Alternativer til When I Work: 6 planlægningsværktøjer sammenlignet

Hvorfor se sig om efter noget andet end When I Work

For to måneder siden stødte et rengøringsfirma med 45 medarbejdere ind i en mur. When I Work klarede vagtplanlægningen fint for holdet på én lokation, men så skrev firmaet kontrakt med tre nye kunder i forskellige byer. Pludselig var der brug for flere lokationer, en flersproget brugerflade til de spansk- og polsktalende hold og en måde at registrere timer på uden endnu en app. Regningen for at opgradere When I Work, så det kunne dække alt det? Mere end dobbelt så meget, som firmaet betalte i forvejen.

When I Work er et solidt planlægningsværktøj. Vagter, vagtbytte og beskeder til holdet fungerer godt nok for små, engelsktalende hold på én lokation. Men når driften vokser, med flere lokationer, flere sprog og flere moduler, bliver hullerne tydelige. Priserne springer, funktionerne ligger fast, og man ender med at betale for pakken til flere lokationer bare for at få tilpasset rapportering.

Derfor begynder ledere at lede efter alternativer til When I Work. Ikke fordi produktet er dårligt, men fordi behovet ændrer sig. Her er seks muligheder, vi har sammenlignet side om side, med et ærligt blik på, hvad hver af dem gør godt, og hvor den kommer til kort.

Vi starter med os selv.

Shifton: modulære priser og global rækkevidde

Shifton griber software til personaleplanlægning anderledes an. I stedet for at pakke alt ind i faste niveauer vælger du modulerne enkeltvis. Vagtplanlægning er med i den gratis plan for op til 10 brugere. Brug for mere? Betalte tilvalgsmoduler som Fremmøde, Løn og Ferieadministration koster fra 0,50 til 5 $ pr. bruger om måneden hver, og hvert betalt modul slår samtidig de 1 $ pr. medarbejder om måneden for grundfunktionerne til. Du bygger præcis den pakke, du har brug for.

For virksomheder med hold på tværs af landegrænser er sprogunderstøttelsen den egentlige forskel. Shiftons brugerflade fungerer indbygget på 40 sprog, ikke gennem oversættelse i browseren, men bygget ind i selve produktet. En lagerleder i Berlin og en vagtleder i Kraków ser appen på hvert deres sprog. Prissiden angiver et ubegrænset antal vagtplaner og lokationer i den gratis plan, en skarp kontrast til værktøjer, der tager betaling pr. lokation. Prøveperioden på op til 60 dage gælder for de betalte moduler, bortset fra Kontrol af arbejdssted, som har 10 dage. Der er altså plads til en hel faktureringsperiode, så du kan teste de fleste af dem, før du binder dig. Det er generøst sammenlignet med de 14 dage, som When I Work og Homebase tilbyder.

Bedst til: voksende virksomheder, der vil styre omkostningerne helt præcist og har brug for flersproget understøttelse af flere lokationer uden at betale enterprisepriser.

Deputy: drift med tunge compliancekrav

Deputy har bygget sit ry på overholdelse af arbejdsretten. Hvis din virksomhed opererer i et område med love om forudsigelig vagtplanlægning, regler om fair arbejdsuger eller indviklede regler for overarbejde, sørger Deputy automatisk for, at I holder jer inden for reglerne. Det markerer overtrædelser, før de sker, beregner krav til pauser og laver rapporter, der kan bruges ved en kontrol.

Til gengæld er prisen høj.

Fra 5 $ pr. bruger i Lite-pakken ved årlig betaling (Core 6,50 $, Pro 9 $) er det et af de dyrere værktøjer til medarbejderplanlægning i kategorien. Og de compliancefunktioner, der retfærdiggør prisen, er mest værd for større hold i regulerede brancher: sundhedsvæsen, restaurantkæder, detailhandel med mere end 50 lokationer. En café med 15 ansatte har ikke brug for så meget juridisk infrastruktur.

Bedst til: mellemstore og store organisationer på stærkt regulerede arbejdsmarkeder, især i Australien, Storbritannien og de amerikanske stater med love om forudsigelig vagtplanlægning.

Homebase: vagtplan og rekruttering

Homebase samler vagtplanlægningen med et let system til håndtering af ansøgere. Du kan slå stillinger op, sortere kandidater, sende jobtilbud og introducere nye medarbejdere, alt sammen på den platform, hvor du bygger næste uges vagtplan. For små virksomheder uden en egen HR-afdeling er det en reel tidsbesparelse.

Den gratis plan dækker én lokation med enkel vagtplanlægning og tidsregistrering. Derefter afregnes der pr. lokation, fra 24 $ pr. sted om måneden ved årlig betaling, uanset teamets størrelse. Har du kun én lokation, er det fint. Men udvider du til tre eller fire steder, bliver regnestykket hurtigt ubehageligt.

Sprogunderstøttelsen er begrænset til nogle få sprog. Der er ingen brugerflade på snesevis af sprog.

Bedst til: små virksomheder med én lokation i USA, som vil have vagtplan og enkle HR-værktøjer samlet ét sted uden at jonglere med flere abonnementer.

Sling: kommunikation først

Sling startede som en beskedapp til hold og voksede til et planlægningsværktøj. Det kan mærkes: kommunikationsfunktionerne er virkelig gode. Gruppechat, opslag og et nyhedsfeed til nyt fra virksomheden. Hvis jeres største smertepunkt er, at vagtfolk ikke læser mails, og at gruppebeskeder ender i kaos, løser Sling netop det.

