Vabatahtlike graafiku tarkvara: vahetused ja tundide arvestus

Vabatahtlike programmid püsivad heal tahtel ja graafikul, mille keegi iga nädal otsast peale teeb. Inimesed annavad need tunnid, mis nad leiavad, saadavus muutub ette teatamata ja koordinaator veab graafikut tavaliselt mõne teise täiskohaga rolli kõrvalt. Vabatahtlike graafiku tarkvara võtab selle iganädalase ümbertegemise ühelt laualt ära ja muudab selle protsessiks, mida näeb kogu tiim.

Üks piirang kujundab kõik ülejäänu. Vabatahtlikule ei saa käskida laupäeval tööle tulla, talle saab vahetust ainult pakkuda ja loota, et ta selle võtab. Just see erinevus seletab, miks palgalisele personalile loodud graafikutööriistad seisavad kolmandas sektoris kasutamata ja miks vabatahtlike graafiku rakendus peab algama registreerumisest, mitte määramisest.

Mida vabatahtlike graafiku tarkvara peab tegema teisiti

Ülesanne taandub neljale asjale. Avaldada vahetusi, mida inimesed saavad ise võtta, mitte vahetusi, kuhu nad määratakse. Koguda saadavus enne graafiku koostamist, sest just ümbertegemine pärast kolme äraütlemist kurnab koordinaatorid läbi. Jõuda tiimini, kellel pole tööalast e-posti ega põhjust teadetetahvlit vaadata. Ja anda tundide kogusummad, mis peavad vastu juhatuse, rahastaja ja kindlustaja ees.

Kõik peale nende nelja on valikuline. Vabatahtlike vahetuste haldamise tarkvara, mis nendega hästi hakkama saab, võidab raske platvormi, mille seadeid pole kellelgi aega selgeks õppida.

Miks vabatahtlike graafiku mall enam ei kanna

Peaaegu iga programm algab vabatahtlike graafiku mallist tabelarvutuses, mis on välja trükitud ja seinale kinnitatud. See toimib ühe asukoha ja viieteistkümne inimese puhul. Siis avaneb teine asukoht, hooajaline kampaania kahekordistab tiimi ja fail ise muutub probleemiks. Kaks koordinaatorit muudavad erinevaid koopiaid. Vabatahtlike nimekirja mall, mis elab ühes sülearvutis, on aegunud sel hetkel, kui keegi reede õhtul ära ütleb. Ürituse graafikumall, mis on tehtud ühe nädalavahetuse jaoks, jõuab teiseni harva puutumatuna.

Üleminek vabatahtlike graafikusüsteemile ei viska malli ära, vaid teeb selle elavaks. Korduv nädalamuster salvestatakse üks kord ja kantakse üle mis tahes tulevasele nädalale, nii et vahetuste mall, mida aasta jooksul lihvisite, töötab edasi ja kõik loevad sellest sama versiooni. Graafikutegija on kasulik ainult siis, kui tehtud graafik inimesteni jõuab.

Lase vabatahtlikel oma vahetused ise võtta

Iseteenindus on funktsioon, mis muudab koordinaatori nädalat. Avalda katmata plokid avatud vahetustena ja iga sobiv inimene näeb neid samal hetkel telefonis, mida ta niikuinii kaasas kannab. Vabatahtliku vahetusse registreerumine on üks puudutus ja kinnitus võib jääda koordinaatori kätte, kui roll nõuab väljaõpet või taustakontrolli.

Alternatiiv on see, mida enamik programme praegu teeb: grupivestlus, ring sõnumeid ja needsamad kolm usaldusväärset inimest, kelle käest küsitakse iga kord esimesena. Shiftoni vahetuste planeerimise moodul haldab avatud vahetusi, vahetamisi ja malle ühes kohas, nii et pakkumine jõuab kõigini korraga ja vastus jääb kirja, mitte meelde. Vabatahtlike vahetuste haldamise tarkvara teenib end ära hetkel, mil laupäevane plokk täitub ilma ühegi kõneta.

Esmalt saadavus, alles siis graafik

Vabatahtlike saadavuse ankeet, mis kogutakse kord kvartalis, aegub kahe nädalaga. Saadavus, mida inimesed ise uuendavad, jääb kasulikuks. Iga vabatahtlik märgib kuukalendris tunnid, mida saab anda, päris ajavahemikena, mitte tervete päevadena, ja koordinaator koostab graafiku selle pildi, mitte oletuste järgi.

Just siin on vaikne erinevus vabatahtlike planeerimise rakenduse ja jagatud kalendri vahel. Kalender salvestab otsused pärast nende tegemist. Vabatahtlike graafiku tööriistad salvestavad selle, mis on võimalik, enne otsuste tegemist, ja just seal aeg tegelikult kokku hoitakse.

Rollid, õigused ja vahelduva tiimi sisseelamine

Vabatahtlike tiimid vahetuvad pidevalt. Uued inimesed tulevad kampaaniaks, teised naasevad poole aasta pärast ja mõnest saavad koordinaatorid. Inimeste ekraan hoiab selle hallatavana: igal vabatahtlikul on ametikoht, kontaktid ja ajavöönd ning õiguste tase otsustab, kas ta näeb ainult oma vahetusi või haldab kogu nimekirja.

