साइट टीमों के लिए भवन रखरखाव शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर

प्रबंधित इमारत उतनी ही अच्छी होती है जितने अच्छे उसमें खड़े लोग होते हैं। कोई दरवाजे खोलता है, कोई रिसेप्शन संभालता है, कोई प्लांट रूम का चक्कर लगाता है, कोई तब उपलब्ध रहता है जब आधी रात को राइजर लीक करता है। इसे पूरे पोर्टफोलियो पर फैला दीजिए और मुश्किल हिस्सा काम खुद नहीं रह जाता, बल्कि यह जानना बन जाता है कि कहां ड्यूटी पर कौन है। भवन रखरखाव शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर यही अलग-अलग इंतजामों के ढेर को एक शेड्यूल में बदल देता है।

ज्यादातर टीमें हर इमारत के लिए एक स्प्रेडशीट से शुरू करती हैं। वह पहली बीमारी की छुट्टी, छुट्टियों के पहले टकराव और उस पहले सप्ताहांत तक चलती है जिसमें एक के बजाय दो इंजीनियर चाहिए थे। उसके बाद पोर्टफोलियो संभालने वाला व्यक्ति साइट देखने से ज्यादा समय शेड्यूल दोबारा बनाने में लगाता है।

भवन रखरखाव शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर को क्या करना चाहिए

चार काम बाकी सबसे भारी पड़ते हैं। कई इमारतों का सप्ताह तेजी से बनाना और कुछ भी दोबारा खींचे बिना उसे बदलना। ऑन-कॉल और कार्यालय समय के बाद की ड्यूटी को टीम में निष्पक्ष रूप से घुमाते रहना। मौजूदा शेड्यूल हर फोन पर रखना, क्योंकि साइट स्टाफ मेज पर नहीं, गलियारों और प्लांट रूम में रहता है। और यह दर्ज करना कि वास्तव में कितना काम हुआ, क्योंकि भुगतान वाले घंटे, ब्रेक और देरी वही आंकड़े हैं जिन पर सवाल उठते हैं।

जो प्रॉपर्टी मैनेजमेंट शेड्यूलिंग ऐप ये चार काम करता है, वह लंबी फीचर सूची से ज्यादा कीमती है। यही वह फर्क भी है कि एक देखभालकर्ता अपना फोन देख लेता है और दूसरा हर रविवार शाम दफ्तर फोन करता है।

पोर्टफोलियो का सप्ताह कुछ दोहराए जाने वाले हिस्सों से बनता है:

• रिसेप्शन, सफाई और साइट इंजीनियरिंग के लिए स्थिर दिन की कवरेज
• रात और सप्ताहांत की सुरक्षा शिफ्ट जो आधी रात के पार जाती हैं
• नियोजित राउंड और दोहराई जाने वाली जांच जो हर सप्ताह लौटती हैं
• ऐसे इंजीनियरों के बीच घूमती ऑन-कॉल ड्यूटी जो कम समय की सूचना पर पहुंच सकते हैं

जैसे ही ये चारों चार अलग फाइलों के बजाय एक ही ग्रिड पर बैठ जाते हैं, शेड्यूल किसी की याददाश्त पर निर्भर रहना बंद कर देता है।

देखभालकर्ता, सफाईकर्मी और सुरक्षा एक ही शेड्यूल पर

एक पोर्टफोलियो में कई ट्रेड काम करते हैं जो शायद ही कभी आपस में मिलते हैं। सफाई टीमें इमारत खुलने से पहले शुरू करती हैं, सुरक्षा रात भर चलती है, इंजीनियर दिन के राउंड करते हैं, और रिसेप्शन बीच के घंटे संभालता है। हर एक का अपना पैटर्न, अपनी लागत और सामान्य दिन का अपना अंदाजा है।

सबको एक ही ग्रिड पर रखना, इमारतों को प्रोजेक्ट के रूप में अलग रखते हुए, मैनेजर को एक साइट की अलग योजना बनाने देता है और फिर भी दिखाता है कि पूरा पोर्टफोलियो कवर है या नहीं। सीमित करने का काम फिल्टर करते हैं। जो प्रॉपर्टी स्टाफ शेड्यूलिंग सिस्टम साइटों को अलग नहीं कर सकता, वह महीने भर में सब कुछ फिर से एक अपठनीय शीट में धकेल देता है।

