Softver za raspored smjena u održavanju zgrada za terenske timove

Zgrada pod upravljanjem vrijedi onoliko koliko vrijede ljudi koji u njoj stoje. Netko otvara vrata, netko drži recepciju, netko obilazi strojarnicu, netko je dostupan kada u ponoć procuri vertikala. Raširite to na cijeli portfelj i teški dio prestaje biti sam posao, a postaje znati tko je gdje na dužnosti. Softver za raspored smjena u održavanju zgrada je ono što niz odvojenih dogovora pretvara u jedan raspored.

Većina timova počinje s tablicom po zgradi. Ona izdrži do prvog bolovanja, prvog preklapanja godišnjih odmora i prvog vikenda kojem su trebala dva tehničara umjesto jednog. Nakon toga osoba koja drži portfelj troši više vremena na ponovno slaganje rasporeda nego na obilazak lokacija.

Što softver za raspored smjena u održavanju zgrada mora obaviti

Četiri posla teže su od svih ostalih. Brzo složiti tjedan za nekoliko zgrada i mijenjati ga bez ponovnog crtanja. Održati pripravnost i rad izvan radnog vremena u pravednoj izmjeni kroz tim. Staviti aktualni raspored na svaki telefon, jer je osoblje na terenu u hodnicima i strojarnicama, a ne za stolom. I zabilježiti što je stvarno odrađeno, jer su plaćeni sati, pauze i kašnjenja brojevi koji se osporavaju.

Aplikacija za raspored smjena u upravljanju nekretninama koja to četvero rješava vrijedi više od duljeg popisa značajki. To je ujedno razlika između domara koji pogleda svoj telefon i onoga koji svake nedjelje navečer zove ured.

Tjedan u portfelju sastavlja se od nekoliko dijelova koji se ponavljaju:

• Stalno dnevno pokrivanje recepcije, čišćenja i tehničkog održavanja zgrade
• Noćne i vikend zaštitarske smjene koje prelaze ponoć
• Planirani obilasci i redovite provjere koje se ponavljaju iz tjedna u tjedan
• Pripravnost koja se izmjenjuje među tehničarima sposobnima doći u kratkom roku

Čim to četvero sjedne na istu mrežu umjesto u četiri odvojene datoteke, raspored prestaje ovisiti o nečijem pamćenju.

Domari, spremačice i zaštitari u jednom rasporedu

Portfelj popunjava nekoliko struka koje se rijetko preklapaju. Timovi čišćenja počinju prije nego što se zgrada otvori, zaštita radi preko noći, tehničari obavljaju dnevne obilaske, a recepcija pokriva sate između. Svaka struka ima vlastiti obrazac, vlastiti trošak i vlastitu predodžbu o normalnom danu.

Držanje svih na istoj mreži, uz zgrade odvojene kao projekte, znači da voditelj može planirati jednu lokaciju zasebno te i dalje vidjeti je li portfelj pokriven. Sužavanje obavljaju filtri. Sustav za raspored osoblja u zgradama koji ne može odvojiti lokacije u mjesec dana sve vraća u jednu nečitljivu tablicu.

Od predloška plana održavanja do objavljenog rasporeda

Redovito održavanje predvidljiva je polovica posla i zato toliko timova kreće od predloška plana održavanja zgrade. Predložak je dobra polazna točka i loš operativni sustav: govori što bi se trebalo dogoditi u normalnom tjednu, a ništa o tome tko je odsutan, tko mijenja i što se promijenilo u utorak.

Spremljeni predlošci rasporeda zatvaraju tu prazninu. Tjedan koji se pokazao dobrim za neku zgradu ponovno se koristi umjesto da se slaže iznova, a zatim se prije objave prilagodi praznicima i izostancima. Plan ostaje ponovljiv, a iznimke ostaju vidljive umjesto da žive u glavi jednog voditelja.

Pripravnost i rad izvan radnog vremena kroz cijeli portfelj

Rad izvan radnog vremena mjesto je gdje se pravednost i pokrivenost sudaraju. Mora se izmjenjivati ravnomjerno, ljudi tjednima unaprijed moraju znati koje su noći njihove, a zamjene se moraju bilježiti negdje drugdje osim u grupnom razgovoru.

