Müşteri Çalışması için Profesyonel Hizmet Planlama Yazılımı

Bir profesyonel hizmet firmasında tek gerçek stok zamandır. Danışmanlar, mali müşavirler, mühendisler ve mimarlar saat satar; kaydedilmeyen, atanmayan veya faturalanmayan her saat temelli kaybolur. Profesyonel hizmet planlama yazılımının burada çoğu sektörden daha fazla önem taşımasının nedeni budur: program idari bir kolaylık değil, firmanın bir haftalık kapasitesinin tamamına ilişkin plandır.

Baskı da dengesiz dağılır. İş, beyanname son tarihleri, proje kilometre taşları ve yıl sonları etrafında dalgalar hâlinde gelir, sonra çekilir. Bir hafta on iki kişilik ekip dört kişi eksiktir; altı hafta sonra bunların yarısı elinde ayrılmış hiçbir iş olmadan boşta bekler. İki durum da para götürür ve biri tüm haftayı tek ekranda görene kadar ikisi de görünmez kalır.

Profesyonel hizmet planlama yazılımının yapması gerekenler

Değerin büyük bölümünü dört yetenek taşır. İnsanları müşteri işlerine hızla atamak ve bu atamayı haftayı yeniden çizmeden değiştirmek. Program hâlâ düzenlenebilirken kişisel saat toplamlarını göstermek, böylece zorlu bir dönem sessizce tükenmişliğe ve fazla mesaiye dönüşmesin. Ekibin yarısı müşteri sahasında olduğu için herkese aynı anda yayınlamak. Ve gerçekten çalışılan saatleri kişi ve proje bazında, finansın kullanabileceği bir biçimde kaydetmek.

Bunun ötesindeki her şey tercih meselesidir. Bu dördünü hakkıyla yapan bir profesyonel hizmet planlama sistemi, firmanın yaşamadığı sorunlara yönelmiş daha uzun bir özellik listesinden çok daha fazlasını sağlar.

Müşteri başına saatler: hatırlanan değil, kaydedilen

Çoğu firma haftayı hâlâ cuma öğleden sonra hafızadan ve takvimden yeniden kuruyor. Ortaya çıkan şey, kabaca doğru, sistematik biçimde eksik bildirilmiş ve müşteri itiraz ettiğinde savunulamayan bir profesyonel hizmet puantajıdır.

Projelere karşılık planlamak başlangıç noktasını değiştirir. İş bir müşteri işine bağlanır, insanlar mobil uygulamadan veya web üzerinden giriş ve çıkış yapar ve saat raporu kişi ile proje bazında, çalışılan saatler ile fazla mesai saatleri ayrılmış hâlde çıkar. Böylece faturalanabilir saatler ile faturalanamayan saatler de net biçimde ayrışır. Elinizde zamanın nereye gittiğinin kaydı olur, sonradan yapılmış bir kurgu değil. Profesyonel hizmetler için süre takip yazılımı arayan firmalar genellikle tam olarak olan ile yazılan arasındaki bu boşluğu kapatmaya çalışır.

Kaydın güvenilir olması için üç şeyin aynı hizaya gelmesi gerekir:

• Program ile mesai saati kaydı aynı sistemde durur, böylece planlanan ve gerçekleşen saatler karşılaştırılabilir
• Her blok bir proje taşır, böylece saatler kaydedildikleri anda ilgili işe yazılır
• Raporlar finansın tanıdığı bir biçimde dışa aktarılır, kimse yeniden yazmak zorunda kalmaz

Bunlardan biri eksikse yeniden kurguya dönersiniz. Mali müşavirlik bürosu için süre takip yazılımı ile kenarına isim baş harfleri yazılmış paylaşımlı bir tablo arasındaki pratik fark da tam olarak budur.

Yoğun sezon ve getirdiği fazla mesai

Her firmanın planın pazarlık konusu olmaktan çıktığı bir dönemi vardır. Yıl sonu kapanışları, bir beyanname tarihi, devreye giren bir proje. Saatler tırmanır, hafta sonları kullanılır ve risk boşta beklemekten insanların sessizce kendini tüketmesine kayar.

Bunun denetimi, hafta hâlâ düzenlenebilirken görünürlüğün olmasıdır. Her kişinin tavanı, atanmış saatlerin yanında durur; böylece aşırı yüklü bir hafta bordrodan sonra değil yayınlanmadan önce belli olur. Uzatılmış kapsama, akşam blokları ve hafta sonu işi sıradan günlerle aynı ızgaraya girer ve roller göründüğü için bir junior son tarih vardiyasını asla tek başına taşımaz. Mali müşavirlik bürosu planlama yazılımının değeri, yılın o sekiz haftasını ne kadar iyi taşıdığıyla ölçülür.

