ทางเลือกแทน When I Work: 6 ตัวเลือกชั้นนำ

ทำไมทีมถึงมองหาตัวเลือกอื่นนอกจาก When I Work

เมื่อสองเดือนก่อน บริษัททำความสะอาดแห่งหนึ่งที่มีพนักงาน 45 คนเจอทางตัน When I Work จัดตารางงานให้ทีมที่ทำงานที่เดียวได้ดีอยู่แล้ว แต่บริษัทเพิ่งเซ็นสัญญากับลูกค้าใหม่สามรายในสามเมือง ทันใดนั้นก็ต้องมีระบบที่รองรับหลายสถานที่ มีหน้าจอหลายภาษาสำหรับทีมที่พูดสเปนและโปแลนด์ และมีวิธีบันทึกชั่วโมงทำงานโดยไม่ต้องใช้แอปแยกอีกตัว แล้วค่าอัปเกรด When I Work ให้ครอบคลุมทั้งหมดนี้ล่ะ แพงกว่าที่จ่ายอยู่เดิมเกินสองเท่า

When I Work เป็นเครื่องมือจัดตารางที่ใช้ได้ดี จัดกะ สลับกะ และส่งข้อความหาทีมได้เพียงพอสำหรับทีมเล็กที่พูดภาษาอังกฤษและทำงานที่เดียว แต่เมื่อกิจการโตขึ้น มีหลายสาขา หลายภาษา และต้องใช้โมดูลมากขึ้น ช่องโหว่ก็เริ่มเห็นชัด ราคากระโดดขึ้น ชุดฟีเจอร์ยังตายตัว และคุณต้องจ่ายแผนหลายสถานที่เพียงเพื่อให้ได้รายงานแบบกำหนดเอง

เหตุผลนี้เองที่ทำให้ผู้จัดการเริ่มหาทางเลือกแทน When I Work ไม่ใช่เพราะตัวผลิตภัณฑ์แย่ แต่เพราะความเหมาะสมเปลี่ยนไป ด้านล่างคือหกตัวเลือกที่เรานำมาเทียบกันแบบเคียงข้าง พร้อมบอกตรง ๆ ว่าแต่ละตัวเก่งเรื่องอะไรและไปไม่ถึงตรงไหน

Shifton: ราคาแบบโมดูล เข้าถึงได้ทั่วโลก

Shifton มองซอฟต์แวร์บริหารกำลังคนต่างออกไป แทนที่จะมัดทุกอย่างรวมในแพ็กเกจตายตัว คุณเลือกโมดูลทีละตัวได้ การจัดตารางกะรวมอยู่ในแผนฟรีสำหรับผู้ใช้ได้ถึง 10 คน ถ้าต้องการมากกว่านั้น โมดูลเสริมแบบชำระเงิน เช่น การเข้างาน เงินเดือน และการจัดการวันหยุด คิดโมดูลละ 0.50 ถึง 5 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้ต่อเดือน และเมื่อเปิดโมดูลแบบชำระเงินตัวใดก็ตาม จะเริ่มคิดค่าฟังก์ชันพื้นฐาน 1 ดอลลาร์ต่อพนักงานต่อเดือนด้วย คุณประกอบชุดเครื่องมือที่ต้องใช้พอดีได้เอง สำหรับธุรกิจที่ทีมกระจายอยู่ข้ามประเทศ การรองรับภาษาคือจุดต่างที่แท้จริง หน้าจอของ Shifton ใช้งานได้ 40 ภาษาโดยกำเนิด ไม่ได้อาศัยการแปลผ่านเบราว์เซอร์ แต่ฝังอยู่ในตัวผลิตภัณฑ์ ผู้จัดการคลังสินค้าในเบอร์ลินกับหัวหน้ากะในคราคูฟเห็นแอปเป็นภาษาของตัวเองทั้งคู่ หน้าราคาระบุว่าแผนฟรีมีตารางงานและสถานที่ไม่จำกัด ต่างจากเครื่องมือที่คิดเงินตามจำนวนสาขาอย่างชัดเจน

ช่วงทดลองใช้นานถึง 60 วันครอบคลุมโมดูลแบบชำระเงิน ยกเว้นการควบคุมสถานที่ทำงาน (Work location control) ที่ทดลองได้ 10 วัน จึงมีเวลาพอให้ครบรอบบิลหนึ่งรอบเพื่อลองโมดูลส่วนใหญ่ก่อนผูกมัด นับว่าใจกว้างเมื่อเทียบกับการทดลอง 14 วันที่ When I Work และ Homebase ให้

