Softvér na plánovanie zmien v údržbe budov pre tímy v teréne

Spravovaná budova je taká dobrá ako ľudia, ktorí v nej stoja. Niekto otvára dvere, niekto drží recepciu, niekto obchádza strojovňu, niekto je dostupný, keď o polnoci tečie stúpačka. Rozložte to na celé portfólio a ťažkou časťou prestane byť samotná práca a stane sa ňou vedomosť, kto má kde službu. Softvér na plánovanie zmien v údržbe budov je to, čo z množstva samostatných dohôd urobí jeden rozpis.

Väčšina tímov začína tabuľkou na každú budovu. Vydrží do prvej práceneschopnosti, do prvej kolízie dovoleniek a do prvého víkendu, ktorý si vyžiadal dvoch technikov namiesto jedného. Potom človek, ktorý drží portfólio, trávi viac času prestavovaním rozpisov než obhliadkami budov.

Čo musí softvér na plánovanie zmien v údržbe budov zvládnuť

Štyri úlohy vážia viac než ostatné. Rýchlo zostaviť týždeň naprieč viacerými budovami a meniť ho bez toho, aby ste čokoľvek kreslili nanovo. Udržať službu mimo pracovného času a pohotovosť v spravodlivom striedaní naprieč tímom. Dostať aktuálny rozpis do každého telefónu, pretože personál v teréne je na chodbách a v strojovniach, nie pri stole. A zaznamenať, čo sa naozaj odpracovalo, keďže platené hodiny, prestávky a meškania sú čísla, o ktorých sa vedú spory.

Aplikácia na plánovanie zmien pre správu nehnuteľností, ktorá zvládne tieto štyri veci, má väčšiu hodnotu než dlhší zoznam funkcií. Je to zároveň rozdiel medzi správcom, ktorý si pozrie telefón, a tým, ktorý každú nedeľu večer volá do kancelárie.

Týždeň v portfóliu sa skladá z niekoľkých opakujúcich sa dielov:

• Pevné denné krytie recepcie, upratovania a technickej údržby budovy
• Nočné a víkendové strážne zmeny, ktoré prechádzajú cez polnoc
• Plánované obchôdzky a pravidelné kontroly, ktoré sa opakujú týždeň čo týždeň
• Pohotovosť striedajúca sa medzi technikmi, ktorí prídu aj na krátke zavolanie

Len čo tieto štyri sedia na jednej mriežke namiesto v štyroch samostatných súboroch, rozpis prestane závisieť od niečej pamäti.

Správcovia, upratovanie a strážna služba v jednom rozpise

Portfólio obsluhuje niekoľko profesií, ktoré sa málokedy prekrývajú. Upratovacie tímy začínajú skôr, než sa budova otvorí, strážna služba beží cez noc, technici robia denné obchôdzky a recepcia pokrýva hodiny medzi tým. Každá profesia má vlastný vzorec, vlastné náklady a vlastnú predstavu o bežnom dni.

Ak ich držíte všetkých na jednej mriežke a budovy máte oddelené ako projekty, manažér naplánuje jednu lokalitu samostatne a stále vidí, či je pokryté celé portfólio. Zúženie obstarajú filtre. Systém plánovania personálu v správe budov, ktorý nedokáže oddeliť lokality, natlačí do mesiaca všetko späť do jednej nečitateľnej tabuľky.

Od šablóny plánu údržby k zverejnenému rozpisu

Opakovaná údržba je predvídateľná polovica práce, a preto toľko tímov začína šablónou plánu údržby budovy. Šablóna je dobrý východiskový bod a zlý operačný systém: hovorí, čo sa má diať v bežnom týždni, a nič o tom, kto má voľno, kto zaskakuje alebo čo sa zmenilo v utorok.

Uložené šablóny rozpisov túto medzeru zaplnia. Osvedčený týždeň pre konkrétnu budovu sa použije znova namiesto toho, aby sa staval nanovo, a pred zverejnením sa upraví podľa sviatkov a neprítomností. Plán zostáva zopakovateľný a výnimky zostávajú viditeľné namiesto toho, aby žili v hlave jedného manažéra.

Pohotovosť a služba mimo pracovného času naprieč portfóliom

Služba mimo pracovného času je miesto, kde sa spravodlivosť zráža s pokrytím. Musí sa striedať rovnomerne, ľudia musia týždne dopredu vedieť, ktoré noci sú ich, a výmeny musia byť zaznamenané niekde inde než v skupinovom chate.

