Alternativy k When I Work: 6 nejlepších možností

Proč hledat dál než When I Work

Před dvěma měsíci narazila úklidová firma se 45 zaměstnanci na zeď. When I Work zvládal plánování pro jejich tým na jedné provozovně bez potíží, jenže firma právě získala tři nové klienty v různých městech. Najednou potřebovala podporu více provozoven, vícejazyčné rozhraní pro party mluvící španělsky a polsky a způsob, jak sledovat odpracované hodiny bez další aplikace. Účet za rozšíření When I Work, které by to všechno pokrylo? Víc než dvojnásobek toho, co dosud platila.

When I Work je solidní plánovací nástroj. Směny, výměny i týmové zprávy zvládá dost dobře pro malé anglicky mluvící týmy na jednom místě. Jakmile ale provoz roste, s více pracovišti, více jazyky a více moduly, mezery jsou vidět. Ceny skáčou, sada funkcí zůstává pevná a platíte za tarif pro více poboček jen proto, abyste dostali vlastní reporty.

Proto manažeři začínají hledat alternativy k When I Work. Ne proto, že by produkt byl špatný, ale protože se mění to, co firma potřebuje. Tady je šest možností, které jsme porovnali vedle sebe, s poctivým pohledem na to, co která umí a kde má meze.

Shifton: modulární ceny, celosvětový dosah

Shifton přistupuje k softwaru pro řízení pracovní síly jinak. Místo balení všeho do pevných tarifů si moduly vybíráte jednotlivě. Plánování směn je v bezplatném tarifu zdarma až pro 10 uživatelů. Potřebujete víc? Placené doplňkové moduly, například docházka, mzdy a správa dovolené, stojí 0,50 až 5 $ za uživatele a měsíc každý a jakýkoli placený modul zároveň spouští 1 $ za zaměstnance a měsíc za základní funkce. Skládáte si přesně takovou sestavu, jakou potřebujete.

Pro firmy s týmy napříč hranicemi je skutečným rozdílem jazyková podpora. Rozhraní Shiftonu funguje nativně ve 40 jazycích, ne překladem v prohlížeči, ale přímo zabudované v produktu. Vedoucí skladu v Berlíně i vedoucí směny v Krakově vidí aplikaci ve svém jazyce. Stránka s ceníkem uvádí v bezplatném tarifu neomezený počet rozvrhů a provozoven, což ostře kontrastuje s nástroji, které účtují za každé místo.

Zkušební verze až 60 dní platí pro placené moduly, kromě kontroly místa výkonu práce, která má zkušební dobu 10 dní, takže zbývá prostor na celý fakturační cyklus, abyste většinu z nich vyzkoušeli, než se zavážete. To je štědré ve srovnání se 14 dny, které nabízejí When I Work a Homebase.

Nejvhodnější pro: rostoucí firmy, které chtějí přesně řídit náklady a potřebují vícejazyčnou podporu více provozoven bez podnikových cen.

Deputy: provozy s přísnými požadavky na soulad s předpisy

Deputy si vybudoval pověst na dodržování pracovního práva. Pokud vaše firma působí v jurisdikci se zákony o předvídatelném plánování, pravidly férového pracovního týdne nebo složitými předpisy o přesčasech, Deputy hlídá mantinely automaticky. Upozorní na porušení dřív, než k němu dojde, spočítá povinné přestávky a vytvoří přehledy připravené pro audit.

Háčkem je cena. Od 5 $ za uživatele v tarifu Lite při roční platbě (Core 6,50 $, Pro 9 $) je to jeden z dražších nástrojů pro plánování zaměstnanců v této kategorii. A funkce pro soulad s předpisy, které tu cenu ospravedlňují, mají největší hodnotu pro větší týmy v regulovaných odvětvích: zdravotnictví, hotelové řetězce, maloobchod s více než 50 provozovnami. Kavárna s 15 lidmi takovou právní infrastrukturu nepotřebuje.

Nejvhodnější pro: střední a velké organizace na silně regulovaných trzích práce, zejména v Austrálii, Británii a ve státech USA se zákony o předvídatelném plánování.

Homebase: plánování plus nábor

Homebase spojuje plánování s odlehčeným systémem pro sledování uchazečů. Zveřejníte nabídku práce, prověříte kandidáty, pošlete nabídkový dopis a zaškolíte nové lidi, a to vše na stejné platformě, kde sestavujete rozvrh na příští týden. Pro malé firmy bez vlastního HR oddělení je to skutečná úspora času.

Bezplatný tarif pokrývá jednu provozovnu se základním plánováním a sledováním času. Nad to se cena počítá za provozovnu, od 24 $ měsíčně za místo při roční fakturaci, bez ohledu na velikost týmu. Pokud máte jedinou provozovnu, je to v pořádku. Jakmile se ale rozšíříte na tři nebo čtyři místa, počty rychle začnou být nepříjemné.

Jazyková podpora je omezená na několik jazyků. Rozhraní v desítkách jazyků tu není.

Nejvhodnější pro: malé podniky s jednou provozovnou v USA, které chtějí plánování a základní HR nástroje na jednom místě a bez několika předplatných.

Sling: nejdřív komunikace v týmu

Sling začínal jako aplikace pro týmové zprávy a vyrostl v plánovací nástroj. Je to na něm znát: komunikační funkce jsou opravdu dobré. Skupinové chaty, oznámení, zpravodajský kanál pro novinky ve firmě. Pokud je vaším největším trápením, že směnoví pracovníci e-maily nečtou a skupinové textovky se mění v chaos, Sling to vyřeší.

