Dağıtık ekip yönetimi: vardiya planı ve saatler

Uzaktan ekip yönetimi gerçekte neyi kapsar

Bu ad altında birbirinden çok farklı iki ürün satılır ve ikisini karıştırmak pahalıya mal olur. Bir aile insanlara bakar: ekran görüntüleri, tuş vuruşu sayıları, etkinlik puanları, boşta kalma sayaçları. Diğer aile insanları eşgüdümler: kim ne zaman çalışıyor, ne üzerinde çalışıyor ve hafta gerçekte kaç saat içeriyordu.

Birinci aile güvenini yitirmiş yöneticilere satar. İkincisi plana ve bordro için bir sayıya ihtiyacı olanlara. Shifton ikinci türdendir ve bu ayrımı baştan yapmak gerekir, çünkü karşılaştırmalarda ikisi aynı rafa konur.

Saat dilimleri ilk gerçek sorundur

Aynı binada oturan bir ekip iş gününü düşünmeden paylaşır. Dağıtık bir ekip paylaşmaz ve fark küçük, aşındırıcı durumlarda ortaya çıkar. Dört kişiye uygun, beşinciye acımasız gelen bir toplantı. Var olmayan bir çakışmayı varsayan bir devir teslim. Kimsenin adını söylemediği bir dilimde belirlenmiş bir teslim tarihi.

Vardiyaların tek bir zaman ekseninde tutulup herkesin yerel saatiyle gösterilmesi, koca bir yanlış anlaşılma sınıfını ortadan kaldırır. Yönetici bir kez planlar. Herkes aynı haftayı doğru okur. Kimse görüşme öncesinde dilim çevirmez.

Uygunluk plandan önce, sonra değil

İnsanlardan çalışabilecekleri saatleri hafta kurulmadan önce işaretlemelerini istemek, aksi halde yayından sonra gelen düzeltme turunu ortadan kaldırır. Sessiz kısıtlar da böylece görünür olur: çocuğu okuldan alma, ikinci iş, birinin ekibin geri kalanıyla gerçekte sahip olduğu dört saatlik çakışma.

Gözetimsiz saat kaydı

Gözetim, uzaktan çalışılan saatlere verilen varsayılan yanıttır ve genellikle yanlış yanıttır. Sonuç yerine etkinlik ölçer, güveni aylarda değil haftalarda aşındırır ve birçok ülkede kimsenin hesaplamadığı bir hukuki risk yaratır. Oysa gerçek ihtiyaç dardır: birinin ne zaman başladığına, ne zaman bitirdiğine ve mola olarak neyi kullandığına dair savunulabilir bir kayıt.

Bu kayıt tarayıcıdan veya telefondan çalışır, ofis donanımı istemez ve bordroya gereken her şeyi verir. Bir şirketin girişi gerçekten bir yere bağlaması gerekiyorsa, örneğin müşteri ziyareti yapan çalışanlarda, çalışma yeri kontrolü ayrı bir ücretli modül olarak vardır ve seçilene kadar kapalı kalır.

Kimse toplantı öncesinde kafadan hesap yapmaz.

Eşgüdüm koridorun yerini alır

Aynı odada oturan bir ekibin bildiklerinin çoğu hiç yazılmamıştır. Müşteri sorununu kim alıyor. Rapor gitti mi. Aynı konuya bakan iki kişiden hangisi onu gerçekten çözüyor. Uzaklık bu kanalı alır ve alışılmış ikameler, uzayan toplantılar ile artan mesajlar, onun yerini kötü doldurur.

Görevlerin vardiyalara iliştirilmesi bilgiyi planın zaten bulunduğu yere koyar. Gün bir saat bloğundan fazlasıdır: o saatlerin ne için olduğunu da taşır, herkesin okuyabildiği bir durum bilgisi ve eskiden sözle aktarılan bağlamın yerini alan notlarla. Bu, bir proje sistemi kurmaktan daha küçük bir müdahaledir ve tam olarak uzaklığın bozduğu şeyi onarır.

