Alternatieven voor When I Work: 6 roosterprogramma's naast elkaar

Waarom teams verder kijken dan When I Work

Twee maanden geleden liep een schoonmaakbedrijf met 45 medewerkers tegen een muur aan. When I Work regelde de roosters prima voor het team op één vestiging, maar toen kwamen er drie nieuwe klanten in verschillende steden bij. Ineens had het bedrijf ondersteuning voor meerdere locaties nodig, meertalige schermen voor de Spaans- en Poolssprekende ploegen en een manier om uren bij te houden zonder weer een aparte app. De rekening om When I Work zo uit te breiden dat het dat allemaal dekte? Meer dan het dubbele van wat het bedrijf tot dan toe betaalde.

When I Work is een degelijk planningsprogramma. Diensten, ruilen en teamberichten werken goed genoeg voor kleine, Engelstalige teams op één locatie. Zodra uw bedrijf groeit, met meer vestigingen, meer talen en meer modules, worden de gaten zichtbaar. De prijzen springen omhoog, het functieaanbod blijft star, en u betaalt voor het abonnement voor meerdere locaties om aangepaste rapportage te krijgen.

Daarom zoeken managers naar alternatieven voor When I Work. Niet omdat het product slecht is, maar omdat de match verandert. Hieronder staan zes opties die we naast elkaar hebben gelegd, met een eerlijke blik op wat elk goed doet en waar het tekortschiet.

Shifton: modulaire prijzen, wereldwijd bereik

Shifton pakt personeelsplanning anders aan. In plaats van alles in vaste pakketten te stoppen, kiest u de modules los. Roosterplanning zit gratis in het gratis abonnement voor maximaal 10 gebruikers. Meer nodig? Betaalde modules zoals Aanwezigheid, Salarisadministratie en Vakantiebeheer kosten elk 0,50 tot 5 $ per gebruiker per maand, en elke betaalde module zet ook de 1 $ per medewerker per maand voor de basisfuncties in gang. U bouwt precies de combinatie die u nodig hebt.

Voor bedrijven met teams in meerdere landen maakt de taalondersteuning het echte verschil. De interface van Shifton werkt standaard in 40 talen, niet via vertaling in de browser maar ingebouwd in het product. Een magazijnmanager in Berlijn en een ploegleider in Krakau zien de app allebei in hun eigen taal. De prijspagina noemt onbeperkt veel roosters en locaties in het gratis abonnement, een scherp contrast met tools die per vestiging rekenen.

De proefperiode van maximaal 60 dagen geldt voor de betaalde modules, behalve Controle van de werklocatie, die 10 dagen heeft. Er is dus ruimte voor een volledige factuurcyclus om de meeste modules te testen voordat u zich bindt. Dat is royaal vergeleken met de 14 dagen die When I Work en Homebase bieden.

Voor wie: groeiende bedrijven die hun kosten precies willen sturen en meertalige ondersteuning voor meerdere locaties nodig hebben, zonder enterprise-prijzen te betalen.

Deputy: bedrijven met veel regelgeving

Deputy heeft zijn naam gevestigd op naleving van arbeidswetgeving. Werkt uw bedrijf in een rechtsgebied met wetten over voorspelbare roosters, regels voor eerlijke werkweken of ingewikkelde overurenregels, dan bewaakt Deputy de randvoorwaarden automatisch. Het signaleert overtredingen voordat ze gebeuren, berekent pauzevereisten en maakt auditklare rapporten.

De keerzijde is de prijs. Vanaf 5 $ per gebruiker in het Lite-abonnement bij jaarlijkse facturering (Core 6,50 $, Pro 9 $) is het een van de duurdere roosterprogramma's in deze categorie. En de compliance-functies die die prijs rechtvaardigen, zijn het meest waard voor grotere teams in gereguleerde sectoren: zorg, horecaketens, retail met meer dan 50 vestigingen. Een café met 15 mensen heeft zoveel juridische infrastructuur niet nodig.

Voor wie: middelgrote tot grote organisaties op sterk gereguleerde arbeidsmarkten, vooral in Australië, het Verenigd Koninkrijk en Amerikaanse staten met wetten voor voorspelbare roosters.

Homebase: roosters plus werving

Homebase combineert roosterplanning met een lichte sollicitantenmodule. Vacatures plaatsen, kandidaten screenen, aanbiedingsbrieven versturen en nieuwe mensen inwerken, allemaal op hetzelfde platform waar u het rooster voor volgende week maakt. Voor kleine bedrijven zonder eigen HR-afdeling scheelt dat echt tijd.

Het gratis abonnement dekt één locatie met basisroosters en tijdregistratie. Daarna wordt per locatie gerekend: vanaf 24 $ per vestiging per maand bij jaarlijkse facturering, ongeacht de teamgrootte. Met één vestiging is dat prima. Zodra u uitbreidt naar drie of vier locaties, wordt de som snel onaangenaam.

Taalondersteuning is beperkt tot enkele talen. Er is geen interface in tientallen talen.

Voor wie: kleine bedrijven met één vestiging in de VS die roosters en eenvoudige HR-hulpmiddelen op één plek willen, zonder meerdere abonnementen te jongleren.

Sling: communicatie eerst

Sling begon als berichtenapp voor teams en groeide uit tot planningsprogramma. Dat merkt u: de communicatiefuncties zijn echt goed. Groepschats, mededelingen, een nieuwsfeed voor bedrijfsnieuws. Als uw grootste pijnpunt is dat ploegmedewerkers geen e-mail lezen en groepsberichten uitmonden in chaos, lost Sling precies dat op.

