Софтвер за распоред за одржување згради за тимови на терен

Една управувана зграда вреди онолку колку што вредат луѓето што стојат во неа. Некој ги отклучува вратите, некој го покрива рецепциското место, некој ја обиколува машинската просторија, некој е достапен кога во полноќ ќе протече вертикалниот вод. Раширете го тоа низ цело портфолио и тешкиот дел престанува да биде самата работа и станува тоа да се знае кој е дежурен и каде. Софтверот за распоред за одржување згради го претвора тој збир одделни договори во еден распоред.

Повеќето тимови започнуваат со по една табела за секоја зграда. Таа издржува до првото боледување, до првото преклопување на годишни одмори и до првиот викенд на кој му требаа двајца техничари наместо еден. По тоа, човекот што го држи портфолиото поминува повеќе време преправајќи распореди отколку прегледувајќи објекти.

Што мора да прави софтверот за распоред за одржување згради

Четири работи тежат повеќе од останатите. Да се состави недела за неколку згради брзо и да се менува без ништо да се црта одново. Дежурствата и работата надвор од работно време да се ротираат правично низ тимот. Тековниот распоред да биде на секој телефон, зашто луѓето на терен се во ходници и машински простории, а не зад биро. И да се запише што навистина е одработено, зашто платените часови, паузите и доцнењата се броевите што се оспоруваат.

Апликација за распоред во управувањето со згради што ги врши тие четири работи вреди повеќе од подолг список функции. Таа е и разликата меѓу домар што си го проверува телефонот и домар што ја ѕвони канцеларијата секоја недела навечер.

Неделата за портфолиото се склопува од неколку повторливи делови:

• Постојана дневна покриеност за рецепција, чистење и техника на објектот
• Ноќни и викенд смени на обезбедување што минуваат преку полноќ
• Планирани обиколки и повторливи проверки што се повторуваат од недела во недела
• Дежурство што се ротира меѓу техничарите што можат да дојдат за кратко време

Штом тие четири стојат на иста мрежа наместо во четири одделни датотеки, распоредот престанува да зависи од нечие помнење.

Домари, чистачи и обезбедување во еден распоред

Во едно портфолио работат неколку струки што ретко се преклопуваат. Тимовите за чистење почнуваат пред зградата да се отвори, обезбедувањето работи ноќе, техничарите прават дневни обиколки, а рецепцијата ги покрива часовите помеѓу нив. Секоја има свој ритам, свој трошок и своја претстава за нормален ден.

Кога сите стојат на иста мрежа, а зградите се одделени како проекти, менаџерот може да планира еден објект посебно и сепак да гледа дали портфолиото е покриено. Стеснувањето го вршат филтрите. Систем за распоред на персонал во згради што не умее да ги оддели објектите, во рок од еден месец враќа сето тоа назад во една нечитлива табела.

Од шаблон за распоред на одржување до објавен распоред

Повторливото одржување е предвидливата половина од работата и токму затоа толку тимови тргнуваат од шаблон за распоред на одржување на зграда. Шаблонот е добра почетна точка и слаб работен систем: тој кажува што треба да се случи во нормална недела и ништо за тоа кој е отсутен, кој заменува или што се променило во вторник.

Зачуваните шаблони за распоред ја затвораат таа празнина. Проверената недела за една зграда се користи повторно наместо да се гради одново, а потоа се прилагодува за празници и отсуства пред да се објави. Планот останува повторлив, а исклучоците остануваат видливи наместо да живеат во главата на еден менаџер.

Дежурства и покриеност надвор од работно време низ портфолиото

Работата надвор од работно време е местото каде што се судираат правичноста и покриеноста. Таа мора да се ротира рамномерно, луѓето треба да знаат недели однапред кои ноќи се нивни, а замените мора да бидат запишани некаде поинаку, а не во групен разговор.

