Альтернативи When I Work: 6 найкращих варіантів

Чому команди шукають щось крім When I Work

Два місяці тому клінінгова компанія на 45 працівників уперлася в стіну. When I Work нормально вів планування для команди на одній локації, але компанія підписала трьох нових клієнтів у різних містах. Раптом знадобилася підтримка кількох локацій, інтерфейс кількома мовами для бригад, що говорять іспанською та польською, і облік годин без окремого застосунку. Рахунок за розширення When I Work, яке закрило б усе це, виявився більш ніж удвічі більшим за те, що компанія платила раніше.

When I Work - надійний інструмент планування. Зміни, обмін змінами й повідомлення для команди він тримає непогано, поки команда невелика, англомовна й працює в одному місці, та коли бізнес росте, з'являються нові локації, мови й модулі, і прогалини стають помітними. Ціни стрибають, набір функцій лишається жорстким, а за тариф для кількох локацій доводиться платити лише заради користувацьких звітів.

Тому керівники й шукають альтернативи When I Work. Не тому, що продукт поганий, а тому, що змінюється відповідність потребам. Нижче шість варіантів, які ми порівняли між собою, з чесним поглядом на сильні й слабкі сторони кожного.

Shifton: модульні ціни та глобальне охоплення

Shifton підходить до ПЗ для управління персоналом інакше. Замість того щоб пакувати все у фіксовані тарифи, він дає обирати модулі окремо. Планування змін входить у безкоштовний тариф для до 10 користувачів. Потрібно більше? Платні додаткові модулі, як-от відвідуваність, заробітна плата й управління відпустками, коштують від 0,50 до 5 $ за користувача на місяць кожен, а будь-який платний модуль ще й вмикає плату 1 $ за співробітника на місяць за базові функції. Ви збираєте саме той набір, який потрібен.

Для бізнесу з командами в різних країнах головна відмінність - підтримка мов. Інтерфейс Shifton нативно працює 40 мовами: це не переклад у браузері, а частина самого продукту. Керівник складу в Берліні та старший зміни в Кракові бачать застосунок кожен своєю мовою. На сторінці цін у безкоштовному тарифі вказано необмежену кількість графіків і локацій, і це різко контрастує з інструментами, що беруть плату за кожен об'єкт.

Пробний період до 60 днів діє для платних модулів, окрім модуля «Контроль місця роботи», пробний період якого - 10 днів. Тож є час на повний розрахунковий цикл, щоб перевірити більшість модулів до остаточного рішення. Це щедро порівняно з 14 днями, які дають When I Work і Homebase.

Найкраще підходить для: компаній, що ростуть, хочуть точно контролювати витрати й потребують багатомовної підтримки та кількох локацій без цін для великих корпорацій.

Deputy: операції з високими вимогами до відповідності закону

Репутацію Deputy збудував на дотриманні трудового законодавства. Якщо ваш бізнес працює в юрисдикції із законами про передбачуване планування, правилами справедливого робочого тижня або складними нормами щодо надурочних, Deputy бере рамки на себе й виставляє їх автоматично. Він позначає порушення ще до того, як вони трапляться, розраховує вимоги до перерв і формує звіти, готові до перевірки.

Недолік - ціна. Від 5 $ за користувача на тарифі Lite при річній оплаті (Core 6,50 $, Pro 9 $): це один із дорожчих інструментів планування персоналу в цій категорії. А функції відповідності, які виправдовують таку ціну, найцінніші для великих команд у регульованих галузях: охорона здоров'я, мережі закладів гостинності, роздрібна торгівля з понад 50 точками. Кав'ярні на 15 людей така юридична інфраструктура ні до чого.

Найкраще підходить для: середніх і великих організацій на жорстко регульованих ринках праці, особливо в Австралії, Великій Британії та в штатах США із законами про передбачуване планування.

Homebase: планування плюс пошук персоналу

Homebase поєднує планування з легкою системою відстеження кандидатів. Розміщуєте вакансії, відсіюєте кандидатів, розсилаєте пропозиції про роботу й вводите нових людей у посаду - усе на тій самій платформі, де складаєте графік на наступний тиждень. Для малого бізнесу без окремого HR-відділу це реальна економія часу.

Безкоштовний тариф покриває одну локацію з базовим плануванням і обліком робочого часу. Далі оплата йде за локацію: від 24 $ за об'єкт на місяць при річній оплаті, незалежно від розміру команди. Для бізнесу з однією локацією це нормально. Але щойно з'являються три-чотири точки, арифметика швидко стає неприємною.

Мовна підтримка обмежується кількома мовами. Інтерфейсу десятками мов немає.

Найкраще підходить для: малого бізнесу з однією локацією в США, якому потрібні планування й прості HR-інструменти в одному місці без жонглювання кількома підписками.

Sling: спершу комунікація команди

Sling починався як месенджер для команд і виріс в інструмент планування. Це відчувається: засоби комунікації тут справді добрі. Групові чати, оголошення, стрічка новин компанії. Якщо ваш найбільший біль у тому, що працівники змін не читають пошту, а групові повідомлення перетворюються на хаос, Sling це вирішує.