De prijzen lopen van 1,70 tot 3,40 $ per gebruiker per maand bij jaarlijkse facturering. Het gratis abonnement werkt, maar is eenvoudig. Rapportage en het bijhouden van loonkosten zitten pas in de betaalde abonnementen. De planning zelf is rechttoe rechtaan. Geen vraagvoorspelling, en automatisch toewijzen alleen in het Business-abonnement. In de lagere niveaus bouwt u de diensten met de hand. Het is alleen een nettere omgeving dan een spreadsheet.

Voor wie: teams waarbij interne communicatie de bottleneck is en de planning relatief eenvoudig blijft.

ClockShark: gps-registratie voor buitenploegen

ClockShark is gemaakt voor bouw, groenonderhoud en buitendienstteams. Met gps-geofencing gebeurt het inklokken op de werkplek en niet op de parkeerplaats. Met jobkostenberekening koppelt u gewerkte uren direct aan specifieke projecten, onmisbaar voor aannemers die klanten per uur factureren of de winstgevendheid per opdracht willen volgen.

ClockShark prijst per gebruiker, dus controleer de actuele prijspagina voordat u begroot. En als uw medewerkers op een vaste plek werken, zoals een restaurant, magazijn of winkel, zijn de meeste opvallende functies van ClockShark overbodig. Het is een specialistisch hulpmiddel voor mobiele teams, en die taak voert het goed uit.

Voor wie: bouwbedrijven, buitendienstorganisaties en elk bedrijf waar medewerkers dagelijks tussen meerdere werkplekken reizen.

7shifts: uitsluitend voor restaurants

7shifts probeert niet iedereen te bedienen. Het is gebouwd voor restaurants en elke functie laat dat zien. De koppeling met het kassasysteem haalt omzetcijfers op om de personeelsbehoefte te voorspellen. Fooienverdeling automatiseert wat bij sluitingstijd vroeger een rekensom op een bierviltje was. In het managerlogboek geven ploegleiders notities door tussen openen en sluiten.

Vanaf 39,99 $ per locatie per maand bij jaarlijkse facturering (met een beperkt gratis abonnement voor losse locaties) is 7shifts geprijsd voor restaurants die hun bedrijfsvoering serieus nemen. Ketens met meerdere vestigingen halen er de meeste waarde uit, want het model per locatie kan voor één koffiebar duur uitpakken voor wat die ervoor terugkrijgt. Het functieaanbod laat zich slecht vertalen naar sectoren buiten de horeca.

Voor wie: restaurants, bars en cateringbedrijven die een diepe kassakoppeling willen en horecaspecifieke functies als fooienbeheer en personeelsvoorspelling op basis van omzetgegevens.

Zo kiest u het juiste alternatief

De keuze draait om drie vragen. Eerst: hoe is uw team opgebouwd? Eén vestiging met een vaste ploeg, of meerdere locaties met wisselend personeel? Tools als Homebase en 7shifts rekenen per locatie, wat groei afstraft. Shifton (volgens de prijspagina) noemt onbeperkt veel locaties in het gratis abonnement, en Deputy rekent per gebruiker, niet per locatie.

Ten tweede: hoe gevarieerd is uw personeel? Spreekt uw team drie talen en plant u diensten over tijdzones heen, dan hebt u een platform nodig dat dat standaard ondersteunt. De webapp van Deputy is bijvoorbeeld alleen in het Engels beschikbaar en de mobiele app dekt 12 talen. Shifton ondersteunt 40 talen in de volledige interface.

Ten derde: wat hebt u nu echt nodig? Betaalt u 4 $ per gebruiker voor functies die u niet gebruikt, dan financiert u de roadmap van iemand anders. Een modulaire aanpak, waarbij u mogelijkheden toevoegt zodra uw bedrijf erom vraagt, houdt de kosten in lijn met de werkelijkheid.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt de gratis proefperiode van Shifton?

Maximaal 60 dagen voor de betaalde modules, behalve Controle van de werklocatie, die een proefperiode van 10 dagen heeft. Dat dekt een volledige factuurcyclus. U kunt Aanwezigheid, Salarisadministratie en de andere modules dus rustig beoordelen en pas daarna beslissen wat blijft.

Kost Shifton echt 1 $ per gebruiker?

Ja, boven de 10 medewerkers of met een ingeschakelde betaalde module kosten de basisfuncties 1 $ per medewerker per maand. Roosterplanning is gratis voor maximaal 10 gebruikers zolang er geen betaalde module aanstaat. Betaalde modules (Aanwezigheid, Salarisadministratie, Vakantiebeheer) kosten elk 0,50 tot 5 $ per gebruiker per maand. Geen verborgen kosten, geen verplichte bundels.

Welk alternatief ondersteunt de meeste talen?

Shifton: 40 talen zitten ingebouwd in de interface. De webapp van Deputy is alleen in het Engels beschikbaar en de mobiele app dekt 12 talen.

Kan ik van When I Work naar een ander programma overstappen?

Met de meeste planningsplatforms importeert u medewerkergegevens via CSV. De grotere vraag bij een migratie gaat meestal over historische tijdregistratiegegevens en bestaande roostersjablonen. Reken voor de overstap zelf op een paar dagen inrichten en daarna een of twee weken voordat uw team aan de nieuwe interface gewend is. Het veiligst: begin met een gratis proefperiode en laat When I Work ondertussen gewoon doorlopen.

Daria Oleshko

Customer Success Manager bij Shifton met uitgebreide ervaring in personeelsbeheer en buitendienstbeheer.