Alternative a When I Work: 6 migliori opzioni

Perché guardare oltre When I Work

Due mesi fa un'impresa di pulizie con 45 dipendenti ha sbattuto contro un muro. When I Work gestiva bene i turni della squadra in una sola sede, ma poi sono arrivati tre nuovi clienti in città diverse. All'improvviso servivano più sedi, interfacce multilingue per le squadre di lingua spagnola e polacca e un modo per registrare le ore senza un'altra app. Il conto per portare When I Work a coprire tutto questo? Più del doppio di quanto pagavano prima.

When I Work è uno strumento solido per i turni. Turni, scambi e messaggi di squadra funzionano abbastanza bene per piccoli team anglofoni in una sola sede. Ma quando l'attività cresce, con più sedi, più lingue e più moduli, i limiti si vedono subito. I prezzi salgono, le funzioni restano rigide e si finisce per pagare il piano multi-sede solo per avere i report personalizzati.

Per questo i responsabili cercano alternative a When I Work. Non perché il prodotto sia scadente, ma perché cambia l'adattamento. Ecco sei opzioni che abbiamo confrontato una accanto all'altra, guardando con onestà in cosa riesce ciascuna e dove si ferma.

Shifton: prezzi modulari, portata globale

Shifton affronta in modo diverso il software per la gestione del personale. Invece di raggruppare tutto in piani fissi, ti lascia scegliere i moduli uno per uno. La pianificazione dei turni è inclusa nel piano gratuito fino a 10 utenti. Ti serve di più? I moduli aggiuntivi a pagamento, come presenze, buste paga e gestione delle ferie, costano da 0,50 a 5 $ per utente al mese ciascuno, e qualsiasi modulo a pagamento fa scattare anche 1 $ per dipendente al mese per le funzioni di base. Costruisci esattamente l'insieme che ti serve.

Per le aziende con team in più paesi, il vero elemento distintivo è il supporto linguistico. L'interfaccia di Shifton funziona in modo nativo in 40 lingue: non è una traduzione del browser, è parte del prodotto. Un responsabile di magazzino a Berlino e una capoturno a Cracovia vedono l'app ciascuno nella propria lingua. La pagina dei prezzi indica turnazioni e sedi illimitate nel piano gratuito, un forte contrasto con gli strumenti che fanno pagare ogni sede.

La prova fino a 60 giorni vale per i moduli a pagamento, tranne il Controllo della posizione di lavoro, che ha una prova di 10 giorni. C'è quindi spazio per un intero ciclo di fatturazione per testarne la maggior parte prima di decidere.

Un'offerta generosa (fino a 60 giorni, 10 per il Controllo della posizione di lavoro) rispetto alle prove di 14 giorni di When I Work e Homebase.

Ideale per: aziende in crescita che vogliono controllare i costi con precisione e hanno bisogno di supporto multilingue e multisede senza pagare prezzi enterprise.

Deputy: operazioni con molti obblighi di conformità

Deputy si è fatto la reputazione sulla conformità al diritto del lavoro. Se la tua azienda opera in una giurisdizione con leggi sulla pianificazione prevedibile, regole sulla settimana lavorativa equa o norme complesse sugli straordinari, Deputy gestisce i paletti in automatico. Segnala le violazioni prima che accadano, calcola le pause obbligatorie e genera report pronti per gli audit.

Il compromesso è il prezzo. A partire da 5 $ per utente nel piano Lite con fatturazione annuale (Core 6,50 $, Pro 9 $), è uno degli strumenti più costosi della categoria per la pianificazione dei dipendenti. E le funzioni di conformità che giustificano quel prezzo servono soprattutto ai team più grandi nei settori regolamentati: sanità, catene di ristorazione, commercio con più di 50 punti vendita. Un bar da 15 persone non ha bisogno di tanta infrastruttura legale.

Ideale per: organizzazioni medio-grandi in mercati del lavoro molto regolamentati, soprattutto in Australia, Regno Unito e negli stati USA con leggi sulla pianificazione prevedibile.

Homebase: turni più selezione del personale

Homebase unisce i turni a un sistema leggero di gestione dei candidati. Pubblichi gli annunci, valuti i candidati, invii le lettere di offerta e inserisci i nuovi assunti, tutto sulla stessa piattaforma in cui costruisci i turni della settimana dopo. Per le piccole imprese senza un reparto HR dedicato è un vero risparmio di tempo.

Il piano gratuito copre una sede con turni di base e rilevazione delle ore. Oltre, il prezzo è per sede: da 24 $ al mese per ogni sede con fatturazione annuale, a prescindere dalle dimensioni del team. Per chi ha una sola sede va bene. Ma appena si passa a tre o quattro sedi, il conto diventa subito scomodo.

Lingue supportate: limitato a poche lingue, senza un'interfaccia in decine di lingue.

Ideale per: piccole imprese con una sola sede negli Stati Uniti che vogliono turni e strumenti HR di base in un unico posto, senza destreggiarsi tra più abbonamenti.

Sling: prima di tutto la comunicazione del team

Sling è nato come app di messaggistica per i team ed è diventato uno strumento per i turni. Si nota: le funzioni di comunicazione sono davvero buone. Chat di gruppo, annunci, una bacheca per le novità aziendali. Se il tuo problema più grosso è che chi lavora a turni non legge le email e i messaggi di gruppo diventano il caos, Sling lo risolve.

