Các lựa chọn thay thế cho When I Work: 6 lựa chọn hàng đầu

Vì sao nên nhìn xa hơn When I Work

Hai tháng trước, một công ty vệ sinh có 45 nhân viên đã chạm trần. When I Work vẫn xếp lịch ổn cho đội chỉ làm ở một địa điểm, nhưng công ty vừa ký thêm ba khách hàng ở ba thành phố khác nhau. Bỗng dưng họ cần hỗ trợ nhiều địa điểm, giao diện đa ngôn ngữ cho các nhóm nói tiếng Tây Ban Nha và tiếng Ba Lan, cùng một cách theo dõi giờ làm mà không phải cài thêm ứng dụng riêng. Hóa đơn nâng cấp When I Work để đáp ứng tất cả những điều đó? Hơn gấp đôi mức họ đang trả.

When I Work là một công cụ xếp lịch chắc chắn. Ca làm, đổi ca và nhắn tin trong nhóm đều đủ tốt cho các đội nhỏ nói tiếng Anh, làm tại một địa điểm. Nhưng khi hoạt động mở rộng, với nhiều điểm làm việc hơn, nhiều ngôn ngữ hơn, nhiều mô-đun hơn, những chỗ thiếu sẽ lộ ra. Giá nhảy bậc, bộ tính năng vẫn cứng nhắc, và bạn phải trả tiền cho gói nhiều địa điểm chỉ để có báo cáo tùy chỉnh.

Đó là lý do các nhà quản lý bắt đầu tìm các lựa chọn thay thế cho When I Work. Không phải vì sản phẩm kém, mà vì mức độ phù hợp đã thay đổi. Dưới đây là sáu lựa chọn chúng tôi đã đặt cạnh nhau để so sánh, kèm đánh giá thẳng thắn về điểm mạnh và giới hạn của từng cái.

Shifton: giá theo mô-đun, phủ sóng toàn cầu

Shifton tiếp cận phần mềm quản lý nhân sự theo cách khác. Thay vì gom mọi thứ vào các gói cố định, Shifton cho bạn chọn từng mô-đun riêng lẻ. Lập lịch ca làm nằm trong gói miễn phí cho tối đa 10 người dùng. Cần nhiều hơn? Các mô-đun trả phí như chấm công, bảng lương và quản lý kỳ nghỉ có giá từ $0.50 đến $5 mỗi người dùng mỗi tháng cho từng mô-đun, và bật bất kỳ mô-đun trả phí nào cũng đồng nghĩa với việc bắt đầu tính $1 mỗi nhân viên mỗi tháng cho các chức năng cơ bản. Bạn tự lắp đúng bộ công cụ mình cần.

Với doanh nghiệp có đội ngũ ở nhiều quốc gia, hỗ trợ ngôn ngữ mới là điểm khác biệt thật sự. Giao diện Shifton chạy sẵn bằng 40 ngôn ngữ, không phải nhờ trình duyệt dịch hộ mà được tích hợp ngay trong sản phẩm. Một quản lý kho ở Berlin và một trưởng ca ở Krakow đều thấy ứng dụng bằng tiếng của mình. Trang giá liệt kê số lịch và số địa điểm không giới hạn trong gói miễn phí, một sự tương phản rõ rệt với những công cụ tính phí theo từng điểm.

Thời gian dùng thử tối đa 60 ngày áp dụng cho các mô-đun trả phí, trừ Work location control chỉ có 10 ngày. Vì vậy vẫn đủ chỗ cho một chu kỳ thanh toán trọn vẹn để thử hầu hết mô-đun trước khi quyết định. So với bản dùng thử 14 ngày mà When I Work và Homebase đưa ra, như vậy là khá rộng rãi.

Phù hợp nhất với: doanh nghiệp đang phát triển, muốn kiểm soát chi phí chính xác và cần hỗ trợ đa ngôn ngữ, nhiều địa điểm mà không phải trả giá doanh nghiệp lớn.

Deputy: hoạt động đòi hỏi tuân thủ cao

Deputy gây dựng danh tiếng nhờ tuân thủ luật lao động. Nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động ở nơi có luật xếp lịch dự báo trước, quy tắc tuần làm việc công bằng hoặc quy định làm thêm giờ phức tạp, Deputy sẽ tự lo phần hàng rào bảo vệ. Nó cảnh báo vi phạm trước khi xảy ra, tính thời gian nghỉ bắt buộc và tạo báo cáo sẵn sàng cho kiểm toán.

