Alternativer til When I Work: 6 planleggingsverktøy side om side

Derfor ser team forbi When I Work

For to måneder siden gikk et rengjøringsfirma med 45 ansatte i veggen. When I Work klarte vaktplanleggingen fint så lenge teamet satt på ett sted, men så signerte firmaet tre nye kunder i tre ulike byer. Plutselig trengte det støtte for flere lokasjoner, grensesnitt på spansk og polsk for mannskapene, og en måte å føre timer på uten enda en app. Regningen for å oppgradere When I Work til alt dette? Mer enn dobbelt av det firmaet betalte fra før.

When I Work er et solid planleggingsverktøy. Vakter, bytter og meldinger til teamet fungerer godt nok for små engelskspråklige team på én lokasjon. Men når driften vokser, med flere steder, flere språk og flere moduler, blir hullene tydelige. Prisene hopper, funksjonene ligger fast, og du ender opp med å betale for flerlokasjonsplanen bare for å få egendefinert rapportering.

Derfor begynner ledere å lete etter alternativer til When I Work. Ikke fordi produktet er dårlig, men fordi behovet endrer seg. Her er seks alternativer vi har satt side om side, med et ærlig blikk på hva hvert av dem gjør bra og hvor det kommer til kort.

Shifton: modulære priser, global rekkevidde

Shifton tar en annen vei i programvare for arbeidsstyrkestyring. I stedet for å pakke alt inn i faste nivåer velger du moduler enkeltvis. Vaktplanlegging er med i gratisplanen for opptil 10 brukere. Trenger du mer? Betalte tilleggsmoduler som oppmøte, lønn og ferieadministrasjon koster fra 0,50 til 5 $ per bruker i måneden hver, og hver betalte modul slår også på de 1 $ per ansatt i måneden for grunnleggende funksjoner. Du setter sammen akkurat den pakken du trenger.

For virksomheter med team på tvers av landegrenser er språkstøtten den virkelige forskjellen. Shiftons grensesnitt fungerer nativt på 40 språk, ikke gjennom nettleseroversettelse, men innebygd i produktet. En lagersjef i Berlin og en skiftleder i Kraków ser appen hver på sitt språk. Prissiden oppgir ubegrenset antall planer og lokasjoner i gratisplanen, en skarp kontrast til verktøy som tar betalt per sted.

Prøveperioden på opptil 60 dager gjelder de betalte modulene, med unntak av Kontroll av arbeidssted, som har 10 dager. Det er altså rom for en full faktureringssyklus til å teste de fleste av dem før du binder deg. Det er raust sammenlignet med de 14 dagene When I Work og Homebase tilbyr.

Passer best for: voksende virksomheter som vil styre kostnadene presist og trenger flerspråklig støtte på flere lokasjoner uten å betale bedriftspriser.

Deputy: drift med tunge krav til samsvar

Deputy har bygget omdømmet sitt på samsvar med arbeidsrett. Driver du i en jurisdiksjon med lover om forutsigbar vaktplanlegging, regler for rettferdig arbeidsuke eller kompliserte overtidsregler, tar Deputy rekkverkene automatisk. Verktøyet varsler om brudd før de skjer, regner ut pausekrav og lager rapporter som tåler revisjon.

Prisen er baksiden. Fra 5 $ per bruker i Lite-planen ved årlig fakturering (Core 6,50 $, Pro 9 $) er det blant de dyrere verktøyene for ansattplanlegging i denne kategorien. Og samsvarsfunksjonene som forsvarer prisen, er mest verdt for større team i regulerte bransjer: helsevesen, hotell- og restaurantkjeder, varehandel med over 50 lokasjoner. En kafé med 15 ansatte trenger ikke så mye juridisk infrastruktur.

Passer best for: mellomstore og store organisasjoner i sterkt regulerte arbeidsmarkeder, særlig i Australia, Storbritannia og amerikanske delstater med lover om forutsigbar vaktplanlegging.

Homebase: planlegging pluss rekruttering

Homebase kombinerer vaktplanlegging med et lett system for søkerhåndtering. Legg ut stillingsannonser, sorter kandidater, send tilbudsbrev og ta imot nyansatte, alt på samme plattform som du bygger neste ukes plan i. For små bedrifter uten egen HR-avdeling sparer det reell tid.

Gratisnivået dekker én lokasjon med enkel planlegging og tidsregistrering. Utover det kommer prisen per lokasjon, fra 24 $ per sted i måneden ved årlig fakturering, uansett teamstørrelse. Har du bare ett sted, går det fint. Utvider du til tre eller fire steder, blir regnestykket raskt ubehagelig.

Språkstøtten er begrenset til noen få språk. Det finnes ikke noe grensesnitt på dusinvis av språk.

Passer best for: små bedrifter med én lokasjon i USA som vil ha planlegging og enkle HR-verktøy på ett sted, uten å jonglere flere abonnementer.

Sling: teamkommunikasjon først

Sling startet som en meldingsapp for team og vokste til et planleggingsverktøy. Det merkes: kommunikasjonsfunksjonene er virkelig gode. Gruppechatter, kunngjøringer, en nyhetsstrøm for oppdateringer fra selskapet. Hvis det største problemet er at skiftarbeidere ikke leser e-post og at gruppemeldinger ender i kaos, løser Sling akkurat det.

