Alternatívy k When I Work: 6 nástrojov na plánovanie v priamom porovnaní

Prečo hľadať aj mimo When I Work

Pred dvoma mesiacmi narazila upratovacia firma so 45 zamestnancami na strop. When I Work zvládal plánovanie pre jej tím na jednej prevádzke bez problémov, lenže firma práve získala troch nových klientov v rôznych mestách. Zrazu potrebovala podporu viacerých lokalít, viacjazyčné rozhranie pre posádky hovoriace po španielsky a poľsky a spôsob, ako sledovať odpracované hodiny bez ďalšej aplikácie. Účet za rozšírenie When I Work o všetko toto? Viac než dvojnásobok toho, čo platila dovtedy.

When I Work je spoľahlivý nástroj na plánovanie. Smeny, ich výmeny aj správy v tíme zvláda dosť dobre pre malé anglicky hovoriace tímy na jednom mieste. Keď však prevádzka rastie, pribúdajú pobočky, jazyky aj moduly a medzery sa ukážu rýchlo. Ceny skočia, sada funkcií zostáva pevná a za plán pre viac pobočiek platíte len preto, aby ste dostali vlastné reporty.

Preto manažéri začínajú hľadať alternatívy k When I Work. Nie preto, že by bol produkt zlý, ale preto, že sa mení to, čo tím potrebuje. Nižšie je šesť možností, ktoré sme porovnali vedľa seba, s úprimným pohľadom na to, v čom je každá silná a kde zaostáva.

Shifton: modulárne ceny a globálny dosah

Shifton pristupuje k softvéru na riadenie pracovnej sily inak. Nebalí všetko do pevných tarifov, moduly si vyberáte jednotlivo. Plánovanie smien je v bezplatnom pláne zahrnuté pre až 10 používateľov. Potrebujete viac? Platené doplnkové moduly, ako dochádzka, mzdy a správa dovoleniek, stoja každý od 0,50 do 5 $ na používateľa mesačne a akýkoľvek platený modul zároveň spustí poplatok 1 $ na zamestnanca mesačne za základné funkcie. Skladáte presne tú zostavu, ktorú potrebujete.

Pre firmy s tímami cez hranice je skutočným rozdielom podpora jazykov. Rozhranie Shiftonu funguje natívne v 40 jazykoch, nie cez preklad v prehliadači, ale priamo v produkte. Vedúci skladu v Berlíne aj vedúca smeny v Krakove vidia aplikáciu vo svojom jazyku. Cenník uvádza v bezplatnom pláne neobmedzený počet rozpisov aj lokalít, čo ostro kontrastuje s nástrojmi, ktoré si účtujú za každú pobočku.

Skúšobná verzia do 60 dní platí pre platené moduly, okrem modulu Kontrola miesta výkonu práce s 10-dňovou skúškou, takže je dosť času na celý fakturačný cyklus a väčšinu modulov si stihnete vyskúšať skôr, než sa zaviažete. V porovnaní so 14-dňovými skúšobnými verziami, ktoré ponúkajú When I Work a Homebase, je to štedré.

Najlepšie pre: rastúce firmy, ktoré chcú presne riadiť náklady a potrebujú viacjazyčnú podporu a viac pobočiek bez podnikových cien.

Deputy: prevádzky s vysokými nárokmi na súlad s predpismi

Deputy si vybudoval meno na dodržiavaní pracovného práva. Ak vaša firma pôsobí v jurisdikcii so zákonmi o predvídateľnom plánovaní, pravidlami spravodlivého pracovného týždňa alebo zložitými predpismi o nadčasoch, Deputy stráži dodržiavanie pravidiel automaticky. Upozorní na porušenia ešte predtým, než nastanú, vypočíta požadované prestávky a vytvorí správy pripravené na audit.

Háčik je v cene. Od 5 $ na používateľa v pláne Lite pri ročnej fakturácii (Core 6,50 $, Pro 9 $) patrí medzi drahšie nástroje na plánovanie zamestnancov v tejto kategórii. A funkcie súladu, ktoré túto cenu ospravedlňujú, majú najväčšiu hodnotu pre väčšie tímy v regulovaných odvetviach: zdravotníctvo, reťazce v pohostinstve, maloobchod s viac než 50 predajňami. Kaviareň s 15 ľuďmi takú právnu infraštruktúru nepotrebuje.

