Альтернативы When I Work: 6 лучших вариантов

Зачем смотреть дальше When I Work

Два месяца назад клининговая компания с 45 сотрудниками упёрлась в стену. When I Work вполне справлялся с графиком для их команды на одной точке, но они только что подписали трёх новых клиентов в разных городах. Внезапно понадобились поддержка нескольких точек, многоязычный интерфейс для бригад, говорящих по-испански и по-польски, и способ вести учёт часов без отдельного приложения. Счёт за расширение When I Work под всё это? Больше чем вдвое выше прежнего.

When I Work - надёжный инструмент для графиков. Смены, обмены, сообщения команде он делает достаточно хорошо для небольших англоговорящих команд на одной точке. Но как только бизнес растёт, с новыми площадками, языками, модулями, недостатки становятся очевидны. Цены прыгают, набор функций остаётся жёстким, и вы платите за тариф для нескольких точек только ради настраиваемой отчётности.

Поэтому менеджеры и начинают искать альтернативы When I Work. Не потому, что продукт плох, а потому, что меняется соответствие ему. Ниже шесть вариантов, которые мы сравнили бок о бок, с честным взглядом на то, что каждый делает хорошо и где проседает.

Shifton - модульные цены, глобальный охват

Shifton подходит к ПО для управления персоналом иначе. Вместо того чтобы упаковывать всё в фиксированные тарифы, он позволяет выбирать модули по отдельности. Планирование смен бесплатно в плане для 10 пользователей. Нужно больше? Платные дополнительные модули, такие как посещаемость, зарплата, управление отпусками, стоят от 0,50 до 5 $ за пользователя в месяц каждый, а любой платный модуль также запускает 1 $ за сотрудника в месяц за базовые функции. Вы собираете ровно тот набор, который нужен.

Для бизнеса с командами в разных странах главное отличие - языки. Интерфейс Shifton работает на 40 языках изначально: не через перевод браузера, а встроенным в продукт. Руководитель склада в Берлине и старший смены в Кракове видят приложение каждый на своём языке. На странице цен в бесплатном плане указаны неограниченные графики и локации, что резко контрастирует с инструментами, которые берут плату за каждую площадку.

Пробный период до 60 дней охватывает платные модули, кроме «Контроля местоположения работы» с 10-дневным пробным периодом, так что есть время на целый платёжный цикл, чтобы проверить большинство из них до решения. Это щедро по сравнению с 14-дневными пробными периодами у When I Work и Homebase.

Лучше всего подходит: растущему бизнесу, которому нужно точно управлять расходами и нужна многоязычная поддержка нескольких локаций без корпоративных цен.

Deputy - операции с жёсткими требованиями к соблюдению норм

Deputy построил репутацию на соблюдении трудового законодательства. Если ваш бизнес работает в юрисдикции с законами о прогнозируемом графике, правилами справедливой рабочей недели или сложными нормами о сверхурочных, Deputy автоматически ставит ограждения. Он отмечает нарушения до того, как они случатся, считает требования к перерывам и формирует отчёты, готовые к аудиту.

Компромисс - цена. От 5 $ за пользователя на плане Lite при годовой оплате (Core 6,50 $, Pro 9 $) это один из более дорогих инструментов для графиков сотрудников в категории. А функции соблюдения норм, которые оправдывают цену, ценнее всего для крупных команд в регулируемых отраслях: здравоохранение, сети гостеприимства, розница с 50+ точек. Кафе на 15 человек такая юридическая инфраструктура не нужна.

Лучше всего подходит: организациям среднего и крупного размера на сильно регулируемых рынках труда, особенно в Австралии и Великобритании, а также в штатах США с законами о прогнозируемом графике.

Homebase - планирование плюс найм

Homebase объединяет планирование с лёгкой системой отслеживания кандидатов. Публикуйте вакансии, отбирайте кандидатов, отправляйте офферы и проводите онбординг новичков - всё на той же платформе, где вы строите график на следующую неделю. Для малого бизнеса без выделенного HR-отдела это реальная экономия времени.

Бесплатный уровень охватывает одну точку с базовым планированием и учётом времени. Дальше цена считается за точку - от 24 $ за площадку в месяц при оплате за год, независимо от размера команды. Для бизнеса с одной точкой это нормально. Но когда вы расширяетесь до трёх-четырёх площадок, арифметика быстро становится неудобной.

Языковая поддержка ограничена несколькими языками. Интерфейса на десятках языков нет.

Лучше всего подходит: малому бизнесу с одной точкой в США, которому нужны график и базовые HR-инструменты в одном месте без жонглирования несколькими подписками.

Sling - на первом месте общение в команде

Sling начинался как мессенджер для команд и вырос в инструмент для графиков. Это заметно: возможности для общения действительно хороши. Групповые чаты, объявления, лента новостей компании. Если ваша главная боль в том, что сменные сотрудники не читают почту, а групповые сообщения превращаются в хаос, Sling это исправит.

