When I Work-alternativ: 6 schemaläggningsverktyg jämförda sida vid sida

Därför tittar team bortom When I Work

För två månader sedan stötte ett städföretag med 45 anställda i taket. When I Work skötte schemaläggningen utmärkt för teamet på en enda ort, men så skrev de på tre nya kunder i olika städer. Plötsligt behövde de stöd för flera arbetsplatser, flerspråkiga gränssnitt för de spansk- och polsktalande arbetslagen och ett sätt att hålla reda på timmar utan att ännu en app behövdes. Räkningen för att uppgradera When I Work så att det täckte allt det? Mer än dubbelt så mycket som de redan betalade.

When I Work är ett gediget schemaläggningsverktyg. Skift, byten och teammeddelanden fungerar tillräckligt bra för små engelsktalande team på en enda arbetsplats. Men så fort verksamheten växer, med fler arbetsplatser, fler språk och fler moduler, blir luckorna tydliga. Priserna hoppar, funktionsutbudet står still, och du får betala för planen för flera platser bara för att få anpassad rapportering.

Därför börjar chefer leta efter alternativ till When I Work. Inte för att produkten är dålig, utan för att passformen ändras. Här är sex alternativ som vi jämfört sida vid sida, med en ärlig blick på vad var och en gör bra och var den brister.

Shifton: modulär prissättning, global räckvidd

Shifton tar ett annat grepp om programvara för personalplanering. I stället för att packa allt i fasta nivåer väljer du moduler en och en. Skiftschemaläggning ingår gratis i gratisplanen för upp till 10 användare. Behöver du mer? Betalda tilläggsmoduler som närvaro, lön och semesterhantering kostar 0,50 till 5 $ per användare och månad var, och varje betald modul sätter också igång 1 $ per anställd och månad för grundfunktionerna. Du bygger exakt den uppsättning du behöver.

För verksamheter med team över gränserna är språkstödet den verkliga skillnaden. Shiftons gränssnitt fungerar på 40 språk direkt, inte genom webbläsaröversättning utan inbyggt i produkten. En lagerchef i Berlin och en skiftledare i Kraków ser appen på sitt eget språk. Prissidan listar obegränsat antal scheman och arbetsplatser i gratisplanen, en skarp kontrast till verktyg som tar betalt per plats.

Provperioden på upp till 60 dagar gäller de betalda modulerna, utom Kontroll av arbetsplats som har 10 dagar, så det finns utrymme för en hel faktureringsperiod att prova de flesta av dem innan du binder dig. Det är generöst jämfört med de 14 dagars provperioder som When I Work och Homebase erbjuder.

Passar bäst för: växande företag som vill styra kostnaderna exakt och behöver flerspråkigt stöd för flera arbetsplatser utan att betala storföretagspriser.

Deputy: verksamheter med tunga regelkrav

Deputy byggde sitt rykte på efterlevnad av arbetsrätten. Om din verksamhet finns i ett rättsområde med lagar om förutsägbar schemaläggning, regler om rättvisa arbetsveckor eller komplicerade övertidsregler sköter Deputy skyddsräckena automatiskt. Det flaggar överträdelser innan de sker, räknar ut rastkrav och skapar rapporter som håller för en revision.

Avvägningen är priset. Från 5 $ per användare i planen Lite vid årsbetalning (Core 6,50 $, Pro 9 $) är det ett av de dyrare verktygen för schemaläggning av personal i den här kategorin. Och de efterlevnadsfunktioner som motiverar det priset är mest värdefulla för större team i reglerade branscher: vård, restaurangkedjor, detaljhandel med fler än 50 butiker. Ett café med 15 personer behöver inte den nivån av juridisk infrastruktur.

Passar bäst för: medelstora till stora organisationer på starkt reglerade arbetsmarknader, särskilt i Australien, Storbritannien och de amerikanska delstater som har lagar om förutsägbar schemaläggning.

Homebase: schemaläggning plus rekrytering

Homebase kombinerar schemaläggning med ett lätt system för hantering av sökande. Lägg ut jobbannonser, sålla kandidater, skicka anställningserbjudanden och introducera nyanställda, allt från samma plattform där du bygger nästa veckas schema. För små företag utan en egen HR-avdelning är det en verklig tidsbesparing.

Gratisnivån omfattar en arbetsplats med enkel schemaläggning och tidrapportering. Därefter gäller pris per arbetsplats, från 24 $ per plats och månad vid årsfakturering, oavsett teamets storlek. Har du en enda arbetsplats går det bra. Men så fort du expanderar till tre eller fyra platser blir räkneexemplet snabbt obekvämt.

Språkstödet är begränsat till några få språk. Det finns inget gränssnitt på dussintals språk.

Passar bäst för: små företag med en enda arbetsplats i USA som vill ha schemaläggning och enkla HR-verktyg på ett ställe utan att jonglera flera abonnemang.

Sling: teamkommunikation först

Sling började som en meddelandeapp för team och växte till ett schemaläggningsverktyg. Det märks, för kommunikationsfunktionerna är riktigt bra. Gruppchattar, meddelanden, ett nyhetsflöde för företagsnyheter. Om din största smärtpunkt är att skiftarbetare inte läser e-post och att gruppmeddelanden slutar i kaos löser Sling just det.

