Alternatywy dla When I Work: 6 najlepszych opcji

Dlaczego zespoły rozglądają się za czymś więcej niż When I Work

Dwa miesiące temu firma sprzątająca z 45 pracownikami uderzyła w ścianę. When I Work dobrze radziło sobie z grafikiem dla zespołu w jednej lokalizacji, ale firma podpisała właśnie umowy z trzema nowymi klientami w różnych miastach. Nagle potrzebna była obsługa wielu lokalizacji, interfejs w kilku językach dla ekip mówiących po hiszpańsku i po polsku oraz sposób liczenia godzin, który nie wymaga osobnej aplikacji. Rachunek za rozbudowę When I Work o to wszystko? Ponad dwa razy wyższy niż dotychczasowy.

When I Work to solidne narzędzie do planowania. Zmiany, zamiany i wiadomości w zespole działają wystarczająco dobrze u małych, anglojęzycznych ekip w jednym miejscu. Kiedy jednak firma rośnie, a z nią liczba lokalizacji, języków i potrzebnych modułów, luki widać od razu. Ceny skaczą, zestaw funkcji pozostaje sztywny, a za samo niestandardowe raportowanie trzeba płacić za plan wielolokalizacyjny.

Dlatego kierownicy szukają alternatywy dla When I Work. Nie dlatego, że produkt jest zły, tylko dlatego, że zmienia się dopasowanie. Poniżej sześć opcji, które zestawiliśmy obok siebie, z szczerą oceną tego, co każda robi dobrze i gdzie się kończy.

Shifton: modułowe ceny, globalny zasięg

Shifton podchodzi do oprogramowania do zarządzania personelem inaczej. Zamiast upychać wszystko w sztywnych pakietach, pozwala wybierać moduły osobno. Planowanie zmian jest w planie darmowym dla maksymalnie 10 użytkowników. Potrzeba więcej? Płatne moduły dodatkowe, takie jak Obecność, Lista płac czy Zarządzanie urlopami, kosztują od 0,50 $ do 5 $ za użytkownika miesięcznie każdy, a włączenie dowolnego płatnego modułu uruchamia też opłatę 1 $ za pracownika miesięcznie za Funkcje podstawowe. Składasz dokładnie taki zestaw, jakiego potrzebujesz.

Dla firm z zespołami w kilku krajach prawdziwą różnicą jest obsługa języków. Interfejs Shifton działa natywnie w 40 językach, bez tłumaczenia w przeglądarce, bo jest wbudowany w produkt. Kierownik magazynu w Berlinie i brygadzistka w Krakowie widzą aplikację we własnym języku. Strona z cennikiem podaje nieograniczoną liczbę grafików i lokalizacji w planie darmowym, co mocno kontrastuje z narzędziami rozliczającymi każdy obiekt osobno.

Okres próbny do 60 dni obejmuje płatne moduły, z wyjątkiem Kontroli lokalizacji pracy, której próba trwa 10 dni. Wystarczy więc czasu na pełny cykl rozliczeniowy, żeby przetestować większość z nich przed decyzją. To hojnie na tle 14 dni, które oferują When I Work i Homebase.

Najlepszy dla: rosnących firm, które chcą dokładnie kontrolować koszty i potrzebują obsługi wielu języków i lokalizacji bez cen klasy enterprise.

Deputy: operacje z dużymi wymaganiami zgodności

Deputy zbudowało renomę na zgodności z prawem pracy. Jeśli Twoja firma działa w jurysdykcji z przepisami o przewidywalnym planowaniu, zasadami uczciwego tygodnia pracy lub zawiłymi regułami nadgodzin, Deputy pilnuje tych barier automatycznie. Sygnalizuje naruszenia, zanim się zdarzą, liczy wymagane przerwy i generuje raporty gotowe na kontrolę.

Haczykiem jest cena. Od 5 $ za użytkownika w planie Lite przy płatności rocznej (Core 6,50 $, Pro 9 $) to jedno z droższych narzędzi do grafików w tej kategorii. A funkcje zgodności, które uzasadniają taką cenę, najbardziej się przydają większym zespołom w branżach regulowanych: w ochronie zdrowia, sieciach gastronomicznych, handlu z ponad 50 punktami. Kawiarnia z 15 osobami nie potrzebuje takiej infrastruktury prawnej.

