Алтернативи на When I Work: 6 най-добри избора

Защо екипите търсят алтернативи на When I Work

Преди два месеца фирма за почистване с 45 служители опря в таван. When I Work се справяше добре с графиците на екипа ѝ на един обект, но тя тъкмо беше подписала трима нови клиенти в различни градове. Изведнъж ѝ трябваха няколко обекта, интерфейс на няколко езика за испаноговорящите и полскоговорящите бригади и начин да отчита часовете без още едно приложение. Сметката за ъпгрейд на When I Work, който да покрие всичко това? Над два пъти повече от досегашната.

When I Work е стабилен инструмент за планиране. Смените, размените им и съобщенията в екипа се получават достатъчно добре за малки англоговорящи екипи на едно място. Щом обаче операциите растат, с повече обекти, повече езици и повече модули, пролуките се виждат веднага. Цените скачат, наборът от функции остава твърд и плащате за плана за няколко обекта само за да получите персонализирани отчети.

Затова мениджърите започват да търсят алтернативи на When I Work. Не защото продуктът е лош, а защото нуждите се променят. Ето шест варианта, които сравнихме един до друг, с честен поглед към това, в което всеки от тях е добър и къде се препъва.

Shifton: модулни цени, глобален обхват

Shifton подхожда към софтуера за управление на работната сила по различен начин. Вместо да опакова всичко във фиксирани планове, той ви оставя да избирате модулите поотделно. Планирането на смени е включено безплатно в безплатния план за до 10 потребители. Трябва ви повече? Платените допълнителни модули като присъствие, заплати и управление на отпуските струват от 0,50 до 5 $ на потребител на месец всеки, а всеки платен модул включва и 1 $ на служител на месец за основните функции. Сглобявате точно този комплект, който ви трябва.

За бизнеси с екипи в различни държави истинската разлика е езиковата поддръжка. Интерфейсът на Shifton работи на 40 езика нативно: не чрез превод в браузъра, а вграден в самия продукт. Складов мениджър в Берлин и ръководителка на смяна в Краков виждат приложението всеки на своя език. Страницата с цените посочва неограничен брой графици и обекти в безплатния план, а това е рязък контраст с инструментите, които таксуват на обект.

Пробният период до 60 дни важи за платените модули, с изключение на Контрол на работното местоположение, чийто пробен период е 10 дни. Остава място за цял разплащателен цикъл, в който да изпробвате повечето от тях, преди да се обвържете. Това е щедро в сравнение с 14-те дни, които предлагат When I Work и Homebase.

Най-подходящ за: растящи бизнеси, които искат да контролират разходите си точно и имат нужда от многоезична поддръжка на няколко обекта, без да плащат корпоративни цени.

Deputy: операции с високи изисквания за съответствие

Deputy е изградил името си върху спазването на трудовото законодателство. Ако бизнесът ви работи в юрисдикция със закони за предвидимо планиране, правила за "честна работна седмица" или сложни разпоредби за извънредния труд, Deputy поема предпазните мерки автоматично. Отбелязва нарушенията, преди да са се случили, изчислява изискуемите почивки и изготвя отчети, годни за одит.

Уловката е цената. От 5 $ на потребител в плана Lite при годишно плащане (Core 6,50 $, Pro 9 $) той е един от по-скъпите инструменти за планиране на служители в тази категория. А функциите за съответствие, които оправдават цената, са най-ценни за по-големи екипи в регулирани отрасли: здравеопазване, вериги в хотелиерството и ресторантьорството, търговия на дребно с над 50 обекта. Кафене с 15 души не се нуждае от такава правна инфраструктура.

Най-подходящ за: средни и големи организации на силно регулирани пазари на труда, особено в Австралия, Великобритания и щатите в САЩ със закони за предвидимо планиране.

Homebase: планиране плюс наемане

Homebase комбинира планирането с олекотена система за проследяване на кандидати. Публикувате обяви, подбирате кандидати, изпращате оферти и въвеждате новите служители, и всичко това на същата платформа, на която изготвяте графика за следващата седмица. За малките фирми без отделен HR отдел това спестява реално време.

Безплатното ниво покрива един обект с основно планиране и отчитане на времето. След това цената е на обект, от 24 $ на обект на месец при годишно плащане, независимо от големината на екипа. Ако имате един обект, това е нормално. Щом разширите до три или четири, сметката бързо става неудобна.

Езиковата поддръжка е ограничена до няколко езика. Интерфейс на десетки езици няма.

Най-подходящ за: малки фирми с един обект в САЩ, които искат планиране и основни HR инструменти на едно място, без да жонглират с няколко абонамента.

Sling: първо комуникацията в екипа

Sling започва като приложение за съобщения в екипи и се разраства до инструмент за планиране. Личи си: комуникационните функции са наистина добри. Групови чатове, съобщения, новинарски поток за новините във фирмата. Ако най-болното ви място е, че работещите на смени не четат имейли, а груповите есемеси се превръщат в хаос, Sling решава точно това.

