Λογισμικό βαρδιών για εταιρείες κοινής ωφέλειας και συνεργεία

Η εργασία στις εταιρείες κοινής ωφέλειας σχεδιάζεται με βάση υποχρεώσεις και όχι προτιμήσεις. Το δίκτυο πρέπει να είναι στελεχωμένο και τη νύχτα, τα συνεργεία σε εφημερία πρέπει να είναι διαρκώς προσβάσιμα, η προγραμματισμένη συντήρηση πρέπει να πέσει μέσα σε παράθυρα που συμφωνήθηκαν μήνες νωρίτερα, ενώ μία σοβαρή κακοκαιρία μπορεί να ακυρώσει ολόκληρο το πρόγραμμα ως το απόγευμα της Τρίτης. Το λογισμικό προγραμματισμού βαρδιών κοινής ωφέλειας υπάρχει ακριβώς για να κρατά αυτό το πρόγραμμα ενιαίο και να αφήνει πίσω του ακριβές αρχείο για το ποιος δούλεψε, πότε και με ποια αμοιβή.

Η πίεση σπάνια προέρχεται από έλλειψη δουλειάς. Προέρχεται από έλλειψη ορατότητας. Ποιος είναι στο πρόγραμμα απόψε, ποιος σηκώνει την εφημερία αυτό το σαββατοκύριακο, ποιος έχει ήδη ξεπεράσει το όριο ωρών του και τι πρόσθεσε ο τελευταίος κύκλος βλαβών στη μισθοδοσία. Σε ένα φύλλο υπολογισμού οι απαντήσεις έρχονται αργά, και το αργά κοστίζει όταν ένα συνεργείο βλαβών περιμένει απόφαση.

Τι πρέπει να καλύπτει ένα λογισμικό βαρδιών κοινής ωφέλειας

Τέσσερις δουλειές σηκώνουν το μεγαλύτερο μέρος της αξίας. Να φτιάχνεις γρήγορα μια εβδομάδα ή έναν μήνα κάλυψης με συνεργεία και να την αλλάζεις χωρίς να ξαναζωγραφίζεις όλο τον πίνακα. Να κρατάς εφημερίες και αποκατάσταση βλαβών σε δίκαιη εναλλαγή αντί να πέφτουν σε όποιον σήκωσε το τηλέφωνο. Να βάζεις το τρέχον πρόγραμμα σε κάθε κινητό, γιατί τα συνεργεία βρίσκονται σε βάσεις και σε σημεία εργασίας και όχι σε γραφείο. Και να καταγράφεις πραγματικές ώρες σε σχέση με το πρόγραμμα, αφού η νυχτερινή εργασία, το σαββατοκύριακο και οι αργίες πληρώνονται διαφορετικά και αμφισβητούνται συχνότερα.

Ένα σύστημα προγραμματισμού για εταιρείες κοινής ωφέλειας που κάνει καλά αυτά τα τέσσερα αξίζει περισσότερο από μια μακρύτερη λίστα δυνατοτήτων. Οι αναζητήσεις για λογισμικό διαχείρισης συνεργείων κοινής ωφέλειας καταλήγουν συνήθως στην ίδια πρακτική ανάγκη: να ξέρεις ποιο συνεργείο είναι σε υπηρεσία και να στέλνεις μια αλλαγή στα κινητά τους πριν κοστίσει σε κανέναν τίποτα.

Εφημερία, αποκατάσταση βλαβών και ανταπόκριση σε κακοκαιρία

Η εφημερία είναι το κομμάτι που οι περισσότεροι φορείς διαχειρίζονται χειρότερα. Η υπηρεσία πρέπει να εναλλάσσεται ομοιόμορφα, οι άνθρωποι πρέπει να ξέρουν εβδομάδες νωρίτερα ποιες νύχτες τους αναλογούν και οι ανταλλαγές πρέπει να καταγράφονται κάπου αλλού και όχι σε ομαδική συνομιλία. Σχεδιασμένη στη μηνιαία προβολή, η εναλλαγή γίνεται ορατή: βλέπετε το μοτίβο σε ολόκληρη την ομάδα, εντοπίζετε τον τεχνικό που πήρε τρία σαββατοκύριακα στη σειρά και το διορθώνετε πριν εξελιχθεί σε παράπονο.

Η κάλυψη που δεν έχει αναλάβει κανείς κάθεται σε γραμμή ανοιχτών βαρδιών και όχι σε ένα κενό κελί, οπότε η τρύπα στην εφημερία του επόμενου μήνα φαίνεται όσο είναι ακόμη εύκολο να καλυφθεί. Όταν ένα συμβάν κλιμακώνεται, οι έκτακτες βάρδιες μπαίνουν στον ίδιο πίνακα με την κανονική εργασία και δημοσιεύονται σε όλους ταυτόχρονα. Αυτό είναι τα περισσότερα από όσα πραγματικά ζητούνται από ένα λογισμικό διαχείρισης προσωπικού κοινής ωφέλειας σε μια εβδομάδα με κακοκαιρία.

