Εναλλακτικές λύσεις για το When I Work: 6 κορυφαίες επιλογές

Γιατί οι ομάδες κοιτάζουν πέρα από το When I Work

Πριν από δύο μήνες, μια εταιρεία καθαρισμού με 45 εργαζόμενους έφτασε σε τοίχο. Το When I Work κρατούσε καλά τον προγραμματισμό για την ομάδα της σε μία τοποθεσία, αλλά μόλις είχε κλείσει τρεις νέους πελάτες σε διαφορετικές πόλεις. Ξαφνικά χρειαζόταν υποστήριξη για πολλές τοποθεσίες, πολύγλωσσες διεπαφές για τα συνεργεία με ισπανικά και πολωνικά, και έναν τρόπο να καταγράφει ώρες χωρίς ξεχωριστή εφαρμογή. Ο λογαριασμός για να αναβαθμιστεί το When I Work ώστε να τα καλύπτει όλα αυτά; Πάνω από το διπλάσιο όσων πλήρωνε.

Το When I Work είναι στέρεο εργαλείο προγραμματισμού. Κάνει βάρδιες, ανταλλαγές και μηνύματα ομάδας αρκετά καλά για μικρές αγγλόφωνες ομάδες σε μία τοποθεσία. Μόλις όμως η δραστηριότητα μεγαλώσει, με περισσότερα σημεία, περισσότερες γλώσσες και περισσότερες ενότητες, τα κενά φαίνονται. Οι τιμές πηδούν. Το σύνολο λειτουργιών μένει άκαμπτο. Και καταλήγετε να πληρώνετε για το πλάνο πολλών τοποθεσιών μόνο και μόνο για να πάρετε προσαρμοσμένες αναφορές.

Γι αυτό οι διευθυντές αρχίζουν να ψάχνουν εναλλακτικές λύσεις για το When I Work. Όχι επειδή το προϊόν είναι κακό. Επειδή αλλάζει η προσαρμογή. Εδώ είναι έξι επιλογές που συγκρίναμε δίπλα δίπλα, με ειλικρινή ματιά σε ό,τι κάνει καλά η καθεμία και στα σημεία που υστερεί.

Shifton: αρθρωτές τιμές, παγκόσμια εμβέλεια

Το Shifton προσεγγίζει αλλιώς το λογισμικό διαχείρισης εργατικού δυναμικού. Αντί να τα πακετάρει όλα σε σταθερά επίπεδα, σας αφήνει να διαλέγετε ενότητες μία μία. Ο προγραμματισμός βαρδιών περιλαμβάνεται δωρεάν στο δωρεάν πακέτο για έως 10 χρήστες. Χρειάζεστε περισσότερα; Οι πληρωμένες πρόσθετες ενότητες, όπως η Παρουσία, η Μισθοδοσία και η Διαχείριση Διακοπών, κοστίζουν από 0,50 έως 5 $ ανά χρήστη τον μήνα η καθεμία, και οποιαδήποτε πληρωμένη ενότητα ενεργοποιεί επίσης το 1 $ ανά εργαζόμενο τον μήνα για τις βασικές λειτουργίες. Χτίζετε ακριβώς τη στοίβα που χρειάζεστε.

Για επιχειρήσεις με ομάδες σε περισσότερες χώρες, η υποστήριξη γλωσσών είναι η πραγματική διαφορά. Η διεπαφή του Shifton δουλεύει εγγενώς σε 40 γλώσσες, όχι μέσω μετάφρασης του προγράμματος περιήγησης, αλλά χτισμένη μέσα στο προϊόν. Ένας υπεύθυνος αποθήκης στο Βερολίνο και μια υπεύθυνος βάρδιας στην Κρακοβία βλέπουν και οι δύο την εφαρμογή στη δική τους γλώσσα. Η σελίδα τιμών αναφέρει απεριόριστα προγράμματα και τοποθεσίες στο δωρεάν πακέτο, κάτι που έρχεται σε έντονη αντίθεση με εργαλεία που χρεώνουν ανά σημείο.

Η δοκιμή έως 60 ημερών καλύπτει τις πληρωμένες ενότητες, εκτός από τον Έλεγχο τοποθεσίας εργασίας, που έχει δοκιμή 10 ημερών, οπότε υπάρχει χώρος για έναν πλήρη κύκλο χρέωσης ώστε να δοκιμάσετε τις περισσότερες πριν δεσμευτείτε. Αυτό είναι γενναιόδωρο σε σύγκριση με τις δοκιμές 14 ημερών που προσφέρουν το When I Work και το Homebase.