Цены - от 1,70 до 3,40 $ за пользователя в месяц при оплате за год. Бесплатный уровень рабочий, но базовый. Отчётность и учёт стоимости труда есть только в платных планах. Сам механизм составления графика прост: прогнозирования спроса нет, а автоназначение есть только на плане Business. На более низких тарифах вы строите смены вручную. Это просто более чистый интерфейс, чем таблица.

Лучше всего подходит: командам, у которых узкое место - внутренняя коммуникация, а потребности в графике относительно просты.

ClockShark - GPS-отслеживание для выездных бригад

ClockShark создан под строительство и ландшафт, выездной сервис. GPS-геозоны гарантируют, что отметка прихода происходит на объекте, а не на парковке. Расчёт себестоимости работ привязывает часы труда прямо к конкретным проектам, что важно подрядчикам, которые выставляют клиентам счета по часам или должны отслеживать рентабельность каждого заказа.

ClockShark берёт плату за пользователя, поэтому перед составлением бюджета проверьте актуальную страницу цен. А если ваши сотрудники работают на постоянном месте, будь то ресторан, склад, магазин, большинство заметных функций ClockShark вам не нужны. Это специализированный инструмент для мобильного персонала, и свою работу он делает хорошо.

Лучше всего подходит: строительным компаниям, выездному сервису и любому бизнесу, где сотрудники ежедневно ездят между несколькими объектами.

7shifts - только рестораны

7shifts не пытается обслужить всех. Он создан для ресторанов, и каждая функция это отражает. Интеграция с кассой подтягивает данные о продажах для прогноза потребности в персонале. Деление чаевых автоматизирует то, что раньше было подсчётом на салфетке при закрытии. Журнал менеджера позволяет старшим смен передавать записки между открытием и закрытием.

От 39,99 $ за точку в месяц при оплате за год (с ограниченным бесплатным уровнем для отдельных точек) 7shifts рассчитан на рестораны, которые серьёзно относятся к операциям. Больше всего пользы получают сети из нескольких заведений: модель с ценой за точку означает, что отдельной кофейне он может показаться дорогим за то, что она получает. Набор функций плохо переносится на отрасли вне гостеприимства.

Лучше всего подходит: ресторанам и барам, общепиту, которым нужна глубокая интеграция с кассой и функции для гостеприимства вроде управления чаевыми и прогноза труда по данным о продажах.

Как выбрать подходящую альтернативу

Решение сводится к трём вопросам. Первый: какова структура вашей команды? Одна точка со стабильным составом или несколько площадок с ротацией? Инструменты вроде Homebase и 7shifts берут плату за точку, что наказывает за рост. Shifton (по данным страницы цен) указывает неограниченное число точек в бесплатном плане, а Deputy берёт плату за пользователя, а не за точку.

Второй: насколько разнообразен ваш персонал? Если команда говорит на трёх языках, а смены вы ведёте в разных часовых поясах, платформа должна поддерживать это изначально. Веб-приложение Deputy, например, только английское, а его мобильное приложение охватывает 12 языков. Shifton поддерживает 40 языков во всём интерфейсе.

Третий: что вам действительно нужно прямо сейчас? Если вы платите 4 $ за пользователя за функции, которыми не пользуетесь, вы субсидируете чужую дорожную карту. Модульный подход, где вы добавляете возможности по мере нужды бизнеса, держит расходы в соответствии с реальностью.

Частые вопросы

Как долго длится бесплатный пробный период Shifton?

До 60 дней для платных модулей, кроме «Контроля местоположения работы», у которого пробный период 10 дней. Этого может хватить на целый платёжный цикл, чтобы вы оценили посещаемость, зарплату, остальные модули, прежде чем решить, что оставить.

Правда ли, что Shifton стоит 1 $ за пользователя?

Да, при команде больше 10 сотрудников или с любым подключённым платным модулем базовые функции стоят 1 $ за сотрудника в месяц. Планирование смен бесплатно для 10 пользователей, пока не подключён ни один платный модуль. Платные дополнительные модули (посещаемость, зарплата, управление отпусками) стоят от 0,50 до 5 $ за пользователя в месяц каждый. Скрытых платежей и обязательных пакетов нет.

Какая альтернатива поддерживает больше всего языков?

Shifton, с 40 языками, встроенными в интерфейс. Веб-приложение Deputy только английское, а его мобильное приложение охватывает 12 языков.

Можно ли перейти с When I Work на другой инструмент?

Большинство платформ для графиков позволяют импортировать данные сотрудников из CSV. Более серьёзный вопрос при переносе обычно связан с историческими данными об учёте времени и существующими шаблонами смен. Ждите, что сам переход займёт несколько дней настройки, а затем неделю-две на привыкание команды к новому интерфейсу. Безопаснее всего начать с бесплатного пробного периода, продолжая параллельно работать в When I Work.

Дарья Олешко

Менеджер по работе с клиентами в Shifton с обширным опытом в управлении персоналом и управлении выездными службами.