Hibrit bugün olağan durumdur

Tümüyle uzaktan çalışan ekip çok azdır. Çoğu karmadır: kimi ofiste, kimi evde, kimi başka bir ülkede ve oranlar aydan aya değişir. Üç grubu birden tutan tek bir plan, konumların önemli olduğu yerde işaretlendiği bir plan, ayrı gruplar için ayrı sistemlerden daha kolay yürür.

Güven gözetimden ucuzdur ve daha uzun dayanır.

Tükenmişlik bir planlama sinyalidir

Uzaktan aşırı çalışma kendini duyurmaz. Kimse akşam sekizde masasında oturan meslektaşını görmez, bu yüzden örüntü aylarca sürer ve istifa olarak gelir. Onu daha erken yakalayacak veri zaten zaman kaydının içindedir.

Kişi başına saatler, plan ile gerçekleşen, her hafta okunur. Gerçekleşen saatleri planlanandan sürekli fazla olan kişi daha bağlı değildir, yanlış planlanmıştır ve bu, hala bir planlama sorunuyken, bir eldeki insanı tutma sorununa dönüşmeden düzeltilebilir.

Yönetim kurulunun sorusuna yanıt veren rapor

Dağıtık ekipler, içlerinde çalışmayan insanlarda belirli bir kuşku uyandırır. Orada gerçekten çalışan var mı. Yalın yanıt genellikle evettir, işe yarar yanıt ise tartışma yerine bir rapordur: kişi ve proje başına saatler, plan ile gerçekleşen, son ay için.

Bu rapor güven vermekten daha değerli bir şey yapar. Zamanı hangi projelerin yediğini gösterir, ki bu soruya ekip tek bir odada otururken de kimse yanıt veremiyordu. Ortak ofis sorunu görünür varlığın arkasına saklıyordu, uzaklık yalnızca kılığı kaldırdı.

Kadrolular ve dış çalışanlar tek görünümde

Dağıtık ekiplerin çoğu karmadır. Bordroda kadrolular, faturayla çalışan dış kaynaklar ve genellikle mali işlerin görüş bildirdiği üçüncü bir düzende birkaç kişi. Onları aynı planda ayrı departmanlar olarak tutmak işleyiş tablosunu bütün bırakır, bordro aktarımı ise yalnızca şirketin gerçekten ödeme yaptığı kişilerle sınırlı kalır.

Araçları karşılaştırırken nelere bakmalı

Kategoriyi tek bir soru böler: ürün etkinlik mi ölçüyor, zaman mı kaydediyor. Ekran görüntüsü alan, tuş sayan veya boşta geçen dakikaları puanlayan ürünler bir güven sorununa yanıt verir. Başlangıcı, bitişi ve molaları kaydeden ürünler bordro ve planlama sorununa yanıt verir. İkincisi gerekirken birincisini almak, lisans bedelinin üstüne ekipteki havayı da götürür.

Bunun ötesinde denetimler pratiktir. Plan herkesin yerel saatiyle mi görünüyor, yoksa tek bir sabit ofis dilimiyle mi. Hiçbir şey kurmadan tarayıcıdan giriş yapılabiliyor mu. Planlanan ve gerçekleşen saatler iki ayrı sayı olarak mı tutuluyor. İzin, vardiyalarla aynı takvimde mi duruyor, yoksa yerine geçecek kişiyi görmeden onay veren ayrı bir sistemde mi.

Kurulum projesi olmadan başlangıç

Shifton 10 kişiye kadar süre sınırı olmadan ücretsizdir ve bu, küçük dağıtık ekiplerin çoğunu bütünüyle kapsar. Planlama, temel zaman kaydı, mobil uygulama ve raporlama içeridedir. Ücretli modüller çalışan başına aylık 0,50 dolardan tek tek eklenir, her biri 60 güne kadar deneme süresiyle gelir, böylece ekip karar vermeden önce bordroyu veya izin yönetimini deneyebilir.