Λογισμικό προγραμματισμού βαρδιών για επαγγελματικές υπηρεσίες

Σε ένα γραφείο επαγγελματικών υπηρεσιών το μόνο πραγματικό απόθεμα είναι ο χρόνος. Σύμβουλοι, λογιστές, μηχανικοί και αρχιτέκτονες πουλούν ώρες, και κάθε ώρα που μένει ακαταγράφητη, χωρίς ανάθεση ή αχρέωτη χάνεται οριστικά. Γι αυτό το λογισμικό προγραμματισμού για επαγγελματικές υπηρεσίες μετράει εδώ περισσότερο από ό,τι στους περισσότερους κλάδους: το πρόγραμμα δεν είναι διοικητική ευκολία, είναι το σχέδιο για ολόκληρη την εβδομαδιαία δυναμικότητα του γραφείου.

Η πίεση είναι επίσης άνιση. Η δουλειά έρχεται σε κύματα γύρω από προθεσμίες υποβολής, ορόσημα έργων και κλεισίματα χρήσης, και μετά υποχωρεί. Μία εβδομάδα σε μια ομάδα δώδεκα ατόμων λείπουν τέσσερις άνθρωποι, έξι εβδομάδες αργότερα οι μισοί από αυτούς κάθονται χωρίς καμία κλεισμένη δουλειά. Και οι δύο καταστάσεις κοστίζουν χρήματα, και οι δύο μένουν αόρατες μέχρι να δει κάποιος ολόκληρη την εβδομάδα σε μία οθόνη.

Τι πρέπει να κάνει το λογισμικό προγραμματισμού για επαγγελματικές υπηρεσίες

Το μεγαλύτερο μέρος της αξίας το σηκώνουν τέσσερις δυνατότητες. Να αναθέτει ανθρώπους σε έργα πελατών γρήγορα και να αλλάζει αυτή την ανάθεση χωρίς να ξαναφτιάχνει την εβδομάδα. Να δείχνει τα ατομικά σύνολα ωρών όσο το πρόγραμμα μπορεί ακόμη να τροποποιηθεί, ώστε μια πιεσμένη περίοδος να μη μετατραπεί αθόρυβα σε εξάντληση και υπερωρίες. Να δημοσιεύει σε όλους ταυτόχρονα, γιατί οι μισοί βρίσκονται σε χώρο πελάτη. Και να καταγράφει τις ώρες που δουλεύτηκαν πραγματικά, ανά άτομο και ανά έργο, σε μορφή που μπορεί να χρησιμοποιήσει το οικονομικό τμήμα.

Οτιδήποτε πέρα από αυτά είναι θέμα προτίμησης. Ένα σύστημα προγραμματισμού για επαγγελματικές υπηρεσίες που τα χειρίζεται σωστά προσφέρει σε ένα γραφείο περισσότερα από μια μακρύτερη λίστα λειτουργιών στραμμένη σε προβλήματα που δεν έχει.

Ώρες ανά πελάτη, καταγεγραμμένες αντί για θυμισμένες

Τα περισσότερα γραφεία ανασυνθέτουν ακόμη την εβδομάδα το απόγευμα της Παρασκευής από μνήμης και από το ημερολόγιο. Το αποτέλεσμα είναι ένα φύλλο ωρών επαγγελματικών υπηρεσιών που είναι περίπου σωστό, συστηματικά υποδηλωμένο και αδύνατο να υπερασπιστεί κανείς αν το αμφισβητήσει ένας πελάτης.

Ο προγραμματισμός πάνω σε έργα αλλάζει την αφετηρία. Η δουλειά καταχωρείται σε μια ανάθεση, οι άνθρωποι δηλώνουν προσέλευση και αποχώρηση από την εφαρμογή στο κινητό ή από τον υπολογιστή, και η αναφορά ωρών βγαίνει αναλυμένη ανά άτομο και ανά έργο, με τις ώρες εργασίας χωριστά από τις υπερωρίες. Έτσι ξεχωρίζουν καθαρά και οι χρεώσιμες ώρες από τις μη χρεώσιμες ώρες. Αυτό που παίρνετε είναι καταγραφή του πού πήγε ο χρόνος και όχι ανασύνθεση. Τα γραφεία που ψάχνουν λογισμικό καταγραφής χρόνου για επαγγελματικές υπηρεσίες συνήθως προσπαθούν να κλείσουν ακριβώς αυτό το κενό ανάμεσα σε ό,τι έγινε και σε ό,τι γράφτηκε.