रखरखाव शेड्यूल टेम्पलेट से प्रकाशित शेड्यूल तक

दोहराया जाने वाला रखरखाव काम का अनुमान लगाने योग्य आधा हिस्सा है, इसीलिए इतनी टीमें भवन रखरखाव शेड्यूल टेम्पलेट से शुरू करती हैं। टेम्पलेट अच्छी शुरुआत है और कमजोर संचालन प्रणाली: वह बताता है कि सामान्य सप्ताह में क्या होना चाहिए और यह कुछ नहीं बताता कि कौन छुट्टी पर है, कौन कवर कर रहा है, या मंगलवार को क्या बदला।

सहेजे गए शेड्यूल टेम्पलेट यही खाई भरते हैं। किसी इमारत का आजमाया हुआ सप्ताह दोबारा बनाने के बजाय फिर से इस्तेमाल होता है, फिर प्रकाशित करने से पहले छुट्टियों और अनुपस्थिति के हिसाब से ठीक किया जाता है। योजना दोहराने लायक बनी रहती है और अपवाद एक मैनेजर के दिमाग में रहने के बजाय सबके सामने रहते हैं।

पूरे पोर्टफोलियो में ऑन-कॉल और कार्यालय समय के बाद की कवरेज

कार्यालय समय के बाद का काम वही जगह है जहां निष्पक्षता और कवरेज टकराते हैं। उसे बराबरी से घूमना चाहिए, लोगों को हफ्तों पहले पता होना चाहिए कि कौन सी रातें उनकी हैं, और अदला-बदली ग्रुप चैट के अलावा कहीं दर्ज होनी चाहिए।

दिन के काम वाले उसी कैलेंडर पर शिफ्ट के रूप में नियोजित होने पर स्टैंडबाय ड्यूटी ऐसी चीज बन जाती है जिसकी जांच की जा सके। जिन रातों को किसी ने नहीं लिया वे खुली शिफ्ट वाली पंक्ति में रहती हैं और कॉल लिस्ट में नीचे जाने के बजाय एक साथ पूरी टीम तक पहुंचती हैं। देर से खत्म होने या जल्दी शुरू होने की कवरेज उसी ग्रिड में जुड़ती है, और प्रकाशित होते ही सब बदलाव देख लेते हैं। खराब रात में प्रॉपर्टी मैनेजमेंट वर्कफोर्स सॉफ्टवेयर से यही सबसे ज्यादा मांगा जाता है।

छुट्टी उसी दिशा में खींचती है। ऐप से मांगी गई छुट्टी शेड्यूल के साथ ही दिखती है, इसलिए जो अगस्त की योजना बना रहा है वह किसी इमारत को लगातार कवरेज देने का वादा करने से पहले देख लेता है कि कौन पहले से छुट्टी पर है।

पद, एक्सेस स्तर और वह सूची जो मुख्यालय देख सके

शेड्यूल उतना ही भरोसेमंद है जितनी उसके पीछे की सूची। हर व्यक्ति के साथ एक पद, एक अधिकार स्तर, एक फोन नंबर, एक ईमेल पता और एक टाइम ज़ोन जुड़ा रहता है, इसलिए शिफ्ट बनाने से पहले ही मैनेजर जान लेता है कि उसमें किसे रखा जा सकता है। ठेकेदार और मौसमी स्टाफ अलग-अलग जोड़े जाते हैं या एक साथ आयात किए जाते हैं, ईमेल से निमंत्रण जाता है, और निमंत्रण स्वीकार होने तक उनके खाते की स्थिति दिखती रहती है।

पोर्टफोलियो बढ़ते ही एक्सेस स्तर मायने रखने लगते हैं। साइट मैनेजर को अपनी इमारत का शेड्यूल बनाना और प्रकाशित करना होता है। मुख्यालय को सब पर नजर रखनी होती है। इसे फाइल हाथों-हाथ घुमाने के बजाय हर व्यक्ति के लिए तय करना ही भवन रखरखाव शेड्यूलिंग टूल को दो नहीं, बीस इमारतों पर भी काम लायक रखता है।

