Tööajakava tarkvara professionaalsetele teenustele ja kliienditööle

Professionaalseid teenuseid pakkuvas büroos on ainus tõeline laovaru aeg. Konsultandid, raamatupidajad, insenerid ja arhitektid müüvad tunde ning iga tund, mis jääb salvestamata, jaotamata või arvele kandmata, on jäädavalt kadunud. Just seetõttu loeb professionaalsete teenuste tööajakava tarkvara siin rohkem kui enamikus valdkondades: graafik ei ole halduslik mugavus, vaid plaan kogu büroo nädalase võimekuse kohta.

Ka koormus on ebaühtlane. Töö saabub lainetena esitamise tähtaegade, projektietappide ja aastalõppude ümber ning vaibub seejärel. Ühel nädalal on kaheteistkümnest inimesest koosnevas meeskonnas neli inimest puudu; kuus nädalat hiljem istub pool neist ilma broneeritud tööta. Mõlemad seisundid maksavad raha ja mõlemad jäävad nähtamatuks, kuni keegi näeb kogu nädalat ühel ekraanil.

Mida peab professionaalsete teenuste tööajakava tarkvara suutma

Suurema osa väärtusest kannavad neli võimekust. Määrata inimesed kiiresti kliendi töödele ja muuta seda määramist ilma nädalat uuesti joonistamata. Näidata iga inimese tundide kogusummat ajal, mil graafikut saab veel muuta, et pingeline periood ei muutuks vaikselt läbipõlemiseks ja ületundideks. Avaldada korraga kõigile, sest pool meeskonda on kliendi juures. Ja salvestada tegelikult töötatud tunnid inimese ja projekti kaupa kujul, mida finantsosakond saab kasutada.

Kõik sellest väljapoole jääv on eelistus. Professionaalsete teenuste graafikusüsteem, mis need neli asja ära teeb, annab büroole rohkem kui pikk funktsioonide nimekiri, mis on suunatud probleemidele, mida tal ei ole.

Tunnid kliendi kohta, salvestatud, mitte meenutatud

Enamik büroosid taastab nädala ikka veel reede pärastlõunal mälu ja kalendri põhjal. Tulemuseks on professionaalsete teenuste tööajatabel, mis on umbes õige, süstemaatiliselt alla kantud ja võimatu kaitsta, kui klient selle kohta küsib.

Projektide vastu planeerimine muudab lähtepunkti. Töö broneeritakse ühele tööle, inimesed märgivad alguse ja lõpu mobiilirakendusest või veebist ning tunniaruanne tuleb välja inimeste ja projektide kaupa jaotatuna, kus töötatud tunnid ja ületunnid on eraldi. Saate ülestähenduse sellest, kuhu aeg kulus, mitte rekonstruktsiooni. Bürood, kes otsivad professionaalsete teenuste tööaja arvestuse tarkvara, üritavad tavaliselt sulgeda just seda lõhet toimunu ja kirja pandu vahel.

Selleks et ülestähendust usaldataks, peab kolm asja klappima:

• Graafik ja tööaja märkimine on samas süsteemis, nii et planeeritud ja tegelikke tunde saab võrrelda
• Iga plokk kannab kaasas projekti, nii et tunnid seotakse tööga hetkel, mil need salvestatakse
• Aruanded eksporditakse kujul, mille finantsosakond ära tunneb, ilma et keegi neid ümber trükiks

Jätke üks neist vahele ja olete tagasi rekonstruktsiooni juures. See on ka praktiline vahe raamatupidamisbüroo tööaja arvestuse tarkvara ja jagatud tabeli vahel, kus inimeste initsiaalid on servas.

Kõrghooaeg ja ületunnid, mida see kaasa toob

Igal bürool on periood, mil plaan ei ole enam läbiräägitav. Aastalõpu sulgemine, esitamise tähtaeg, käivituv projekt. Tunnid kasvavad, nädalavahetused lähevad käiku ja risk nihkub tühjalt ajalt inimestele, kes end vaikselt läbi põletavad.

Selle vastu aitab nähtavus ajal, mil nädalat saab veel muuta. Iga inimese piir on juba jaotatud tundide kõrval, nii et ülekoormatud nädal on ilmne enne avaldamist, mitte pärast palgaarvestust. Pikendatud kate, õhtused plokid ja nädalavahetuse töö lähevad samale võrestikule tavapäevadega ning rollid on näha, nii et noorem kolleeg ei jää kunagi tähtajavahetusega üksi. Raamatupidamisbüroo graafikutarkvara seisab või langeb selle järgi, kui hästi ta nende kaheksa aastanädalaga hakkama saab.