Ceny se pohybují od 1,70 do 3,40 $ za uživatele a měsíc při roční platbě. Bezplatný tarif je použitelný, ale základní. Reporty a sledování nákladů na práci přicházejí jen s placenými tarify. Plánování samo je přímočaré. Žádná prognóza poptávky a automatické přidělování jen v tarifu Business, v nižších tarifech tedy směny sestavujete ručně. Je to prostě čistší rozhraní, než nabízí tabulka.

Nejvhodnější pro: týmy, kde úzkým místem je interní komunikace a potřeby plánování jsou poměrně jednoduché.

ClockShark: GPS sledování pro terénní party

ClockShark je postavený pro stavebnictví, péči o zahrady a týmy v terénních službách. GPS geofencing zajistí, že se příchody zaznamenávají na stavbě, ne na parkovišti. Kalkulace zakázek váže odpracované hodiny přímo na konkrétní projekty, což je zásadní pro dodavatele, kteří klientům účtují hodinově nebo potřebují sledovat ziskovost každé zakázky.

ClockShark účtuje za uživatele, takže si před sestavováním rozpočtu ověřte jeho aktuální ceník. A pokud vaši lidé pracují na pevném místě, v restauraci, ve skladu nebo v obchodě, je většina vynikajících funkcí ClockShark zbytečná.

Je to specializovaný nástroj pro mobilní pracovní sílu a svou práci dělá dobře.

Nejvhodnější pro: stavební firmy, firmy v terénních službách a každý provoz, kde zaměstnanci denně jezdí mezi několika místy práce.

7shifts: výhradně pro restaurace

7shifts se nesnaží obsloužit všechny. Je postavený pro restaurace a každá funkce to odráží. Napojení na pokladní systém stahuje data o tržbách, podle nichž odhaduje potřebu personálu. Rozdělování spropitného automatizuje to, co bývalo při zavírání počítáním na ubrousku. V deníku manažera si vedoucí směn předávají poznámky mezi otevřením a zavřením.

Od 39,99 $ za provozovnu a měsíc při roční fakturaci (s omezeným bezplatným tarifem pro jednotlivé provozovny) je 7shifts oceněný pro restaurace, které to s provozem myslí vážně. Největší hodnotu mají řetězce s více pobočkami; model za provozovnu může být pro samostatnou kavárnu drahý za to, co dostane.

Jazyková podpora je omezená a sada funkcí se špatně přenáší do odvětví mimo pohostinství.

Nejvhodnější pro: restaurace, bary a stravovací provozy, které chtějí hluboké napojení na pokladní systém a funkce specifické pro pohostinství, jako je správa spropitného a odhad personálu z dat o tržbách.

Jak vybrat správnou alternativu

Rozhodnutí se scvrkne na tři otázky. První: jaká je struktura vašeho týmu? Jedna provozovna se stabilní partou, nebo několik míst se střídajícími se lidmi? Nástroje jako Homebase a 7shifts účtují za provozovnu, což růst trestá. Shifton (podle svého ceníku) uvádí v bezplatném tarifu neomezený počet provozoven a Deputy účtuje za uživatele, ne za provozovnu.

Druhá: jak různorodá je vaše pracovní síla? Pokud váš tým mluví třemi jazyky a řídíte směny napříč časovými pásmy, potřebujete platformu, která to podporuje nativně. Webová aplikace Deputy je například jen v angličtině a jeho mobilní aplikace pokrývá 12 jazyků. Shifton podporuje 40 jazyků v celém rozhraní.

Třetí: co opravdu potřebujete právě teď? Pokud platíte 4 $ za uživatele za funkce, které nepoužíváte, dotujete cizí plán vývoje. Modulární přístup, kdy schopnosti přidáváte, až je vaše podnikání vyžaduje, drží náklady v souladu se skutečností.

FAQ

Jak dlouhá je bezplatná zkušební verze Shiftonu?

Až 60 dní u placených modulů, kromě kontroly místa výkonu práce, která má zkušební verzi 10 dní. To může pokrýt celý fakturační cyklus, takže si docházku, mzdy a ostatní moduly můžete vyzkoušet, než se rozhodnete, co si necháte.

Stojí Shifton opravdu 1 $ za uživatele?

Ano, nad 10 zaměstnanců nebo se zapnutým jakýmkoli placeným modulem stojí základní funkce 1 $ za zaměstnance a měsíc. Plánování směn je zdarma až pro 10 uživatelů, dokud není zapnutý žádný placený modul. Placené doplňkové moduly (docházka, mzdy, správa dovolené) stojí 0,50 až 5 $ za uživatele a měsíc každý. Žádné skryté poplatky, žádné vynucené balíčky.

Která alternativa podporuje nejvíc jazyků?

Shifton, se 40 jazyky zabudovanými do rozhraní. Webová aplikace Deputy je jen v angličtině a jeho mobilní aplikace pokrývá 12 jazyků.

Mohu přejít z When I Work na jiný nástroj?

Většina plánovacích platforem umožňuje import dat o zaměstnancích přes CSV. Větší otázka při přechodu se obvykle týká historických dat o sledování času a stávajících šablon směn. Počítejte s tím, že samotné přepnutí zabere pár dní nastavování a pak týden nebo dva, než si tým na nové rozhraní zvykne. Nejbezpečnější je začít se zkušební verzí zdarma a When I Work nechat běžet souběžně.

Daria Oleshko

Manažerka zákaznického úspěchu ve společnosti Shifton s rozsáhlými zkušenostmi v oblasti řízení pracovní síly a řízení terénních služeb.