เหมาะสำหรับ: ธุรกิจที่กำลังเติบโตและอยากคุมต้นทุนให้แม่น ต้องการการรองรับหลายภาษาและหลายสถานที่ โดยไม่ต้องจ่ายราคาระดับองค์กร

Deputy: งานที่ต้องปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานเข้มงวด

Deputy สร้างชื่อจากการช่วยให้ทำตามกฎหมายแรงงาน ถ้าธุรกิจของคุณอยู่ในเขตที่มีกฎหมายจัดตารางล่วงหน้า กฎสัปดาห์การทำงานที่เป็นธรรม หรือข้อบังคับค่าล่วงเวลาที่ซับซ้อน Deputy จะดูแลกรอบเหล่านี้ให้อัตโนมัติ ระบบแจ้งการฝ่าฝืนก่อนเกิดขึ้นจริง คำนวณเวลาพักที่ต้องมี และสร้างรายงานที่พร้อมให้ตรวจสอบ

ข้อแลกเปลี่ยนคือราคา เริ่มที่ 5 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้ในแผน Lite เมื่อชำระรายปี (Core 6.50 ดอลลาร์ Pro 9 ดอลลาร์) จัดเป็นเครื่องมือจัดตารางพนักงานที่แพงกว่าเพื่อนในหมวดนี้ และฟีเจอร์ด้านการปฏิบัติตามกฎที่ทำให้ราคานี้สมเหตุสมผลก็คุ้มที่สุดกับทีมใหญ่ในอุตสาหกรรมที่มีการกำกับดูแล เช่น สาธารณสุข เครือโรงแรมและร้านอาหาร ค้าปลีกที่มีมากกว่า 50 สาขา ส่วนคาเฟ่ 15 คนไม่จำเป็นต้องมีโครงสร้างทางกฎหมายระดับนั้น

เหมาะสำหรับ: องค์กรขนาดกลางถึงใหญ่ในตลาดแรงงานที่ถูกกำกับดูแลเข้มงวด โดยเฉพาะในออสเตรเลีย สหราชอาณาจักร และรัฐของสหรัฐฯ ที่มีกฎหมายจัดตารางล่วงหน้า

Homebase: จัดตารางงานพร้อมการจ้างงาน

Homebase รวมการจัดตารางเข้ากับระบบติดตามผู้สมัครงานแบบเบา ลงประกาศรับสมัคร คัดกรองผู้สมัคร ส่งจดหมายเสนองาน และปฐมนิเทศพนักงานใหม่ ทั้งหมดอยู่บนแพลตฟอร์มเดียวกับที่คุณใช้ทำตารางสัปดาห์หน้า สำหรับธุรกิจเล็กที่ไม่มีแผนกบุคคลโดยเฉพาะ นี่ประหยัดเวลาได้จริง

แผนฟรีครอบคลุมหนึ่งสถานที่ พร้อมการจัดตารางพื้นฐานและการบันทึกเวลา เกินจากนั้นคิดราคาตามสถานที่ เริ่มที่ 24 ดอลลาร์ต่อสถานที่ต่อเดือนเมื่อชำระรายปี ไม่ว่าทีมจะใหญ่แค่ไหน ถ้าคุณมีสถานที่เดียวก็ไม่มีปัญหา แต่พอขยายเป็นสามหรือสี่แห่ง ตัวเลขจะน่าอึดอัดอย่างรวดเร็ว

ภาษาที่รองรับมีจำกัดเพียงไม่กี่ภาษา ไม่มีหน้าจอในหลายสิบภาษา

เหมาะสำหรับ: ธุรกิจเล็กในสหรัฐฯ ที่มีสถานที่เดียว และอยากได้การจัดตารางกับเครื่องมือ HR พื้นฐานไว้ที่เดียว โดยไม่ต้องจัดการหลายระบบสมัครสมาชิก

Sling: เน้นการสื่อสารในทีมก่อน

Sling เริ่มจากแอปส่งข้อความสำหรับทีม แล้วโตขึ้นมาเป็นเครื่องมือจัดตาราง ร่องรอยนั้นยังเห็นอยู่ ฟีเจอร์สื่อสารทำได้ดีจริง ทั้งแชตกลุ่ม ประกาศ และฟีดข่าวสารของบริษัท ถ้าปัญหาใหญ่ที่สุดของคุณคือพนักงานกะไม่อ่านอีเมล และข้อความกลุ่มลงเอยด้วยความโกลาหล Sling แก้เรื่องนี้ได้ตรงจุด