Ιδανικό για: επιχειρήσεις που μεγαλώνουν, θέλουν να ελέγχουν με ακρίβεια το κόστος και χρειάζονται πολύγλωσση υποστήριξη και πολλές τοποθεσίες χωρίς να πληρώνουν εταιρικές τιμές.

Deputy: δραστηριότητες με βαριές απαιτήσεις συμμόρφωσης

Το Deputy έχτισε τη φήμη του στη συμμόρφωση με το εργατικό δίκαιο. Αν η επιχείρησή σας δραστηριοποιείται σε δικαιοδοσία με νόμους προβλέψιμου προγραμματισμού, κανόνες δίκαιης εβδομάδας εργασίας ή σύνθετους κανονισμούς υπερωριών, το Deputy χειρίζεται αυτόματα τα προστατευτικά όρια. Επισημαίνει παραβάσεις πριν συμβούν, υπολογίζει τις απαιτήσεις διαλειμμάτων και παράγει αναφορές έτοιμες για έλεγχο.

Το αντίτιμο είναι η τιμή. Ξεκινώντας από 5 $ ανά χρήστη στο πακέτο Lite με ετήσια χρέωση (Core 6,50 $, Pro 9 $), είναι ένα από τα ακριβότερα εργαλεία προγραμματισμού εργαζομένων αυτής της κατηγορίας. Και οι λειτουργίες συμμόρφωσης που δικαιολογούν αυτή την τιμή έχουν τη μεγαλύτερη αξία για μεγαλύτερες ομάδες σε ρυθμιζόμενους κλάδους: υγεία, αλυσίδες φιλοξενίας, λιανεμπόριο με πάνω από 50 τοποθεσίες.

Ένα καφέ 15 ατόμων δεν χρειάζεται τέτοιου επιπέδου νομική υποδομή.

Ιδανικό για: μεσαίους έως μεγάλους οργανισμούς σε έντονα ρυθμισμένες αγορές εργασίας, ιδίως στην Αυστραλία, το Ηνωμένο Βασίλειο και τις πολιτείες των ΗΠΑ με νόμους προβλέψιμου προγραμματισμού.

Homebase: προγραμματισμός συν προσλήψεις

Το Homebase συνδυάζει τον προγραμματισμό με ένα ελαφρύ σύστημα παρακολούθησης υποψηφίων. Δημοσιεύετε αγγελίες, φιλτράρετε υποψηφίους, στέλνετε επιστολές πρόσληψης και εντάσσετε τους νέους, όλα από την ίδια πλατφόρμα όπου φτιάχνετε το πρόγραμμα της επόμενης εβδομάδας. Για μικρές επιχειρήσεις χωρίς ειδικό τμήμα HR, αυτό εξοικονομεί πραγματικό χρόνο.

Το δωρεάν επίπεδο καλύπτει μία τοποθεσία με βασικό προγραμματισμό και καταγραφή χρόνου. Πέρα από αυτό, η τιμή είναι ανά τοποθεσία: 24 $ και πάνω ανά σημείο τον μήνα με ετήσια χρέωση, ανεξάρτητα από το μέγεθος της ομάδας. Αν έχετε επιχείρηση σε μία τοποθεσία, είναι εντάξει. Μόλις όμως επεκταθείτε σε τρία ή τέσσερα σημεία, οι υπολογισμοί γίνονται γρήγορα άβολοι.

Γλώσσες: η υποστήριξη περιορίζεται σε λίγες γλώσσες. Δεν υπάρχει διεπαφή σε δεκάδες γλώσσες.

Ιδανικό για: μικρές επιχειρήσεις με μία τοποθεσία στις ΗΠΑ που θέλουν προγραμματισμό και βασικά εργαλεία HR σε ένα σημείο, χωρίς να μοιράζονται ανάμεσα σε πολλές συνδρομές.

Sling: πρώτα η επικοινωνία της ομάδας

Το Sling ξεκίνησε ως εφαρμογή ανταλλαγής μηνυμάτων για ομάδες και μεγάλωσε σε εργαλείο προγραμματισμού. Η καταγωγή φαίνεται: οι λειτουργίες επικοινωνίας είναι πραγματικά καλές. Ομαδικές συνομιλίες, ανακοινώσεις, ένα newsfeed για νέα της εταιρείας. Αν ο μεγαλύτερος πόνος σας είναι ότι οι εργαζόμενοι σε βάρδιες δεν διαβάζουν email και τα ομαδικά μηνύματα καταλήγουν σε χάος, το Sling το διορθώνει.

