Alternativas ao When I Work: 6 Melhores Opções

Por que olhar além do When I Work

Há dois meses, uma empresa de limpeza com 45 funcionários bateu num muro. O When I Work dava conta da escala da equipe de uma única unidade, mas ela tinha acabado de fechar três clientes novos em cidades diferentes. De repente precisava de suporte a várias unidades, de interfaces multilíngues para as equipes que falam espanhol e polonês e de um jeito de registrar horas que não exigisse outro aplicativo. A conta para ampliar o When I Work e cobrir tudo isso? Mais do que o dobro do que a empresa pagava.

O When I Work é uma boa ferramenta de escala. Cuida de turnos, trocas e mensagens da equipe bem o bastante para equipes pequenas, de língua inglesa, numa só unidade. Mas, quando a operação cresce, com mais unidades, mais idiomas e mais módulos, as lacunas ficam evidentes. O preço dá um salto, o conjunto de recursos continua rígido, e você acaba pagando o plano para várias unidades só para ter relatórios personalizados.

É por isso que gestores começam a procurar alternativas ao When I Work. Não porque o produto seja ruim, mas porque o encaixe muda. Aqui estão seis opções que comparamos lado a lado, com um olhar honesto sobre o que cada uma faz bem e onde fica devendo.

Shifton - preço modular, alcance global

O Shifton adota outra abordagem em software de gestão de pessoal. Em vez de empacotar tudo em níveis fixos, deixa você escolher os módulos um a um. A escala de turnos está incluída de graça no plano gratuito, para até 10 usuários. Precisa de mais? Os módulos pagos, como presença, folha de pagamento e gestão de férias, custam de US$ 0,50 a US$ 5 por usuário ao mês cada, e qualquer módulo pago também liga a cobrança de US$ 1 por funcionário ao mês pelas funções básicas. Você monta exatamente o conjunto de que precisa.

Para empresas com equipes em vários países, o suporte a idiomas é o verdadeiro diferencial. A interface do Shifton funciona nativamente em 40 idiomas, não por tradução do navegador, mas embutida no produto. Um gerente de armazém em Berlim e um líder de turno em Cracóvia veem o aplicativo no próprio idioma. A página de preços lista escalas e unidades ilimitadas no plano gratuito, um contraste forte com as ferramentas que cobram por unidade.

O teste de até 60 dias cobre os módulos pagos, exceto o Controle do local de trabalho, com teste de 10 dias, então há espaço para um ciclo de cobrança inteiro para testar a maioria deles antes de se comprometer. É generoso perto dos testes de 14 dias que o When I Work e o Homebase oferecem.

Ideal para: empresas em crescimento que querem controlar custos com precisão e precisam de suporte multilíngue e a várias unidades sem pagar preço corporativo.

Deputy - operações com muita conformidade

O Deputy construiu sua fama na conformidade com a legislação trabalhista. Se o seu negócio atua numa jurisdição com leis de escala previsível, regras de semana de trabalho justa ou normas complexas de horas extras, o Deputy cuida das barreiras automaticamente. Ele avisa das violações antes que aconteçam, calcula os intervalos exigidos e gera relatórios prontos para auditoria.

A contrapartida é o preço. A partir de US$ 5 por usuário no plano Lite com cobrança anual (Core US$ 6,50, Pro US$ 9), é uma das ferramentas de escala de funcionários mais caras da categoria. E os recursos de conformidade que justificam esse preço rendem mais para equipes maiores de setores regulados: saúde, redes de hotelaria, varejo com mais de 50 unidades. Um café de 15 pessoas não precisa desse nível de estrutura jurídica.

Ideal para: organizações de médio e grande porte em mercados de trabalho muito regulados, em especial na Austrália, no Reino Unido e em estados dos EUA com leis de escala previsível.

Homebase - escala mais contratação

O Homebase junta a escala a um sistema leve de acompanhamento de candidatos. Publique vagas, filtre candidatos, envie cartas de oferta e integre os novos contratados, tudo na mesma plataforma em que você monta a escala da semana que vem. Para pequenas empresas sem um departamento de RH dedicado, é uma boa economia de tempo.

O plano gratuito cobre uma unidade, com escala básica e controle de ponto. Daí em diante o preço é por unidade, a partir de US$ 24 por mês por local com cobrança anual, seja qual for o tamanho da equipe. Para quem tem uma unidade só, tudo bem. Mas quando você chega a três ou quatro unidades, a conta fica desconfortável bem depressa.

O suporte a idiomas se limita a alguns idiomas. Não há interface em dezenas de idiomas.

Ideal para: pequenas empresas de uma só unidade nos EUA que querem escala e ferramentas básicas de RH num só lugar, sem malabarismo de várias assinaturas.

Sling - comunicação da equipe em primeiro lugar

O Sling nasceu como aplicativo de mensagens para equipes e cresceu até virar uma ferramenta de escala. A origem aparece. Os recursos de comunicação são realmente bons. Conversas em grupo, comunicados, um mural de novidades da empresa. Se a sua maior dor é que quem trabalha em turnos não lê e-mail e os grupos de mensagem viram bagunça, o Sling resolve isso sem cerimônia.