Najlepšie pre: stredné a veľké organizácie na prísne regulovaných trhoch práce, najmä v Austrálii, Spojenom kráľovstve a v štátoch USA so zákonmi o predvídateľnom plánovaní.

Homebase: plánovanie plus nábor

Homebase spája plánovanie s ľahkým systémom na sledovanie uchádzačov. Zverejníte ponuku práce, prejdete kandidátov, odošlete ponukové listy a zaškolíte nových ľudí, to všetko na tej istej platforme, kde zostavujete rozpis na budúci týždeň. Pre malé firmy bez vlastného HR oddelenia je to skutočná úspora času.

Bezplatný plán pokrýva jednu pobočku so základným plánovaním a sledovaním času. Ďalej sa platí za pobočku, od 24 $ mesačne pri ročnej fakturácii, bez ohľadu na veľkosť tímu. Ak máte jednu prevádzku, je to v poriadku. Len čo sa rozrastiete na tri alebo štyri, počty sa rýchlo stanú nepríjemnými.

Podpora jazykov je obmedzená na niekoľko jazykov. Rozhranie v desiatkach jazykov chýba.

Najlepšie pre: malé firmy s jednou pobočkou v USA, ktoré chcú plánovanie a základné HR nástroje na jednom mieste a nechcú žonglovať s niekoľkými predplatnými.

Sling: najprv komunikácia v tíme

Sling začal ako aplikácia na správy pre tímy a vyrástol na nástroj na plánovanie. Je to na ňom vidieť, komunikačné funkcie sú naozaj dobré. Skupinové chaty, oznámenia, nástenka s novinkami zo spoločnosti. Ak je váš najväčší problém, že zamestnanci na smeny nečítajú e-maily a skupinové SMS sa menia na chaos, Sling to vyrieši.

Ceny sa pohybujú od 1,70 do 3,40 $ na používateľa mesačne pri ročnej platbe. Bezplatný plán je použiteľný, ale základný. Reporty a sledovanie nákladov na prácu prichádzajú až s platenými plánmi a samotné plánovanie je priamočiare: žiadna predpoveď dopytu a automatické prideľovanie len v pláne Business. V nižších úrovniach zostavujete smeny ručne, len v prehľadnejšom rozhraní než v tabuľke.

Najlepšie pre: tímy, kde je brzdou vnútorná komunikácia a potreby plánovania sú pomerne jednoduché.

ClockShark: GPS sledovanie pre terénne posádky

ClockShark je postavený na mieru pre stavebníctvo, údržbu zelene a terénne servisné tímy. GPS geofencing zabezpečí, že príchod sa zaznamená na stavbe, nie na parkovisku. Kalkulácia zákaziek viaže odpracované hodiny priamo na konkrétne projekty, čo je nevyhnutné pre remeselníkov, ktorí fakturujú klientom po hodinách alebo potrebujú sledovať ziskovosť každej zákazky.

ClockShark určuje cenu na používateľa, preto si pred zostavovaním rozpočtu pozrite jeho aktuálny cenník. A ak vaši zamestnanci pracujú na pevnom mieste, v reštaurácii, sklade či predajni, väčšina výrazných funkcií ClockSharku je bezpredmetná. Je to špecializovaný nástroj pre mobilné tímy a túto prácu robí dobre.

Najlepšie pre: stavebné firmy, terénne servisné podniky a každú prevádzku, v ktorej zamestnanci denne cestujú medzi viacerými miestami výkonu práce.

7shifts: výlučne pre reštaurácie

7shifts sa nesnaží obslúžiť každého. Je postavený pre reštaurácie a každá funkcia to odráža. Integrácia s pokladňou ťahá údaje o tržbách a podľa nich predpovedá potrebu personálu. Delenie prepitného automatizuje to, čo bývalo pri zatváraní počítaním na pivnom podtácku. V denníku manažéra si vedúci smien odovzdávajú poznámky medzi otvorením a zatvorením.

