Software turni per portieri e addetti agli immobili

Un immobile gestito vale quanto le persone che ci stanno dentro. Qualcuno apre le porte, qualcuno presidia la reception, qualcuno percorre il locale tecnico, qualcuno è reperibile quando a mezzanotte perde una colonna montante. Distribuisci tutto questo su un portafoglio e la parte difficile smette di essere il lavoro in sé e diventa sapere chi è in servizio e dove. Un software turni per la gestione immobiliare trasforma quell'insieme di accordi separati in un'unica pianificazione.

Quasi tutte le squadre partono da un foglio di calcolo per edificio. Regge fino alla prima malattia, al primo incrocio di ferie e al primo fine settimana in cui servivano due tecnici invece di uno. Da lì in poi, chi tiene il portafoglio passa più tempo a rifare turni che a girare gli immobili.

Che cosa deve fare un software turni per la gestione immobiliare

Quattro compiti pesano più degli altri. Costruire in fretta una settimana su più edifici e modificarla senza ridisegnare nulla. Far ruotare in modo equo la reperibilità e il servizio fuori orario in tutta la squadra. Portare la pianificazione aggiornata su ogni telefono, perché il personale di immobile sta nei corridoi e nei locali tecnici, non a una scrivania. E registrare ciò che è stato davvero svolto, visto che ore retribuite, pause e ritardi sono i numeri che vengono contestati.

Un'app di pianificazione per chi amministra immobili che risolve questi quattro punti vale più di un elenco di funzioni più lungo. È anche la differenza tra un portiere che guarda il telefono e uno che chiama l'ufficio ogni domenica sera.

La settimana di un portafoglio si compone di poche parti che si ripetono:

• Copertura diurna fissa per reception, pulizie e manutenzione dell'immobile
• Turni di vigilanza notturni e nel fine settimana che attraversano la mezzanotte
• Giri pianificati e controlli periodici che si ripetono settimana dopo settimana
• Reperibilità che ruota tra i tecnici in grado di intervenire con poco preavviso

Non appena queste quattro parti stanno sulla stessa griglia invece che in quattro file separati, la pianificazione smette di dipendere dalla memoria di qualcuno.

Portieri, pulizie e vigilanza su un'unica pianificazione

Un portafoglio è tenuto in piedi da mansioni diverse che quasi non si incrociano. Le pulizie entrano prima dell'apertura, la vigilanza lavora di notte, i tecnici fanno i giri di giorno e la reception copre le ore in mezzo. Ognuno ha il proprio ritmo, il proprio costo e la propria idea di giornata normale.

Tenerli tutti su una griglia sola, con gli edifici separati come progetti, permette al responsabile di pianificare un immobile per conto suo e allo stesso tempo di vedere se il portafoglio è coperto. A restringere ci pensano i filtri. Un sistema di pianificazione del personale immobiliare che non sa separare gli immobili riporta tutto entro un mese in un unico foglio illeggibile.

Dal modello di piano di manutenzione al turno pubblicato

La manutenzione ricorrente è la metà prevedibile del lavoro, ed è per questo che tante squadre partono da un modello di piano di manutenzione dell'immobile. Un modello è un buon punto di partenza e un pessimo sistema operativo: dice cosa dovrebbe accadere in una settimana normale e nulla su chi è assente, chi sostituisce o cosa è cambiato martedì.

I modelli di pianificazione salvati colmano quel vuoto. Una settimana collaudata per un edificio si riutilizza invece di ricostruirla, poi si adatta a festività e assenze prima della pubblicazione. Il piano resta ripetibile e le eccezioni restano visibili invece di vivere nella testa di un solo responsabile.

Reperibilità e copertura fuori orario su un portafoglio

È sul servizio fuori orario che equità e copertura si scontrano. Deve ruotare in modo uniforme, le persone devono sapere con settimane di anticipo quali notti sono loro, e gli scambi devono essere registrati da qualche parte che non sia una chat di gruppo.