Ціни - від 1,70 до 3,40 $ за користувача на місяць при річній оплаті. Безкоштовний тариф робочий, але скромний. Звіти й облік витрат на персонал з'являються лише на платних тарифах. Сам механізм планування простий: прогнозу попиту немає, а автоматичне призначення є лише на тарифі Business. На нижчих тарифах зміни ви складаєте вручну, просто в охайнішому інтерфейсі, ніж таблиця.

Найкраще підходить для: команд, де вузьке місце - внутрішня комунікація, а до планування вимоги порівняно прості.

ClockShark: GPS-облік для виїзних бригад

ClockShark створений саме для будівництва, догляду за ландшафтом і виїзних сервісних команд. GPS-геозони гарантують, що відмітка приходу відбувається на об'єкті, а не на парковці. Облік витрат за замовленнями прив'язує відпрацьовані години до конкретних проєктів, і це важливо для підрядників, які виставляють клієнтам рахунки за години або мусять бачити прибутковість кожного замовлення.

ClockShark бере плату за кожного користувача, тож перед складанням бюджету перевірте актуальну сторінку цін. А якщо ваші працівники сидять на постійному місці, у ресторані, на складі чи в магазині, більшість яскравих функцій ClockShark ні до чого. Це вузькоспеціалізований інструмент для мобільного персоналу, і свою роботу він виконує добре.

Найкраще підходить для: будівельних компаній, виїзного обслуговування й будь-яких операцій, де працівники щодня роз'їжджають між кількома об'єктами.

7shifts: тільки для ресторанів

7shifts не намагається догодити всім. Його зроблено для ресторанів, і кожна функція це відображає. Інтеграція з касовою системою підтягує дані про продажі для прогнозу потреби в персоналі. Розподіл чайових автоматизує те, що раніше було підрахунками на серветці під час закриття. У журналі менеджера старші зміни передають нотатки між відкриттям і закриттям.

Від 39,99 $ за локацію на місяць при річній оплаті (з обмеженим безкоштовним тарифом для окремих локацій) 7shifts оцінений для ресторанів, які серйозно ставляться до операційної роботи. Найбільше користі отримують мережі з кількома закладами: модель оплати за локацію для окремої кав'ярні може виявитися дорогою відносно того, що вона дає. Набір функцій погано переноситься на галузі поза гостинністю.

Найкраще підходить для: ресторанів, барів і закладів харчування, яким потрібна глибока інтеграція з касою та галузеві функції, як-от облік чайових і прогноз персоналу за даними продажів.

Як обрати потрібну альтернативу

Рішення зводиться до трьох питань. Перше: як побудована ваша команда? Одна локація зі стабільним складом чи кілька об'єктів із мінливим персоналом? Homebase і 7shifts беруть плату за локацію, а це карає за зростання. Shifton (за даними його сторінки цін) вказує необмежену кількість локацій у безкоштовному тарифі, а Deputy тарифікує за користувача, а не за локацію.

Друге: наскільки різноманітний ваш колектив? Якщо команда говорить трьома мовами, а ви керуєте змінами в різних часових поясах, потрібна платформа, що підтримує це нативно. Вебзастосунок Deputy, наприклад, працює лише англійською, а його мобільний застосунок охоплює 12 мов. Shifton підтримує 40 мов у всьому інтерфейсі.

Третє: що вам справді потрібно просто зараз? Якщо ви платите 4 $ за користувача за функції, якими не користуєтеся, ви фінансуєте чужу дорожню карту. Модульний підхід, коли можливості додаються в міру потреб бізнесу, тримає витрати в межах реальності.

FAQ

Скільки триває безкоштовний пробний період Shifton?

До 60 днів для платних модулів, окрім модуля «Контроль місця роботи», пробний період якого - 10 днів. Цього може вистачити на повний розрахунковий цикл, тож ви перевірите відвідуваність, заробітну плату й решту модулів, перш ніж вирішувати, що залишити.

Чи справді Shifton коштує 1 $ за користувача?

Так: коли співробітників понад 10 або ввімкнено будь-який платний модуль, базові функції коштують 1 $ за співробітника на місяць. Планування змін безкоштовне для до 10 користувачів, поки не активний жоден платний модуль. Платні додаткові модулі (відвідуваність, заробітна плата, управління відпустками) коштують від 0,50 до 5 $ за користувача на місяць кожен. Ніяких прихованих платежів і примусових пакетів.

Яка альтернатива підтримує найбільше мов?

Shifton: 40 мов вбудовано в інтерфейс. Вебзастосунок Deputy працює лише англійською, а його мобільний застосунок охоплює 12 мов.

Чи можна перейти з When I Work на інший сервіс?

Більшість платформ планування дозволяють імпортувати дані співробітників через CSV. Більше труднощів зазвичай виникає з історичними даними обліку часу та наявними шаблонами змін. Сам перехід потребує кількох днів налаштування, а потім ще тижня-двох, поки команда звикне до нового інтерфейсу. Найбезпечніше почати з безкоштовного пробного періоду й паралельно ще якийсь час користуватися When I Work.

Дарʼя Олєшко

Менеджер з роботи з клієнтами в Shifton з великим досвідом в управлінні персоналом та управлінні виїзними службами.