Planirana kao smjene u istom kalendaru kao i dnevni rad, pripravnost postaje nešto što se može provjeriti. Noći koje nitko nije uzeo stoje u retku otvorenih smjena i dosežu cijeli tim odjednom umjesto da se ide niz popis za pozivanje. Pokrivanje za kasni završetak ili rani početak dodaje se u istu mrežu i svi vide promjenu u trenutku objave. To je većina onoga što se od softvera za upravljanje radnom snagom u nekretninama traži u lošoj noći.

Slobodni dani vuku u istom smjeru. Godišnji zatražen preko aplikacije stoji uz raspored, pa onaj tko planira kolovoz vidi tko je već odsutan prije nego što zgradu obveže na neprekidno pokrivanje.

Radna mjesta, razine pristupa i popis koji uprava vidi

Raspored je pouzdan onoliko koliko je pouzdan popis iza njega. Svaka osoba nosi radno mjesto, razinu ovlasti, broj telefona, adresu e-pošte i vremensku zonu, pa voditelj zna koga može uvrstiti u smjenu prije nego što je stvori. Vanjski suradnici i sezonsko osoblje dodaju se pojedinačno ili skupnim uvozom, pozivaju se e-poštom, a status njihova računa ostaje vidljiv dok pozivnica ne bude prihvaćena.

Razine pristupa postaju važne čim portfelj naraste. Voditelj lokacije treba složiti i objaviti raspored svoje zgrade. Upravi treba pogled na sve njih. Postavljanje toga po osobi, umjesto prosljeđivanja datoteke, ono je što alat za raspored smjena u održavanju zgrada čini upotrebljivim na dvadeset zgrada, a ne na dvije.

Pauze, zamjene i smjena koja se mijenja tijekom dana

Planovi se pomiču. Pauza se uzima kasnije nego što je planirano jer je serviser dizala došao kasno, noćna zaštitarska smjena od 19:00 do 02:00 predaje se drugome, jutarnja spremačica počinje ranije. Svaka od tih promjena uređuje se u dnevnom prikazu, uz planirani početak i kraj zabilježene uz stvarna vremena, pa zapis odražava smjenu koja se dogodila, a ne onu koja je bila napisana.

Zamjene se rješavaju na istom mjestu. Uz smjenu se mogu vezati i zadaci, pa obilazak ili redovita provjera putuju s osobom koja ih obavlja, a naši alati za upravljanje zadacima tu stranu pokrivaju detaljnije.

Gdje prestaju platforme za portfelj, a počinje raspored osoblja

Rezultati pretrage miješaju dva proizvoda koji nemaju gotovo ništa zajedničko, pa vrijedi reći otvoreno. Softver za upravljanje poslovnim nekretninama vodi najmove, najamnine i financijsku stranu portfelja, kupuje ga drugi dio tvrtke i Shifton ne radi ništa od toga. Shifton je sloj radne snage: tko je raspoređen u kojoj zgradi, tko je u pripravnosti, tko se prijavio na posao, koliko je sati odrađeno i koliko ih je bilo prekovremenih.

Gotovo svaki upravitelj nekretnina koristi oboje i podjela je jasna. Platforma za portfelj drži zgrade i novac. Aplikacija za raspored upravitelja nekretnina drži ljude i sate. Timovi koji vode i mješovite objekte pronaći će isti oblik na našoj stranici upravljanje objektima.

Kako odabrati sustav rasporeda koji će vaši terenski timovi koristiti

O prihvaćanju odlučuje osoblje, a ne kupac. Ako je raspored u aplikaciji svaki put pravi raspored, ljudi prestaju zvati ured da provjere vikend. To znači promjene objavljene svima odjednom, dostupnost i zahtjeve za slobodne dane riješene na istom mjestu gdje je i raspored te zabilježene sate koji odgovaraju odrađenom.

Pomaže ako softver sjedne uz ono što je već u upotrebi. Usedesk, Zapier, Intercom i QuickBooks povezuju se sa zaslona integracija, pa sati i promjene statusa idu dalje umjesto da ostanu u jednom sustavu.

Do 10 članova tima Shifton je besplatan bez vremenskog ograničenja, što pokriva malog upravitelja nekretnina ili jednu veliku zgradu. Veći portfelji prelaze na plaćene planove koji se naplaćuju po zaposleniku mjesečno, uz geolokaciju i mjesto rada dostupne kao plaćeni modul. Cilj se s veličinom ne mijenja: svaka zgrada pokrivena, svaka noć izvan radnog vremena ima svog čovjeka i broj sati oko kojeg se nitko ne mora prepirati.