Τρία πράγματα πρέπει να ευθυγραμμιστούν για να είναι αξιόπιστη η καταγραφή:

• Το πρόγραμμα και η καταγραφή ωραρίου βρίσκονται στο ίδιο σύστημα, ώστε να συγκρίνονται προγραμματισμένες και πραγματικές ώρες
• Κάθε μπλοκ φέρει έργο, ώστε οι ώρες να αποδίδονται τη στιγμή που καταγράφονται
• Οι αναφορές εξάγονται σε μορφή που αναγνωρίζει το οικονομικό τμήμα, χωρίς να τις ξαναπληκτρολογεί κανείς

Αν λείψει ένα από αυτά, επιστρέφετε στην ανασύνθεση. Αυτή είναι και η πρακτική διαφορά ανάμεσα σε λογισμικό καταγραφής χρόνου για λογιστικό γραφείο και σε ένα κοινόχρηστο φύλλο με τα αρχικά των ανθρώπων στο πλάι.

Η περίοδος αιχμής και οι υπερωρίες που φέρνει

Κάθε γραφείο έχει μια περίοδο όπου το σχέδιο παύει να είναι διαπραγματεύσιμο. Κλείσιμο χρήσης, μια προθεσμία υποβολής, ένα έργο που μπαίνει σε λειτουργία. Οι ώρες ανεβαίνουν, τα σαββατοκύριακα ξοδεύονται και ο κίνδυνος μετακινείται από τον νεκρό χρόνο σε ανθρώπους που αθόρυβα εξαντλούν τον εαυτό τους.

Το εργαλείο ελέγχου είναι η ορατότητα όσο η εβδομάδα μπορεί ακόμη να τροποποιηθεί. Το όριο κάθε ατόμου κάθεται δίπλα στις ώρες που του έχουν ήδη ανατεθεί, οπότε μια υπερφορτωμένη εβδομάδα είναι εμφανής πριν τη δημοσίευση και όχι μετά τη μισθοδοσία. Η εκτεταμένη κάλυψη, τα βραδινά μπλοκ και η δουλειά του σαββατοκύριακου μπαίνουν στο ίδιο πλέγμα με τις συνηθισμένες ημέρες, με ορατούς ρόλους ώστε ένας νεότερος να μη μένει ποτέ μόνος σε βάρδια με προθεσμία. Το λογισμικό προγραμματισμού για λογιστικό γραφείο κρίνεται από το πόσο καλά αντέχει αυτές τις οκτώ εβδομάδες του χρόνου.

Οι αδέσμευτοι: να ξέρετε ποιος είναι ελεύθερος την επόμενη εβδομάδα

Το αντίθετο πρόβλημα κοστίζει εξίσου. Ένας έμπειρος σύμβουλος με άδεια εβδομάδα είναι κόστος που το γραφείο σηκώνει ολόκληρο, και κανείς δεν το προσέχει μέχρι να κλείσει ο μήνας. Η θέαση όλης της ομάδας σε ένα πλέγμα κάνει τη διαθεσιμότητα ευανάγνωστη: ποιος είναι γεμάτος, ποιος είναι μισογεμάτος και ποιες ημέρες είναι ανοιχτές.

Η διαθεσιμότητα και τα αιτήματα άδειας έρχονται από την ομάδα, οπότε όποιος σχεδιάζει τον επόμενο μήνα δουλεύει με βάση αυτά που είπαν πραγματικά οι άνθρωποι και όχι μια σημείωση στο μυαλό. Η δουλειά που δεν έχει ανατεθεί ακόμη σε κανέναν μένει στην ανοιχτή γραμμή αντί να εξαφανιστεί, που σημαίνει ότι τα ερωτήματα δυναμικότητας τίθενται όσο υπάρχει ακόμη χρόνος να απαντηθούν. Το λογισμικό καταγραφής χρόνου για γραφείο συμβούλων αγοράζεται συνήθως για να λύσει ζητήματα χρέωσης, αλλά το πρώτο που αλλάζει είναι απλούστερο: μια ειλικρινής εικόνα του ποιος έχει χώρο την επόμενη εβδομάδα. Τα αρχιτεκτονικά και τα τεχνικά γραφεία λειτουργούν με το ίδιο μοτίβο, και η σελίδα μας λογισμικό προγραμματισμού για αρχιτέκτονες καλύπτει την εκδοχή του στούντιο.

Άδειες σε ένα γραφείο που τρέχει με προθεσμίες

Η άδεια στις επαγγελματικές υπηρεσίες δεν είναι ποτέ απλή. Τα αιτήματα μαζεύονται στις ήσυχες περιόδους, ακυρώνονται όταν ένας πελάτης μετακινεί ημερομηνία και πρέπει να ελεγχθούν απέναντι στο ποιος άλλος από την ίδια ομάδα λείπει ήδη. Όταν το χειρίζεται το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, καταλήγει σε μια ιδιωτική λίστα στα χέρια ενός εταίρου.

