Alternatif When I Work: 6 Pilihan Terbaik

Alasan Tim Mencari Opsi Selain When I Work

Dua bulan lalu, sebuah perusahaan kebersihan dengan 45 karyawan membentur tembok. When I Work sebenarnya sudah cukup baik mengurus jadwal tim mereka yang bekerja di satu lokasi, tetapi lalu mereka menandatangani tiga klien baru di kota yang berbeda. Tiba-tiba mereka butuh dukungan multilokasi, antarmuka multibahasa untuk kru yang berbahasa Spanyol dan Polandia, serta cara mencatat jam kerja tanpa aplikasi terpisah. Tagihan untuk meng-upgrade When I Work agar menutup semua itu? Lebih dari dua kali lipat dari yang biasa mereka bayar.

When I Work adalah alat penjadwalan yang solid. Shift, pertukaran shift, dan pesan tim ditangani dengan cukup baik untuk tim kecil berbahasa Inggris di satu lokasi. Namun begitu operasi tumbuh, dengan lebih banyak lokasi, bahasa, dan modul, celahnya langsung kelihatan. Harga melonjak, set fiturnya tetap kaku, dan Anda membayar paket multi-lokasi hanya untuk mendapatkan laporan kustom.

Itulah sebabnya para manajer mulai mencari alternatif When I Work. Bukan karena produknya buruk, melainkan karena kecocokannya berubah. Berikut enam opsi yang sudah kami bandingkan berdampingan, lengkap dengan penilaian jujur tentang apa yang dikerjakan masing-masing dengan baik dan di mana letak keterbatasannya.

Shifton: Harga Modular, Jangkauan Global

Shifton mengambil pendekatan berbeda dalam perangkat lunak manajemen tenaga kerja. Fitur tidak dibungkus dalam paket bertingkat yang kaku, tetapi modul dipilih satu per satu. Penjadwalan shift sudah termasuk gratis dalam paket gratis untuk hingga 10 pengguna. Butuh lebih? Modul tambahan berbayar seperti Kehadiran, Penggajian, dan Manajemen Cuti masing-masing berharga $0.50 hingga $5 per pengguna per bulan, dan modul berbayar apa pun juga mengaktifkan biaya $1 per karyawan per bulan untuk fungsi dasar. Anda menyusun sendiri paket yang persis dibutuhkan.

Bagi bisnis dengan tim lintas negara, dukungan bahasa adalah pembeda yang sebenarnya. Antarmuka Shifton berjalan secara native dalam 40 bahasa, bukan lewat terjemahan peramban, melainkan tertanam di dalam produk. Manajer gudang di Berlin dan pemimpin shift di Krakow sama-sama melihat aplikasi dalam bahasa mereka sendiri. Halaman harga mencantumkan jadwal dan lokasi tanpa batas di paket gratis, kontras tajam dengan alat yang menagih per lokasi.

Uji coba hingga 60 hari berlaku untuk modul berbayar, kecuali Kontrol lokasi kerja yang uji cobanya 10 hari. Jadi masih ada ruang untuk satu siklus tagihan penuh guna mencoba sebagian besar modul sebelum memutuskan. Ini murah hati dibanding uji coba 14 hari yang ditawarkan When I Work dan Homebase.

Cocok untuk: bisnis yang sedang berkembang, ingin mengendalikan biaya dengan presisi, dan butuh dukungan multibahasa serta multilokasi tanpa membayar harga enterprise.

Deputy: Operasi dengan Kebutuhan Kepatuhan Tinggi

Deputy membangun reputasinya di atas kepatuhan hukum ketenagakerjaan. Jika bisnis Anda beroperasi di yurisdiksi yang punya aturan penjadwalan prediktif, aturan minggu kerja yang adil, atau regulasi lembur yang rumit, Deputy menjaga batasannya secara otomatis. Ia menandai pelanggaran sebelum terjadi, menghitung kewajiban istirahat, dan membuat laporan yang siap diaudit.

