Software Penjadwalan Perawatan Gedung untuk Tim Lapangan

Sebuah gedung yang dikelola hanya sebaik orang-orang yang berdiri di dalamnya. Ada yang membuka pintu, ada yang menjaga lobi, ada yang berkeliling ruang mesin, ada yang bisa dihubungi ketika pipa riser bocor tengah malam. Sebarkan itu ke seluruh portofolio dan bagian tersulitnya bukan lagi pekerjaannya, melainkan mengetahui siapa bertugas di mana. Software penjadwalan perawatan gedung mengubah kumpulan kesepakatan terpisah itu menjadi satu jadwal.

Kebanyakan tim mulai dengan satu spreadsheet per gedung. Cara itu bertahan sampai izin sakit pertama, bentrok cuti pertama, dan akhir pekan pertama yang ternyata butuh dua teknisi, bukan satu. Setelah itu, orang yang memegang portofolio lebih banyak menghabiskan waktu menyusun ulang jadwal daripada meninjau lokasi.

Yang harus dikerjakan software penjadwalan perawatan gedung

Empat pekerjaan lebih penting daripada sisanya. Menyusun satu minggu untuk beberapa gedung dengan cepat dan mengubahnya tanpa menggambar ulang apa pun. Menjaga tugas di luar jam kerja dan siaga tetap berputar adil di dalam tim. Mengirim jadwal terkini ke setiap ponsel, karena staf lapangan berada di koridor dan ruang mesin, bukan di meja kerja. Dan mencatat apa yang benar-benar dikerjakan, karena jam berbayar, istirahat, dan keterlambatan adalah angka yang paling sering dipersoalkan.

Aplikasi penjadwalan manajemen properti yang menangani keempatnya lebih berharga daripada daftar fitur yang panjang. Itu juga yang membedakan pengelola gedung yang cukup melihat ponselnya dengan yang menelepon kantor setiap Minggu malam.

Satu minggu untuk sebuah portofolio disusun dari beberapa bagian yang berulang:

• Penjagaan siang tetap untuk lobi, kebersihan, dan teknik gedung
• Shift keamanan malam dan akhir pekan yang melewati tengah malam
• Ronda terencana dan pemeriksaan rutin yang berulang tiap pekan
• Tugas siaga yang bergilir di antara teknisi yang bisa datang sewaktu-waktu

Begitu keempatnya berada di satu papan alih-alih di empat berkas terpisah, jadwal berhenti bergantung pada ingatan siapa pun.

Pengelola gedung, petugas kebersihan, dan keamanan dalam satu jadwal

Sebuah portofolio diisi beberapa bidang kerja yang jarang bersinggungan. Tim kebersihan mulai sebelum gedung dibuka, keamanan berjaga semalaman, teknisi menjalankan ronda siang, dan resepsionis menutup jam-jam di antaranya. Masing-masing punya pola sendiri, biaya sendiri, dan gambaran sendiri tentang hari yang normal.

Menyatukan semuanya di satu papan, dengan gedung tetap terpisah sebagai proyek, membuat manajer bisa merencanakan satu lokasi secara terpisah dan tetap melihat apakah seluruh portofolio sudah terisi. Filter yang mempersempitnya. Sistem penjadwalan staf properti yang tidak bisa memisahkan lokasi akan mendorong semuanya kembali ke satu lembar yang tak terbaca dalam sebulan.

Dari template rencana perawatan ke jadwal yang terbit

Perawatan berulang adalah separuh pekerjaan yang bisa diperkirakan, dan karena itu banyak tim mulai dari template rencana perawatan gedung. Template adalah titik awal yang baik dan sistem operasi yang buruk: ia menyebutkan apa yang seharusnya terjadi dalam minggu normal, tetapi tidak mengatakan siapa yang libur, siapa yang menggantikan, atau apa yang berubah pada hari Selasa.

Template jadwal yang tersimpan menutup celah itu. Satu minggu yang sudah terbukti untuk sebuah gedung dipakai ulang alih-alih disusun dari nol, lalu disesuaikan dengan hari libur dan absensi sebelum diterbitkan. Rencananya tetap bisa diulang, dan pengecualiannya tetap terlihat alih-alih tersimpan di kepala satu manajer.

Siaga dan penjagaan di luar jam kerja untuk seluruh portofolio

Tugas di luar jam kerja adalah titik ketika keadilan dan keterisian saling berbenturan. Ia harus bergilir merata, orang perlu tahu berminggu-minggu sebelumnya malam mana yang menjadi bagiannya, dan pertukaran harus tercatat di tempat selain obrolan grup.