Najlepszy dla: średnich i dużych organizacji na mocno regulowanych rynkach pracy, zwłaszcza w Australii, Wielkiej Brytanii i stanach USA z przepisami o przewidywalnym planowaniu.

Homebase: grafik plus rekrutacja

Homebase łączy planowanie z lekkim systemem obsługi kandydatów. Publikujesz ogłoszenia, wstępnie oceniasz kandydatów, wysyłasz oferty i wdrażasz nowych pracowników, wszystko na tej samej platformie, na której układasz grafik na przyszły tydzień. Małej firmie bez działu HR to realnie oszczędza czas.

Plan darmowy obejmuje jedną lokalizację z podstawowym planowaniem i ewidencją czasu. Dalej rozliczenie idzie za lokalizację: od 24 $ za obiekt miesięcznie przy płatności rocznej, bez względu na wielkość zespołu. Przy jednym punkcie to w porządku. Gdy dochodzą trzy czy cztery, rachunek szybko zaczyna uwierać.

Obsługa języków ogranicza się do kilku z nich. Interfejsu w kilkudziesięciu językach nie ma.

Najlepszy dla: małych firm z jedną lokalizacją w USA, które chcą mieć grafik i podstawowe narzędzia HR w jednym miejscu, bez żonglowania kilkoma subskrypcjami.

Sling: najpierw komunikacja w zespole

Sling zaczynał jako komunikator dla zespołów i dorósł do narzędzia do planowania. Widać to po funkcjach: komunikacja jest naprawdę dobra. Czaty grupowe, ogłoszenia, kanał z nowościami firmowymi. Jeśli Twoim największym problemem jest to, że pracownicy zmianowi nie czytają maili, a grupowe SMS-y zamieniają się w chaos, Sling to naprawi.

Ceny wahają się od 1,70 $ do 3,40 $ za użytkownika miesięcznie przy płatności rocznej. Plan darmowy jest użyteczny, ale skromny. Raporty i śledzenie kosztów pracy pojawiają się dopiero w planach płatnych. Samo planowanie jest proste: bez prognozowania zapotrzebowania, a automatyczny przydział jest dopiero w planie Business. W niższych planach zmiany układasz ręcznie, tylko w czystszym interfejsie niż arkusz, i na tym obietnice Slinga się kończą.

Najlepszy dla: zespołów, w których wąskim gardłem jest komunikacja wewnętrzna, a potrzeby planistyczne są stosunkowo proste.

ClockShark: śledzenie GPS dla ekip terenowych

ClockShark powstał z myślą o budownictwie, pielęgnacji terenów zieleni i zespołach serwisu terenowego. Geofencing GPS pilnuje, żeby rejestracja przyjścia następowała na placu budowy, a nie na parkingu. Kalkulacja kosztów zleceń wiąże godziny pracy z konkretnymi projektami, co jest kluczowe dla wykonawców rozliczających klientów za godziny lub śledzących rentowność każdego zlecenia.

ClockShark rozlicza się za użytkownika, więc przed ustaleniem budżetu sprawdź jego aktualny cennik. A jeśli Twoi pracownicy pracują w jednym miejscu, w restauracji, magazynie czy sklepie, większość wyróżniających funkcji ClockShark nic im nie daje. To wyspecjalizowane narzędzie dla mobilnych zespołów i to zadanie wykonuje dobrze.

Najlepszy dla: firm budowlanych, firm serwisu terenowego i każdej działalności, w której pracownicy codziennie jeżdżą między kilkoma miejscami pracy.

7shifts: tylko dla restauracji

7shifts nie próbuje obsłużyć wszystkich. Jest zbudowany dla restauracji i każda funkcja to odzwierciedla. Integracja z kasą pobiera dane o sprzedaży, żeby prognozować potrzeby kadrowe. Pula napiwków automatyzuje to, co dawniej było rachunkiem na serwetce przy zamknięciu. Dziennik kierownika pozwala zmianowym przekazywać sobie notatki między otwarciem a zamknięciem.

