When I Work-Alternativen: 6 Top-Optionen

Warum Teams über When I Work hinausschauen

Vor zwei Monaten stieß eine Reinigungsfirma mit 45 Mitarbeitern an eine Wand. When I Work hatte die Dienstplanung für ihr Team an einem einzigen Standort gut im Griff, doch dann kamen drei neue Kunden in verschiedenen Städten dazu. Plötzlich brauchte die Firma Unterstützung für mehrere Standorte, mehrsprachige Oberflächen für die spanisch- und polnischsprachigen Crews und eine Möglichkeit, Arbeitsstunden zu erfassen, ohne dafür eine weitere App zu benötigen. Die Rechnung für ein Upgrade von When I Work, das all das abdeckt? Mehr als das Doppelte dessen, was sie bisher zahlte.

When I Work ist ein solides Planungstool. Schichten, Tausch und Team-Nachrichten gelingen für kleine englischsprachige Teams an einem Standort gut genug. Sobald der Betrieb aber wächst, mit mehr Standorten, mehr Sprachen und mehr Modulen, werden die Lücken deutlich. Die Preise springen, der Funktionsumfang bleibt starr, und man zahlt für den Tarif für mehrere Standorte nur, um individuelle Auswertungen zu bekommen.

Deshalb suchen Führungskräfte nach Alternativen zu When I Work. Nicht, weil das Produkt schlecht wäre, sondern weil sich die Passung ändert. Hier sind sechs Optionen, die wir nebeneinander verglichen haben, mit einem ehrlichen Blick darauf, was jede gut kann und wo sie Grenzen hat.

Shifton: modulare Preise, globale Reichweite

Shifton geht bei Software für die Personaleinsatzplanung anders vor. Statt alles in feste Tarifstufen zu packen, wählen Sie Module einzeln. Die Schichtplanung ist im kostenlosen Tarif für bis zu 10 Nutzer enthalten. Brauchen Sie mehr? Kostenpflichtige Zusatzmodule wie Anwesenheit, Lohnabrechnung und Urlaubsverwaltung kosten jeweils 0,50 bis 5 $ pro Nutzer und Monat, und jedes kostenpflichtige Modul löst außerdem die 1 $ pro Mitarbeiter und Monat für die Grundfunktionen aus. Sie bauen genau den Stack, den Sie brauchen.

Für Unternehmen mit Teams über Ländergrenzen hinweg ist die Sprachunterstützung der eigentliche Unterschied. Die Oberfläche von Shifton läuft nativ in 40 Sprachen, nicht über eine Browser-Übersetzung, sondern fest im Produkt verankert. Ein Lagerleiter in Berlin und eine Schichtleiterin in Krakau sehen die App jeweils in ihrer Sprache. Die Preisseite führt unbegrenzt viele Dienstpläne und Standorte im kostenlosen Tarif auf, ein scharfer Gegensatz zu Tools, die pro Standort abrechnen.

Die Testphase von bis zu 60 Tagen gilt für die kostenpflichtigen Module, mit Ausnahme der Kontrolle des Arbeitsortes, für die 10 Tage gelten. Es bleibt also Raum für einen vollen Abrechnungszyklus, um die meisten davon zu prüfen, bevor man sich festlegt. Das ist großzügig im Vergleich zu den 14 Tagen, die When I Work und Homebase bieten.

Am besten für: wachsende Unternehmen, die ihre Kosten genau steuern wollen und mehrsprachige Unterstützung für mehrere Standorte brauchen, ohne Enterprise-Preise zu zahlen.

Deputy: Betriebe mit hohem Compliance-Bedarf

Deputy hat sich seinen Ruf mit der Einhaltung des Arbeitsrechts aufgebaut. Wenn Ihr Unternehmen in einem Rechtsraum mit Gesetzen zur vorhersehbaren Dienstplanung, Regeln für faire Arbeitswochen oder komplexen Überstundenvorschriften arbeitet, übernimmt Deputy die Leitplanken automatisch. Es markiert Verstöße, bevor sie passieren, berechnet Pausenvorgaben und erstellt prüffähige Berichte.

Der Haken ist der Preis. Ab 5 $ pro Nutzer im Tarif Lite bei jährlicher Abrechnung (Core 6,50 $, Pro 9 $) gehört es zu den teureren Tools für die Mitarbeiterplanung in dieser Kategorie. Und die Compliance-Funktionen, die diesen Preis rechtfertigen, sind für größere Teams in regulierten Branchen am wertvollsten: Gesundheitswesen, Gastronomieketten, Einzelhandel mit mehr als 50 Standorten. Ein Café mit 15 Leuten braucht diese rechtliche Infrastruktur nicht.