ราคาอยู่ที่ 1.70 ถึง 3.40 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้ต่อเดือนเมื่อชำระรายปี แผนฟรีใช้งานได้แต่เรียบง่าย รายงานและการติดตามต้นทุนแรงงานมีเฉพาะในแผนที่ชำระเงิน ตัวระบบจัดตารางเองก็ตรงไปตรงมา ไม่มีการพยากรณ์ความต้องการ และการมอบหมายอัตโนมัติมีเฉพาะในแผน Business ในแผนระดับล่างคุณสร้างกะด้วยมือ เพียงแต่อยู่ในหน้าจอที่เป็นระเบียบกว่าสเปรดชีต

เหมาะสำหรับ: ทีมที่การสื่อสารภายในคือคอขวด และความต้องการด้านตารางงานยังค่อนข้างง่าย

ClockShark: ติดตามด้วย GPS สำหรับทีมภาคสนาม

ClockShark สร้างมาเพื่องานก่อสร้าง จัดสวน และทีมบริการภาคสนามโดยเฉพาะ รั้วเสมือน GPS ทำให้การลงเวลาเข้างานเกิดขึ้นที่หน้างานจริง ไม่ใช่ที่ลานจอดรถ ส่วนการคำนวณต้นทุนงานผูกชั่วโมงแรงงานเข้ากับโครงการแต่ละงานโดยตรง จำเป็นมากสำหรับผู้รับเหมาที่เรียกเก็บเงินลูกค้าเป็นรายชั่วโมงหรือต้องติดตามกำไรของแต่ละงาน

ClockShark คิดราคาต่อผู้ใช้ จึงควรตรวจหน้าราคาปัจจุบันก่อนตั้งงบ และถ้าพนักงานของคุณทำงานที่จุดคงที่ เช่น ร้านอาหาร โกดัง หรือร้านค้า ฟีเจอร์เด่นส่วนใหญ่ของ ClockShark จะแทบไม่เกี่ยวกับคุณ นี่คือเครื่องมือเฉพาะทางสำหรับกำลังคนที่เคลื่อนที่ และมันทำหน้าที่นั้นได้ดี

เหมาะสำหรับ: งานก่อสร้าง บริการภาคสนาม และกิจการที่พนักงานย้ายหน้างานทุกวัน

7shifts: โฟกัสเฉพาะร้านอาหาร

7shifts ไม่ได้พยายามเอาใจทุกคน มันสร้างมาเพื่อร้านอาหาร และทุกฟีเจอร์สะท้อนเรื่องนั้น การเชื่อมระบบ POS ดึงข้อมูลยอดขายมาพยากรณ์ความต้องการพนักงาน การรวมทิปแจกจ่ายอัตโนมัติ แทนการคิดเลขบนกระดาษทิชชูตอนปิดร้าน สมุดบันทึกผู้จัดการให้หัวหน้ากะส่งต่อบันทึกระหว่างกะเปิดกับกะปิด

เริ่มที่ 39.99 ดอลลาร์ต่อสถานที่ต่อเดือนเมื่อชำระรายปี (มีแผนฟรีแบบจำกัดสำหรับสถานที่เดี่ยว) 7shifts ตั้งราคาให้เหมาะกับร้านอาหารที่จริงจังกับการดำเนินงาน เครือที่มีหลายสาขาได้ประโยชน์สูงสุด เพราะโมเดลคิดต่อสถานที่ทำให้ร้านกาแฟเดี่ยวอาจรู้สึกว่าแพงเมื่อเทียบกับสิ่งที่ได้ ชุดฟีเจอร์ก็ไม่ค่อยเข้ากับอุตสาหกรรมนอกภาคบริการอาหารและเครื่องดื่ม

เหมาะสำหรับ: ร้านอาหาร บาร์ และธุรกิจบริการอาหารที่ต้องการเชื่อมต่อ POS อย่างลึก และฟีเจอร์เฉพาะธุรกิจต้อนรับ เช่น การจัดการทิปและการพยากรณ์แรงงานจากข้อมูลยอดขาย