Планирано како смени во истиот календар како и дневната работа, дежурството станува нешто што може да се провери. Ноќите што никој не ги презел стојат во редот со отворени смени и стигаат до целиот тим одеднаш, наместо да патуваат надолу по список за јавување. Покриеноста за доцно завршување или ран почеток се додава на истата мрежа и сите ја гледаат промената во моментот на објавување. Тоа е и најголемиот дел од она што се бара од софтверот за персонал во управувањето со згради во тешка ноќ.

Отсуствата влечат во иста насока. Годишниот одмор побаран преку апликацијата стои покрај распоредот, па оној што го планира август гледа кој веќе е запишан отсутен пред да ја обврзе зградата на непрекината покриеност.

Работни места, нивоа на пристап и список што централата го гледа

Распоредот е сигурен онолку колку што е сигурен списокот зад него. Секој човек носи работно место, ниво на овластување, телефонски број, е-пошта и временска зона, па менаџерот знае кој може да биде ставен во смена уште пред да ја создаде. Подизведувачите и сезонските работници се додаваат поединечно или се увезуваат наеднаш, се покануваат по е-пошта, а статусот на нивната сметка останува видлив додека поканата не биде прифатена.

Нивоата на пристап почнуваат да значат нешто штом портфолиото порасне. Менаџерот на објект треба да го состави и да го објави распоредот на својата зграда. Централата треба да гледа низ сите. Тоа да се поставува по човек, наместо да се пренесува една датотека од рака на рака, е причината алатката за распоред за одржување згради да остане употреблива при дваесет згради, а не при две.

Паузи, замени и смената што се менува во самиот ден

Плановите се менуваат. Паузата се зема подоцна од предвиденото зашто техничарот за лифтови задоцнил, ноќната смена на обезбедување од 19:00 до 02:00 му се предава на друг, утринската чистачка почнува порано. Секое од тие нешта се уредува во дневниот приказ, а планираниот почеток и крај се запишуваат покрај реалните часови, па записот ја одразува смената што се случила, а не смената што била напишана.

Замените се вршат на истото место. На смената може да се закачат и задачи, така обиколката или повторливата проверка патува со човекот што ја изведува, а нашите алатки за управување со задачи ја покриваат таа страна подетаљно.

Каде завршуваат платформите за портфолио и каде почнува распоредот на персоналот

Резултатите од пребарувањето мешаат два производи што немаат речиси ништо заедничко, па вреди да се каже директно. Софтверот за управување со комерцијални недвижности води закупи, кирии и финансиската страна на портфолиото, го купува друг дел од бизнисот и Shifton не прави ништо од тоа. Shifton е слојот за персоналот: кој е во распоредот на која зграда, кој е дежурен, кој се пријавил на работа, колку часови се одработени и колку од нив се прекувремени.

Речиси секој управител на згради ги користи и двете, а поделбата е чиста. Платформата за портфолио ги држи зградите и парите. Апликацијата за распоред на управителот на згради ги држи луѓето и часовите. Тимовите што водат и мешани објекти ќе ја најдат истата форма на нашата страница за управување со објекти.

Како да изберете систем за распоред што тимовите на терен навистина ќе го користат

Прифаќањето го одлучуваат вработените, не купувачот. Ако распоредот во апликацијата секој пат е вистинскиот распоред, луѓето престануваат да ја ѕвонат канцеларијата за викендот. Тоа значи промени објавени до сите одеднаш, барања за достапност и отсуство што се решаваат на истото место како и распоредот, и запишани часови што одговараат на одработеното.

Помага кога софтверот стои покрај она што веќе се користи. Usedesk, Zapier, Intercom и QuickBooks се поврзуваат од екранот со интеграции, па часовите и промените во статусите одат понатаму наместо да седат во еден систем.

Под 10 членови на тимот Shifton е бесплатен без временско ограничување, што покрива мал управител на згради или една голема зграда. Поголемите портфолија преминуваат на платените планови што се наплаќаат по вработен месечно, а геолокацијата и работното место се достапни како платен модул. Целта не се менува со големината: секоја зграда покриена, секоја ноќ надвор од работно време со конкретен одговорен и бројка часови за која никој не мора да се расправа.