Vaba võimekus: kes on järgmisel nädalal saadaval

Vastupidine probleem maksab täpselt sama palju. Tühja nädalaga vanemkonsultant on kulu, mille büroo kannab täies mahus, ja keegi ei märka seda enne kuu sulgemist. Kui kogu meeskond on ühel võrestikul, muutub saadavus loetavaks: kes on hõivatud, kes poolenisti hõivatud ja millised päevad on vabad.

Saadavus ja puhkusetaotlused tulevad meeskonnalt endalt, nii et järgmist kuud planeeriv inimene töötab selle põhjal, mida talle on tegelikult öeldud, mitte peas oleva märkuse põhjal. Töö, mida pole kellelegi määratud, jääb avatud reale, mitte ei kao ära, mis tähendab, et võimekuse küsimusi küsitakse ajal, mil neile saab veel vastata. Tööaja arvestuse tarkvara konsultatsioonibüroole ostetakse tavaliselt arveldusküsimuste lahendamiseks, kuid esimene asi, mida see muudab, on lihtsam: aus vaade sellele, kellel on järgmisel nädalal ruumi. Arhitektuuri- ja inseneribürood elavad samas rütmis ja meie lehekülg arhitektide graafikutarkvara kirjeldab stuudioversiooni sellest.

Puhkused büroos, mis elab tähtaegadest

Puhkus professionaalsetes teenustes ei ole kunagi lihtne. Taotlused kuhjuvad vaiksemate perioodide ümber, tühistatakse, kui klient kuupäeva nihutab, ja neid tuleb kõrvutada sellega, kes samast meeskonnast on juba ära. E-posti teel korraldatuna muutub see partneri isiklikuks nimekirjaks.

Kui taotlus on graafikuga samas süsteemis, esitatakse see rakendusest, juht kinnitab või lükkab tagasi ja see kajastub graafikus kohe. Puhkusejäägi ja puhkuste aruanded näitavad, mis on võetud ja mis on iga inimese kohta alles, mis eemaldab suurema osa iga-aastasest vaidlusest üle kantud päevade üle.

Tööajatabelid, mida finantsosakond tõesti kasutada saab

Kuu lõpu üleandmine on koht, kus planeerimine kas tasub end ära või mitte. Tööaja aruanded jaotavad perioodi töötatud tundideks, ületundideks, pausideks, hilinemisteks ja puudumisteks iga inimese ja projekti kohta. Tunnimäärade aruanded eraldavad põhitunnid kõrgema määraga tundidest. Mõlemad eksporditakse, nii et finantsmeeskond saab faili, mitte poolikult meenutatud vastuste kogumi.

QuickBooksi integratsioon annab raamatupidamisandmed edasi ja Zapier ühendab Shiftoni teiste süsteemidega, mida büroo juba kasutab. Kui aruandlus on see osa, mis teid kõige rohkem huvitab, siis funktsioonileht aruanded selgitab, mida iga aruanne sisaldab.

Kus lõppevad büroo terviklahendused ja algab graafik

See piir tasub selgelt välja öelda. Professionaalsete teenuste juhtimistarkvara, raamatupidamisbüroode haldussüsteemid ja konsultatsioonipaketid on ehitatud ärilise tsükli ümber: müügitoru, arveldus, töö finantsid. Need ei ole graafikutööriistad ja enamik neist käsitleb tööaja sisestamist formaalsusena.

Shifton on teadlikult teine pool. See planeerib, kes millal töötab, viib selle plaani telefonidesse, salvestab kohaloleku ja annab üle korrektsed tunnid inimeste ja projektide kaupa. See ei väljasta arvet ega prognoosi midagi. Bürood, kes tahavad arveldatavate tundide arvu, mille taha nad võivad seista, avastavad tavaliselt, et puudu oli just salvestuskiht, mitte veel üks töölaud.

Süsteemi valimine, mida meeskond ka edaspidi kasutab

Katsetage seda nii, nagu büroo seda kasutama hakkab. Broneerige nädala jagu klienditööd ja mõõtke aega. Muutke üht määramist ja vaadake, kui kiiresti puudutatud inimesed sellest teada saavad. Paluge kellelgi kliendi juures telefonist tööle registreeruda. Tõmmake ühe projekti tunniaruanne ja vaadake, kas see vastab ootustele.

Alla 10 inimese puhul saab Shiftoni tasuta pakett kogu tööga hakkama ilma ajapiiranguta, mis sobib väikesele büroole täiesti. Büroo kasvades arvestatakse tasulisi pakette töötaja kohta kuus ja need lisavad sügavama aruandluse ja kontrollid, geoasukoht ning töökoht on saadaval tasulise moodulina. Eesmärk jääb igas suuruses samaks: nädal, mis peegeldab tegelikku võimekust, kõrghooaeg, milles keegi läbi ei põle, ja tundide arv, mis peab vastu, kui klient küsib.