ब्रेक, अदला-बदली और वह शिफ्ट जो उसी दिन बदल जाती है

योजनाएं हिलती हैं। लिफ्ट इंजीनियर देर से आया इसलिए ब्रेक तय समय से बाद में लिया जाता है, 19:00 से 02:00 तक की रात की सुरक्षा शिफ्ट किसी और को सौंप दी जाती है, सुबह वाली सफाईकर्मी जल्दी शुरू कर देती है। इनमें से हर एक दिन के व्यू में संपादित हो सकता है, नियोजित आरंभ और अंत वास्तविक समय के सामने दर्ज रहते हैं, ताकि रिकॉर्ड वह शिफ्ट दिखाए जो हुई, न कि वह जो लिखी गई थी।

अदला-बदली भी उसी जगह होती है। शिफ्ट के साथ कार्य भी जोड़े जा सकते हैं, इस तरह कोई राउंड या दोहराई जाने वाली जांच उसे करने वाले व्यक्ति के साथ चलती है, और हमारे टास्क मैनेजमेंट टूल उस पक्ष को और विस्तार से कवर करते हैं।

पोर्टफोलियो प्लेटफॉर्म कहां खत्म होते हैं और स्टाफ शेड्यूल कहां शुरू

सर्च नतीजे दो ऐसे उत्पाद मिला देते हैं जिनमें लगभग कुछ भी साझा नहीं है, इसलिए साफ कहना ठीक रहेगा। कमर्शियल प्रॉपर्टी मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर लीज, किराया और पोर्टफोलियो का वित्तीय पक्ष चलाता है, उसे कारोबार का दूसरा हिस्सा खरीदता है, और Shifton उसमें से कुछ नहीं करता। Shifton वर्कफोर्स परत है: किस इमारत में कौन शेड्यूल पर है, कौन ऑन-कॉल है, किसने हाजिरी लगाई, कितने घंटे काम हुआ और उनमें से कितने ओवरटाइम थे।

लगभग हर प्रबंधन कंपनी दोनों चलाती है, और बंटवारा साफ है। पोर्टफोलियो प्लेटफॉर्म के पास इमारतें और पैसा है। प्रॉपर्टी मैनेजर की शेड्यूलिंग ऐप के पास लोग और घंटे हैं। जो टीमें मिश्रित सुविधाएं भी चलाती हैं उन्हें वही ढांचा हमारे फैसिलिटी मैनेजमेंट पेज पर मिलेगा।

ऐसा शेड्यूलिंग सिस्टम कैसे चुनें जिसे आपकी साइट टीमें सचमुच इस्तेमाल करें

अपनाना स्टाफ तय करता है, खरीदार नहीं। अगर ऐप वाला शेड्यूल हर बार असली शेड्यूल होता है, तो लोग सप्ताहांत पूछने के लिए दफ्तर फोन करना बंद कर देते हैं। इसका मतलब है बदलाव सबको एक साथ प्रकाशित होना, उपलब्धता और छुट्टी के अनुरोध शेड्यूल वाली उसी जगह संभालना, और दर्ज घंटे उसी से मेल खाना जो काम हुआ।

यह मदद करता है कि सॉफ्टवेयर उसी के साथ खड़ा हो जो पहले से इस्तेमाल में है। Usedesk, Zapier, Intercom और QuickBooks इंटीग्रेशन स्क्रीन से जुड़ते हैं, ताकि घंटे और स्थिति के बदलाव एक ही सिस्टम में बैठे रहने के बजाय आगे बढ़ सकें।

10 टीम सदस्यों से कम पर Shifton बिना समय सीमा के मुफ्त है, जो एक छोटी प्रबंधन कंपनी या एक बड़ी इमारत के लिए पर्याप्त है। बड़े पोर्टफोलियो प्रति कर्मचारी प्रति माह बिल होने वाले सशुल्क प्लान पर जाते हैं, और जियोलोकेशन तथा कार्यस्थल सशुल्क मॉड्यूल के रूप में उपलब्ध हैं। लक्ष्य आकार के साथ नहीं बदलता: हर इमारत कवर हो, कार्यालय समय के बाद की हर रात किसी की जिम्मेदारी हो, और घंटों का ऐसा आंकड़ा हो जिस पर किसी को बहस न करनी पड़े।