Prisene ligger mellom 1,70 og 3,40 $ per bruker i måneden ved årlig fakturering. Gratisnivået fungerer, men er enkelt. Rapporter og sporing av lønnskostnader kommer først med betalte planer. Selve planleggingen er grei. Ingen etterspørselsprognoser, og automatisk tildeling bare på Business-planen. På de lavere nivåene bygger du vaktene for hånd, bare i et ryddigere grensesnitt enn et regneark, og mer lover ikke Sling.

Passer best for: team der intern kommunikasjon er flaskehalsen og planleggingsbehovet er forholdsvis enkelt.

ClockShark: GPS-sporing for mannskaper i felt

ClockShark er laget for bygg, anlegg, hagearbeid og feltservice. GPS-geofencing sørger for at innstemplingen skjer på byggeplassen og ikke på parkeringsplassen. Jobbkalkulasjon knytter timene direkte til bestemte prosjekter, noe håndverksbedrifter trenger når de fakturerer kunder per time eller må følge lønnsomheten jobb for jobb.

ClockShark prises per bruker, så sjekk gjeldende prisside før du budsjetterer. Og hvis de ansatte jobber på et fast sted, som en restaurant, et lager eller en butikk, har de fleste av ClockSharks beste funksjoner ingen verdi. Dette er et spesialverktøy for mobile arbeidsstyrker, og det gjør den jobben godt.

Passer best for: entreprenørfirmaer, feltservicebedrifter og alle som har ansatte som reiser mellom flere jobbadresser hver dag.

7shifts: kun for restauranter

7shifts prøver ikke å passe for alle. Det er bygget for restauranter, og hver funksjon bærer preg av det. Kasseintegrasjonen henter salgsdata til å anslå bemanningsbehovet. Tipsfordelingen automatiserer det som før var overslagsregning på en serviett ved stengetid. I lederloggen kan skiftledere sende notater mellom åpning og stenging.

Fra 39,99 $ per lokasjon i måneden ved årlig fakturering (med et begrenset gratisnivå for enkeltlokasjoner) er 7shifts priset for restauranter som tar driften alvorlig. Kjeder med mange enheter får mest ut av det, for modellen per lokasjon kan bli dyr for en enkelt kaffebar, målt mot det den får. Funksjonene lar seg dårlig overføre til bransjer utenfor servering og overnatting.

Passer best for: restauranter, barer og serveringsvirksomheter som vil ha dyp kasseintegrasjon og bransjespesifikke funksjoner som tipshåndtering og bemanningsprognoser fra salgsdata.

Slik velger du riktig alternativ

Valget koker ned til tre spørsmål. Først: hvordan er teamet organisert? Én lokasjon med fast mannskap, eller flere steder med skiftende personale? Verktøy som Homebase og 7shifts tar betalt per lokasjon, og det straffer vekst. Shifton (ifølge prissiden) oppgir ubegrenset antall lokasjoner i gratisplanen, og Deputy priser per bruker, ikke per lokasjon.

Deretter: hvor variert er arbeidsstyrken? Snakker teamet tre språk og du styrer vakter på tvers av tidssoner, trenger du en plattform som støtter det nativt. Deputys webapp, for eksempel, finnes bare på engelsk, og mobilappen dekker 12 språk. Shifton støtter 40 språk i hele grensesnittet.

Til slutt: hva trenger du egentlig akkurat nå? Betaler du 4 $ per bruker for funksjoner du ikke bruker, finansierer du en annens veikart. En modulær tilnærming, der du legger til funksjoner etter hvert som virksomheten krever dem, holder kostnadene i takt med virkeligheten.

FAQ

Hvor lang er den gratis prøveperioden i Shifton?

Opptil 60 dager for de betalte modulene, med unntak av Kontroll av arbeidssted, som har 10 dagers prøveperiode. Det kan dekke en full faktureringssyklus, så du kan vurdere oppmøte, lønn og de andre modulene før du bestemmer hva du beholder.

Koster Shifton virkelig 1 $ per bruker?

Ja, over 10 ansatte eller med en betalt modul slått på koster grunnfunksjonene 1 $ per ansatt i måneden. Vaktplanlegging er gratis for opptil 10 brukere så lenge ingen betalt modul er slått på. Betalte tilleggsmoduler (oppmøte, lønn, ferieadministrasjon) koster fra 0,50 til 5 $ per bruker i måneden hver. Ingen skjulte gebyrer, ingen tvungne pakker.

Hvilket alternativ støtter flest språk?

Shifton, med 40 språk innebygd i grensesnittet. Deputys webapp finnes bare på engelsk, og mobilappen dekker 12 språk.

Kan jeg bytte fra When I Work til et annet verktøy?

De fleste planleggingsplattformer lar deg importere ansattdata via CSV. Det større spørsmålet ved byttet gjelder som regel historiske tidsregistreringer og eksisterende vaktmaler. Regn med noen dager til oppsett, og deretter en til to uker før teamet har venet seg til det nye grensesnittet. Tryggest er å starte med en gratis prøveperiode og la When I Work gå parallelt en stund.

Daria Oleshko

Customer Success Manager hos Shifton med omfattende erfaring innen personalledelse og feltserviceledelse.