Όρια ωρών, κανόνες κόπωσης και έλεγχος υπερωριών

Οι εταιρείες κοινής ωφέλειας εφαρμόζουν αυστηρότερους κανόνες ωρών από τους περισσότερους κλάδους, και για καλό λόγο. Ένα συνεργείο που έχει δουλέψει δεκαοκτώ ώρες δεν είναι το συνεργείο που θέλετε στην κορυφή ενός στύλου. Η εβδομαδιαία και η μηνιαία προβολή κρατούν για κάθε άτομο ένα ανώτατο όριο δίπλα στο τρέχον σύνολο, οπότε ο υπεύθυνος σχεδιασμού βλέπει ποιος πλησιάζει το ταβάνι του όσο το πρόγραμμα είναι ακόμη προσχέδιο.

Έτσι η υπερωρία γίνεται απόφαση και όχι ανακάλυψη. Οι ώρες μπορούν να ισορροπηθούν μέσα σε έναν μήνα αντί να στοιβάζονται στα ίδια τρία άτομα, και μια εναλλαγή που αλλάζει μπλοκ ημέρας και νύχτας κρατά το φορτίο ομοιόμορφο σε όλη την περίοδο. Το λογισμικό σχεδιασμού βαρδιών για εταιρείες κοινής ωφέλειας αποδίδει ακριβώς στο κενό ανάμεσα στη στιγμή που εντοπίζετε ένα πρόβλημα και στη στιγμή που αναγκάζεστε να το λύσετε στις δύο τη νύχτα.

Συνεργεία σε βάσεις, υποσταθμούς και σημεία εργασίας

Ελάχιστες ομάδες κοινής ωφέλειας δουλεύουν σε ένα μόνο σημείο. Οι βάρδιες παίρνουν ετικέτα με το σημείο στο οποίο ανήκουν, οπότε μια τριήμερη προβολή απαντά στο πρακτικό ερώτημα ποιος είναι πού τις επόμενες εβδομήντα δύο ώρες και όχι απλώς ποιος δουλεύει. Τα φίλτρα ανά έργο και ανά πρόγραμμα περιορίζουν τον πίνακα σε μία βάση, μία σύμβαση ή ένα συνεργείο, και αυτό είναι που κάνει ένα μεγάλο πρόγραμμα αναγνώσιμο.

Ο σχεδιασμός σε πολλά σημεία είναι κοινό πρόβλημα των κλάδων πεδίου, και το ίδιο μοτίβο εμφανίζεται και στη λύση μας για τον προγραμματισμό συνεργείων κατασκευών. Στην κοινή ωφέλεια η διαφορά είναι ότι τα σημεία είναι σταθερά και οι κανόνες γύρω τους αυστηρότεροι, οπότε το πρόγραμμα πρέπει να λέει εξίσου καθαρά πού αναμένεται ένα άτομο όσο λέει και πότε.

Ρόλοι, θέσεις και ποιος μπορεί να μπει σε μια βάρδια

Δεν είναι όλοι στο πρόγραμμα εναλλάξιμοι. Ορισμένες εργασίες θέλουν πιστοποιημένο άτομο στο σημείο, ένας εκπαιδευόμενος δεν μπορεί να σταλεί μόνος του και μια βάρδια είναι πραγματικά καλυμμένη μόνο όταν βρίσκεται πάνω της η σωστή θέση. Οι θέσεις βρίσκονται στη λίστα της ομάδας μαζί με τα επίπεδα πρόσβασης και τα στοιχεία επικοινωνίας, ενώ οι ρόλοι εμφανίζονται δίπλα στα ονόματα στο πρόγραμμα, οπότε η κάλυψη ελέγχεται με βάση την ικανότητα και όχι τον αριθμό των ατόμων.

Αυτό λύνει και ένα πιο αθόρυβο πρόβλημα. Μια βάρδια με τέσσερα άτομα και χωρίς υπεύθυνο φαίνεται γεμάτη σε ένα φύλλο υπολογισμού και στην πραγματικότητα δεν είναι. Σε μια πλατφόρμα σύνταξης προγραμμάτων για εταιρείες κοινής ωφέλειας διαβάζεται ακριβώς ως το κενό που είναι.

Πού τελειώνουν τα εσωτερικά συστήματα και πού αρχίζει το πρόγραμμα

Αξίζει να ειπωθεί ευθέως αυτό το όριο, γιατί τα αποτελέσματα αναζήτησης μπερδεύουν δύο πολύ διαφορετικά προϊόντα. Το λογισμικό διαχείρισης εταιρειών κοινής ωφέλειας τρέχει τιμολόγηση, λογαριασμούς πελατών και αρχεία δικτύου, το αγοράζει άλλο τμήμα και το Shifton δεν κάνει τίποτα από αυτά. Το Shifton είναι το στρώμα προσωπικού από κάτω: ποιος είναι στο πρόγραμμα, ποιος έχει εφημερία, ποιος σήμανε είσοδο, πόσες ώρες δουλεύτηκαν και πόσες από αυτές ήταν υπερωρία.