Am besten für: mittlere bis große Organisationen auf stark regulierten Arbeitsmärkten, besonders in Australien, Großbritannien und den US-Bundesstaaten mit Gesetzen zur vorhersehbaren Dienstplanung.

Homebase: Dienstplanung plus Personalsuche

Homebase bündelt die Dienstplanung mit einem schlanken Bewerbermanagement. Stellenanzeigen schalten, Kandidaten vorsortieren, Angebotsschreiben verschicken und neue Mitarbeiter einarbeiten, alles auf derselben Plattform, auf der Sie den Plan der nächsten Woche bauen. Für kleine Unternehmen ohne eigene Personalabteilung spart das echte Zeit.

Der kostenlose Tarif deckt einen Standort mit einfacher Dienstplanung und Zeiterfassung ab. Danach wird pro Standort abgerechnet, ab 24 $ pro Standort und Monat bei jährlicher Abrechnung, unabhängig von der Teamgröße. Für ein Unternehmen mit einem Standort ist das in Ordnung. Sobald Sie auf drei oder vier Standorte erweitern, wird die Rechnung schnell unbequem.

Die Sprachunterstützung beschränkt sich auf wenige Sprachen. Eine Oberfläche in Dutzenden Sprachen gibt es nicht.

Am besten für: kleine Unternehmen mit einem Standort in den USA, die Dienstplanung und einfache HR-Werkzeuge an einem Ort wollen, ohne mehrere Abonnements zu jonglieren.

Sling: Teamkommunikation zuerst

Sling begann als Messaging-App für Teams und wuchs zu einem Planungstool heran. Das merkt man: Die Kommunikationsfunktionen sind wirklich gut. Gruppenchats, Ankündigungen, ein Newsfeed für Neuigkeiten aus dem Unternehmen. Wenn Ihr größter Schmerzpunkt darin besteht, dass Schichtarbeiter keine E-Mails lesen und Gruppennachrichten im Chaos enden, löst Sling genau das.

Die Preise liegen zwischen 1,70 und 3,40 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Der kostenlose Tarif ist brauchbar, aber schlicht. Berichte und die Erfassung der Personalkosten gibt es erst in den Bezahltarifen. Die Planung selbst ist unkompliziert. Keine Bedarfsprognose, und die automatische Zuweisung gibt es nur im Business-Tarif. In den niedrigeren Stufen bauen Sie Schichten von Hand, nur eben in einer aufgeräumteren Oberfläche als in einer Tabelle, und mehr verspricht Sling hier auch nicht.

Am besten für: Teams, bei denen die interne Kommunikation der Engpass ist und die Planung vergleichsweise einfach bleibt.

ClockShark: GPS-Erfassung für Außendienstcrews

ClockShark ist gezielt für Bau, Landschaftspflege und Außendienstteams gemacht. GPS-Geofencing sorgt dafür, dass das Einstempeln auf der Baustelle passiert und nicht auf dem Parkplatz. Die Auftragskalkulation ordnet Arbeitsstunden direkt bestimmten Projekten zu, unverzichtbar für Handwerksbetriebe, die Kunden nach Stunden abrechnen oder die Rentabilität pro Auftrag verfolgen müssen.

ClockShark rechnet pro Nutzer ab, prüfen Sie also die aktuelle Preisseite, bevor Sie budgetieren. Und wenn Ihre Mitarbeiter an einem festen Ort arbeiten, etwa in einem Restaurant, einem Lager oder einem Laden, sind die meisten herausragenden Funktionen von ClockShark bedeutungslos. Es ist ein Spezialwerkzeug für mobile Belegschaften, und diese Aufgabe erfüllt es gut.

Am besten für: Bauunternehmen, Außendienstbetriebe und jeden Betrieb, in dem Mitarbeiter täglich zwischen mehreren Einsatzorten pendeln.

7shifts: ausschließlich für Restaurants

7shifts versucht nicht, jeden zu bedienen. Es ist für Restaurants gebaut, und jede Funktion spiegelt das. Die Kassenanbindung liefert Umsatzdaten für die Prognose des Personalbedarfs. Die Trinkgeldverteilung automatisiert, was früher beim Kassenschluss eine Rechnung auf dem Bierdeckel war. Mit dem Manager-Logbuch geben Schichtleiter Notizen zwischen Öffnen und Schließen weiter.