Od 39,99 $ za lokalizację miesięcznie przy płatności rocznej (z ograniczonym planem darmowym dla pojedynczych lokali) 7shifts jest wyceniony dla restauracji, które poważnie traktują operacje. Największą wartość dostają sieci wielooddziałowe, bo model za lokalizację sprawia, że pojedyncza kawiarnia może uznać go za drogi w stosunku do tego, co dostaje. Zestaw funkcji słabo przenosi się poza gastronomię.

Najlepszy dla: restauracji, barów i firm gastronomicznych, które chcą głębokiej integracji z kasą i funkcji branżowych, takich jak zarządzanie napiwkami i prognoza obsady na podstawie sprzedaży.

Jak wybrać właściwą alternatywę

Decyzja sprowadza się do trzech pytań. Po pierwsze: jaką strukturę ma Twój zespół? Jedna lokalizacja ze stałą ekipą czy kilka punktów z rotującym personelem? Narzędzia takie jak Homebase i 7shifts rozliczają za lokalizację, co karze za wzrost. Shifton (według strony z cennikiem) podaje nieograniczoną liczbę lokalizacji w planie darmowym, a Deputy rozlicza za użytkownika, nie za lokalizację.

Po drugie: jak zróżnicowana jest Twoja załoga? Jeśli zespół mówi w trzech językach, a zmiany planujesz w różnych strefach czasowych, potrzebujesz platformy, która obsługuje to natywnie. Aplikacja internetowa Deputy, na przykład, jest tylko po angielsku, a jego aplikacja mobilna obsługuje 12 języków. Shifton obsługuje 40 języków w całym interfejsie.

Po trzecie: czego naprawdę potrzebujesz teraz? Jeśli płacisz 4 $ za użytkownika za funkcje, z których nie korzystasz, finansujesz cudzą mapę drogową. Podejście modułowe, w którym dokładasz możliwości, gdy biznes ich zażąda, trzyma koszty blisko rzeczywistości.

FAQ

Jak długo trwa bezpłatny okres próbny Shifton?

Do 60 dni dla płatnych modułów, z wyjątkiem Kontroli lokalizacji pracy, która ma okres próbny 10 dni. To może pokryć pełny cykl rozliczeniowy, więc możesz sprawdzić Obecność, Listę płac i pozostałe moduły, zanim zdecydujesz, co zostaje.

Czy Shifton naprawdę kosztuje 1 $ za użytkownika?

Tak, powyżej 10 pracowników lub przy włączonym dowolnym płatnym module Funkcje podstawowe kosztują 1 $ za pracownika miesięcznie. Planowanie zmian jest bezpłatne dla maksymalnie 10 użytkowników, dopóki nie jest włączony żaden płatny moduł. Płatne moduły dodatkowe (Obecność, Lista płac, Zarządzanie urlopami) kosztują od 0,50 $ do 5 $ za użytkownika miesięcznie każdy. Bez ukrytych opłat i wymuszonych pakietów.

Która alternatywa obsługuje najwięcej języków?

Shifton, z 40 językami wbudowanymi w interfejs. Aplikacja internetowa Deputy jest tylko po angielsku, a jego aplikacja mobilna obsługuje 12 języków.

Czy mogę przejść z When I Work na inne narzędzie?

Większość platform do planowania pozwala zaimportować dane pracowników z pliku CSV. Poważniejsze pytanie dotyczy zwykle historycznych danych o czasie pracy i istniejących szablonów zmian. Na samo przejście zaplanuj kilka dni konfiguracji, a potem tydzień czy dwa, żeby zespół oswoił się z nowym interfejsem. Najbezpieczniej zacząć od bezpłatnego okresu próbnego i prowadzić When I Work równolegle.

Daria Oleshko

Menedżerka ds. sukcesu klienta w Shifton z rozległym doświadczeniem w zarządzaniu personelem i zarządzaniu serwisem terenowym.