Boşta bekleyenler: gelecek hafta kimin uygun olduğunu bilmek

Ters yöndeki sorun da aynı derecede pahalıdır. Boş bir haftası olan kıdemli bir danışman, firmanın tamamını üstlendiği bir maliyettir ve ay kapanana kadar kimse fark etmez. Tüm ekibi tek bir ızgarada görmek uygunluğu okunur kılar: kim dolu, kim yarı dolu ve hangi günler açık.

Uygunluk bildirimleri ve izin talepleri ekipten gelir; böylece gelecek ayı planlayan kişi aklındaki bir nottan değil, insanların gerçekten söylediklerinden yola çıkar. Henüz kimseye atanmamış iş kaybolmak yerine açık satırda kalır; bu da kapasite sorularının hâlâ cevaplanabilecekken sorulması demektir. Bir danışmanlık firması için süre takip yazılımı genellikle faturalama tartışmalarını bitirmek üzere alınır, ama değiştirdiği ilk şey daha basittir: gelecek hafta kimin yeri olduğuna dair dürüst bir görünüm. Mimarlık ve mühendislik büroları aynı düzende işler ve mimarlık planlama yazılımı sayfamız bunun stüdyo hâlini ele alır.

Son tarihlerle dönen bir firmada izin

Profesyonel hizmetlerde izin hiçbir zaman basit değildir. Talepler sakin dönemlerde kümelenir, müşteri bir tarihi kaydırınca iptal edilir ve aynı ekipten kimlerin zaten izinde olduğuna karşı denetlenmesi gerekir. E-postayla yürütüldüğünde bu, bir ortağın elindeki özel listeye dönüşür.

Programla aynı sistemde tutulduğunda talep uygulamadan gönderilir, bir yönetici tarafından onaylanır veya reddedilir ve çizelgeye anında yansır. İzin bakiyesi ve izin raporları kişi başına ne kadarının kullanıldığını ve ne kaldığını gösterir; bu da devreden günlerle ilgili yıllık tartışmanın büyük kısmını ortadan kaldırır.

Finansın gerçekten kullanabileceği puantajlar

Ay sonu devri, planlamanın kendini amorti edip etmediğinin belli olduğu yerdir. Çalışma saati raporları dönemi her kişi ve proje için çalışılan saatler, fazla mesai, molalar, geç kalma ve devamsızlık olarak ayırır. Ücret oranı raporları temel saatleri ek ödemeli saatlerden ayırır. İkisi de dışa aktarılır, böylece finans ekibi yarı hatırlanan cevaplar yerine bir dosya alır.

QuickBooks entegrasyonu muhasebe verisini karşıya geçirir ve Zapier, Shifton'ı firmanın zaten çalıştırdığı diğer sistemlere bağlar. En çok raporlama tarafını önemsiyorsanız raporlama özellik sayfası her raporun neler içerdiğini anlatır.

Firma genelindeki paketler nerede biter, planlama nerede başlar

Sınırı açıkça söylemekte fayda var. Profesyonel hizmet yönetim yazılımı, mali müşavirlik bürosu yönetim yazılımı ve danışmanlık paketleri ticari döngü üzerine kuruludur: satış hattı, faturalama, iş kârlılığı. Bunlar planlama araçları değildir ve çoğu süre girişini bir formalite olarak görür.

Shifton bilinçli olarak diğer yarıdır. Kimin ne zaman çalışacağını planlar, bu planı telefonlara ulaştırır, katılımı kaydeder ve kişi ile proje bazında temiz saatleri teslim eder. Fatura kesmez ve hiçbir tahmin yürütmez. Arkasında durabilecekleri bir faturalanabilir saat rakamı isteyen firmalar, eksik olanın bir gösterge paneli daha değil kayıt katmanı olduğunu genellikle burada görür.

Ekibinizin kullanmayı sürdüreceği bir sistem seçmek

Firmanın kullanacağı gibi deneyin. Bir haftalık müşteri işini planlayın ve süre tutun. Bir atamayı değiştirin ve etkilenen kişilerin ne kadar hızlı haberdar olduğunu görün. Müşteri sahasındaki birinden telefonundan giriş yapmasını isteyin. Tek bir proje için saat raporu çekin ve beklediğinizle örtüşüp örtüşmediğine bakın.

10 kişinin altında Shifton'ın ücretsiz planı işin tamamını süre sınırı olmadan görür; bu da küçük bir büroya doğrudan uyar. Firma büyüdükçe ücretli planlar çalışan başına aylık faturalanır ve daha derin raporlama ile denetim ekler; coğrafi konum ve iş yeri konumu ücretli modül olarak sunulur. Hedef her ölçekte aynı kalır: gerçek kapasiteyi yansıtan bir hafta, kimsenin tükenmediği bir yoğun sezon ve müşteri sorduğunda ayakta duran bir saat rakamı.