Cái giá phải đánh đổi là chi phí. Bắt đầu từ $5 mỗi người dùng ở gói Lite khi thanh toán theo năm (Core $6.50, Pro $9), đây là một trong những công cụ xếp lịch nhân viên đắt hơn trong nhóm này. Những tính năng tuân thủ biện minh cho mức giá ấy giá trị nhất với các đội lớn trong ngành chịu quản lý chặt: y tế, chuỗi khách sạn nhà hàng, bán lẻ có trên 50 cửa hàng. Một quán cà phê 15 người không cần đến bộ khung pháp lý như vậy.

Phù hợp nhất với: tổ chức quy mô vừa đến lớn trong thị trường lao động quản lý chặt, đặc biệt ở Úc, Anh và các bang của Mỹ có luật xếp lịch dự báo trước.

Homebase: xếp lịch kèm tuyển dụng

Homebase gộp xếp lịch với một hệ thống theo dõi ứng viên gọn nhẹ. Đăng tin tuyển dụng, sàng lọc ứng viên, gửi thư mời nhận việc và đón nhân viên mới, tất cả trên cùng nền tảng nơi bạn dựng lịch tuần sau. Với doanh nghiệp nhỏ không có phòng nhân sự riêng, đó là khoản tiết kiệm thời gian thật sự.

Gói miễn phí bao phủ một địa điểm với xếp lịch cơ bản và theo dõi giờ làm. Vượt qua đó, giá tính theo từng địa điểm: từ $24 mỗi điểm mỗi tháng khi thanh toán theo năm, bất kể quy mô đội. Nếu chỉ có một địa điểm thì không sao. Nhưng khi mở rộng lên ba hoặc bốn điểm, phép tính nhanh chóng trở nên khó chịu.

Hỗ trợ ngôn ngữ chỉ giới hạn ở một vài ngôn ngữ. Không có giao diện bằng hàng chục ngôn ngữ.

Phù hợp nhất với: doanh nghiệp nhỏ một địa điểm tại Mỹ, muốn xếp lịch và công cụ nhân sự cơ bản ở cùng một chỗ mà không phải xoay xở nhiều gói đăng ký.

Sling: ưu tiên liên lạc trong nhóm

Sling khởi đầu là ứng dụng nhắn tin cho đội nhóm rồi lớn dần thành công cụ xếp lịch. Nguồn gốc ấy thể hiện rõ: phần liên lạc thực sự tốt. Trò chuyện nhóm, thông báo, bảng tin cho tin tức công ty. Nếu nỗi đau lớn nhất của bạn là nhân viên theo ca không đọc email và tin nhắn nhóm biến thành mớ hỗn độn, Sling giải quyết đúng chuyện đó.

Giá dao động từ $1.70 đến $3.40 mỗi người dùng mỗi tháng khi thanh toán theo năm. Gói miễn phí dùng được nhưng sơ sài. Báo cáo và theo dõi chi phí nhân công chỉ có ở các gói trả phí. Bản thân công cụ xếp lịch khá đơn giản: không dự báo nhu cầu, và chỉ tự động phân ca ở gói Business. Ở các gói thấp hơn bạn dựng ca bằng tay. Chỉ là trên giao diện gọn gàng hơn bảng tính.

Phù hợp nhất với: các đội mà liên lạc nội bộ là điểm nghẽn, còn nhu cầu xếp lịch tương đối đơn giản.

ClockShark: theo dõi GPS cho đội làm việc hiện trường

ClockShark được thiết kế riêng cho xây dựng, chăm sóc cảnh quan và các đội dịch vụ hiện trường. Hàng rào địa lý GPS đảm bảo việc chấm công diễn ra tại công trường chứ không phải ở bãi đậu xe. Tính chi phí theo công việc gắn giờ làm trực tiếp với từng dự án, điều thiết yếu với nhà thầu tính tiền khách theo giờ hoặc cần theo dõi lợi nhuận từng công việc.

ClockShark tính giá theo người dùng, nên hãy kiểm tra trang giá hiện hành của họ trước khi lập ngân sách. Và nếu nhân viên làm việc tại một địa điểm cố định, như nhà hàng, nhà kho hay cửa hàng bán lẻ, phần lớn tính năng nổi bật của ClockShark chẳng có ý nghĩa gì. Đây là công cụ chuyên dụng cho lực lượng lao động di động, và nó làm việc đó tốt.

Phù hợp nhất với: công ty xây dựng, doanh nghiệp dịch vụ hiện trường và mọi hoạt động mà nhân viên di chuyển giữa nhiều địa điểm làm việc mỗi ngày.