Keď pohotovosť naplánujete ako zmeny v tom istom kalendári ako dennú prácu, stane sa z nej niečo, čo sa dá skontrolovať. Noci, ktoré si nikto nevzal, sedia v riadku voľných zmien a zasiahnu celý tím naraz namiesto postupného obvolávania zoznamu. Krytie pre neskorý koniec alebo skorý začiatok sa pridá do tej istej mriežky a všetci vidia zmenu vo chvíli, keď je zverejnená. To je väčšina toho, čo sa od softvéru na riadenie pracovnej sily v správe budov žiada počas ťažkej noci.

Voľno ťahá rovnakým smerom. Dovolenka požiadaná cez aplikáciu sedí oproti rozpisu, takže ten, kto plánuje august, vidí, kto už má odsúhlasené voľno, ešte predtým, než zaviaže budovu k nepretržitému krytiu.

Pozície, úrovne prístupu a zoznam, do ktorého vidí centrála

Rozpis je spoľahlivý presne tak, ako zoznam za ním. Každá osoba nesie pozíciu, úroveň oprávnení, telefónne číslo, e-mailovú adresu a časové pásmo, takže manažér vie, koho môže zaradiť do zmeny, ešte pred jej vytvorením. Dodávatelia a sezónni pracovníci sa pridávajú jednotlivo alebo hromadným importom, pozvú sa e-mailom a stav ich účtu zostáva viditeľný, kým pozvánku neprijmú.

Úrovne prístupu začnú byť dôležité, keď portfólio narastie. Manažér lokality potrebuje zostaviť a zverejniť rozpis vlastnej budovy. Centrála potrebuje vidieť do všetkých. Nastavenie tohto pre každú osobu zvlášť, namiesto posielania súboru dokola, je to, čo udrží nástroj na plánovanie zmien v údržbe budov použiteľný pri dvadsiatich budovách, nie iba pri dvoch.

Prestávky, výmeny a zmena, ktorá sa mení počas dňa

Plány sa hýbu. Prestávka sa vezme neskôr, než bolo naplánované, lebo technik výťahov prišiel neskoro, nočná strážna zmena od 19:00 do 02:00 sa odovzdá niekomu inému, ranná upratovačka začne skôr. Každú z týchto vecí upravíte v dennom zobrazení, pričom plánovaný začiatok a koniec sa zaznamenajú oproti skutočným časom, takže záznam odráža zmenu, ktorá naozaj prebehla, a nie tú, ktorá bola napísaná.

Výmeny sa riešia na tom istom mieste. K zmene možno pripojiť aj úlohy, takže obchôdzka alebo pravidelná kontrola cestuje s tým, kto ju vykonáva, a naše nástroje na riadenie úloh pokrývajú túto stránku podrobnejšie.

Kde končia platformy pre portfólio a kde začína rozpis personálu

Výsledky vyhľadávania miešajú dva produkty, ktoré nemajú takmer nič spoločné, preto sa oplatí byť priamy. Softvér na správu komerčných nehnuteľností vedie nájomné zmluvy, nájomné a finančnú stránku portfólia, kupuje ho iná časť firmy a Shifton nerobí nič z toho. Shifton je vrstva pracovnej sily: kto je zaradený v ktorej budove, kto má pohotovosť, kto si zapichol príchod, koľko hodín sa odpracovalo a koľko z nich boli nadčasy.

Takmer každá správcovská spoločnosť používa oboje a delenie je čisté. Platforma pre portfólio vlastní budovy a peniaze. Aplikácia na plánovanie zmien pre správcu budov vlastní ľudí a hodiny. Tímy, ktoré spravujú aj zmiešané areály, nájdu rovnaký tvar na našej stránke správa zariadení.

Ako vybrať systém plánovania, ktorý budú vaše tímy naozaj používať

O prijatí rozhodujú zamestnanci, nie kupujúci. Ak je rozpis v aplikácii zakaždým tým skutočným rozpisom, ľudia prestanú volať do kancelárie a overovať si víkend. Znamená to zmeny zverejnené všetkým naraz, dostupnosť a žiadosti o voľno riešené na tom istom mieste ako rozpis a zaznamenané hodiny, ktoré zodpovedajú odpracovanému.

Pomáha, keď softvér sadne vedľa toho, čo sa už používa. Usedesk, Zapier, Intercom a QuickBooks sa pripájajú z obrazovky integrácií, takže hodiny a zmeny stavov pokračujú ďalej namiesto toho, aby zostali v jednom systéme.

Do 10 členov tímu je Shifton zadarmo bez časového obmedzenia, čo pokryje malú správcovskú spoločnosť alebo jednu veľkú budovu. Väčšie portfóliá prechádzajú na platené plány účtované za zamestnanca mesačne, pričom geolokácia a miesto výkonu práce sú dostupné ako platený modul. Cieľ sa s veľkosťou nemení: každá budova pokrytá, každá noc mimo pracovného času má svojho človeka a číslo hodín, o ktorom sa nikto nemusí hádať.