Vagtplanlægning til hoteller og hver afdeling

Et hotel er flere forretninger, der deler en bygning, og vagtplanen er stedet, hvor de støder sammen. Housekeeping styres af afrejserne, receptionen af ankomsterne, teknisk afdeling af det, der gik i stykker om natten, og natteholdet af det simple faktum, at nogen skal være vågen. Vagtplansoftware til hoteller skal holde alle de mønstre på én gang og alligevel lade en vagthavende chef rette lørdagen på fem minutter.

Løn er samtidig den største omkostningspost, et hotel reelt kan flytte fra uge til uge. Når vagtplanen bor i et regneark, bliver overforbruget først synligt efter lønkørslen, og på det tidspunkt er beslutningerne bag det tre uger gamle.

Hvad vagtplansoftware til hoteller skal ramme rigtigt

Fire ting bærer størstedelen af værdien. At bygge en hel uge på tværs af flere afdelinger hurtigt. At holde hver persons timer inden for kontrakt og lovgivning, mens du bemander, i stedet for at opdage overtrædelsen bagefter. At nå teamet på deres telefoner i det øjeblik noget ændrer sig. Og at rapportere timer i de trin, de bliver betalt i, så nat- og helligdagsdækning er en kendt omkostning.

Shifton er bygget omkring de fire punkter: dags-, uge- og månedsvisning, vagtskabeloner, efterspørgselsbaseret automatisk fordeling, åbne vagter, bytte, tilgængelighed og fraværsansøgninger, et mobilt stempelur og rapportering over timesatser. Det er personalesoftware til hoteller med fokus på menneskerne i driften, og den rører ikke værelser, priser eller reservationer.

Det samme behov bliver skrevet ned på forskellige måder. Ejere spørger efter et personalesystem til hotellet, vagthavende chefer vil have et vagtplanprogram, og økonomi vil have lønomkostningen til at holde op med at flytte sig uden varsel. Personaleplanlægning til hoteller skal svare på alle tre fra ét gitter, ellers bliver det endnu en fane, som ingen åbner.

Housekeeping er husets sværeste vagtplan

Rengøringspersonalet planlægges mod en arbejdsmængde, der ændrer sig dagligt og først bekræftes aftenen før. Sektioner skal balanceres, der skal være en supervisor på hver vagt, og hele planen kan være forkert klokken ni om morgenen, hvis en etage bliver ledig før ventet.

To mekanismer bærer vægten. Skabeloner holder dine faktiske mønstre, så en uge starter fra en kendt form i stedet for et tomt gitter, og det er reelt det, folk er ude efter, når de søger på rengøringsplan skabelon eller housekeeping-vagtplan til hotel. Åbne vagter forvandler ekstra værelser til arbejde, som teamet kan tage i appen, i stedet for en supervisor på telefonen. Vagtplansoftware til housekeeping, der rammer de to ting rigtigt, fjerner det meste af morgenens hastværk, og de løbende timesummer ved hvert navn forhindrer, at de samme tre personer optager hver ekstra sektion.

Den praktiske test af vagtplansoftware til hotelrengøring er, hvad der sker klokken 08:30, når listen allerede er forkert. At flytte en sektion tager sekunder, den berørte medarbejder får en besked, og appen med vagtplanen på telefonen viser ændringen, uden at nogen printer noget. Et værktøj, der kun producerer et dokument, har løst den nemme halvdel af problemet.

Reception, natrevision og døgnrotationer

Receptionen lukker aldrig, så dens plan er en rotation og ikke en uge. Morgen-, aften- og nattevagter stables på samme dag, natteblokken løber over midnat, og hver vagt kræver et bestemt beslutningsniveau til stede. I Shifton kan vagter af enhver længde gå over midnat og tælle på den rigtige dag og det rigtige lønniveau, og hver persons funktion står ved navnet i gitteret, så en vagt uden teamleder falder i øjnene før udgivelse. En receptionsskabelon anvendt fremad holder rotationen ensartet, en skabelon kan gemmes pr. hotel, og bytte mellem medarbejdere går stadig gennem lederens bekræftelse. Vagtplansoftware til hoteller, der ikke kan udtrykke en natteblok korrekt, vil rapportere forkerte timer hver uge.