Οι τιμές κυμαίνονται από 1,70 έως 3,40 $ ανά χρήστη τον μήνα με ετήσια χρέωση. Το δωρεάν επίπεδο είναι λειτουργικό αλλά βασικό. Οι αναφορές και η παρακολούθηση κόστους εργασίας έρχονται μόνο με πληρωμένα πακέτα. Η ίδια η μηχανή προγραμματισμού είναι απλή: καμία πρόβλεψη ζήτησης, και αυτόματη ανάθεση μόνο στο πλάνο Business. Στα χαμηλότερα επίπεδα φτιάχνετε τις βάρδιες με το χέρι. Είναι απλώς μια πιο καθαρή διεπαφή από ένα λογιστικό φύλλο.

Ιδανικό για: ομάδες όπου η εσωτερική επικοινωνία είναι το σημείο συμφόρησης και οι ανάγκες προγραμματισμού είναι σχετικά απλές.

ClockShark: καταγραφή GPS για συνεργεία πεδίου

Το ClockShark είναι φτιαγμένο ειδικά για κατασκευές, διαμόρφωση κήπων και ομάδες υπηρεσιών πεδίου. Το GPS geofencing διασφαλίζει ότι οι καταγραφές προσέλευσης γίνονται στον χώρο της δουλειάς και όχι στο πάρκινγκ. Η κοστολόγηση εργασιών δένει τις ώρες εργασίας απευθείας με συγκεκριμένα έργα, κάτι απαραίτητο για εργολάβους που χρεώνουν πελάτες με την ώρα ή πρέπει να παρακολουθούν την κερδοφορία ανά δουλειά.

Το ClockShark τιμολογεί ανά χρήστη, οπότε ελέγξτε την τρέχουσα σελίδα τιμών του πριν κάνετε προϋπολογισμό. Και αν οι εργαζόμενοί σας δουλεύουν σε σταθερό σημείο, σε εστιατόριο, αποθήκη ή κατάστημα, οι περισσότερες από τις ξεχωριστές λειτουργίες του ClockShark είναι άσχετες.

Είναι εξειδικευμένο εργαλείο για κινητό εργατικό δυναμικό και κάνει καλά αυτή τη δουλειά.

Ιδανικό για: κατασκευαστικές εταιρείες, επιχειρήσεις υπηρεσιών πεδίου και κάθε δραστηριότητα όπου οι εργαζόμενοι μετακινούνται καθημερινά ανάμεσα σε πολλούς χώρους εργασίας.

7shifts: μόνο για εστιατόρια

Το 7shifts δεν προσπαθεί να εξυπηρετήσει όλους. Είναι φτιαγμένο για εστιατόρια, και κάθε λειτουργία το αντικατοπτρίζει. Η ενσωμάτωση POS τραβά δεδομένα πωλήσεων για να προβλέψει τις ανάγκες προσωπικού. Η κατανομή φιλοδωρημάτων αυτοματοποιεί ό,τι παλιά ήταν άσκηση λογαριασμού σε χαρτοπετσέτα την ώρα του κλεισίματος. Το ημερολόγιο διευθυντή επιτρέπει στους υπεύθυνους βάρδιας να περνούν σημειώσεις ανάμεσα στο άνοιγμα και το κλείσιμο.

Με αφετηρία 39,99 $ ανά τοποθεσία τον μήνα με ετήσια χρέωση (και με περιορισμένο δωρεάν επίπεδο για μεμονωμένες τοποθεσίες), το 7shifts τιμολογείται για εστιατόρια που παίρνουν στα σοβαρά τη λειτουργία τους. Οι αλυσίδες με πολλά καταστήματα παίρνουν τη μεγαλύτερη αξία· το μοντέλο ανά τοποθεσία σημαίνει ότι ένα ανεξάρτητο καφέ μπορεί να το βρει ακριβό για ό,τι παίρνει. Το σύνολο λειτουργιών δεν μεταφέρεται καλά σε κλάδους εκτός φιλοξενίας.

Ιδανικό για: εστιατόρια, μπαρ και επιχειρήσεις εστίασης που θέλουν βαθιά ενσωμάτωση POS και λειτουργίες ειδικές για τη φιλοξενία, όπως διαχείριση φιλοδωρημάτων και πρόβλεψη εργατικού κόστους από τις πωλήσεις.

Πώς να διαλέξετε τη σωστή εναλλακτική

Η απόφαση καταλήγει σε τρεις ερωτήσεις.