Konsekuensinya ada di harga. Mulai dari $5 per pengguna di paket Lite dengan tagihan tahunan (Core $6.50, Pro $9), ini termasuk salah satu alat penjadwalan karyawan yang lebih mahal di kategorinya. Fitur kepatuhan yang membenarkan harga itu paling berguna bagi tim besar di industri yang diatur ketat: layanan kesehatan, jaringan perhotelan, ritel dengan lebih dari 50 lokasi. Kafe dengan 15 orang tidak butuh infrastruktur hukum sebesar itu.

Cocok untuk: organisasi menengah hingga besar di pasar tenaga kerja yang diatur ketat, terutama di Australia, Inggris, dan negara bagian AS yang punya undang-undang penjadwalan prediktif.

Homebase: Penjadwalan Plus Perekrutan

Homebase menggabungkan penjadwalan dengan sistem pelacakan pelamar yang ringan. Pasang lowongan, saring kandidat, kirim surat penawaran, dan arahkan karyawan baru, semuanya dari platform yang sama tempat Anda menyusun jadwal minggu depan. Bagi usaha kecil tanpa departemen HR khusus, itu benar-benar menghemat waktu.

Paket gratisnya mencakup satu lokasi dengan penjadwalan dasar dan pelacakan waktu. Di luar itu, harga dihitung per lokasi, mulai $24 per lokasi per bulan dengan tagihan tahunan, berapa pun ukuran timnya. Untuk bisnis satu lokasi, itu tidak masalah. Tetapi begitu Anda berekspansi ke tiga atau empat lokasi, hitungannya cepat terasa memberatkan.

Dukungan bahasanya terbatas pada beberapa bahasa. Tidak ada antarmuka dalam puluhan bahasa.

Cocok untuk: usaha kecil satu lokasi di AS yang ingin penjadwalan dan alat HR dasar di satu tempat tanpa harus mengelola banyak langganan.

Sling: Komunikasi Tim Lebih Dulu

Sling bermula sebagai aplikasi pesan untuk tim lalu berkembang menjadi alat penjadwalan. Asal-usul itu terasa: fitur komunikasinya benar-benar bagus. Obrolan grup, pengumuman, dan newsfeed untuk kabar perusahaan. Jika masalah terbesar Anda adalah pekerja shift tidak membaca email dan pesan grup berubah jadi kekacauan, Sling mengatasinya.

Harganya berkisar $1.70 sampai $3.40 per pengguna per bulan dengan tagihan tahunan. Paket gratisnya berfungsi tetapi sederhana. Laporan dan pelacakan biaya tenaga kerja baru tersedia di paket berbayar. Mesin penjadwalannya sendiri lugas, tanpa perkiraan permintaan, dan penugasan otomatis hanya ada di paket Business. Di paket yang lebih rendah Anda menyusun shift dengan tangan, hanya saja di antarmuka yang lebih rapi daripada spreadsheet.

Cocok untuk: tim yang hambatan utamanya komunikasi internal, dengan kebutuhan penjadwalan yang relatif sederhana.

ClockShark: Pelacakan GPS untuk Kru Lapangan

ClockShark dibuat khusus untuk konstruksi, lansekap, dan tim layanan lapangan. Geofencing GPS memastikan clock-in terjadi di lokasi kerja, bukan di tempat parkir. Penghitungan biaya pekerjaan mengaitkan jam kerja langsung ke proyek tertentu, yang penting bagi kontraktor yang menagih klien per jam atau perlu melacak profitabilitas per pekerjaan.

ClockShark menetapkan harga per pengguna, jadi periksa halaman harga terbarunya sebelum menganggarkan. Dan jika karyawan Anda bekerja di lokasi tetap, seperti restoran, gudang, atau toko, sebagian besar fitur unggulan ClockShark tidak relevan. Ini alat khusus untuk tenaga kerja yang bergerak, dan tugas itu dijalankannya dengan baik.

Cocok untuk: perusahaan konstruksi, bisnis layanan lapangan, dan operasi apa pun yang karyawannya berpindah antar lokasi kerja setiap hari.

