Schemaläggning för hotell och varje avdelning

Ett hotell är flera verksamheter som delar en byggnad, och schemat är platsen där de kolliderar. Städ styrs av avresorna, receptionen av ankomsterna, underhållet av det som gick sönder under natten, och nattlaget av det enkla faktum att någon måste vara vaken. Ett schemaprogram för hotell måste hålla alla dessa mönster samtidigt och ändå låta en jourhavande chef fixa lördagen på fem minuter.

Personal är dessutom den största kostnadsposten ett hotell verkligen kan flytta från vecka till vecka. När schemat bor i ett kalkylblad syns överdraget först efter lönekörningen, och då är besluten som orsakade det tre veckor gamla.

Vad ett schemaprogram för hotell måste klara

Fyra saker bär större delen av värdet. Att snabbt bygga en hel vecka över flera avdelningar. Att hålla varje persons timmar inom avtal och lag redan när du bemannar, i stället för att upptäcka avvikelsen efteråt. Att nå teamet i telefonen i samma stund som något ändras. Och att redovisa timmar i de nivåer de faktiskt betalas i, så att natt- och helgdagsbemanning blir en känd kostnad.

Shifton är byggt kring de fyra punkterna: dags-, vecko- och månadsvy, passmallar, behovsstyrd automatisk fördelning, öppna pass, byten, tillgänglighet och ledighetsansökningar, mobil stämpelklocka och rapporter om timlöner. Det är ett personalsystem för hotell inriktat på människorna i driften, och det rör inte rum, priser eller bokningar.

Samma behov skrivs ner på olika sätt. Ägare frågar efter ett personalsystem för hotellet, jourhavande chefer vill ha ett schemaprogram, och ekonomi vill att lönekostnaden slutar röra sig utan förvarning. Personalplanering för hotell måste svara på alla tre från ett rutnät, annars blir det ännu en flik som ingen öppnar.

Städ är husets svåraste schema

Städpersonal bemannas mot en arbetsvolym som ändras dagligen och bekräftas först kvällen innan. Sektioner måste vara balanserade, det ska finnas en arbetsledare i varje pass, och hela planen kan vara fel klockan nio på morgonen om ett våningsplan oväntat töms.

Två mekanismer bär vikten. Mallar håller dina verkliga mönster, så att en vecka startar från en känd form i stället för ett tomt rutnät, och det är vad folk egentligen är ute efter när de söker på städschema mall eller housekeeping-schema för hotell. Öppna pass förvandlar extra rum till arbete som teamet kan ta i appen, i stället för en arbetsledare som ringer runt. Ett schemaprogram för städ som klarar de två sakerna tar bort större delen av morgonens rusning, och de löpande timsummorna intill varje namn hindrar att samma tre personer suger upp varje extra sektion.

Det praktiska provet för ett schemaprogram för hotellstäd är vad som händer 08:30 när listan redan är fel. Att flytta om en sektion tar sekunder, den berörda medarbetaren får en avisering, och appen i telefonen visar ändringen utan att någon skriver ut något. Ett verktyg som bara producerar ett dokument har löst den lätta halvan av problemet.

Reception, nattrevision och rotation dygnet runt

Receptionen stänger aldrig, så dess schema är en rotation snarare än en vecka. Morgon-, kvälls- och nattpass staplas på samma dag, nattblocket löper över midnatt, och varje pass behöver en bestämd beslutsnivå på plats. I Shifton kan pass av vilken längd som helst passera midnatt och räknas på rätt dag och rätt lönenivå, och varje persons roll står intill namnet i rutnätet, så ett pass utan arbetsledare syns före publicering. En receptionsmall som appliceras framåt håller rotationen jämn, en mall kan sparas per hotell, och byten mellan medarbetare går fortfarande via chefens bekräftelse. Ett schemaprogram för hotell som inte kan uttrycka ett nattblock korrekt kommer att redovisa fel timmar varje vecka.