Цените са от 1,70 до 3,40 $ на потребител на месец при годишно плащане. Безплатното ниво е работещо, но семпло. Отчетите и проследяването на разходите за труд идват едва с платените планове. Самото планиране е просто: няма прогнозиране на търсенето, а автоматично назначаване има само в плана Business. В по-ниските нива смените ги подреждате на ръка. Това е просто по-подреден интерфейс, отколкото електронна таблица.

Най-подходящ за: екипи, при които вътрешната комуникация е тясното място, а нуждите от планиране са сравнително прости.

ClockShark: GPS проследяване за бригади на терен

ClockShark е създаден специално за строителство, озеленяване и екипи за работа на терен. GPS геозоната гарантира, че отбелязването на идване става на обекта, а не на паркинга. Остойностяването на задачите свързва отработените часове директно с конкретни проекти, което е задължително за изпълнители, които таксуват клиентите на час или трябва да следят рентабилността на всяка поръчка.

ClockShark таксува на потребител, затова проверете актуалната му страница с цени, преди да планирате бюджет. А ако служителите ви работят на постоянно място, като ресторант, склад или магазин, повечето отличителни функции на ClockShark са без значение. Това е специализиран инструмент за мобилни екипи и тази работа върши добре.

Най-подходящ за: строителни фирми, фирми за обслужване на терен и всяка дейност, при която служителите всеки ден пътуват между няколко обекта.

7shifts: само за ресторанти

7shifts не се опитва да обслужва всички. Създаден е за ресторанти и всяка функция го отразява. Интеграцията с касовата система вади данни за продажбите, с които се прогнозира нуждата от персонал. Разпределянето на бакшиша автоматизира онова, което някога беше сметка на салфетка при затваряне. Дневникът на мениджъра позволява на ръководителите на смени да си предават бележки между отваряне и затваряне.

От 39,99 $ на обект на месец при годишно плащане (с ограничено безплатно ниво за единични обекти) 7shifts е оценен за ресторанти, които приемат работата си на сериозно. Най-голяма полза имат веригите с няколко заведения. Моделът на обект може да излезе скъп за самостоятелно кафене, предвид това, което получава. Наборът от функции трудно се пренася в отрасли извън хотелиерството и ресторантьорството.

Най-подходящ за: ресторанти, барове и заведения за хранене, които искат дълбока интеграция с касовата система и специфични за отрасъла функции като управление на бакшиши и прогнозиране на персонала по данни за продажбите.

Как да изберете подходящата алтернатива

Решението опира до три въпроса. Първо, каква е структурата на екипа ви? Един обект със стабилен състав или няколко обекта с въртящ се персонал? Инструменти като Homebase и 7shifts таксуват на обект, което наказва растежа. Shifton (според страницата му с цени) посочва неограничен брой обекти в безплатния план, а Deputy таксува на потребител, а не на обект.

Второ, колко разнородна е работната ви сила? Ако екипът ви говори на три езика и управлявате смени в различни часови зони, трябва ви платформа, която го поддържа нативно. Уеб приложението на Deputy например е само на английски, а мобилното му приложение покрива 12 езика. Shifton поддържа 40 езика в целия интерфейс.

Трето, какво всъщност ви трябва точно сега? Ако плащате по 4 $ на потребител за функции, които не ползвате, субсидирате пътната карта на някой друг. Модулният подход, при който добавяте възможности, когато бизнесът ги поиска, държи разходите в синхрон с реалността.

Често задавани въпроси

Колко дълго е безплатният пробен период на Shifton?

До 60 дни за платените модули. Изключение е Контрол на работното местоположение с пробен период от 10 дни. Това може да покрие цял разплащателен цикъл, така че да изпробвате присъствието, заплатите и останалите модули, преди да решите кои да запазите.

Наистина ли Shifton струва 1 $ на потребител?

Да. При над 10 служители или при включен платен модул основните функции струват 1 $ на служител на месец. Планирането на смени е безплатно за до 10 потребители, докато не е включен платен модул. Платените допълнителни модули (присъствие, заплати, управление на отпуските) струват от 0,50 до 5 $ на потребител на месец всеки. Без скрити такси, без принудителни пакети.

Коя алтернатива поддържа най-много езици?

Shifton: 40 езика, вградени в интерфейса. Уеб приложението на Deputy е само на английски, а мобилното му приложение покрива 12 езика.

Мога ли да мигрирам от When I Work към друг инструмент?

Повечето платформи за планиране позволяват импорт на данните за служителите през CSV. По-големият въпрос при преместването обикновено са историческите данни за отчетено време и съществуващите шаблони за смени. Очаквайте самата смяна да отнеме няколко дни настройка, а след това седмица-две, докато екипът свикне с новия интерфейс. Най-сигурно е да започнете с безплатен пробен период, докато When I Work още работи паралелно.

Daria Oleshko

Мениджър за успех на клиентите в Shifton с обширен опит в управлението на персонала и управлението на теренните услуги.