Od 39,99 $ za pobočku mesačne pri ročnej fakturácii (s obmedzeným bezplatným plánom pre jednotlivé pobočky) je 7shifts cenovo nastavený pre reštaurácie, ktoré to s prevádzkou myslia vážne. Najviac z neho majú reťazce s viacerými prevádzkami, model za pobočku môže pre samostatnú kaviareň vyjsť draho vzhľadom na to, čo dostane. Súbor funkcií sa na odvetvia mimo pohostinstva prenáša zle.

Najlepšie pre: reštaurácie, bary a stravovacie prevádzky, ktoré chcú hlbokú integráciu s pokladňou a funkcie špecifické pre pohostinstvo, ako správa prepitného a predpoveď personálu z údajov o tržbách.

Ako vybrať správnu alternatívu

Rozhodnutie stojí na troch otázkach. Po prvé, akú štruktúru má váš tím? Jedna pobočka so stabilnou posádkou, alebo viac miest a striedajúci sa personál? Nástroje ako Homebase a 7shifts účtujú za pobočku, čo rast trestá. Shifton (podľa svojho cenníka) uvádza v bezplatnom pláne neobmedzený počet lokalít a Deputy účtuje za používateľa, nie za pobočku.

Po druhé, aká rôznorodá je vaša pracovná sila? Ak váš tím hovorí tromi jazykmi a smeny riadite naprieč časovými pásmami, potrebujete platformu, ktorá to podporuje natívne. Webová aplikácia Deputy je napríklad len v angličtine a jeho mobilná aplikácia pokrýva 12 jazykov. Shifton podporuje 40 jazykov v celom rozhraní.

Po tretie, čo skutočne potrebujete práve teraz? Ak platíte 4 $ na používateľa za funkcie, ktoré nepoužívate, financujete cudziu produktovú mapu. Modulárny prístup, kde schopnosti pridávate podľa toho, ako ich firma vyžaduje, drží náklady v súlade s realitou.

Často kladené otázky

Aká dlhá je bezplatná skúšobná verzia Shiftonu?

Až 60 dní pre platené moduly. Výnimkou je modul Kontrola miesta výkonu práce, ktorý má 10-dňovú skúšobnú verziu. Skúšobné obdobie tak môže pokryť celý fakturačný cyklus a dochádzku, mzdy aj ďalšie moduly si vyskúšate skôr, než sa rozhodnete, ktoré si ponecháte.

Je Shifton naozaj za 1 $ na používateľa?

Áno, pri viac než 10 zamestnancoch alebo so zapnutým akýmkoľvek plateným modulom stoja základné funkcie 1 $ na zamestnanca mesačne. Plánovanie smien je zadarmo pre až 10 používateľov, kým nie je zapnutý žiadny platený modul. Platené doplnkové moduly (dochádzka, mzdy, správa dovoleniek) stoja každý od 0,50 do 5 $ na používateľa mesačne. Žiadne skryté poplatky, žiadne vynútené balíky.

Ktorá alternatíva podporuje najviac jazykov?

Shifton, so 40 jazykmi priamo v rozhraní. Webová aplikácia Deputy je len v angličtine a jeho mobilná aplikácia pokrýva 12 jazykov.

Môžem prejsť z When I Work na iný nástroj?

Väčšina platforiem na plánovanie umožňuje importovať údaje o zamestnancoch cez CSV. Väčšia otázka pri migrácii sa zvyčajne týka histórie sledovania času a existujúcich šablón smien. Počítajte s tým, že samotný prechod zaberie niekoľko dní nastavovania a potom týždeň či dva, kým si tím zvykne na nové rozhranie. Najbezpečnejšie je začať so skúšobnou verziou a When I Work nechať spočiatku bežať súbežne.

Daria Oleshko

Manažérka zákaznického úspechu v spoločnosti Shifton s rozsiahlymi skúsenosťami v riadení pracovnej sily a riadení terénnych služieb.