Loomeagentuuri tööaja arvestus ja graafikud disainistuudiotele

Disainistuudio müüb tunde. Mitte faile, mitte esitlusi, mitte parandusringe, vaid oskusliku tähelepanu tunde, mis kas jõuavad tasulisse projekti või kaovad vaikselt sisemistesse töödesse, ümbertegemisse ja koosolekutesse, mida keegi ei planeerinud. Loomeagentuuri tööaja arvestus on oluline seetõttu, et see on ainus laoseis, mis stuudiol on, ja just seda mõõdab enamik stuudioid kõige halvemini.

Põhjus pole laiskus. Loometöö tõrgub korralike tööajatabelite ees. Disainer liigub enne lõunat kolme projekti vahel, üks pakkumine neelab neljapäeva, mis oli broneeritud kliendile, ja inimene, kes peaks reede pärastlõunal nädala uuesti kokku panema, on juba järgmisega hilinemas.

Mida loomeagentuuri tööaja arvestus peab lahendama

Neli probleemi, ja need kõik on ärilised, mitte administratiivsed. Teada, mida projekt tegelikult ära sõi, et järgmine pakkumine poleks oletus. Teada, kellel on ruumi, enne kui tähtaeg kliendile lubatakse. Jäädvustada tunnid siis, kui need juhtuvad, mitte taastada neid nädal hiljem. Ja hoida kogu asi piisavalt kerge, et kaheksaliikmeline stuudio kasutaks seda ka poole aasta pärast.

Reklaamiagentuuri tööaja arvestuse tarkvara, mis neile neljale vastab, on väärt rohkem kui raskepärane süsteem, mille aruandeid keegi pärast teist kuud enam ei ava.

Kuhu stuudioaeg tegelikult kaob

Küsige ükskõik milliselt stuudio omanikult, kuhu projekti marginaal kadus, ja aus vastus on tavaliselt õlakehitus. Ületamine oli reaalne, aga nähtamatu: lisaring parandusi, mis neelati alla ilma vestluseta, kaks päeva sisetööd, mis ei läinud kellegi arvele, noorem disainer, kes seisis nädala ühe ülesande küljes ainult sellepärast, et keegi ei näinud tema vabu tunde.

Kui tunnid salvestatakse graafiku vastu, mitte ei trükita mälu järgi sisse, hajub udu. Planeeritud aeg seisab tehtud aja kõrval samal vahetusel ja nende vahe on number, mitte tunne. Stuudiod, kes võtavad kasutusele reklaamiagentuuri tööaja arvestuse rakenduse, leiavad esimese kuu tavaliselt ebamugava ja teise kasumliku. Numbrid ei pea olema täiuslikud, et otsust muuta, need peavad lihtsalt olemas olema enne, kui järgmine pakkumine välja läheb.

Arveldatavad tunnid ja miks arvestada jooksvalt

Tagantjärele täidetud tööajatabelid on oletused komakohtadega. Inimesed ümardavad üles, unustavad väikesed ülesanded ja kaotavad katkestused täielikult ning kogusumma maandub kuskil helde ja vale vahel. Elava graafiku vastu arvestamine kaotab suurema osa sellest veast, sest vahetus on juba olemas ja sisselogimine võtab ühe puudutuse.

Shiftoni tööaja arvestus hoiab iga vahetuse tegelikku algust ja lõppu koos pauside, ülesannete ja rakendatud tunnitasuga, ja just see muudab nädala stuudiotööd kaitstavaks reaks arvel. Reklaamiagentuuri tööajatabelite tarkvara, mis seisab graafikust eraldi, toodab alati kaks tõe versiooni ja vaidluse, kumba arvele panna. Parim loomestuudio tööaja arvestuse tarkvara on see, mis ei palu disaineril kunagi teisipäeva meenutada.

Disainerite koormus: nädal planeeritud enne selle algust

Koormus on töö teine pool. Stuudiol ei saa otsa talent, tal saab otsa neljapäev. Nädala- ja kuuvaade näitavad tunde, mida iga inimene juba kannab, ja saadavuse kalender näitab tunde, mida ta saab võtta, nii et vastus küsimusele, kas uus brief mahub, on nähtav, mitte optimistlik.

• Näete iga disaineri võetud tunde enne tarnetähtaja vastuvõtmist
• Märkate inimest, kes on kolmandat nädalat järjest vaikselt üle koormatud
• Avaldate vaba stuudioaja, mille vabakutselised või kogu meeskond saavad võtta
• Hoiate osalise koormusega ja lepingulised disainerid kokkulepitud tundide sees

Reklaamiagentuuri graafikutarkvara, mis näitab ainult tänast päeva, peidab mustri. Just kuuvaates muutub ülekoormus ilmseks, kui midagi on veel võimalik ümber tõsta, ja see on ainus funktsioon, mis eristab parimat loomemeeskonna planeerimise rakendust värvidega jagatud kalendrist.