Οι περισσότεροι φορείς χρησιμοποιούν και τα δύο, και ο διαχωρισμός είναι καθαρός. Η εσωτερική πλατφόρμα κατέχει το δίκτυο και τον πελάτη. Το λογισμικό προγραμματισμού προσωπικού κοινής ωφέλειας κατέχει το πρόγραμμα και το φύλλο ωρών. Οι ομάδες που χρειάζονται μόνο το δεύτερο μισό συχνά διαπιστώνουν ότι αντικαθιστά περισσότερη δουλειά σε φύλλα υπολογισμού από όση περίμεναν.

Καταγραφή χρόνου και αναφορές ωρών για ομάδες κοινής ωφέλειας

Τα συνεργεία σημαίνουν είσοδο και έξοδο από την εφαρμογή κινητού, οπότε κάθε βάρδια αποθηκεύει πραγματική έναρξη, λήξη και διάλειμμα σε σχέση με ό,τι είχε προγραμματιστεί. Οι αναφορές ωρών εργασίας δείχνουν έπειτα ώρες που δουλεύτηκαν, υπερωρίες, καθυστερήσεις, πρόωρες αποχωρήσεις και απουσίες ανά άτομο και ανά έργο, ενώ η περίοδος εξάγεται για τη μισθοδοσία αντί να πληκτρολογείται ξανά.

Η αναφορά κλιμακίων αμοιβής είναι εκείνη που κλείνει την εικόνα του κόστους. Οι ώρες χωρίζονται σε κλιμάκια, δηλαδή βασική αμοιβή, υπερωρία τη νύχτα, υπερωρία σε νύχτα που πέφτει σε σαββατοκύριακο και υπερωρία σε αργία, οπότε ένας μήνας με πολλές βλάβες έρχεται αναλυμένος και όχι ως ένα νούμερο. Το λογισμικό καταγραφής χρόνου για εταιρείες κοινής ωφέλειας είναι χρήσιμο μόνο αν το αποτέλεσμα είναι κάτι που μπορεί να αξιοποιήσει το οικονομικό τμήμα, και ακριβώς γι αυτό είναι φτιαγμένα τα εργαλεία αναφορών. Τα QuickBooks, Zapier, Intercom και Usedesk συνδέονται από την οθόνη ενσωματώσεων όταν αυτά τα νούμερα πρέπει να πάνε κάπου αλλού.

Πώς διαλέγετε σύστημα προγραμματισμού που θα χρησιμοποιήσουν τα συνεργεία

Η υιοθέτηση κρίνεται στο κινητό και όχι σε μια παρουσίαση. Αν το πρόγραμμα στην εφαρμογή είναι κάθε φορά το αληθινό πρόγραμμα, τα συνεργεία σταματούν να τηλεφωνούν στη βάση για επιβεβαίωση. Αυτό σημαίνει αλλαγές που δημοσιεύονται σε όλους ταυτόχρονα, διαθεσιμότητα και αιτήσεις άδειας που διεκπεραιώνονται στο ίδιο σημείο με το πρόγραμμα και καταγεγραμμένες ώρες που ταιριάζουν με αυτό που πραγματικά δούλεψαν οι άνθρωποι.

Δοκιμάστε το όπως θα το χρησιμοποιήσει η ομάδα. Φτιάξτε έναν ολόκληρο μήνα εναλλαγής και δείτε πόσο χρόνο παίρνει. Αλλάξτε μία νύχτα εφημερίας και ελέγξτε πόσο γρήγορα φτάνει η ειδοποίηση. Βγάλτε αναφορά ωρών για μια εβδομάδα που περιλάμβανε βλάβη και δείτε αν τα κλιμάκια υπερωριών βγαίνουν χωριστά.

Έως 10 μέλη ομάδας το Shifton είναι δωρεάν χωρίς χρονικό όριο, κάτι που καλύπτει πλήρως μικρούς φορείς και συνεργεία εργολάβων. Μεγαλύτερα σύνολα περνούν σε πλάνα επί πληρωμή με χρέωση ανά εργαζόμενο τον μήνα, ενώ ο γεωεντοπισμός και τα σημεία εργασίας διατίθενται ως ενότητα επί πληρωμή. Έτσι κι αλλιώς ο στόχος είναι ο ίδιος: κάλυψη που μπορείτε να εμπιστευτείτε στις τρεις τα ξημερώματα και ένα νούμερο ωρών για το οποίο δεν χρειάζεται να διαφωνήσει κανείς.