Direncanakan sebagai shift pada kalender yang sama dengan pekerjaan siang, tugas siaga menjadi sesuatu yang bisa diperiksa. Malam yang belum diambil siapa pun berada di baris shift terbuka dan menjangkau seluruh tim sekaligus, bukan menyusuri daftar telepon satu per satu. Pengganti untuk pekerjaan yang selesai larut atau mulai lebih pagi ditambahkan ke papan yang sama, dan semua orang melihat perubahannya begitu diterbitkan. Itulah sebagian besar yang diminta dari software manajemen tenaga kerja properti pada malam yang berat.

Cuti menarik ke arah yang sama. Cuti yang diajukan lewat aplikasi tampil berdampingan dengan jadwal, sehingga siapa pun yang merencanakan bulan Agustus bisa melihat siapa yang sudah dijadwalkan pergi sebelum mengikat sebuah gedung pada penjagaan tanpa henti.

Jabatan, tingkat akses, dan daftar personel yang bisa dilihat kantor pusat

Jadwal hanya seandal daftar di belakangnya. Setiap orang membawa jabatan, tingkat wewenang, nomor telepon, alamat email, dan zona waktu, sehingga manajer tahu siapa yang bisa ditempatkan sebelum shift dibuat. Tenaga alih daya dan pekerja musiman ditambahkan satu per satu atau diimpor sekaligus, diundang lewat email, dan status akunnya tetap terlihat sampai undangan diterima.

Tingkat akses menjadi penting begitu portofolio bertambah. Manajer lokasi perlu menyusun dan menerbitkan jadwal gedungnya sendiri. Kantor pusat perlu melihat semuanya. Mengatur hal itu per orang, bukan dengan mengedarkan satu berkas, adalah yang membuat alat penjadwalan perawatan gedung tetap bisa dipakai di dua puluh gedung, bukan hanya dua.

Istirahat, tukar shift, dan shift yang berubah di hari itu juga

Rencana bergerak. Istirahat diambil lebih lambat dari rencana karena teknisi lift datang terlambat, shift keamanan malam pukul 19.00 sampai 02.00 diserahkan ke orang lain, petugas kebersihan pagi mulai lebih awal. Semuanya bisa diubah pada tampilan harian, dengan awal dan akhir yang direncanakan tercatat berdampingan dengan waktu nyata, sehingga catatannya mencerminkan shift yang terjadi, bukan shift yang tertulis.

Pertukaran ditangani di tempat yang sama. Tugas juga bisa dilekatkan pada shift, sehingga ronda atau pemeriksaan rutin ikut berpindah bersama orang yang mengerjakannya, dan perangkat manajemen tugas kami membahas sisi itu lebih rinci.

Tempat platform portofolio berakhir dan jadwal staf dimulai

Hasil pencarian mencampur dua produk yang hampir tidak punya kesamaan, jadi ada baiknya dikatakan terus terang. Perangkat lunak manajemen properti komersial menjalankan kontrak sewa, penerimaan sewa, dan sisi keuangan sebuah portofolio, dibeli oleh bagian bisnis yang berbeda, dan Shifton tidak melakukan satu pun dari itu. Shifton adalah lapisan tenaga kerja: siapa yang dijadwalkan di gedung mana, siapa yang siaga, siapa yang absen masuk, berapa jam dikerjakan, dan berapa di antaranya lembur.

Hampir semua perusahaan pengelola memakai keduanya, dan pembagiannya jelas. Platform portofolio memegang gedung dan uangnya. Aplikasi penjadwalan manajer properti memegang orang dan jamnya. Tim yang juga menangani lokasi fasilitas campuran akan menemukan bentuk yang sama di halaman manajemen fasilitas kami.

Memilih sistem penjadwalan yang benar-benar dipakai tim lapangan

Penerimaan ditentukan oleh stafnya, bukan pembelinya. Kalau jadwal di aplikasi selalu menjadi jadwal yang sebenarnya, orang berhenti menelepon kantor untuk memastikan akhir pekan. Artinya perubahan diterbitkan ke semua orang sekaligus, ketersediaan dan pengajuan cuti ditangani di tempat yang sama dengan jadwal, dan jam yang tercatat cocok dengan yang dikerjakan.

Akan membantu jika software itu bisa berdampingan dengan yang sudah dipakai. Usedesk, Zapier, Intercom, dan QuickBooks terhubung dari layar integrasi, sehingga jam kerja dan perubahan status bisa berjalan lebih jauh, bukan berhenti di satu sistem.

Di bawah 10 anggota tim, Shifton gratis tanpa batas waktu, cukup untuk perusahaan pengelola kecil atau satu gedung besar. Portofolio yang lebih besar beralih ke paket berbayar yang ditagih per karyawan per bulan, dengan geolokasi dan lokasi kerja tersedia sebagai modul berbayar. Sasarannya tidak berubah seiring ukuran: setiap gedung terisi, setiap malam di luar jam kerja ada yang memegang, dan angka jam kerja yang tidak perlu diperdebatkan siapa pun.