• Kutsu uusi vabatahtlikke e-postiga ja jälgi, kuidas kutse olek liigub saadetust vastuvõetuks
• Impordi nimekiri, kui kampaania toob korraga terve grupi
• Anna kogenud vabatahtlikele administraatoriõigused, andmata ära kogu kontot
• Hoia kaugabilised nende endi ajavööndis, et keegi ei loeks algusaega valesti

Sisseelamine, mida mõõdetakse minutites, mitte kõneõhtutes, hoiab kasvava programmi liikumises.

Vabatahtlike tundide arvestus rahastajatele ja juhatusele

Tunnid on kolmanda sektori valuuta. Need ilmuvad toetustaotlustes, aastaaruannetes, kindlustusdeklaratsioonides ja järgmise rahastusvooru põhjenduses ning nende kokkulugemine paberkalendrist aasta lõpus on valus ja ebatäpne.

Vabatahtlike tööaja arvestuse tarkvara lahendab selle ainult siis, kui see on graafikuga seotud. Vabatahtlikud märgivad saabumise ja lahkumise oma planeeritud vahetuse suhtes, kasutades mobiilirakenduses tööaja arvestust, ja töötundide aruanne liidab panustatud aja inimese, ametikoha või perioodi kaupa ning on ekspordiks valmis. Tundide arvestuse rakendus, mis elab graafikust eraldi, tekitab teise arvude komplekti, mida tuleb kokku viia, ja just seetõttu kuulub vabatahtlike ajaarvestus graafikusüsteemi sisse, mitte selle kõrvale. Programmid, kus on ka palgaline personal, hoiavad organisatsiooni tööajatabeleid, ajaarvestuse rakendust ja vabatahtlike andmeid ühes kontos, mitte kolmes, mis kunagi kokku ei lähe. Asukohapõhine registreerimine geolokatsiooni mooduli kaudu on saadaval tasulise lisana seal, kus kohalejõudmise kinnitamine on oluline.

Koguduste, heategevuse ja kogukonnarühmade graafikud

Usu- ja kogukonnaorganisatsioonid planeerivad selle probleemi kõige raskemat versiooni. Teenistused korduvad iga nädal, samal kuupäeval on vaja mitut rolli ja enamik inimesi teenib korra või kaks kuus, mitte iga nädal. Koguduse graafikutarkvara peab kandma korduvaid mustreid, mitut ametikohta ühe teenistuse kohta ja registreerumisvoogu, mis toimib ka inimestele, kes tarkvaraga üldse mugavalt ei tunne. Tööriist, mis eeldab püsivat nädalatiimi, ei taba seda, kuidas selliseid graafikuid tegelikult mehitatakse, ja koguduse vabatahtlike rakendust hinnatakse selle järgi, kas ukselt tervitaja leiab järgmise pühapäeva kolme puudutusega. Tasuta koguduse vabatahtlike graafikutarkvara on mõistlik algus, kuni graafik on väike.

Sama struktuur katab laiemalt heategevus- ja mittetulundusorganisatsioonide graafikutarkvara: toidupangad igapäevaste sorteerimisvahetustega, varjupaigad, mis katavad öid, festivalid, mille nädalavahetust mehitavad sajad inimesed, igaüks neli tundi. Koguduse graafiku mure ja toidupanga mure näevad välja ühesugused, kui sõnavara maha võtta, ja mittetulundusühingu tööjõu planeerimise tarkvara peab teenima nii palgalist koordinaatorit kui ka nädalavahetuse abilist. Vabatahtlike graafiku tööriist, mis sobib ainult ühele neist, jäetakse kuu jooksul kõrvale.

Kuidas valida tööriist, mille inimesed ka avavad

Hinda iga platvormi vabatahtliku, mitte koordinaatori poolelt. Ava rakendus vanas telefonis. Mõõda, kui kaua kulub inimesel, kes seda esimest korda näeb, oma järgmise vahetuse leidmiseks ja avatud vahetuse võtmiseks. Küsi, mis juhtub, kui vabatahtlik ütleb viimasel hetkel ära ja kas asendaja pakkumine jõuab kõigini või ainult nendeni, kes koordinaatorile esimesena meenuvad.

Parim vabatahtlike graafiku rakendus on see, mida kõige vähem tehniline vabatahtlik kasutab ilma õpetamiseta, ja parim vabatahtlike graafiku tarkvara on see, mille koordinaator kuuendal kuul ikka avab. Tasuta rakendus on mõistlik proov, kui tasuta tase on päris pakett, mitte tagasiloendus. Alla kümne inimese on Shifton tasuta ilma ajapiiranguta, mis sobib väikesele kogukonnarühmale, kes katsetab, kas üleminek end ära tasub. Programmi kasvades lisavad tasulised paketid mitme asukoha planeerimise, põhjalikuma aruandluse ja moodulid, mida suuremalt mittetulundussektori tööriistalt oodatakse. Eesmärk jääb samaks: vahetused, mis täidavad end ise, vabatahtlikud, kes teavad täpselt, millal neid vajatakse, ja tundide kogusummad, mis on valmis enne, kui keegi neid küsib.