Effektiv ledighetshantering för moderna team

Förenkla planeringen av raster och ledighetsförfrågningar med Shiftons programvara för frånvarospårning.

Automatiserade ledighetsansökningar och arbetsflöden för godkännande

Att hantera ledighetsansökningar via e-post, chattmeddelanden eller pappersblanketter skapar en ostrukturerad process där ansökningar försvinner, godkännanden fördröjs och chefer saknar insyn i hur ledighet påverkar kommande scheman. Ett formaliserat digitalt arbetsflöde säkerställer att varje ansökan spåras, bedöms och hanteras snabbt.

Ledighetsansökningar med ett tryck — medarbetare skickar in semester-, sjuk- eller annan ledighetsansökan från sin mobila enhet med val av datum och orsak

Godkännandekö för chefer — alla väntande ansökningar visas i en prioriterad kö med analys av schemapåverkan för välgrundade beslut

Regler för automatiskt godkännande — definiera villkor under vilka ansökningar godkänns automatiskt — till exempel tillräckligt saldo och inga bemanningskonflikter

Dokumentation för sjukfrånvaro — medarbetare kan bifoga läkarintyg direkt till sjukfrånvaransökningar för smidigare dokumenthantering

Spårning av intjäning och hantering av ledighetssaldo

Medarbetare behöver veta hur många ledighetsdagar de har tillgängliga, hur många som väntar på godkännande och när nästa intjäning sker. HR-team behöver korrekta uppgifter om saldon, användning och överförda belopp. Manuell spårning i kalkylblad fungerar inte i stor skala och leder till motstridiga siffror som undergräver förtroendet.

Saldo i realtid — medarbetare ser alltid sitt aktuella tillgängliga, använda och väntande ledighetssaldo direkt i appen

Anpassade intjäningsregler — konfigurera intjäningsnivåer efter anställningstid, anställningsform eller roll med stöd för årlig, månatlig eller per löneperiod ackumulering

Regler för överföring och utgång — tillämpa automatiskt gränser för överföring vid årets slut och låt outnyttjade dagar förfalla enligt företagets policy

Hantering av miniminivå för bemanning — systemet blockerar godkännande av ledighet om det skulle sänka en avdelning under den miniminivå som krävs för bemanning

Schemakänsliga ledighetsgodkännanden

Att godkänna en ledighetsansökan utan att kontrollera dess påverkan på arbetsschemat är så bemanningskriser uppstår. En semester som godkänns för en nyckelmedarbetare på veckans mest hektiska dag kan leda till övertidskostnader, underbemanning och brister i kundservice.

Förhandsgranskning av bemanningspåverkan — innan en ansökan godkänns ser chefer exakt hur frånvaron påverkar bemanningen för de berörda datumen

Konfiguration av spärrdatum — definiera datum eller perioder då ledighetsansökningar är begränsade eller kräver godkännande på högre nivå

Överlagring av teamkalender — visa all godkänd och väntande ledighet i samma kalender som arbetsschemat för att förhindra överlappande frånvaro

Integration för ersättningsschemaläggning — när ledighet godkänns föreslår systemet omedelbart tillgängliga ersättare för berörda skift

Analys av ledighet och rapportering av frånvarotrender

Att förstå frånvaromönster — vilka månader som har flest ledighetsansökningar, vilka avdelningar som har högst andel oplanerad frånvaro och hur ledighetsanvändning korrelerar med övertid — möjliggör proaktiv personalplanering i stället för reaktiv brandsläckning när bemanningsluckor uppstår.

Översikt över frånvarotrender — visualisera ledighetsmönster per månad, avdelning och typ för att förutse framtida bemanningsbehov under perioder med hög frånvaro

Förhållande mellan oplanerad och planerad frånvaro — följ balansen mellan schemalagd semester och sjukanmälningar för att identifiera potentiella problem på arbetsplatsen

Rapporter om kostnadspåverkan av ledighet — beräkna den totala kostnaden för frånvaro inklusive ersättningspersonal, övertid och produktivitetsförlust per avdelning

Rapportering av intjäningsskuld — beräkna den ekonomiska skulden för ackumulerade outnyttjade ledighetssaldon för korrekt budgetprognos

Gratis för alltid

Börja med gratisplanen

Ingen tidsbegränsning. Få full tillgång till kärnfunktioner och uppgradera när du är redo.

Upp till 10 teammedlemmar

Schemaläggning & kalender

Tidrapportering & närvaro

Mobilapp för iOS och Android

Löneberäkningsklara tidrapporter

Rapporter & analys

Starta gratis

Vanliga frågor

Hur kan medarbetare kontrollera sina kvarvarande semesterdagar?

Mobilappen visar varje medarbetares aktuella saldo uppdelat efter semestertyp — tillgängligt, använt och väntar på godkännande. Saldot uppdateras i realtid när ansökningar skickas in och godkänns.

Kan jag ange regler så att rutinmässiga ansökningar godkänns automatiskt?

Ja. Du kan konfigurera automatiska godkännandevillkor baserade på tillgängligt saldo och nuvarande skifttäckning. Ansökningar som uppfyller alla villkor godkänns omedelbart utan manuell granskning.

Vad hindrar en chef från att godkänna ledighet som lämnar ett skift underbemannat?

Innan godkännandeknappen aktiveras visar systemet en täckningsförhandsvisning för de begärda datumen. Du kan också ange minsta personaltröskel — om godkännandet skulle sänka täckningen under det antalet blockerar systemet det.

Hur förs oanvända semesterdagar över till nästa år?

Överföringsregler konfigureras per semestertyp. Du anger maximalt antal dagar som kan föras över och ett utgångsdatum för överförda dagar. Systemet tillämpar dessa regler automatiskt vid årets slut.

Kan medarbetare bifoga ett läkarintyg till en sjukledighetsansökan?

Ja. När en sjukledighetsansökan skickas in kan medarbetare ladda upp ett läkarintyg direkt i appen. Dokumentet lagras med ansökan och är synligt för HR i frånvaroregistret.