Pianificata come turni nello stesso calendario del lavoro diurno, la reperibilità diventa qualcosa che si può verificare. Le notti che nessuno ha preso restano nella riga dei turni aperti e raggiungono tutta la squadra in una volta, invece di scendere lungo una lista di telefonate. La copertura per un'uscita tardiva o un ingresso anticipato si aggiunge alla stessa griglia e tutti vedono la modifica nel momento in cui viene pubblicata. È gran parte di ciò che si chiede a un software di gestione del personale immobiliare in una nottata storta.

Le ferie tirano nella stessa direzione. Una richiesta inviata dall'app si affianca alla pianificazione, così chi organizza agosto vede chi è già via prima di impegnare un edificio su una copertura continua.

Mansioni, livelli di accesso e un organico visibile alla sede

La pianificazione vale quanto l'elenco che sta dietro. Ogni persona porta con sé una mansione, un livello di autorizzazione, un numero di telefono, un indirizzo email e un fuso orario, così il responsabile sa chi può essere messo in un turno prima di crearlo. Fornitori e stagionali si aggiungono singolarmente o si importano in blocco, si invitano via email e lo stato del loro account resta visibile finché l'invito non viene accettato.

I livelli di accesso contano appena il portafoglio cresce. Il responsabile di un immobile deve costruire e pubblicare i turni del proprio edificio. La sede deve guardarli tutti. Impostarlo persona per persona, invece di far girare un file, è ciò che tiene utilizzabile uno strumento di pianificazione turni per immobili a venti edifici e non solo a due.

Pause, scambi e il turno che cambia in giornata

I piani si muovono. Una pausa slitta perché il tecnico degli ascensori è arrivato tardi, un turno notturno di vigilanza dalle 19:00 alle 02:00 passa a un altro, un addetto alle pulizie del mattino entra prima. Tutto questo si modifica nella vista giorno, con inizio e fine previsti registrati accanto agli orari reali, così il dato riflette il turno che è avvenuto e non quello che era stato scritto.

Gli scambi si gestiscono nello stesso posto. Al turno si possono anche allegare attività, ed è così che un giro o un controllo periodico viaggia con la persona che lo esegue, mentre i nostri strumenti di gestione delle attività approfondiscono questo lato.

Dove finiscono le piattaforme di portafoglio e inizia il turno del personale

I risultati di ricerca mescolano due prodotti che non hanno quasi nulla in comune, quindi vale la pena dirlo chiaramente. Il software commerciale di gestione immobiliare tiene contratti di locazione, canoni e il lato finanziario di un portafoglio, viene acquistato da un'altra parte dell'azienda, e Shifton non fa niente di tutto ciò. Shifton è lo strato del personale: chi è in turno in quale edificio, chi è reperibile, chi ha timbrato, quante ore sono state lavorate e quante erano straordinari.

Quasi ogni società di gestione usa entrambi, e la divisione è netta. La piattaforma di portafoglio possiede gli edifici e i soldi. Un'app di pianificazione turni per chi gestisce immobili possiede le persone e le ore. Le squadre che seguono anche siti misti troveranno la stessa struttura nella nostra pagina sulla gestione delle strutture.

Scegliere un sistema di turni che le squadre useranno davvero

L'adozione la decide il personale, non chi compra. Se la pianificazione nell'app è ogni volta quella vera, le persone smettono di chiamare l'ufficio per controllare il fine settimana. Vuol dire modifiche pubblicate a tutti nello stesso momento, disponibilità e richieste di ferie gestite dove sta la pianificazione, e ore registrate che coincidono con quelle lavorate.

Aiuta che il software stia accanto a ciò che è già in uso. Usedesk, Zapier, Intercom e QuickBooks si collegano dalla schermata delle integrazioni, così ore e cambi di stato proseguono invece di fermarsi in un solo sistema.

Sotto i 10 membri della squadra Shifton è gratuito e senza limiti di tempo, il che copre una piccola società di gestione o un singolo edificio di grandi dimensioni. I portafogli più ampi passano ai piani a pagamento fatturati per dipendente al mese, con geolocalizzazione e sedi di lavoro disponibili come modulo a pagamento. L'obiettivo non cambia con le dimensioni: ogni edificio coperto, ogni notte fuori orario assegnata a qualcuno e un totale ore su cui nessuno debba discutere.