Bemand efter belægning i stedet for efter vane

De fleste vagtplaner kopieres fra sidste uge, hvilket betyder, at de er bemandet til sidste uges belægning. Det er den største undgåelige lønomkostning på et hotel: for mange på en stille tirsdag, for få på en fuld fredag, og tillægstimer der lukker hullet. Hoteller med konference- og selskabslokaler mærker udsvinget kraftigere, og for den type sted behandler vi personaleplanlægning for messecentre særskilt.

Shifton lader dig registrere den forventede efterspørgsel for hver dato og hver time, definere de skabeloner du kører, og generere vagtplanen mod den kurve. Overarbejde bliver en regel og ikke et uheld: bloker det, tillad det eller kræv bekræftelse, før nogen krydser sit loft. Det er her personaleplanlægning til hoteller tjener sin licens, for en delt kalender har intet begreb om, hvor meget arbejde der ligger i en time.

Sæsontoppe og en medarbejderstab der skifter

Sæsonbemanding på hotel betyder hurtig oplæring og en vagtplan, der kan læses uden kursus. Nye medarbejdere inviteres via e-mail, står i teamlisten med stilling og adgangsniveau og ser kun deres egne vagter i appen. Tilgængelighed indsamles fra hver person som en kalender og ikke som en samtale, så en studerende med faste undervisningstimer eller en tilbagevendende sæsonmedarbejder bemandes omkring det, personen faktisk har oplyst.

Skabeloner betyder også noget her. En spidsuge er stort set sidste års spidsuge med andre navne, og en gemt vagtplanskabelon gør to dages genopbygning til én eftermiddag. At beholde sidste sæsons skabelon er værd mere end nogen som helst planlægning fra et blankt gitter.

Nat-, weekend- og helligdagstillæg i lønsummen

Den samme vagt koster forskellige penge afhængigt af, hvornår den falder, så en plan, der ser balanceret ud på timer, kan være stærkt ubalanceret på omkostninger. Rapporterne over timesatser deler en periode i grundsats, nat, nat-og-weekend og helligdag, pr. person og pr. afdeling, og ligger sammen med rapporter om arbejdstimer, feriesaldo, budget og for sen ankomst i samme panel. Vores side med rapporter viser, hvad hver enkelt returnerer. Læg ind- og udstemplinger til, og tidsregistrering på hotellet holder op med at være en månedlig rekonstruktion fra papir. Bonusser og fradrag registreres på den vagt, hvor de opstod, så en rettelse tre uger senere stadig har et spor bag sig.

Ét hotel eller en kæde

Et enkelt hotel har brug for hastighed og intet andet. En kæde har brug for hoteller holdt adskilt, hoteldirektører der kun ser deres eget, og totaler der samles for ejeren. Shifton dækker begge uden at skifte produkt: projekter og planer adskiller hoteller og afdelinger, rettigheder afgør hvem der redigerer hvad, og medarbejdere delt mellem adresser ser én kalender. Kravene fra et boutiquehotel og kravene fra en kæde står på samme fundament af vagter, skabeloner, tilgængelighed og timer, og derfor skalerer et vagtplansystem, der virker for ét hotel, oftest uden migrering. Et personalesystem til en hotelkæde er det samme produkt med flere projekter i, og software der tvinger en ny konto pr. adresse skaber arbejde i stedet for at fjerne det. Operatører med spisesteder ud over overnatning kan sammenligne den bredere side om vagtplanlægning i restaurant.

Hvad du bør teste, før du binder dig

Kør enhver vagtplan-app til hotel gennem én rigtig uge, før du beslutter dig. Byg housekeeping, reception og nattevagter fra nul, og tag tid. Indtast en nattevagt, og tjek at den tælles på den rigtige dag til den rigtige sats. Skub bevidst nogen over deres timeloft, og se om du får en advarsel. Træk derefter rapporterne, og bekræft at tillægstimer står adskilt og ikke lagt sammen, for det er det tal, en hoteldirektør bliver spurgt om.

Shifton er gratis op til ti teammedlemmer uden tidsbegrænsning, hvilket dækker et lille hotel helt, og betalte planer faktureres pr. medarbejder pr. måned, i takt med at teamet vokser; prissiden viser, hvor hvert modul ligger. Importér dit team, byg én afdelings uge, udgiv den, og se hvor meget vagtplanadministration der forsvinder.