Όταν βρίσκεται στο ίδιο σύστημα με το πρόγραμμα, το αίτημα υποβάλλεται από την εφαρμογή, εγκρίνεται ή απορρίπτεται από έναν υπεύθυνο και αποτυπώνεται αμέσως στο πρόγραμμα. Οι αναφορές υπολοίπου άδειας και απουσιών δείχνουν τι έχει ληφθεί και τι απομένει ανά άτομο, κάτι που εξαφανίζει το μεγαλύτερο μέρος της ετήσιας διαφωνίας για τις μεταφερόμενες ημέρες.

Φύλλα ωρών που το οικονομικό τμήμα μπορεί όντως να χρησιμοποιήσει

Η παράδοση στο τέλος του μήνα είναι το σημείο όπου ο προγραμματισμός είτε αποδίδει είτε όχι. Οι αναφορές ωρών εργασίας χωρίζουν την περίοδο σε ώρες εργασίας, υπερωρίες, διαλείμματα, καθυστερήσεις και απουσίες για κάθε άτομο και έργο. Οι αναφορές αμοιβών ξεχωρίζουν τις βασικές ώρες από τις προσαυξημένες. Και τα δύο εξάγονται, οπότε η οικονομική ομάδα παραλαμβάνει ένα αρχείο αντί για ένα σύνολο μισοθυμισμένων απαντήσεων.

Μια ενσωμάτωση με το QuickBooks περνά τα λογιστικά δεδομένα, ενώ το Zapier συνδέει το Shifton με τα άλλα συστήματα που ήδη τρέχει το γραφείο. Αν η αναφορά είναι το κομμάτι που σας ενδιαφέρει περισσότερο, η σελίδα δυνατότητας αναφορές εξηγεί τι περιέχει κάθε αναφορά.

Πού τελειώνουν οι σουίτες του γραφείου και πού αρχίζει ο προγραμματισμός

Το όριο αξίζει να ειπωθεί καθαρά. Το λογισμικό διαχείρισης επαγγελματικών υπηρεσιών, το λογισμικό διαχείρισης λογιστικού γραφείου και οι συμβουλευτικές σουίτες είναι χτισμένα γύρω από τον εμπορικό κύκλο: ευκαιρίες, χρέωση, οικονομικά της ανάθεσης. Δεν είναι εργαλεία προγραμματισμού και τα περισσότερα αντιμετωπίζουν την καταχώριση χρόνου ως τυπικότητα.

Το Shifton είναι σκόπιμα το άλλο μισό. Σχεδιάζει ποιος δουλεύει πότε, φέρνει το σχέδιο στα κινητά, καταγράφει την παρουσία και παραδίδει καθαρές ώρες ανά άτομο και ανά έργο. Δεν εκδίδει τιμολόγιο και δεν προβλέπει τίποτα. Τα γραφεία που θέλουν έναν αριθμό χρεώσιμων ωρών τον οποίο μπορούν να υποστηρίξουν συνήθως ανακαλύπτουν ότι αυτό που έλειπε ήταν το στρώμα της καταγραφής και όχι άλλος ένας πίνακας ενδείξεων.

Πώς να διαλέξετε σύστημα που η ομάδα θα συνεχίσει να χρησιμοποιεί

Δοκιμάστε το όπως θα το χρησιμοποιήσει το γραφείο. Προγραμματίστε μια εβδομάδα δουλειάς για πελάτες και μετρήστε τον χρόνο σας. Αλλάξτε μια ανάθεση και δείτε πόσο γρήγορα το μαθαίνουν όσοι επηρεάζονται. Ζητήστε από κάποιον σε χώρο πελάτη να δηλώσει προσέλευση από το κινητό του. Βγάλτε αναφορά ωρών για ένα μόνο έργο και δείτε αν ταιριάζει με αυτό που περιμένατε.

Κάτω από 10 άτομα, το δωρεάν πλάνο του Shifton καλύπτει όλη τη δουλειά χωρίς χρονικό όριο, κάτι που ταιριάζει άμεσα σε ένα μικρό γραφείο. Καθώς το γραφείο μεγαλώνει, τα πληρωμένα πλάνα χρεώνονται ανά εργαζόμενο τον μήνα και προσθέτουν βαθύτερες αναφορές και ελέγχους, με τον γεωεντοπισμό και την τοποθεσία εργασίας διαθέσιμα ως επί πληρωμή ενότητα. Ο στόχος μένει ίδιος σε κάθε μέγεθος: μια εβδομάδα που αποτυπώνει την πραγματική δυναμικότητα, μια περίοδο αιχμής στην οποία δεν εξαντλείται κανείς, και έναν αριθμό ωρών που στέκει όταν ρωτήσει ο πελάτης.