Stuudio, kaugtöö ja vabakutselised ühes graafikus

Enamik loomemeeskondi on tänapäeval segu: tuumik stuudios, kaugtööl spetsialistid ja vabakutselised, kes tulevad projektiks ja lahkuvad. Igal inimesel on oma ametikoht, õiguste tase ja ajavöönd, nii et kaugtööl disainer loeb vahetusi kohalikus ajas, samal ajal kui juht hoiab ühte ühtset vaadet. Vabakutselised näevad ainult oma vahetusi ja ei midagi muud.

Stuudiod, kellel on ka sisemine arendus- või tootmismeeskond, planeerivad sageli mõlemad pooled ühes kontos, mida käsitleb meie IT-meeskondade planeerimise leht. Reklaamiagentuuri tööjõu juhtimise tarkvara aitab ainult siis, kui kõik, kes tööd puudutavad, on samas graafikus. Reklaamiagentuuri töötajate planeerimise tarkvara, mis katab püsitöötajad, aga mitte lepingulisi, jätab stuudio kalleima poole nähtamatuks, ja just seetõttu hoiab parim digiagentuuri planeerimise tarkvara mõlemad ühes nimekirjas.

Tööajatabelid, mida inimesed tegelikult täidavad

Kasutuselevõtt otsustab siin kõik. Disainer ei ava lauaarvuti tööriista, et logida viisteist minutit, ja loovjuht ei hakka seda valvama. Telefonist sisselogimine vahetusse, mis on juba kalendris, võtab sekundeid, ja see on ainus versioon reklaamiagentuuri tööaja ja kohaloleku tarkvarast, mis jääb hõivatud stuudioga kokkupuutes ellu.

Tõuketeated kannavad graafikumuudatusi, puhkusetaotlused tulevad sama rakenduse kaudu ja kinnitused käivad ühe puudutusega. Hõõrdumine, mis tapab reklaamiagentuuri vahetuste planeerimise tarkvara, on peaaegu alati disaineri kogemuse esimeses kolmekümnes sekundis. Reklaamiagentuuri graafikurakendus peab olema loetav telefonis koridoris ja reklaamiagentuuri töögraafiku rakendus, mis vajab koolitust, on juba kaotanud. Reklaamiagentuuri vahetuste haldamise tarkvara elab või sureb selle esimese kokkupuute, mitte oma seadete ekraani pärast.

Aruandlus, mis vastab, mis projekt maksis

Kuu lõpus on küsimus lihtne ja vastus tavaliselt aeglane. Töötundide aruanded annavad tunnid inimese ja perioodi kaupa, eelarve- ja tunnitasuaruanded muudavad need tunnid kuluks ning puhkuste ja puhkusejääkide vaated selgitavad lünki. Kõik filtreerub kuu või ametikoha järgi ja eksporditakse tabelisse, ja just seda peaks reklaamiagentuuri planeerimissüsteem rahandusele ilma käsitsi ümbertegemiseta üle andma.

Shifton esitab tunnid ja kulu ning arveldamine jääb sinna, kus see juba on. Integratsioon QuickBooksi ja Zapieriga viib numbrid üle ilma neid ümber trükkimata, ja see on parima disainiagentuuri tööaja arvestuse tarkvara praktiline test: kas see säästab rahandusele päeva või annab neile veel ühe ekspordi, mida võrrelda.

Kuidas valida tööaja arvestus disainistuudiole

Stuudiod nimetavad end erinevalt, brändiagentuurist disainistuudioni ja digitaalse produktsiooni meeskonnani, aga nõue ei muutu peaaegu üldse. See, mida müüakse kui parimat brändiagentuuri planeerimise tarkvara, ja see, mida müüakse kui parimat disainistuudio tööaja arvestuse tarkvara, taandub samale kahele asjale: graafik, mida inimesed loevad ilma küsimata, ja tunnid, mis saabuvad ilma taga ajamata.

Testige iga platvormi päris nädalal, kaasa arvatud pakkumine, mis sõi kaks päeva, ja vabakutseline, kes liitus kolmapäeval. Mõõtke, kui kaua võtab disaineril sisselogimine. Kontrollige, kas graafikumuudatus jõuab kaugtööl meeskonnaliikmeni samal minutil. Küsige, mis juhtub siis, kui keegi unustab välja logida, sest just see rike rikub vaikselt kuu andmed. Reklaamiagentuuri planeerimisplatvorm, mis ei suuda vastu võtta keset nädalat liituvat vabakutselist, on reedeks juba ümber tehtud.

Universaalset parimat loomeagentuuri tööaja arvestuse tarkvara pole olemas, samuti pole täiuslikku reklaamiagentuuri planeerimise tööriista, on ainult see, mida teie stuudio kuuendal kuul endiselt kasutab, ja parim disainistuudio planeerimise tarkvara kuueliikmelisele meeskonnale sobib harva kuuekümnesele. Alla kümne inimese on Shifton tasuta ilma ajapiiranguta, mis katab väikese stuudio, kes kolib tabelarvutuses olevalt reklaamiagentuuri graafikumallilt ära. Meeskonna kasvades lisavad tasulised paketid mitme projekti planeerimise, sügavama aruandluse ja moodulid, mida reklaamiagentuuri graafikute koostamise tarkvaralt suuremas mahus oodatakse. Mõte jääb samaks: tunnid, mille pealt saate arve esitada, koormus, mida näete, ja stuudionädal, mis peab koos.