Bemanna efter beläggning i stället för efter vana

De flesta scheman kopieras från förra veckan, vilket betyder att de är bemannade för förra veckans beläggning. Det är den enskilt största undvikbara personalkostnaden på ett hotell: för många på en stillsam tisdag, för få på en full fredag, och tilläggstimmar som täpper till glappet.

Shifton låter dig registrera förväntat behov för varje datum och varje timme, definiera de mallar du kör och generera schemat mot den kurvan. Övertid blir en regel och inte en olycka: blockera den, tillåt den eller kräv bekräftelse innan någon passerar sitt tak. Här förtjänar personalplanering för hotell sin licens, eftersom en delad kalender inte har någon uppfattning om hur mycket arbete en timme innehåller.

Säsongstoppar och personal som byts ut

Säsongsbemanning på hotell innebär snabb introduktion och ett schema som går att läsa utan utbildning. Nya medarbetare bjuds in via e-post, hamnar i teamlistan med position och behörighetsnivå och ser bara sina egna pass i appen. Tillgänglighet samlas in från varje person som en kalender i stället för ett samtal, så en student med fasta lektioner eller en återkommande säsongsanställd bemannas runt det de faktiskt uppgett.

Mallar spelar roll även här. En toppvecka är i huvudsak förra årets toppvecka med andra namn, och en sparad schemamall gör två dagars ombyggnad till en eftermiddag. Att behålla förra säsongens mall är värt mer än hur mycket planering som helst från ett blankt rutnät.

Natt-, helg- och helgdagstillägg i lönekostnaden

Samma pass kostar olika mycket beroende på när det ligger, så ett schema som ser balanserat ut i timmar kan vara kraftigt obalanserat i kostnad. Rapporterna om timlöner delar en period i grundlön, natt, natt-och-helg och helgdag, per person och per avdelning, och ligger intill rapporter om arbetade timmar, semestersaldo, budget och sena ankomster i samma panel. Vår sida med rapporter listar vad var och en ger tillbaka. Lägg till in- och utstämplingar och tidrapportering på hotell slutar vara en månatlig rekonstruktion från papper. Bonusar och avdrag registreras på det pass där de uppstod, så en justering tre veckor senare har fortfarande ett spår bakom sig.

Ett hotell eller en kedja

Ett enskilt hotell behöver snabbhet och inget mer. En kedja behöver hotellen hållna åtskilda, hotellchefer som bara ser sitt eget och summor som rullar upp till ägaren. Shifton täcker båda utan att byta produkt: projekt och scheman skiljer hotell och avdelningar, behörigheter avgör vem som redigerar vad, och personal som delas mellan anläggningar ser en kalender. Kraven från ett boutiquehotell och kraven från en kedja står på samma grund av pass, mallar, tillgänglighet och timmar, och därför skalar ett schemasystem som fungerar för ett hotell oftast utan migrering. Ett personalsystem för en hotellkedja är samma produkt med fler projekt i sig, och ett program som tvingar fram ett andra konto per anläggning skapar arbete i stället för att ta bort det. Den som även driver verksamhet utanför logi kan jämföra den bredare sidan om schemaläggning i restaurang.

Vad du bör testa innan du bestämmer dig

Kör vilken schemaapp för hotell som helst genom en verklig vecka innan du beslutar. Bygg städ, reception och nätter från noll och ta tid. Lägg in ett nattpass och kontrollera att det räknas på rätt dag till rätt ersättning. Pressa någon medvetet över sitt timtak och se om du får en varning. Ta sedan ut rapporterna och bekräfta att tilläggstimmar redovisas separat och inte klumpas ihop, för det är den siffran en hotellchef får frågor om.

Shifton är gratis för upp till tio personer i teamet utan tidsgräns, vilket täcker ett litet hotell helt, och betalpaketen faktureras per anställd och månad när teamet växer; prissidan visar var varje modul ligger. Importera teamet, bygg en avdelnings vecka, publicera den och se hur mycket schemaadministration som försvinner.