วิธีเลือกทางเลือกที่ใช่

การตัดสินใจลงเอยที่สามคำถาม ข้อแรก โครงสร้างทีมของคุณเป็นแบบไหน สถานที่เดียวกับทีมที่นิ่ง หรือหลายสถานที่กับพนักงานที่หมุนเวียน เครื่องมืออย่าง Homebase และ 7shifts คิดต่อสถานที่ ซึ่งลงโทษการขยายตัว ส่วน Shifton (ตามหน้าราคา) ระบุสถานที่ไม่จำกัดในแผนฟรี และ Deputy คิดราคาต่อผู้ใช้ ไม่ใช่ต่อสถานที่

ข้อสอง แรงงานของคุณหลากหลายแค่ไหน ถ้าทีมพูดสามภาษาและคุณจัดกะข้ามเขตเวลา ต้องใช้แพลตฟอร์มที่รองรับเรื่องนี้ในตัว เว็บแอปของ Deputy ก็เป็นตัวอย่าง มีเฉพาะภาษาอังกฤษ ส่วนแอปมือถือรองรับ 12 ภาษา Shifton รองรับ 40 ภาษาทั่วทั้งอินเทอร์เฟซ

ข้อสาม ตอนนี้คุณต้องการอะไรจริง ๆ ถ้าคุณจ่าย 4 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้สำหรับฟีเจอร์ที่ไม่ได้ใช้ คุณกำลังช่วยออกทุนแผนพัฒนาของคนอื่น แนวทางแบบโมดูลที่เพิ่มความสามารถเมื่อธุรกิจต้องการ ช่วยให้ต้นทุนตรงกับความเป็นจริง

คำถามที่พบบ่อย

ทดลองใช้ Shifton ฟรีได้นานแค่ไหน

นานถึง 60 วันสำหรับโมดูลแบบชำระเงิน ยกเว้นการควบคุมสถานที่ทำงาน (Work location control) ที่ทดลองได้ 10 วัน ช่วงนี้ครอบคลุมรอบบิลได้เต็มหนึ่งรอบ คุณจึงประเมินการเข้างาน เงินเดือน และโมดูลอื่น ๆ ได้ก่อนตัดสินใจว่าจะเก็บตัวไหนไว้

Shifton คิด 1 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้จริงหรือ

จริง เมื่อมีพนักงานเกิน 10 คน หรือเปิดโมดูลแบบชำระเงินตัวใดตัวหนึ่ง ฟังก์ชันพื้นฐานจะคิด 1 ดอลลาร์ต่อพนักงานต่อเดือน การจัดตารางกะฟรีสำหรับผู้ใช้ได้ถึง 10 คน ตราบที่ไม่ได้เปิดโมดูลแบบชำระเงินใด ๆ ส่วนโมดูลเสริมแบบชำระเงิน (การเข้างาน เงินเดือน การจัดการวันหยุด) คิดโมดูลละ 0.50 ถึง 5 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้ต่อเดือน ไม่มีค่าธรรมเนียมแอบแฝง ไม่บังคับซื้อเป็นแพ็กเกจ

ทางเลือกไหนรองรับภาษามากที่สุด

Shifton ซึ่งฝัง 40 ภาษาไว้ในหน้าจอ เว็บแอปของ Deputy มีเฉพาะภาษาอังกฤษ และแอปมือถือรองรับ 12 ภาษา

ย้ายจาก When I Work ไปใช้เครื่องมืออื่นได้ไหม

แพลตฟอร์มจัดตารางส่วนใหญ่นำเข้าข้อมูลพนักงานผ่านไฟล์ CSV ได้ ประเด็นที่ใหญ่กว่าตอนย้ายมักเป็นข้อมูลการบันทึกเวลาย้อนหลังและแม่แบบกะที่มีอยู่ ให้คาดว่าการตั้งค่าตัวเองใช้เวลาไม่กี่วัน จากนั้นอีกหนึ่งถึงสองสัปดาห์ให้ทีมปรับตัวกับหน้าจอใหม่ วิธีที่ปลอดภัยที่สุดคือเริ่มจากช่วงทดลองใช้ฟรี และเปิด When I Work ทำงานคู่ไปด้วย

Daria Oleshko

ผู้จัดการความสำเร็จของลูกค้าที่ Shifton ที่มีประสบการณ์มากมายในการจัดการแรงงานและการจัดการบริการภาคสนาม