7shifts: chỉ dành cho nhà hàng

7shifts không cố phục vụ tất cả mọi người. Nó được xây cho nhà hàng, và mọi tính năng đều phản ánh điều đó. Tích hợp POS kéo dữ liệu doanh thu để dự báo nhu cầu nhân sự. Chia tiền tip tự động hóa việc từng là phép tính nhẩm trên khăn giấy lúc đóng cửa. Sổ tay quản lý giúp trưởng ca để lại ghi chú giữa ca mở cửa và ca đóng cửa.

Giá từ $39.99 mỗi địa điểm mỗi tháng khi thanh toán theo năm (kèm gói miễn phí giới hạn cho địa điểm đơn lẻ), 7shifts được định giá cho những nhà hàng nghiêm túc với vận hành. Chuỗi nhiều chi nhánh được lợi nhất; mô hình tính theo địa điểm khiến một quán cà phê độc lập có thể thấy giá cao so với những gì nhận lại. Bộ tính năng khó áp dụng cho các ngành ngoài dịch vụ ăn uống, khách sạn.

Phù hợp nhất với: nhà hàng, quán bar và cơ sở dịch vụ ăn uống muốn tích hợp POS sâu cùng các tính năng riêng cho ngành như quản lý tiền tip và dự báo nhân công từ dữ liệu doanh thu.

Cách chọn phương án thay thế phù hợp

Quyết định quy về ba câu hỏi. Thứ nhất, cơ cấu đội của bạn thế nào? Một địa điểm với nhóm ổn định, hay nhiều điểm với nhân sự luân phiên? Homebase và 7shifts tính phí theo địa điểm, nên phạt chính sự tăng trưởng. Shifton (theo trang giá) có số địa điểm không giới hạn trong gói miễn phí, còn Deputy tính theo người dùng chứ không theo địa điểm.

Thứ hai, lực lượng lao động của bạn đa dạng đến đâu? Nếu đội nói ba thứ tiếng và bạn quản lý ca làm qua nhiều múi giờ, bạn cần nền tảng hỗ trợ điều đó sẵn có. Chẳng hạn, ứng dụng web của Deputy chỉ có tiếng Anh và ứng dụng di động của họ có 12 ngôn ngữ. Shifton hỗ trợ 40 ngôn ngữ trên toàn bộ giao diện.

Thứ ba, hiện giờ bạn thật sự cần gì? Nếu đang trả $4 mỗi người dùng cho những tính năng không dùng đến, bạn đang tài trợ lộ trình sản phẩm của người khác. Cách tiếp cận theo mô-đun, thêm khả năng khi doanh nghiệp đòi hỏi, giữ chi phí khớp với thực tế.

Câu hỏi thường gặp

Thời gian dùng thử miễn phí của Shifton kéo dài bao lâu?

Tối đa 60 ngày cho các mô-đun trả phí, trừ Work location control chỉ có 10 ngày dùng thử. Khoảng thời gian đó có thể bao trọn một chu kỳ thanh toán, nên bạn đánh giá được chấm công, bảng lương và các mô-đun khác trước khi quyết định giữ cái nào.

Shifton có thật sự chỉ $1 cho mỗi người dùng không?

Có, khi vượt quá 10 nhân viên hoặc khi bật bất kỳ mô-đun trả phí nào, các chức năng cơ bản tính $1 mỗi nhân viên mỗi tháng. Lập lịch ca làm miễn phí cho tối đa 10 người dùng chừng nào chưa bật mô-đun trả phí nào. Các mô-đun bổ sung trả phí (chấm công, bảng lương, quản lý kỳ nghỉ) có giá từ $0.50 đến $5 mỗi người dùng mỗi tháng cho từng mô-đun. Không có phí ẩn, không có gói bắt buộc.

Phương án thay thế nào hỗ trợ nhiều ngôn ngữ nhất?

Shifton, với 40 ngôn ngữ tích hợp trong giao diện. Ứng dụng web của Deputy chỉ có tiếng Anh và ứng dụng di động của họ có 12 ngôn ngữ.

Tôi có thể chuyển từ When I Work sang công cụ khác không?

Hầu hết nền tảng xếp lịch cho phép nhập dữ liệu nhân viên qua CSV. Câu hỏi lớn hơn khi chuyển đổi thường nằm ở dữ liệu chấm công trước đây và các mẫu ca đã có. Hãy dự tính vài ngày cài đặt cho việc chuyển, rồi một đến hai tuần để đội làm quen với giao diện mới. Cách an toàn nhất là bắt đầu bằng bản dùng thử miễn phí trong khi vẫn chạy When I Work song song.

Daria Oleshko

Quản lý Thành công Khách hàng tại Shifton với kinh nghiệm phong phú trong quản lý lực lượng lao động và quản lý dịch vụ tại chỗ.