I prezzi vanno da 1,70 a 3,40 $ per utente al mese con fatturazione annuale. Il piano gratuito funziona ma è essenziale. Report e monitoraggio del costo del lavoro arrivano solo con i piani a pagamento. La pianificazione in sé è lineare: niente previsione della domanda e assegnazione automatica solo nel piano Business. Nei piani inferiori i turni si costruiscono a mano, solo in un'interfaccia più pulita di un foglio di calcolo.

Ideale per: team in cui la comunicazione interna è il collo di bottiglia e le esigenze di pianificazione restano relativamente semplici.

ClockShark: tracciamento GPS per le squadre sul campo

ClockShark nasce per edilizia, giardinaggio e team di assistenza sul campo. Il geofencing GPS garantisce che la timbratura avvenga nel cantiere e non nel parcheggio. Il calcolo dei costi per commessa collega le ore di lavoro a progetti specifici, essenziale per gli appaltatori che fatturano a ore o devono misurare la redditività di ogni lavoro.

ClockShark fa pagare per utente, quindi controlla la sua pagina dei prezzi attuale prima di fare il budget. E se i tuoi dipendenti lavorano in un luogo fisso, come un ristorante, un magazzino o un negozio, la maggior parte delle funzioni di punta di ClockShark non serve. È uno strumento specializzato per il personale mobile, e quel compito lo svolge bene.

Ideale per: imprese edili, aziende di assistenza sul campo e ogni attività in cui i dipendenti si spostano ogni giorno tra più cantieri.

7shifts: pensato solo per i ristoranti

7shifts non prova a servire tutti. È costruito per i ristoranti e ogni funzione lo riflette. L'integrazione con la cassa porta i dati di vendita per prevedere il personale necessario. La ripartizione delle mance automatizza quello che alla chiusura era un conto sul tovagliolo. Il registro del responsabile permette ai capoturno di passarsi le note tra apertura e chiusura.

Da 39,99 $ al mese per sede con fatturazione annuale (con un piano gratuito limitato per le singole sedi), 7shifts ha un prezzo pensato per i ristoranti che prendono sul serio le operazioni. Le catene con più locali ne traggono il massimo; con il modello per sede, un bar indipendente può trovarlo caro per quello che ottiene. L'insieme di funzioni si adatta male ai settori diversi dalla ristorazione.

Ideale per: ristoranti, bar e attività di somministrazione che vogliono una profonda integrazione con la cassa e funzioni specifiche per l'ospitalità, come la gestione delle mance e la previsione del personale dai dati di vendita.

Come scegliere l'alternativa giusta

La decisione si riduce a tre domande. Prima: com'è fatto il tuo team? Una sola sede con una squadra stabile o più sedi con personale a rotazione? Strumenti come Homebase e 7shifts fanno pagare ogni sede, e questo penalizza la crescita. Shifton (secondo la sua pagina dei prezzi) elenca sedi illimitate nel piano gratuito, e Deputy fa pagare per utente, non per sede.

Seconda: quanto è varia la tua forza lavoro? Se il tuo team parla tre lingue e gestisci turni su più fusi orari, serve una piattaforma che lo supporti in modo nativo. L'app web di Deputy, per esempio, è solo in inglese e la sua app mobile copre 12 lingue. Shifton supporta 40 lingue in tutta l'interfaccia.

Terza: di cosa hai bisogno davvero adesso? Se paghi 4 $ per utente per funzioni che non usi, stai finanziando la roadmap di qualcun altro. Un approccio modulare, in cui aggiungi capacità quando l'attività le richiede, tiene i costi allineati alla realtà.

Domande frequenti

Quanto dura la prova gratuita di Shifton?

Fino a 60 giorni per i moduli a pagamento, tranne il Controllo della posizione di lavoro, che ha una prova di 10 giorni. Può coprire un intero ciclo di fatturazione. Hai così il tempo di valutare presenze, buste paga e gli altri moduli, prima di decidere quali tenere.

Shifton costa davvero 1 $ per utente?

Sì: oltre i 10 dipendenti, o con un modulo a pagamento attivo, le funzioni di base costano 1 $ per dipendente al mese. La pianificazione dei turni è gratuita fino a 10 utenti finché non è attivo alcun modulo a pagamento. I moduli aggiuntivi a pagamento (presenze, buste paga, gestione delle ferie) costano da 0,50 a 5 $ per utente al mese ciascuno. Niente costi nascosti. Niente pacchetti obbligati.

Quale alternativa supporta più lingue?

Shifton, con 40 lingue integrate nell'interfaccia. L'app web di Deputy è solo in inglese e la sua app mobile copre 12 lingue.

Posso passare da When I Work a un altro strumento?

La maggior parte delle piattaforme per i turni permette di importare i dati dei dipendenti da CSV. Il nodo più grosso nella migrazione di solito riguarda lo storico delle ore rilevate e i modelli di turno esistenti. Calcola qualche giorno di configurazione per il passaggio vero e proprio, poi una o due settimane perché il team si abitui alla nuova interfaccia. La via più sicura è iniziare con una prova gratuita, tenendo When I Work attivo in parallelo.

Daria Oleshko

Customer Success Manager presso Shifton con vasta esperienza nella gestione del personale e nella gestione dei servizi sul campo.