Ab 39,99 $ pro Standort und Monat bei jährlicher Abrechnung (mit einem eingeschränkten kostenlosen Tarif für einzelne Standorte) ist 7shifts für Restaurants bepreist, die ihren Betrieb ernst nehmen. Ketten mit mehreren Filialen ziehen den größten Nutzen daraus, denn das Modell pro Standort kann für ein einzelnes Café teuer sein, gemessen an dem, was es bekommt. Der Funktionsumfang lässt sich nur schlecht auf Branchen außerhalb des Gastgewerbes übertragen.

Am besten für: Restaurants, Bars und gastronomische Betriebe, die eine tiefe Kassenanbindung und branchenspezifische Funktionen wie Trinkgeldverwaltung und Personalprognose aus Umsatzdaten wollen.

So wählen Sie die richtige Alternative

Die Entscheidung läuft auf drei Fragen hinaus. Erstens: Wie ist Ihr Team aufgebaut? Ein Standort mit stabiler Crew oder mehrere Standorte mit wechselndem Personal? Tools wie Homebase und 7shifts rechnen pro Standort ab, was Wachstum bestraft. Shifton führt laut Preisseite unbegrenzt viele Standorte im kostenlosen Tarif auf, und Deputy rechnet pro Nutzer ab, nicht pro Standort.

Zweitens: Wie vielfältig ist Ihre Belegschaft? Spricht Ihr Team drei Sprachen und planen Sie Schichten über Zeitzonen hinweg, brauchen Sie eine Plattform, die das nativ unterstützt. Die Web-App von Deputy zum Beispiel gibt es nur auf Englisch, und die mobile App deckt 12 Sprachen ab. Shifton unterstützt 40 Sprachen in der gesamten Oberfläche.

Drittens: Was brauchen Sie jetzt wirklich? Wenn Sie 4 $ pro Nutzer für Funktionen zahlen, die Sie nicht nutzen, finanzieren Sie die Roadmap eines anderen. Ein modularer Ansatz, bei dem Sie Fähigkeiten hinzufügen, wenn Ihr Geschäft sie verlangt, hält die Kosten an der Wirklichkeit.

FAQ

Wie lange dauert die kostenlose Testphase von Shifton?

Bis zu 60 Tage für die kostenpflichtigen Module, mit Ausnahme der Kontrolle des Arbeitsortes, die eine Testphase von 10 Tagen hat. Das kann einen vollen Abrechnungszyklus abdecken, sodass Sie Anwesenheit, Lohnabrechnung und die übrigen Module prüfen können, bevor Sie entscheiden, was bleibt.

Kostet Shifton wirklich 1 $ pro Nutzer?

Ja, ab 10 Mitarbeitern oder mit einem eingeschalteten kostenpflichtigen Modul kosten die Grundfunktionen 1 $ pro Mitarbeiter und Monat. Die Schichtplanung ist für bis zu 10 Nutzer kostenlos, solange kein kostenpflichtiges Modul aktiv ist. Kostenpflichtige Zusatzmodule (Anwesenheit, Lohnabrechnung, Urlaubsverwaltung) kosten jeweils 0,50 bis 5 $ pro Nutzer und Monat. Keine versteckten Gebühren, keine erzwungenen Pakete.

Welche Alternative unterstützt die meisten Sprachen?

Shifton, mit 40 Sprachen fest in der Oberfläche. Die Web-App von Deputy gibt es nur auf Englisch, und die mobile App deckt 12 Sprachen ab.

Kann ich von When I Work zu einem anderen Tool wechseln?

Die meisten Planungsplattformen erlauben den Import von Mitarbeiterdaten per CSV. Die größere Frage beim Umzug betrifft meist die bisherigen Zeiterfassungsdaten und vorhandene Schichtvorlagen. Rechnen Sie für den Wechsel selbst mit ein paar Tagen Einrichtung und danach einer bis zwei Wochen, bis sich Ihr Team an die neue Oberfläche gewöhnt hat. Am sichersten ist es, mit einer kostenlosen Testphase zu beginnen und When I Work parallel weiterlaufen zu lassen.

Daria Oleshko

Customer-Success-Managerin bei Shifton mit umfangreicher Erfahrung in den Bereichen Personalmanagement und Außendienstmanagement.