Priserna ligger mellan 1,70 och 3,40 $ per användare och månad vid årsbetalning. Gratisnivån fungerar men är enkel. Rapporter och uppföljning av personalkostnader kommer bara med de betalda planerna. Själva schemaläggningsmotorn är okomplicerad. Ingen efterfrågeprognos, och automatisk tilldelning finns bara i planen Business. På de lägre nivåerna bygger du skiften för hand. Det är bara ett renare gränssnitt än ett kalkylblad.

Passar bäst för: team där den interna kommunikationen är flaskhalsen och schemaläggningsbehoven är relativt enkla.

ClockShark: GPS-spårning för fältteam

ClockShark är byggt för bygg, trädgårdsskötsel och fälttjänstteam. GPS-geofencing ser till att instämplingen sker på arbetsplatsen och inte på parkeringen. Jobbkalkylering knyter arbetstimmar direkt till specifika projekt, vilket är avgörande för entreprenörer som fakturerar kunder per timme eller måste följa lönsamheten per jobb.

ClockShark tar betalt per användare, så kontrollera dess aktuella prissida innan du budgeterar. Och om dina anställda arbetar på en fast plats, en restaurang, ett lager eller en butik, är de flesta av ClockSharks utmärkande funktioner betydelselösa. Det är ett specialverktyg för rörlig personal, och det gör sitt jobb bra.

Passar bäst för: byggföretag, fälttjänstföretag och varje verksamhet där anställda dagligen reser mellan flera arbetsplatser.

7shifts: bara för restauranger

7shifts försöker inte tjäna alla. Det är byggt för restauranger, och varje funktion speglar det. Kassaintegrationen hämtar försäljningsdata för att förutse personalbehovet. Dricksfördelningen automatiserar det som förut var en huvudräkning på ett pappersblock vid stängning. I chefens loggbok lämnar skiftledare anteckningar mellan öppning och stängning.

Från 39,99 $ per plats och månad vid årsfakturering (med en begränsad gratisnivå för enskilda platser) är 7shifts prissatt för restauranger som tar driften på allvar. Kedjor med många enheter får mest nytta, eftersom modellen per plats kan kännas dyr för ett fristående kafé i förhållande till vad det får. Funktionsuppsättningen går dåligt att överföra till branscher utanför restaurangnäringen.

Passar bäst för: restauranger, barer och serveringsföretag som vill ha djup kassaintegration och branschspecifika funktioner som dricks- och personalprognoser från försäljningsdata.

Så väljer du rätt alternativ

Beslutet kokar ner till tre frågor. Först: hur ser ditt teams struktur ut? En enda arbetsplats med stabil personal, eller flera platser med roterande personal? Verktyg som Homebase och 7shifts tar betalt per plats, vilket straffar tillväxt. Shifton (enligt sin prissida) listar obegränsat antal platser i gratisplanen, och Deputy tar betalt per användare, inte per plats.

För det andra: hur varierad är din personalstyrka? Talar ditt team tre språk och du hanterar skift över tidszoner behöver du en plattform som stöder det direkt. Deputys webbapp är till exempel bara på engelska och dess mobilapp täcker 12 språk. Shifton stöder 40 språk i hela gränssnittet.

För det tredje: vad behöver du egentligen just nu? Om du betalar 4 $ per användare för funktioner du inte använder finansierar du någon annans färdplan. Ett modulärt upplägg, där du lägger till funktioner i takt med att verksamheten kräver dem, håller kostnaderna i linje med verkligheten.

Vanliga frågor

Hur lång är Shiftons gratis provperiod?

Upp till 60 dagar för de betalda modulerna, utom Kontroll av arbetsplats som har 10 dagar. Det kan räcka för en hel faktureringsperiod, så du hinner utvärdera närvaro, lön och de andra modulerna innan du bestämmer vad du behåller.

Kostar Shifton verkligen 1 $ per användare?

Ja. Över 10 anställda, eller med en betald modul påslagen, kostar grundfunktionerna 1 $ per anställd och månad. Skiftschemaläggning är gratis för upp till 10 användare så länge ingen betald modul är på. Betalda tilläggsmoduler (närvaro, lön, semesterhantering) kostar 0,50 till 5 $ per användare och månad var. Inga dolda avgifter, inga påtvingade paket.

Vilket alternativ stöder flest språk?

Shifton, med 40 språk inbyggda i gränssnittet. Deputys webbapp är bara på engelska och dess mobilapp täcker 12 språk.

Kan jag byta från When I Work till ett annat verktyg?

De flesta schemaläggningsplattformar låter dig importera personaldata via CSV. Den större frågan vid flytten gäller oftast historiska data från tidrapporteringen och befintliga skiftmallar. Räkna med några dagars inställning för själva bytet och sedan en till två veckor innan teamet vant sig vid det nya gränssnittet. Det tryggaste är att börja med en gratis provperiod och låta When I Work gå parallellt.

Daria Oleshko

Customer Success Manager på Shifton med omfattande erfarenhet av personalhantering och fältservicehantering.