O preço vai de US$ 1,70 a US$ 3,40 por usuário ao mês com cobrança anual. O plano gratuito é funcional, mas básico. Relatórios e controle de custo de mão de obra só vêm nos planos pagos. O motor de escala em si é simples. Sem previsão de demanda, e a atribuição automática só no plano Business. Nos níveis mais baixos você monta os turnos à mão, só que numa interface mais limpa do que uma planilha qualquer.

Ideal para: equipes em que a comunicação interna é o gargalo e as necessidades de escala são relativamente simples.

ClockShark - rastreamento GPS para equipes de campo

O ClockShark foi feito para construção, paisagismo e equipes de serviço de campo. A geocerca por GPS garante que o registro de ponto aconteça no local da obra, e não no estacionamento. O custo por serviço liga as horas de trabalho diretamente a projetos específicos, o que é essencial para empreiteiros que cobram do cliente por hora ou precisam acompanhar a rentabilidade de cada obra.

O ClockShark cobra por usuário, então confira a página de preços atual antes de montar o orçamento. E, se os seus funcionários trabalham num local fixo, como um restaurante, um armazém ou uma loja, a maioria dos destaques do ClockShark é irrelevante. É uma ferramenta especializada para equipes móveis, e faz bem esse trabalho.

Ideal para: construtoras, empresas de serviço de campo e qualquer operação em que os funcionários circulam entre vários locais de trabalho todos os dias.

7shifts - foco só em restaurantes

O 7shifts não tenta servir a todo mundo. Ele é feito para restaurantes, e cada recurso reflete isso. A integração com o PDV puxa dados de vendas para prever a necessidade de pessoal. A divisão de gorjetas automatiza o que antes era conta de guardanapo na hora de fechar. O diário do gerente deixa os líderes de turno passar recados entre a abertura e o fechamento.

A partir de US$ 39,99 por unidade ao mês com cobrança anual (com um plano gratuito limitado para unidades únicas), o 7shifts tem preço de restaurante que leva a operação a sério. As redes com várias unidades aproveitam mais: no modelo por unidade, uma cafeteria independente pode achar caro pelo que recebe. O conjunto de recursos não se traduz bem para setores fora da hospitalidade.

Ideal para: restaurantes, bares e negócios de alimentação que querem integração profunda com o PDV e recursos próprios da hospitalidade, como gestão de gorjetas e previsão de mão de obra a partir das vendas.

Como escolher a alternativa certa

A decisão se resume a três perguntas. Primeira: como é a estrutura da sua equipe? Uma unidade com equipe estável, ou várias unidades com pessoal rotativo? Ferramentas como Homebase e 7shifts cobram por unidade, o que pune o crescimento. O Shifton (segundo a página de preços) lista unidades ilimitadas no plano gratuito, e o Deputy cobra por usuário, não por unidade.

Segunda: quão diversa é a sua força de trabalho? Se a equipe fala três idiomas e você gerencia turnos em fusos diferentes, precisa de uma plataforma que ofereça isso nativamente. O aplicativo web do Deputy, por exemplo, só está em inglês e o aplicativo móvel cobre 12 idiomas. O Shifton oferece suporte a 40 idiomas em toda a interface.

Terceira: o que você realmente precisa agora? Se você paga US$ 4 por usuário por recursos que não usa, está subsidiando o roteiro de produto de outra pessoa. Uma abordagem modular, em que você acrescenta capacidades conforme o negócio exige, mantém o custo alinhado com a realidade.

Perguntas frequentes

Quanto dura o teste grátis do Shifton?

Até 60 dias nos módulos pagos, exceto o Controle do local de trabalho, que tem teste de 10 dias. Isso pode cobrir um ciclo de cobrança inteiro, e dá tempo de avaliar a presença, a folha e os demais módulos antes de decidir o que manter.

O Shifton custa mesmo US$ 1 por usuário?

Sim: acima de 10 funcionários, ou com qualquer módulo pago ligado, as funções básicas custam US$ 1 por funcionário ao mês. A escala de turnos é grátis para até 10 usuários enquanto nenhum módulo pago estiver ligado. Os módulos complementares pagos (presença, folha de pagamento, gestão de férias) custam de US$ 0,50 a US$ 5 por usuário ao mês cada. Sem taxas escondidas. Sem pacotes forçados.

Qual alternativa tem suporte ao maior número de idiomas?

O Shifton, com 40 idiomas embutidos na interface. O aplicativo web do Deputy só está em inglês e o aplicativo móvel cobre 12 idiomas.

Posso migrar do When I Work para outra ferramenta?

A maioria das plataformas de escala permite importar os dados dos funcionários por CSV. A dúvida maior da migração costuma ser o histórico de controle de ponto e os modelos de turno existentes. Espere que a troca em si leve alguns dias de configuração e depois uma ou duas semanas para a equipe se adaptar à nova interface. Começar com um teste grátis enquanto o When I Work continua rodando em paralelo é o caminho mais seguro.

Daria Oleshko

Gerente de Sucesso do Cliente na Shifton com vasta experiência em gestão de força de trabalho e gestão de serviços de campo.