7shifts: Khusus Restoran

7shifts tidak mencoba melayani semua orang. Ia dibangun untuk restoran, dan setiap fiturnya mencerminkan hal itu. Integrasi POS menarik data penjualan untuk memperkirakan kebutuhan staf. Pembagian tip mengotomatiskan hitungan yang dulu dikerjakan di atas serbet saat tutup. Buku catatan manajer memungkinkan pemimpin shift menitipkan pesan antara yang buka dan yang tutup.

Mulai $39.99 per lokasi per bulan dengan tagihan tahunan (dengan paket gratis terbatas untuk satu lokasi), 7shifts dihargai untuk restoran yang serius soal operasional. Jaringan multi-gerai mendapat manfaat terbesar. Model per lokasi berarti kedai kopi mandiri bisa merasa harganya mahal untuk apa yang didapat. Set fiturnya sulit diterapkan di industri di luar perhotelan.

Cocok untuk: restoran, bar, dan bisnis jasa boga yang menginginkan integrasi POS yang dalam serta fitur khusus perhotelan seperti pengelolaan tip dan perkiraan tenaga kerja dari data penjualan.

Cara Memilih Alternatif yang Tepat

Keputusannya bermuara pada tiga pertanyaan. Pertama, bagaimana struktur tim Anda? Satu lokasi dengan kru yang stabil, atau banyak lokasi dengan staf yang berganti-ganti? Alat seperti Homebase dan 7shifts menagih per lokasi, yang justru menghukum pertumbuhan. Shifton (menurut halaman harganya) mencantumkan lokasi tanpa batas di paket gratis, dan Deputy menetapkan harga per pengguna, bukan per lokasi.

Kedua, seberagam apa tenaga kerja Anda? Kalau tim berbicara tiga bahasa dan Anda mengatur shift lintas zona waktu, Anda butuh platform yang mendukungnya secara native. Aplikasi web Deputy, misalnya, hanya berbahasa Inggris dan aplikasi selulernya mencakup 12 bahasa. Shifton mendukung 40 bahasa di seluruh antarmuka.

Ketiga, apa yang sebenarnya Anda butuhkan sekarang? Jika Anda membayar $4 per pengguna untuk fitur yang tidak dipakai, Anda ikut membiayai peta jalan pihak lain. Pendekatan modular, di mana kemampuan ditambah saat bisnis menuntutnya, menjaga biaya tetap selaras dengan kenyataan.

FAQ

Berapa lama uji coba gratis Shifton?

Hingga 60 hari untuk modul berbayar, kecuali Kontrol lokasi kerja yang uji cobanya 10 hari. Waktu itu bisa mencakup satu siklus tagihan penuh, sehingga Anda dapat menilai Kehadiran, Penggajian, dan modul lainnya sebelum memutuskan mana yang dipertahankan.

Apakah Shifton benar-benar $1 per pengguna?

Ya, di atas 10 karyawan atau dengan modul berbayar apa pun yang aktif, fungsi dasar berharga $1 per karyawan per bulan. Penjadwalan shift gratis untuk hingga 10 pengguna selama tidak ada modul berbayar yang aktif. Modul tambahan berbayar (Kehadiran, Penggajian, Manajemen Cuti) masing-masing berharga $0.50 hingga $5 per pengguna per bulan. Tanpa biaya tersembunyi, tanpa paket yang dipaksakan.

Alternatif mana yang mendukung bahasa terbanyak?

Shifton, dengan 40 bahasa yang tertanam di antarmuka. Aplikasi web Deputy hanya berbahasa Inggris dan aplikasi selulernya mencakup 12 bahasa.

Bisakah saya pindah dari When I Work ke alat lain?

Kebanyakan platform penjadwalan memungkinkan impor data karyawan lewat CSV. Pertanyaan migrasi yang lebih besar biasanya soal data pelacakan waktu historis dan templat shift yang sudah ada. Perkirakan perpindahan itu sendiri memakan beberapa hari untuk penyiapan, lalu satu hingga dua minggu agar tim terbiasa dengan antarmuka baru. Cara teraman adalah memulai dengan uji coba gratis sambil tetap menjalankan When I Work secara paralel.

Daria Oleshko

Customer Success Manager di Shifton dengan pengalaman luas dalam manajemen tenaga kerja dan manajemen layanan lapangan.