Πρώτον, ποια είναι η δομή της ομάδας σας; Μία τοποθεσία με σταθερό συνεργείο ή πολλά σημεία με εναλλασσόμενο προσωπικό; Εργαλεία όπως το Homebase και το 7shifts χρεώνουν ανά τοποθεσία, κάτι που τιμωρεί την ανάπτυξη. Το Shifton (σύμφωνα με τη σελίδα τιμών του) αναφέρει απεριόριστες τοποθεσίες στο δωρεάν πακέτο, και το Deputy χρεώνει ανά χρήστη και όχι ανά τοποθεσία.

Δεύτερον, πόσο ποικιλόμορφο είναι το εργατικό σας δυναμικό; Αν η ομάδα σας μιλά τρεις γλώσσες και διαχειρίζεστε βάρδιες σε διαφορετικές ζώνες ώρας, χρειάζεστε πλατφόρμα που το υποστηρίζει εγγενώς. Η εφαρμογή web του Deputy, για παράδειγμα, είναι μόνο στα αγγλικά και η εφαρμογή κινητού του καλύπτει 12 γλώσσες. Το Shifton υποστηρίζει 40 γλώσσες σε ολόκληρη τη διεπαφή.

Τρίτον, τι χρειάζεστε πραγματικά αυτή τη στιγμή; Αν πληρώνετε 4 $ ανά χρήστη για λειτουργίες που δεν χρησιμοποιείτε, επιδοτείτε τον οδικό χάρτη κάποιου άλλου. Μια αρθρωτή προσέγγιση, όπου προσθέτετε δυνατότητες όταν τις ζητά η επιχείρησή σας, κρατά το κόστος σύμφωνο με την πραγματικότητα.

Συχνές ερωτήσεις

Πόσο διαρκεί η δωρεάν δοκιμή του Shifton;

Έως 60 ημέρες για τις πληρωμένες ενότητες, εκτός από τον Έλεγχο τοποθεσίας εργασίας, που έχει δοκιμή 10 ημερών. Αυτό μπορεί να καλύψει έναν πλήρη κύκλο χρέωσης, ώστε να αξιολογήσετε την Παρουσία, τη Μισθοδοσία και τις υπόλοιπες ενότητες πριν αποφασίσετε τι θα κρατήσετε.

Κοστίζει πραγματικά το Shifton 1 $ ανά χρήστη;

Ναι. Πέρα από 10 εργαζόμενους ή με οποιαδήποτε πληρωμένη ενότητα ενεργή, οι βασικές λειτουργίες κοστίζουν 1 $ ανά εργαζόμενο τον μήνα. Ο προγραμματισμός βαρδιών είναι δωρεάν για έως 10 χρήστες όσο δεν είναι ενεργή καμία πληρωμένη ενότητα. Οι πληρωμένες πρόσθετες ενότητες (Παρουσία, Μισθοδοσία, Διαχείριση Διακοπών) κοστίζουν από 0,50 έως 5 $ ανά χρήστη τον μήνα η καθεμία. Χωρίς κρυφές χρεώσεις, χωρίς υποχρεωτικά πακέτα.

Ποια εναλλακτική υποστηρίζει τις περισσότερες γλώσσες;

Το Shifton, με 40 γλώσσες ενσωματωμένες στη διεπαφή. Η εφαρμογή web του Deputy είναι μόνο στα αγγλικά και η εφαρμογή κινητού του καλύπτει 12 γλώσσες.

Μπορώ να μεταβώ από το When I Work σε άλλο εργαλείο;

Οι περισσότερες πλατφόρμες προγραμματισμού σας επιτρέπουν να εισάγετε δεδομένα εργαζομένων μέσω CSV. Το μεγαλύτερο ζήτημα της μετάβασης αφορά συνήθως τα ιστορικά δεδομένα καταγραφής χρόνου και τα υπάρχοντα πρότυπα βαρδιών. Υπολογίστε λίγες ημέρες ρύθμισης για την ίδια την αλλαγή, και μετά μία με δύο εβδομάδες για να συνηθίσει η ομάδα σας τη νέα διεπαφή. Ο ασφαλέστερος δρόμος: δωρεάν δοκιμή, με το When I Work να τρέχει παράλληλα.

Daria Oleshko

Υπεύθυνη Επιτυχίας Πελατών στη Shifton με εκτεταμένη εμπειρία στη διαχείριση εργατικού δυναμικού και στη διαχείριση υπηρεσιών πεδίου.