Priserne ligger mellem 1,70 og 3,40 $ pr. bruger om måneden ved årlig betaling. Den gratis plan fungerer, men er enkel. Rapporter og sporing af lønomkostninger følger først med de betalte planer. Selve planlægningen er ligetil. Ingen behovsprognoser, og automatisk tildeling kun i Business-pakken. På de lavere niveauer bygger du vagterne i hånden. Det er bare en ryddeligere brugerflade end et regneark.

Bedst til: hold, hvor den interne kommunikation er flaskehalsen, og hvor planlægningen er forholdsvis enkel.

ClockShark: GPS-sporing til hold i marken

ClockShark er skabt til byggeri, anlægsgartnere og servicehold, der arbejder ude hos kunderne. GPS-geofencing sørger for, at der stemples ind på byggepladsen og ikke på parkeringspladsen. Jobkalkulation knytter arbejdstimer direkte til bestemte projekter, hvilket er uundværligt for håndværkere, der fakturerer kunder pr. time eller skal følge indtjeningen på hvert job.

ClockShark tager betaling pr. bruger, så tjek den aktuelle prisside, før du budgetterer. Og arbejder dine medarbejdere et fast sted, for eksempel i en restaurant, et lager eller en butik, er de fleste af ClockSharks stærkeste sider uden betydning. Det er et specialværktøj til mobile medarbejdere, og den opgave løser det godt.

Bedst til: byggefirmaer, servicevirksomheder og alle, hvor medarbejderne hver dag kører mellem flere arbejdspladser.

7shifts: kun for restauranter

7shifts forsøger ikke at passe til alle. Det er bygget til restauranter, og hver eneste funktion afspejler det. Kassesystemet leverer salgstal, så personalebehovet kan forudsiges. Tipsdeling automatiserer det, der før var hovedregning på en serviet ved lukketid. I lederens logbog kan vagtlederne give noter videre mellem åbning og lukning.

Fra 39,99 $ pr. lokation om måneden ved årlig betaling (med en begrænset gratis plan til enkeltlokationer) er 7shifts prissat til restauranter, der tager driften alvorligt. Kæder med flere afdelinger får mest ud af det. Modellen med betaling pr. lokation kan for en enkelt kaffebar blive dyr i forhold til det, den får. Funktionerne lader sig dårligt overføre til brancher uden for hotel og restaurant.

Bedst til: restauranter, barer og andre fødevarevirksomheder, der vil have dyb integration med kassesystemet og branchespecifikke funktioner som håndtering af drikkepenge og personaleprognoser ud fra salgstal.

Sådan vælger du det rigtige alternativ

Det handler om tre spørgsmål.

Det første: hvordan er jeres hold bygget op? Én lokation med en fast besætning eller flere steder med skiftende personale? Værktøjer som Homebase og 7shifts tager betaling pr. lokation, og det straffer vækst. Shifton (ifølge prissiden) oplister et ubegrænset antal lokationer i den gratis plan, og Deputy tager betaling pr. bruger, ikke pr. lokation.

Det andet: hvor forskelligartet er jeres medarbejdere? Taler holdet tre sprog, og lægger du vagter på tværs af tidszoner, har du brug for en platform, der understøtter det indbygget. Deputys webapp er for eksempel kun på engelsk, og dens mobilapp dækker 12 sprog. Shifton understøtter 40 sprog i hele brugerfladen.

Det tredje: hvad har du egentlig brug for lige nu? Betaler du 4 $ pr. bruger for funktioner, du ikke bruger, finansierer du en andens udviklingsplan. En modulær tilgang, hvor du tilføjer funktioner, efterhånden som forretningen kræver dem, holder omkostningerne på linje med virkeligheden.

FAQ

Hvor lang er Shiftons gratis prøveperiode?

Op til 60 dage for de betalte moduler, bortset fra Kontrol af arbejdssted, som har en prøveperiode på 10 dage. Det kan række over en hel faktureringsperiode, så du kan vurdere Fremmøde, Løn og de øvrige moduler, før du beslutter, hvilke du beholder.

Koster Shifton virkelig 1 $ pr. bruger?

Ja, ved mere end 10 medarbejdere eller med et betalt modul slået til koster grundfunktionerne 1 $ pr. medarbejder om måneden. Vagtplanlægning er gratis for op til 10 brugere, så længe intet betalt modul er slået til. Betalte tilvalgsmoduler (Fremmøde, Løn, Ferieadministration) koster fra 0,50 til 5 $ pr. bruger om måneden hver. Ingen skjulte gebyrer, ingen tvungne pakker.

Hvilket alternativ understøtter flest sprog?

Shifton, med 40 sprog bygget ind i brugerfladen. Deputys webapp er kun på engelsk, og dens mobilapp dækker 12 sprog.

Kan jeg flytte fra When I Work til et andet værktøj?

De fleste planlægningsplatforme lader dig importere medarbejderdata fra en CSV-fil. Det større spørgsmål ved en flytning gælder som regel de tidligere data om tidsregistrering og de vagtskabeloner, du allerede har. Regn med et par dages opsætning og derefter en til to uger, før holdet er vant til den nye brugerflade. Det sikreste er at starte med en gratis prøveperiode og lade When I Work køre ved siden af.

Daria Oleshko

Customer Success Manager hos Shifton med omfattende erfaring inden for personalehåndtering og felttjenestehåndtering.