eriteltynä henkilön ja projektin mukaan niin että tehdyt tunnit ja ylityötunnit ovat erillään. Samalla laskutettavat tunnit erottuvat ei-laskutettavista tunneista. Saat kirjauksen siitä mihin aika meni, et jälkikäteen koottua arviota. Toimistot jotka etsivät asiantuntijapalveluiden työajanseurantaa yrittävät yleensä sulkea juuri tuon kuilun tapahtuneen ja kirjatun välillä.

Kolmen asian on osuttava kohdalleen, jotta kirjaukseen voi luottaa:

• Työvuorolista ja kellokortti ovat samassa järjestelmässä, joten suunniteltuja ja toteutuneita tunteja voi verrata
• Jokainen lohko kantaa projektin, joten tunnit kohdistuvat sillä hetkellä kun ne kirjataan
• Raportit siirtyvät ulos muodossa jonka talous tunnistaa, ilman että kukaan näppäilee niitä uudelleen

Jos yksi näistä puuttuu, olet takaisin jälkikäteisarvioinnissa. Tämä on myös käytännön ero tilitoimiston työajanseurantaohjelmiston ja jaetun taulukon välillä, jonka reunassa on ihmisten nimikirjaimet.

Ruuhkakausi ja sen tuomat ylityöt

Jokaisella toimistolla on jakso jolloin suunnitelmasta ei enää neuvotella. Tilinpäätökset, ilmoituksen määräaika, projektin käyttöönotto. Tunnit nousevat, viikonloput otetaan käyttöön, ja riski siirtyy joutoajasta siihen että ihmiset ajavat itsensä hiljaa loppuun.

Hallintakeino on näkyvyys silloin kun viikko on vielä muokattavissa. Jokaisen henkilön yläraja on jo jaettujen tuntien vieressä, joten ylikuormitettu viikko näkyy ennen julkaisua eikä vasta palkanlaskennan jälkeen. Pidennetty kattavuus, iltalohkot ja viikonlopputyö menevät samaan ruudukkoon tavallisten päivien kanssa, ja roolit näkyvät niin ettei nuorempi asiantuntija jää yksin määräaikavuoroon. Tilitoimiston työvuorosuunnitteluohjelmisto seisoo tai kaatuu sen mukaan miten hyvin se hoitaa nuo vuoden kahdeksan viikkoa.

Vapaa kapasiteetti: kuka on käytettävissä ensi viikolla

Vastakkainen ongelma on yhtä kallis. Vanhempi konsultti tyhjällä viikolla on kustannus jonka toimisto kantaa kokonaan, eikä kukaan huomaa sitä ennen kuukauden sulkemista. Koko tiimin näkeminen yhdellä ruudukolla tekee käytettävyydestä luettavaa: kuka on varattu, kuka puoliksi varattu ja mitkä päivät ovat auki.

Käytettävyystiedot ja lomapyynnöt tulevat tiimiltä, joten ensi kuuta suunnitteleva työskentelee sen varassa mitä ihmiset ovat oikeasti kertoneet eikä muistikuvan varassa. Työ jota ei ole vielä annettu kenellekään pysyy avoimella rivillä katoamisen sijaan, mikä tarkoittaa että kapasiteettikysymykset ehditään esittää silloin kun niihin voi vielä vastata. Konsulttitoimiston työajanseuranta hankitaan yleensä laskutuskysymysten ratkaisemiseksi, mutta ensimmäinen asia jonka se muuttaa on yksinkertaisempi: rehellinen näkymä siihen kenellä on tilaa ensi viikolla. Arkkitehti- ja insinööritoimistot toimivat samalla kaavalla, ja sivumme arkkitehtitoimiston työvuorosuunnittelu käsittelee siitä studioversion.

Vapaat päivät toimistossa joka elää määräajoista

Loma asiantuntijapalveluissa ei ole koskaan yksinkertainen asia. Pyynnöt kasautuvat hiljaisiin jaksoihin, peruuntuvat kun asiakas siirtää päivämäärää, ja ne on tarkistettava sitä vasten kuka samasta tiimistä on jo poissa. Sähköpostilla hoidettuna tästä tulee osakkaan yksityinen lista.

Kun pyyntö on samassa järjestelmässä työvuorolistan kanssa, se lähetetään sovelluksesta, esihenkilö hyväksyy tai hylkää sen ja se näkyy listalla välittömästi. Lomasaldo- ja poissaoloraportit näyttävät mitä on pidetty ja mitä on jäljellä henkilöä kohti, mikä poistaa suurimman osan vuosittaisesta kiistelystä siirtyvistä päivistä.

Tuntikirjaukset joita talous voi oikeasti käyttää

Kuukauden vaihteen luovutus on kohta jossa vuorosuunnittelu joko maksaa itsensä takaisin tai ei. Työaikaraportit jakavat jakson tehtyihin tunteihin, ylitöihin, taukoihin, myöhästymisiin ja poissaoloihin henkilöä ja projektia kohti. Palkkatasoraportit erottavat perustunnit lisätunneista. Molemmat siirtyvät ulos, joten talous saa tiedoston eikä joukkoa puolittain muistettuja vastauksia.

QuickBooks-integraatio siirtää kirjanpitotiedot eteenpäin, ja Zapier yhdistää Shiftonin muihin järjestelmiin joita toimisto jo käyttää. Jos raportointi on se osa josta välität eniten, ominaisuussivu raportointi käy läpi mitä kukin raportti sisältää.

Missä toimistokokonaisuudet loppuvat ja vuorosuunnittelu alkaa

Raja kannattaa sanoa suoraan. Asiantuntijapalveluiden hallintaohjelmistot, tilitoimistojen hallintajärjestelmät ja konsulttitoimistojen kokonaisratkaisut on rakennettu kaupallisen kierron ympärille: myyntiputki, laskutus, toimeksiantojen talous. Ne eivät ole vuorosuunnittelun työkaluja, ja useimmat niistä kohtelevat ajankirjausta muodollisuutena.

Shifton on tarkoituksella se toinen puoli. Se suunnittelee kuka työskentelee milloin, vie suunnitelman puhelimiin, kirjaa läsnäolon ja luovuttaa siistit tunnit henkilöittäin ja projekteittain. Se ei kirjoita laskua eikä ennusta mitään. Toimistot jotka haluavat laskutettavien tuntien luvun jonka takana voi seistä huomaavat yleensä että puuttuva osa oli kirjaava kerros eikä uusi mittaristo.

Järjestelmän valinta jota tiimi jatkaa käyttämistä

Testaa sitä niin kuin toimisto sitä käyttää. Varaa viikko asiakastyötä ja ota aikaa. Muuta yksi kiinnitys ja katso miten nopeasti asianosaiset tietävät siitä. Pyydä asiakkaan tiloissa olevaa kirjautumaan sisään puhelimesta. Vedä tuntiraportti yhdestä projektista ja katso vastaako se odotuksiasi.

Alle kymmenen hengen toimistossa Shiftonin ilmainen taso hoitaa koko homman ilman aikarajaa, mikä sopii pienelle toimistolle sellaisenaan. Toimiston kasvaessa maksulliset tasot laskutetaan työntekijää kohti kuukaudessa ja tuovat syvemmän raportoinnin ja hallintakeinot, ja paikannus sekä työpaikan sijainti ovat saatavilla maksullisena moduulina. Tavoite pysyy samana koossa kuin koossa: viikko joka vastaa todellista kapasiteettia, ruuhkakausi jossa kukaan ei pala loppuun, ja tuntiluku joka kestää kun asiakas kysyy.